武汉XXXXXX有限公司公文管理办法

公文管理办法

1 目的与适用范围

为规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率，保证其严肃性、规范性和时效性，而结合公司实际，特制定本办法。

本办法适用于武汉XXXXXX汽车有限公司的公文管理。 2 术语和定义

公文是指企业在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达国家方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具。 3 公文的类型

3.1 公司常用公文种类主要包括：决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要等九种文件类型。各种公文的适用范围如下：

1）决议：用于会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

2）决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员等事项。 3）通知：用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项。 4）通报：用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项。 5）请示：用于向上级单位请求指示、批准，申请相关事宜。

6）报告：用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。 7）批复：用于答复下级单位请示事项。

8）函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

9）会议纪要：用于记载会议主要情况和议定事项，传达会议精神。 3.2 按照行文关系，公文可分为上行文、下行文和平行文，划分方式如下：

1）上行文：是指下级单位向上级的发文，体现下级单位接受上级的领导，如：请示、报告等。

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2）下行文：是指上级单位对下级发文，体现上级单位对下级的领导，如：决议、决定、批复、通知、通报等。

3）平行文：是指相互平行（不相隶属）的单位之间的发文，体现平行单位之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要，也包括一些通知、通报等。

3.3 按照公文发文层级以及重要程度，公文分为公司级公文和部门级公文，划分方式如下：

1）公司级公文：是以公司名义，发布有关公司全局性的工作报告、长期性的管理要求；向上级主管单位请示、报告工作等。

2）部门级公文：是以公司内设机构（系统、中心、部门、车间等）的名义，发布职能管理范围内的工作要求；与其他部门进行非重要事项的沟通协调；向上级主管单位、公司领导请示、报告工作等。 4 公文格式

4.1 公司级公文的一般格式

4.1.1 公司级公文中的决议、决定、通知、请示、报告、批复、函适用于一般格式（见附件1），若以信函的方式发文则适用于信函格式（见附件4）。

4.1.2 公司级公文一般由紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

4.1.3 公司级公文的发文字号由“单位代字（武汉XXXXXX+文件起草部门简称）、年份、发文顺序号”组成，如总经理办公室起草公司2014年第13号红头文件的发文字号为“武汉XXXXXX总经字〔2014〕13号”。以公司名义发文的，由总经理办公室负责统一编排发文字号。

4.1.4 公司级公文中，标题采用小二号加粗宋体；签发人、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名等除特殊标识外均采用小三号仿宋体。 4.2 部门级公文的一般格式

4.2.1 部门级公文中的通知、请示、报告适用于一般格式（见附件2）。

4.2.2 部门级公文的发文字号是由“部门代字（文件发布部门简称）、年份、发文顺序号”组成，如：企业管理中心2014年第11号公文的发文字号应为“企管中心〔2014〕11号”。以部门名义发文的，由各部门综合管理人员或内勤统一编排发文字号。

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4.2.3 部门级公文中，标题采用小二号加粗宋体；签发人、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名等除特殊标识外均采用四号仿宋体。 4.3 公文的特定格式

4.3.1 当记载会议主要情况和议定事项，传达会议精神时，应采用会议纪要格式（见附件3）。除特殊标注外，会议纪要内容采用四号仿宋体字。

4.3.2 当采用向各方面公布应当遵守或者周知的事项时，应采用通报格式（见附件4），如各类情况通报、表彰通报、处罚通报等。除特殊标注外，通报内容采用四号仿宋体。 5 行文规则

5.1 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

5.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。 5.3 上行文应当遵循以下规则：

1）原则上只有一个主送单位，根据需要可同时抄送相关单位。

2）向上级主管单位（政府主管部门、集团公司）请示、报告事项，应得到公司分管领导的指示，以公司级公文的形式行文。重大事项需经公司总经理同意或授权。

3）向公司领导、公司内设机构请示、报告事项，属于部门职权范围内的，由部门领导同意，以部门级公文的形式行文。重要事项需经分管部门的公司领导同意或授权。

4）请示应当一文一事，应有请示单位倾向性意见。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人个人报送公文，也不得以本单位负责人个人名义向上级单位报送公文。 5.4 下行文应当遵循以下规则：

