真账实操-从手工建账到报表制作

一、 建账

1、 购买的会计用品：

清单上写着：

10本会计凭证、3本收款凭证、3本付款凭证、4本转账凭证； 现金日记账1本、银行存款日记账一本； 数量金额式明细账2本、借方多栏式明细账1本、贷方多栏式明细账1本、借方贷方多栏式明细账1本、三栏式明细账1本； 总分类账1本；

资产负债表、利润表、现金流量表各1本；

档案盒1个、胶水1瓶、订书机1个、回型针1盒。如果没有收付款凭证，就买10本通用记账凭证代替。”

“通用记账凭证和收付款凭证有区别吗？”“通用通用，就是都可以用，不用分得那么细了。”“噢！”我怕自己忘，连忙在纸上打个括号，注明通用记账凭证也行。 我本来还想问，借方多栏式明细账、贷方多栏式明细账、借方贷方多栏式明细账有什么区别，但又一想到时问店员不是更好吗；

三栏式明细账，三栏，即借方、贷方、余额；这是数量金额式明细账，有数量、单价、金额；这是借方多栏式明细账，这是贷方多栏式明细账，这是借方贷方多栏式明细账。”

借方多栏就是借方有多栏，贷方多栏就是贷方有多栏，借贷方多栏就是借方贷方都有多栏，顾名思义。我又看了一下总账，好像是多栏，于是问到：“那总账也可以叫三栏式吧？”

“你要这样叫，也可以。”她笑了笑说。

“那为什么明细账搞这么多种，而总账只有一种？”

“这是会计核算的需要。三栏式明细账适用于只需登记金额的债权债务，债权债务懂吧？一般是往来账。”“往来账？”

“就是应收账款、应付账款，应收、应付账款懂吧？应收：别人欠你钱，是你应该收回来的；应付：你欠别人钱，是你应该付给别人的。” “数量金额式明细账一般用于登记原材料、库存商品，因为这些存货科目与应收应付不一样，你不仅要登记金额，还要登记数量。” “借方多栏式主要用于费用明细账，如生产成本、制造费用、管理费用；贷方多栏式主要用于收入明细账，如主营业务收入、其他业务收入；而借方贷方多栏式一般用于应交税金（增值税）明细账、本年利润。具体还要看企业的实际业务情况和具体核算要求

二、建账。

回到所里，万老师要我开始建账了。

她说：“我们要的第一本账就是总账，所有的会计科目都要在这里体现。”

“所有的会计科目？你是说《企业会计准则》上所有的会计科目吗？”

“当然不是，我说的所有的会计科目是指企业可能用到的所有会计科目，《企业会计准则》有156个科目，它适合不同行业的需要，你就一个小企业，要那么多的科目干嘛？”

“那我该选哪一些科目呢？”

“一般有现金、银行存款、应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、预收账款、其他应付账款、原材料、库存商品、固定资产、累计折旧、无形资产、短期借款、实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润、主营业务收入、主营业务成本、管理费用、财务费用、销售费用等科目。把这些科目都登记在总账中，尽量多留点空白页，少了以后可以再补，科目的顺序最好是按报表的顺序来，这样以后好登记报表。然后，建立现金日记账和银行存款日记账。这两本账是每个企业都必不可少的，银行存款按不同的银行账户设明细科目，如：基本户、纳税户或者是工行、建行等。接下来就是往来账了。” “往来账的科目是不是应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、预收账款、其他应付账款？”

“对，有来有往的账，每个科目根据实际情况设立明细，如应收账款、预收账款按客户设明细科目，如：xxx（客户简称），应付账款、预付账款按供应商设明细科目，其他应收款各单位情况不一样，一般情况为：

设备用金：按人员名字再设下一级明细科目；

保证金：按收保证金的单位设下一级明细科目；

个人借款：按借款人名字设下一级明细科目；

其他应付款一般按大类设二级明细，如：社保、公积金等，再按人名或单位设三级明细。”

“我怎么知道他到底有多少客户或者是供应商呀？”

“先知道个大概，以后发生业务的时候再慢慢完善。”

