如何做好档案零散材料的整理

如何做好干部档案零散材料的整理

干部人事档案管理是干部工作的重要组成部分，是干部基本情况及德能勤绩廉的综合记录，也是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。现就档案管理工作中零散材料的整理部分进行分析讨论，以求从中发现不足、改进方法。

一 熟记散材料整理流程，提高管档工作效率。刚开始接手档案工作时，基本上对这项事物一无所知，需要挨个学习每个环节。当单个环节掌握熟练后就需要把它们串联起来，但这时问题就出现了，由于对档案整理各环节的先后顺序了解的还不够透彻，缺乏实际操作经验，往往搞错了先后顺序，导致接下来的环节无法继续，从而影响工作效率。例如，从各单位收集的工资表应该首先编号裁剪，然后排序归入散材料，如果编完号直接排序归入散材料就需要以后单张的进行裁剪，大大降低了工作效率。因此，做好档案管理工作必须要理顺好整个流程，并做到灵活掌握。经过近一年的学习，我总结出的档案零散材料整理工作流程大致如下：

（一）将材料进行编号、裁剪。收集到的材料应首先按照干部档案目录进行编号，由于干部分为在职与非在职两类，所以编号之前应首先把这两类干部的材料分开，避免混杂。目录号码应用铅笔记录在档案材料的右下方，紧挨材料最后一行或表格下端边线，这样既方便查看，又能避免以后被误裁掉。编完号的材料大小不符合归档标准的应该及时裁剪，尤其是各单位上报的工资表与年度考核表数量多，格

式一致，要在归入散材料之前集中裁剪，以提高效率。正规的入档材料大小为B5纸，长26公分，宽19公分，页边距上、下、右均为1公分，左侧为2.5公分。裁剪过程中要专心谨慎，注意安全，应仔细检查材料的正反面，防止双面打印的材料被误裁。

（二）排序后归入散材料。将裁好的材料按照干部档案目录的顺序由小到大排列好，然后归入散材料。这里需要注意的是先排序再归入散材料可以提高工作效率，要比裁好后直接归入散材料省时省力。归入散材料过程中注意不要把在职与非在职类别弄混。

（三）将散材料录入电子档案系统。当散材料收集到一定数量时，需要将它们集中输入电子档案系统：一是按照收集来的材料更新干部的基本信息及任免信息；二是更新档案目录。

（四）打孔。散材料在归入干部档案正本之前要进行打孔，一名干部的所有散材料要集中起来一齐打孔。可以将干部原有的材料取出一张放在散材料之上进行比对，防止新材料打孔后与原来的孔不符。

二 形成随时收集随时整理的工作习惯。干部档案材料的收集是一个琐碎的过程，随机性很强，有的时候几乎每天都会有单位或个人送来新的干部档案材料。这时如果将所有的散材料都积攒起来到时一起整理，工作量将会非常的大，容易耽误其他工作，这就要求我们做到随时收集随时整理。针对上述流程的前两步，新收到的材料要在第一时间进行编号，当收集到二十余张时就要进行裁剪，并归入散材料。

档案管理工作是一项琐碎，细致的工作，工作量大，工作周期长，需要我们把庞大的工作分解，充分的利用工作间隙，用琐碎的时间去

应对琐碎的工作，这对提高工作效率，减轻工作压力有很大的促进作用。

三 细心审查，确保材料质量。对于各单位送来的档案材料，我们首先应该认真的对其进行鉴别，看它是否属于一张真实无误、具有保存价值的合格材料，确认无疑后方可接收。在鉴别过程中，应做到以下“六不收”，即：

（一）错误明显，手续缺失的材料不收。这类材料主要是指存在填写不规范，前后逻辑不符，缺少相关签字，缺少相关单位公章或者盖章位置错误等情况的档案材料。对于这类材料应首先指出其存在问题退回原单位纠正无误后方可接收。

（二）未标明材料形成日期的材料不收。这是平时最为常见也是最容易为档案员忽视的一类情况。零散材料在入档时要按照该类材料形成时间的先后顺序排列，在档案目录上也必须标明每张材料的形成时间，因此档案材料缺少形成时间会影响到以后的续订整理工作。遇到这类材料应通知单位把材料的形成时间补齐后方可接收入档。

（三）有涂改的材料不收。涂改是档案工作中的大忌，尤其是干部出生年月、工作时间等敏感信息有涂改现象的更应该认真审查、谨慎对待。遇到有涂改的材料应认真询问涂改原因，一般应退回原单位重新形成材料。

（四）属于重复材料的不收。这类材料多为工资表、奖励审批表、处分决定等一式多份的材料，对待这类材料应该查看材料形成时间，对于时间较早的应特别注意，必要时查看档案正本。

（五）不属于归档范围的材料不收。《干部档案工作细则》中规定：“不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。”具体操作中一般容易遇到的不属于归档范围的材料主要包括党员积极分子登记表，毕业证书、学位证书原件，资格证书原件等。

（六）复印件不收。除毕业证书、学位证书、资格证书等比较重要的证件可在档案中留存复印件以外，其他档案材料均要求为原件，不得使用复印件代替。

以上“六不收”并非单纯的退回拒收，而是指档案员在遇到不合格档案材料时应认真指出材料中存在的问题，帮助送档单位改正错误，以确保接收的每份材料都真实规范，为以后系统的档案续订整理工作打下一个良好的基础。

四 妥善保存，完善制度，提高安全意识。鉴于干部档案管理工作的实际情况，干部档案系统的续订整理工作通常要一年才能进行一次，这就导致大部分收集到的零散材料需要在散材料里保存相当一段时间后才能被归入档案。这期间散材料要存放在专门设立的带锁档案柜里，不得与其他杂物混放，并做好防潮防火防盗措施。

要完善干部档案查阅与转递制度，档案查阅者必须为该单位人事部

门党员干部，严禁干部本人查阅自己档案，查阅时要填报《查阅干部档案审批表》，需两名党员干部签字并加盖单位公章，审批表内要注明查阅档案内容以及查阅理由。档案员应该监督整个查阅过程，避免查阅者私自涂改、复制、拍摄档案材料。转递档案材料必须开据档案转递单，并同时登记档

案材料出入台账，做到每张材料的进出都有据可查。

这篇文章对我这一段时间的档案零散材料整理工作进行了梳理总结，目的就是为了发现问题，改进提高。档案管理工作是一项重要而又琐碎的工作，档案管理人员应该在管档过程中不断摸索实践，改进工作流程，提高工作效率，通过打造一个完整、客观、高效的干部档案体系来促进整个干部工作的顺利开展。

2011年10月21日

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