1）主送受理单位（可以有多个主送单位），根据需要抄送相关单位。

2）以公司级公文形式向公司各部门行文，应得到公司分管领导的指示。重大事项应经公司总经理同意或授权。

3）属于部门职权范围内，由部门负责人同意，以部门级公文的形式向下级及相关部门行文。重要事项需经分管部门的公司领导同意或授权。 6 公文拟制与发文程序

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6.1 公司级公文拟制与发文程序

6.1.1 公司级公文拟制包括拟稿、核稿、会签、签发等程序；发文包括复核、印制与分发、登记等程序。

6.1.2 拟稿：公司级公文由涉及事项的职能部门负责起草，并指定拟稿人员。公文的表述应简洁准确，做到文字精练，主题突出，结构严谨；公文的格式应遵照附件模版要求，做到文种正确、格式规范。

6.1.3 核稿：拟稿完成后，拟稿人填写红头文件发文稿纸（格式见附件5），交部门领导核稿，并向总经理办公室申请取得发文字号。

6.1.4 会签：文件内容涉及其他部门职权范围内的事项，需征求相关部门、领导意见，并进行文件会签。会签时，会签部门应明确表达自己的意见并签署名字。

6.1.5 签发：公司级公文应由涉及事项的公司分管领导审批签发，涉及公司重大事项、综合性业务的需由公司总经理签发。签发人在签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期。

6.1.6 复核：公文签发后，应交总经理办公室复核，总经理办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。复核无误后，加盖公司公章。

6.1.7 印制与分发：根据实际需要，公司级公文可采取纸质文档或电子文档两种方式分发。采用纸质文件分发由总经理办公室印制并分发；若无需纸质文件，则扫描成电子文档，采取发邮件、公布在OA系统等方式送达相关单位和人员。

6.1.8 登记：总经理办公室应填写《发文登记表》（见附件6），并将已签发的公司级公文及发文稿纸原始记录进行整理、归档。 6.2 部门级公文拟制与发文程序

6.2.1 部门级公文包括：起草、审核、批准、分发、登记等程序。

6.2.2 起草：各部门根据工作需要，可指定人员起草部门级公文，并由部门公文管理人员进行统一登记，确定发文字号。

6.2.3 审核与批准：起草人完稿后，交科室主管审核，部门领导批准。若文件需公司分管领导批准时，由科室主管校对，部门领导审核。

6.2.4 发文：部门级公文经批准后，各部门自行组织纸质文档传递或扫描成电子文档后分发。

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6.2.5 登记：各部门应对本部门的发文情况进行登记管理，编写《发文登记表》（见附件6）。纸质公文传递到相关部门时，应要求对方签收，并保存好签收记录。 7 公文收文与办理程序

7.1 公司的收文与办理包括：签收、登记、呈报、批示、承办、催办等程序。 7.2 签收与登记：各部门原则上应指定公文管理人员负责接收公文，未指定具体收文部门的外来文件，由总经理办公室统一签收。公文管理人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 7.3 呈报与批示：各部门公文管理人员完成签收、登记后，应根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，并确定呈报对象或者转有关部门办理。公司领导、部门领导应及时明确批示意见，指定承办部门或承办人，紧急公文应当明确办理时限。 7.4 承办与催办：承办部门（或个人）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。部门公文管理人员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门或个人按期办结。 8 附则

8.1 本办法由企业管理中心起草，并负责解释。

8.2 《公司文件格式规范》（BAICYX-001-A-004）有关公文的规定按照本办法执行。 8.3 本办法至签发之日起开始实施。 9 附件

附件1：《公司级公文的一般格式》 附件2：《部门级公文的一般格式》 附件3：《会议纪要格式》 附件4：《通报格式》

附件5：《公司级公文发文稿纸格式》 附件6：《发文登记表格式》 附件7：《收文登记表格式》

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