“那我以后再在里面设置可以吗？”

“也可以，你先把封面这些填好，以后再逐渐添加也行。”

那是不是我所有的账本都只是把封面该填的填好就行了，以后发生业务的时候再填里面的，反正我也不知道它的业务到底有多少。” “当然可以，建账说白了就是你心里首先有一套账而已，对账本有个整体的认识。我们再看进销存明细账，进销存明细账主要是用来登记存货和库存商品的。”

“是不是要用这种数量金额格式的？”

“对，再就是固定资产明细账，折旧科目是跟着固定资产科目放在一起的。”

实主营业务收入、主营业务成本、销售费用我们也可以放在一起，我们称之为销售明细账；当然主营业务收入、主营业务成本、销售费用也可以单独建立明细账，如主营业务收入、主营业务成本可以按产品、区域、内外贸类设二级明细，具体要根据企业的实际业务及核算要求设置。不过，小企业的核算要求是你来定的，因为你是它唯一的会计。然后就是成本费用明细账，如管理费用它有很多明细，什么水电费、办公费，这些明细也要根据企业的核算来设置，比如，你可以设置水电费。如果老板想要知道水费、电费分别是多少，你就设一个水费，再设一个电费。费用科目是别人比较关心的，可能一会儿要按照这个标准给数据，一会儿又要按照那个标准给数据，会计就得一笔一笔地找、加，很累。如果明细科目分得好，就会减少不少工作量。” 根据企业具体情况和核算要求设置明细，进行账务处理就是为了给使用者提供他想要的数据，怎样正确规范、方便快速，就怎样设置， 在填科目名称的账页上贴上写有该科目名称的口取纸，所有口取纸要错开，以便于查看。”

我按照万老师的嘱咐，建立了我人生中的第一套账本。

总账一本，设有企业可能用到的所有会计科目（三栏式）；

现金日记账一本，日后逐笔登记，用来每日结余盘点现金（三栏式）； 银行存款日记账一本，也是逐笔登记银行存款，每月与银行对账单核对，月末有差异还要编制银行存款余额调节表（三栏式）；

往来明细账一本，应收应付、预收预付按客户供应商明细设置，其他应收应付以后按项目如保证金，再按人员设置，具体看企业日后的业务吧（三栏式）；

进销存明细账一本，按存货项目设置（数量金额式）；

销售明细账一本，按产品种类设置（格式：收入、成本、费用、税金、利润等放在一起）；

成本费用明细账，按成本、费用类别设置（格式：借方多栏式）； 应交税费（增值税）明细账，按应交税费的明细科目设置，如：进项税额、销项税额（格式：借方贷方多栏式）；

其他明细账一本，用来登记剩下的其他科目明细账（格式一般为三栏式）。

三、 会计分录，登记账本。

账算是建好了，剩下的就是做分录了，也就是做凭证，登记账本就行了，最后出三表——资产负债表、利润表和现金流量表，其实小企业的账无非就这些。

你只要记住你的目标是什么，目标就是出报表（资产负债表和利润表，现金流量表可以暂时不用）。小企业又没多少业务，你就是凑也会凑出来的。”

企业每月的目标不就是三表么，更何况，现在的小企业一般都不编现金流量表，那就只剩下资产负债表和利润表了。”

“学资产负债表和利润表一般先是学结构，随便找张现成的资产负债表和利润表看看，就知道资产负债表的左边是资产，右边上部分为负债，下部分为所有者权益；利润表从上到下，也就是收入、费用、利润。资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润就是我们的六大要素。”

什么是资产，假如星巴克是你和你朋友开的，资产就是你在星巴克所有的家底，你们花钱买的所有东西；负债是什么呢，负债就是你们借别人的钱；所有者权益是什么呢，所有者权益就是你们自己投入的本钱。所以资产负债表的右边是资金的来源，资金来源于哪里呢？一部分是你借的，即负债；一部分是你自己的，即所有者权益。这些钱去了哪里呢？放在柜子里就是现金，放在银行就是银行存款，而现金、银行存款我们统称为货币资金；买了原料放在仓库的，就成了原材料，也就是存货；买了机器设备的，我们就叫固定资产。而这些东西都放在资产负债表的左边，所以资产负债表的左边就是钱的去向，左边和右边肯定要相等，不然的话，那钱跑到哪里去呢？这就是会计恒等式：资产=负债+所有者权益，也就是左边=右边。”

