文件与资料管理程序

文件与资料管理程序

编 号 版本\修改号 页 码 发 布 日 期

/QP.001-08 A/0 第 1 页 共 6 页 2008 年 4 月 1 日

程

序

文

件

(依据 ISO/TS16949:2002 标准)

批准

审核

编制

文件与资料管理程序修改栏页码 版本/修改号 修改日期

编 号 版本\修改号 页 码 发 布 日 期

/QP.001-08 A/0 第 2 页 共 6 页 2008 年 4 月 1 日

修改内容

修改人

备注

确保本公司质量体系文件按国际标准的要求建立、制定、执行，以便文件、资料的管理和控制，保证体系运行的各个活动场所均使用相应的有效文件。 2、适用范围

本程序规定了质量体系文件和资料的编制、批准、使用、更改、归档、保管的控制要求，适用于质量体系运行各个场所的文件和资料控制。也包括必要的外来文件及顾客提供的资料控制。 3、职责

3.1 各部门负责编写本部门所需要的文件，一、二、三级文件由管理者代表负责审核，总经理批准；

3.2 行政部负责行政管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。 3.3技质部负责技术质量管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。

3.4 各部门主管负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。 4、定义

4.1 一级文件：指质量手册。是制定本公司的质量方针、目标及说明公司各项程序的指导纲要和系统要素的关联的文件。

4.2 二级文件：指程序文件。说明部门之间、各工序之接口，以及各道工序的作业情况、执行状况和工作进度（何事何时由何人去做）。

4.3 三级文件：包括操作指导书、工艺文件、企业标准、检验规范、公司规章等，是补充说明二级文件的具体执行状况（如何做）。 4.4 四级文件：各类表单和记录。

4.5 技术文件：包括图纸、工艺文件、相关作业指导书、产品及材料相关标准等。 4.6 体系文件：如：质量手册、程序、指导书、标准、公司规章、表单。

4.7 外来文件及资料：如：国家标准、设备操作手册、外来传真、外来技术资料、法律法规。 4.8 参考文件：如：产品目录、公司简介、工具书、品质简介等。此文件一般不受控。

文件与资料管理程序5.流程图 流程图： 流程图责任 行政部 相关部门NG

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流程 1. 文件收集与编制 1.1 外来文件 ∧ ∧ ∧ ∧ ∧

输入/输出 输入 输出 体系文件 管理文件 经营文件 合同/协议 外来文件

注解 1. 行政部负责组织，各相关部 门进行文件的收集

编写。 生产 部、销售部负责对合同/协议 和计划等文件的编制，技术 部、 工艺科负责技术文件的编 制。对外来技术文件进行评 审， 评审时间不超过两个工作 周， 外来产品图纸和合同协议 应单独建立目录， 由专门的技 术人员和营销人员进行管理。 2. 行政部组织相关人员进行体 系文件、 规章制度审核、 批准。 对于一次性(或有限使用)的 文件 (如计划、 决议、 通知等) 执行一般控制， 由各部门主管 批准实施。 3.对核准后的文件进行编号， 并建 立目录进行管理。 4.由行政部文件管理员把有效的 文件发放到各相关使用部门， 并在《文件和资料发放/回收 登记表》上作好发放记录。 5.文件使用部门建立部门文件清 单，做好对相关文件的保管， 规范填写质量记录， 并做好质 量记录的保存。 6. 文件使用部门或人员， 在使用 过程中发现文件需要更改， 不 能随意更改，必须填写《文件 资料更改/申请通知单》并存 档。 7. 相关部门组织相关人员进行 审核，主管批准后实施。 8. 相关部门对需要更改的文件 进行修订或换版， 由原文件批 准人或者相同职位人批准后 实施。 9. 行政部文件管理员对更改或 换版后的文件进行发放， 收回 旧版本的文件，并在《文件和 资料发放/回收登记表》上作 好发放记录。 10.文件使用部门使用新的版本 的文件，并做好保管。

部门主管 总经理 管理者代表

2.核准 ∨文件和资料清单 ∨购销合同/协议目录 ∨外来文件目录 ∨外来产品图纸/标准 目录 ∨有效的文件 ∨文件资料发放/回收 登记

行政部

3 登录

行政部

4.发放

行政部 相关部门

5.使用

∨部门(车间)文件清 单

∧文件更改申请表 相关部门 6.更改/换版申请

行政部

7.核准

∨批准后的文件资料更 改申请表

行政部 行政部 8.更改/换版 ∨新版本文件

相关部门 9.回收/发放

∧旧版本文件 ∨新版本文件 ∨文件资料发放/回收 登记

10.使用

6. 相关表单：

7.2.1 一级文件（质量手册）：

编码方法 XDD/QM．A．0－06

－组织代号 QM－质量手册代号 A－版本号(用A、B、C表示) 0－修改号（从0开始表示） 06－年代号

7.2.2二级文件（程序文件）：

编码方法 XDD/QP．A．XXX－05 XXX-文件序号(从001开始表示) 05－年代号

7.2.3 三级文件：（技术文件编码按技术类文件管理细则执行）

－组织代号 QP－程序文件代号 A－版本号(用A、B、C表示)

XDD－组织代号 WP－文件代号 X－部门代码（具体代码看附件三） XXX-文件序号(从001开始表示)

7.2.4 四级文件(各类表单)：

编码方法 XDD/QR．BXXX-XXX

XDD－组织代号 QR－文件代号 BXXX－程序文件编号/CX.XXX三次文件编号 XXX－表单顺序号

7.2.5 外来文件：

编码方法 XDD/W．XXX

XDD－组织代号 W－外来文件代号 XXX-文件序号(从001开始表示)

7.3附件三：部门代码一览表

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/bkj4.html