利润表就更简单了，利润表就是老板做生意拿钱进货，然后卖出去取

得收入、赚取利润。利润分为三部分，一部分是主营业务利润，也就是销售主要产品或服务产生的的利润；一部分是其他业务利润，就是不是经常发生的业务取得的利润，比如销售原材料，一般企业购买原材料是用来生产的，实在用不完了才会去销售；还有一部分就是营业外利润，这就是偶然所得了，就像你有一天中了彩票一样。这些利润加起来，去掉日常费用就是利润总额了。”

你拿钱购买商品，钱就从资产负债表的右边跑到左边，你把商品卖出去，商品就成了你的成本，又到了利润表上面，同时你取得了收入，收入一般会大于成本，这就意味着你创造了利润，利润减去费用和所得税后，就是净利，也就是企业赚的钱。如果赚的利润没有分给各个股东，仍留在企业，就成了当年的未分配利润，加上以前年度的未分配利润，就等于当年年末累积的未分配利润，即资产负债表上未分配利润的年末数。也就是说，利润表上的净利润如果没有分配给股东的话，就会跑到资产负债表上的右边，成为企业经营资金的一个来源。这样资产负债表和利润表就构成了一个资金流的循环。企业的资金也就是这样不断地积累，不断的发展壮大。

四、科目与账户翻到那张资产负债表和利润表，看那钱到底是怎么从资产负债表的右边跑到左边，又从资产负债表的左边跑到利润表中的成本和费用中的；递减收入后得到的利润，剔除所得税、费用后变成净利润，也就是老板赚的钱，却不拿出去吃喝玩乐，仍然留在企业继续经营，让企业发展壮大，于是那钱就从利润表上跑到资产负债表的右下方，成为

了所有者权益的一部分，即相当于老板又投入了资金。

那么，整个资产负债表和利润表就是钱在那儿跑来跑去？整个企业就是让钱在跑来跑去？好像是这样噢。那么报表上的会计科目就都是钱啦，啊，我知道啦，他们都是钱的名字，钱一天到晚跑来跑去，而且变来变去，在不同的地方有不同的形式，自然在不同的地方就有不同的名字，我突然觉得自己像发现新大陆似的。于是，我按照这个思路把那些常用的会计科目的含义都梳理一遍。首先，从源头开始，也就是从资产负债表的右边开始。

一. 钱的来源：企业经营所需的资金从哪里来？ 1）负债类：欠着别人的，即用别人的钱经营，借鸡生蛋。短期借款：从银行或其他金融机构借来的款项，期限在1年以下，要不怎么叫短期呢？

长期借款：从银行或其他金融机构借来的款项，期限在1年以上，包括1年期借款。

应付账款：购买商品或服务应该支付却还没有支付的款项，欠着别人的钱不给，相当于拿别人的钱给自己用，而且还不用付利息。难怪国美电器可以利用供应商的钱去搞房地产，你想，他把电器卖给消费者，收的是现金，而他的进货款项却可以是应付账款，这不是空手套白狼吗？

预收账款：有的企业很牛，要先付钱再给货，所以又多了一部分经营的资金。

应交税金：那就和应付账款一样喽，应该交的税金还没有交，欠着国

家的，但是国家的欠不了多久，有一个纳税申报期限，超过这个期限就会受到惩罚，但在这个期限内企业还是可以用这笔资金的。

应付工资：应该支付却还没支付给员工的工资，现在很多企业发生拖欠员工工资的现象，都是为了企业经营，因为这相当于无利息的借款。 应付福利费：应该支付还没支付的福利费，福利费主要应用于职工生活困难补助、职工医药费、职工工伤赴外地就医路费以及企业福利部门的各项开支。

其他应付款：其他应该支付还没支付的款项，中国人总是喜欢用“其他”，找不到具体名目的时候，就放在“其他”里面。

2）所有者权益：股东自己投入的钱。 实收资本：就是股东自己投入注册资本的那部分钱。资本公积：假如3个人商量一起注册一家公司，注册资本为150万元，那么实收资本为150万元；甲出现金50万元，乙也出现金50万元，丙出一套房屋，也算50万元，3人各占股份1/3，而丙出的这套房屋市场值为55万元，那这多出的5万元就为资本公积，即实际留在企业里的资金是155万元，150万元注册资本，5万元资本公积。

盈余公积：企业经营，赚了钱、交了税后就全是股东的了，股东可以把这部分钱相互分了，用于个人花费，但是国家规定不允许全分了，必须留出10%放在企业里继续经营，这就是盈余公积，也就是说你的盈利若有余，就要积累起来，全分了、吃光花光，企业就永远都长不大，说不定还会破产，这就叫不进则退。

未分配利润：扣除了盈余公积金剩下的利润是可以分的，但是在没有

分之前，还是留在企业里继续经营；如果你永远不分，那就永远都留在企业。

二. 钱的去向：钱从资产负债表的右边来了，那又去了哪里呢？ 资产类：

库存现金：一部分钱放在柜子里就叫库存现金。

银行存款：一部分钱存在银行就叫银行存款。

原材料：一部分钱买了用于生产的材料就变成了原材料。

固定资产：一部分钱买了像机器设备这种大宗物品的就变成了固定资产。

应收账款：一部分钱是买了商品又把商品卖出去，款却还没收回来，就变成了应收账款，转了两个圈，先变成商品，然后又变成了应收账款。无形资产：一部分钱买了商标或专利什么的，就这部分钱就变成了无形资产，因为商标专利这些东西是看不见摸不着的呀！预付账款：一部分钱用于购买那些很牛的企业的商品，这样的企业需要先付钱，后给货，在付钱后给货前的这一部分款项就是预付账款啦！三.钱的去向：继续流动，从资产负债表的左边继续前进，下一站是成本费用及损益类。

企业买了材料、买了设备都是为了生产，即钱跑到左边是为生产作准备的。

生产成本：生产产品要消耗原材料、磨损固定资产，还要付工人工资，所有的这些加起来就是生产成本，即资产负债表左边的原材料减少了，固定资产的价值也减少啦，现金也减少啦，都跑到利润表的成本

里去啦。

制造费用：企业生产车间的所有花费，如：车间的水费、电费，车间管理人员的工资等等这些加起来就是制造费用。

营业费用：销售过程中发生的费用，一般叫营业费用。财务费用：一般是给银行的手续费和利息。

管理费用：就是管理过程中发生的不属于上述各项的费用，一般叫管理费用。

主营业务收入：企业主要业务的收入，就像你的主要收入就是工资收入啦。

其他业务收入：企业其他的业务收入，就像你兼职取得的收入一样。营业外收入：就是企业的偶然所得，就像你突然有一天买彩票中了大奖一样。

那对应的与之相匹配的就有：

主营业务成本：企业主要业务发生的成本。 其他业务成本：企业其他业务发生的成本。营业外支出：既然有偶然所得，就有意外之失，这就是人生无常，有得必有失呀！

知道了科目，就知道了账户了，每个科目都有对应的账户，账户就是一个表格，比如：说到银行存款，我们想到的是银行里存的款项，但一说银行存款账户，我们想到的却是一个表格，里面记录着银行存款的进进出出。

“你刚说的应付职工薪酬，是什么呀？”我问道。

“就是应付工资和应付福利费。”

“那为什么要叫应付职工薪酬呀？”

“这是最新会计准则改的。”

“最新会计准则？我们现在都要用最新的会计准则吗？” “那也不一定，会计准则又没要求所有的企业强制执行，只是提倡而已！”

“那企业会计准则和企业会计制度有什么区别？”

“企业会计准则是以原则为导向的，企业会计制度是以规则为导向的。”

“原则导向？规则导向？”我开始晕乎了，我没学过，听都没听过。

“原则导向就是以原则为准，会计处理规定得不那么死，涉及的会计专业判断多，符合里面的原则就行；规则导向就是以规则为准，会计处理规定得很死，一个经济业务有一个经济业务的规定，碰到新的经济业务就不知道怎么处理了。在国际上，原则导向主要是以英美为代表，规则导向主要是以法国为代表。” “那为什么中国既有原则又有规则呀？”

“这就叫具有中国特色。”杜老师笑了起来。

“这是由我们的经济形势决定的”王老师抬起头，推了推眼镜说：“像我们以前——”

“快去快去，听爷爷给你讲故事。”杜老师拿我寻开心。 “她刚毕业，很多以前的故事还不知道，丫头，过来，我

给你讲这会计准则和制度到底是怎么回事。”

“怎么回事呀？”

“新中国哪年成立，你知道吧？”

“我当然知道啦，1949年嘛。”

“对，在新中国成立以前，我们使用的是资本主义工商旧的会计制度。新中国成立后，百废待兴，1950年我们开始生产资料私有制改造，迫切需要建立一套社会主义的会计制度，因此1951年1月财政部颁布了新中国第一个国营工业企业制度。”

“没听说过什么国营工业企业制度，是不是进博物馆啦？”

“它进没进博物馆，我不知道，我只知道我们现在不用它了。然后是1953—1978年，这段时期我们实行的是高度集中的计划经济体制，引进了苏联模式，于是就建立了统一会计制度。在这段时期中国发生了很多事情，什么“大跃进”、“无账会计”、“以表代账”。然后又是10年动乱，四人帮一天到晚鼓吹‘只算政治账，不算经济账’，会计制度也就形同虚设。直到1978年党的十一届三中全会提出将工作重心转移到经济建设上，改革开放的春风才吹遍了大江南北呀，丫头，这年出生了没？”

“没有，我们是80后。”

“你们真是赶上了好时代呀！1985年为了对外开放的要求，颁布了《中外合资经营会计制度》，1992年将其修订为《外商投资企业会计制度》，同时，为适应深化企业体制改革的需要，颁布了《股份制试

点企业会计制度》，并且开始尝试与国际惯例接轨，年底又颁布了《企业会计准则》和13个分行业会计制度，初步形成了会计法—会计准则—会计制度及分行业会计制度的会计规范体系。” “那我们现在呢？”

“从2000年开始，我们又陆续颁布了《企业会计制度》、《小企业会计制度》、《金融企业会计制度》，所以我们现在是以会计准则为核心，以企业会计制度与金融会计制度为内容，以小企业会计制度为主要补充形式，以行业核算办法为具体执行标准的框架体系。” “这么复杂呀，我该怎么选？” 老会计讲历史是一套一套的，可是我现在要的是如何选择。

“这样吧，我给你列个表（如表5.1所示）。” 表5.1 公司形式与可以选择的会计规范 公司形式 可以选择的会计规范

上市公司 最新《会计准则》

非上市股份有限公司（除金融） 最新《会计准则》、《企业会计制度》

非上市股份制金融企业 最新《会计准则》、《金融企业会计制度》

小企业 最新《会计准则》、《企业会计制度》、

《小企业会计制度》

其他 最新《会计准则》、《企业会计制

度》、

《分行业会计制度》

我一看那表，“啊，小企业也要执行会计准则呀？” “我上面写的是可以选择，你要选择《会计准则》也行，选《小企业会计制度》也没人说你错。不过，小企业还是选《小企业会计制度》好 “就是就是，干嘛要拿大炮打蚊子。” 杜老师听了我的话，扑哧了笑出了声，转过头来说：“我在报纸上好像看到是哪个省的政府，还真的要求拿大炮打蚊子了，他们要求小企业也必须执行最新《会计准则》，可把这些子企业害惨了。”

“现在的小企业的会计素质都不怎么高，你让他们执行会计准则执行得下去吗？最后还不是瞎拼乱凑。再说，也用不着。”

“不过，小企业总有一天会长大的。”杜老师想了一下又说。“长大了再说呗，我现在3岁，你总不能买件30岁的衣服给我穿呀。” “小艾，你今年3岁啦？” “噢，不是不是，我今年21岁了，但你也不能买件30岁的衣服给我穿呀。”

“小艾说得很对，3岁怎么能穿30岁的衣服，小企业有一天是会长大，但这还需要时间，我们不能拔苗助长呀。”

“小艾，万老师交给你的那个代理记账也是个小企业吧，那你就选《小企业会计制度》就行了。” “可是我也要学习最新《会计准则》。”

“慢慢来，我们对你也不能拔苗助长呀，再说《小企业会计制度》和《企业会计准则》的原理是一样的，很多地方大同小异，而且《小企业会计制度》更适合初学者。学会了《小企业会计制度》，其他的就轻车熟路了。”

“好，我去买本《小企业会计制度》。”“不用买，会议室旁的小图书室不是有吗？”我一听，赶快向图书室跑去。

六、借与贷

我翻开《小企业会计制度》，首先看到的是目录：

一、总说明

二、会计科目名称和编号

三、会计科目使用说明

四、会计报表格式

五、会计报表编制说明

第一条：为了 制定本制度，一看就是套话。 第二条我一看就蒙了，“本制度适用于在中华人民共和国境内设立的不对外筹集资金、经营规模较小的企业。本制度中所称‘不对外筹集资金、经营规模较小的企业’，是指不公开发行股票或债券，符合原国家经济贸易委员会、原国家发展计划委员会、财政部、国家统计局2003年制定的《中小企业标准暂行规定》（国经贸中小企

[2003]143号）中界定的小企业，不包括以个人独资及合伙形式设立的小企业”。

我拿着这段话去问王老师是什么意思。

王老师说：“这说的小企业的范围，哪些企业是小企业。” “哪些企业是小企业呀？” “我给你一个表吧！”看来王老师的表还挺多的。表6.1 不对外筹集资金、经营规模较小，不包括以个人独资及合伙形式设立的

小企业的标准

行业 职工数（人） 销售额（万元） 资产总额（万元）

工业 <300 <3 000 <4 000

建筑业 <600 <3 000 <4 000 零售业 <100 <1 000

批发业 <100 <3 000

交通运输业 <500 <3 000 邮政业 <400 <3 000

住宿和餐饮业 <400 <3 000

“那你怎么学会做会计分录的？”

“我就记住资产、成本、费用增加记借方，负债、所有者权益、收入、利润增加记贷方；反之，资产、成本、费用、减少记贷方，负

债、所有者权益、收入、利润减少记借方。我只记住增加就行了，减少就相反嘛。然后，就疯狂地做题，慢慢地就有感觉了。”

“初学者用这种方法是不错的，通过做题就慢慢熟悉了科目，同时也可以慢慢地理解借和贷，至少有点儿感觉了。”

“借贷本来就没什么意义，只是两个符号表示增增减减，我记得曾对你说过，资产负债表的右边表示资金的来源，左边表示资金的去向，一来一去，肯定相等。所以我们就用两个符号表示，左边增加用借，右边增加用贷”

“成本费用和资产是同一个性质，成本费用其实就是资产的消耗，比如存货是资产，把存货卖了，它就变成成本了，拿现金交电费，管理费用就增加了；收入和利润与所有者权益是一个性质，因为有收入才有利润，收入减去成本费用后剩下的就是利润，利润不分配给股东而是留在企业继续经营，就相当于股东又投了钱，又成为了资金的一个来源。”

学做账其实就两步，第一做分录，第二登账。会做分录就成功一半了，会计准则也好，会计制度也罢，只是业务的繁简不一样，业务繁简就直接体现在科目上，所以会计准则上的科目比小企业会计制度的科目多得多。如果你以会计制度为准，你就用会计制度上的科目做借贷就行了；如果你以会计准则为准，你就会计准则上的科目就行了。” “会计本来就不难，它就是用会计科目和借贷把经济业务表述出来。

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