OA系统使用制度

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办公自动化系统使用制度

制度编号： 起草部门：集团办公室 生效日期：2010年4月15修订时间：2014年11月1发放范围：各部门/子公司审 核 人： 复 核 人： 批 准 人： 日日 青岛芭东控股集团有限公司 I-BDKG-BGS-20-02

办公自动化系统使用制度

1.目的

1.1公司办公自动化系统，简称OA系统（下同），是公司行政审批、信息发布等办

公事务的电子化平台，也是员工制定个人计划、交流信息、共享资源的电子化手段。为了有效地发挥协同办公系统的作用，明确部门职责，规范员工行为，加强系统管理，特制定本使用管理制度。

1.2实现办公自动化以提高效率和执行力，是公司实现向现代企业迈进战略的本质

要求，提高办公无纸化率以节约资源，是青岛芭东控股集团承担社会责任的具体体现。

1.3 OA系统的目标是要在公司范围内建立一套完整的工作监控管理机制，解决部

门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。

2.范围

本制度适用于所有使用本系统的部门/子公司、员工。

使用OA系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。 3.职责

本制度由集团行政中心负责监督执行。

4.系统介绍

OA系统承载如下办公事项： （1）所有公告、通知的发布

（2）审批（详见本制度附件【模块使用规范】）

（3）各部门、各分公司的部分规章制度，部分固定的办公、业务流程的落实和执

行

（4）公文、公告、规章制度、业务规则等电子文档的管理和共享 （5）员工日常办公中的信息传递和共享

（6）各部门/子公司员工制定的个人工作计划，并与上级领导和其它部门共享 （7）展现企业文化的平台，听取建言建议的渠道，讨论热点议题的论坛 5.使用规范

5.1公司员工，在工作时间内，无论在何地办公，均有责任和义务，自觉地登录、

使用协同办公系统来处理日常办公事务。对于可在协同办公系统中处理的办公

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事务，工作的发起者如果仍沿用原处理方式，则其上级领导可视情况不予受理。 5.2 员工应在每个工作日的上班时间（具体上班时间参见各分公司执行的上班时间）处于登陆在线状态。

5.3 公司的部分规章制度，各OA系统使用部门/子公司的部分规章制度和业务流程，

在协同办公系统中以固定流程模版的形式予以体现。并列在OA系统中的“文档管理”栏目。对于上述事务，原则上均应调用相应的固定模版流程来发起。 5.4 OA办公系统运行在公司的OA服务器上，在公司固定办公场所工作的员工，可

使用桌面终端的IE浏览器（不支持遨游，360安全浏览器等其他浏览器），通过局域网直接访问系统。各用户不得随意更改计算机IP地址，以免造成与OA系统服务器冲突。造成严重后果的依《奖惩管理制度》追究当事人责任。 5.5 在公司外办公和出差的员工，则需要通过互联网访问系统。 5.6 OA办公系统访问地址为： （外网）

（内网即温泉办公楼）

5.7 公司每位员工均有一个独立的账号和密码，这是登录OA办公系统的唯一凭证，

也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。对于账号和密码，需要遵循如下使用原则：

（1）严格保密，不对任何人泄漏自己的密码 （2）至少每三个月更改一次密码

（3）委托他人代为处理自己的工作，要采用书面授权的形式，不要直接将密码

告知受托人

（4）关闭电脑操作系统中的自动保存密码的功能

（5）为自己的电脑终端设置“屏幕保护”功能，并设定为不操作电脑3分钟后

自动启动以及启动后需要输入密码解除保护

5.8 每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。 5.9 登录OA办公系统后，应尽快处理自己的待办事项。所有网上公文处理流程涉

及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。对于不能马上处理完毕的事项，应选择“暂存待办”功能，以给流程中的各节点一个明确的状态信息，而不应放在“待办事项”区置之不理。公司将不定期检查协同处理情况，通报协同未处理人员名单。

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5.10 使用OA办公系统，应按照工作内容的不同，在系统中“流程”区建立对应的

文件夹，并对处理完毕的流程、信息、文件进行定期的清理、归档工作，以使工作条理清晰，方便日后的查询和统计。不得将大量与工作无关的文件长期存放于系统中。

5.11 OA办公系统专为集团办公使用，所有的数据均存放在服务器端。为了不影响

系统的效率和安全，请不要将个人的私人信息存放在系统中，特别是不要存放音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。集团办公室将定期对每个账号的存储空间占用情况进行检查和评估。对于明显异常的账号，将向所在部门发出警告通知，并在本人在场的情况下，登录系统做内容检查。 5.12 各用户要将OA系统中极为重要的文件备份到个人计算机的非系统盘中，防止

数据丢失。

5.13 员工应对所使用的计算机进行定期检查，计算机除安装必要的办公软件、杀

毒软件及相关应用软件外，不得任意安装游戏等无关软件。各用户必须统一安装360杀毒软件（该软件免费），并保证及时升级，定期全面进行杀毒。

6.人员及权限管理

6.1 OA用户分为：系统管理员、文档管理员、一般用户。

6.2 因工作需要新增公司信息管理系统用户时，由所在部门/子公司通过OA系统“信

息系统用户申请表”流程进行用户及权限申请。

6.3 人员调动、部门更名或取消等引起的用户变动，各部门/子公司应在事件发生

后2小内通过“信息系统用户申请表”流程上报，以便系统管理员能够及时针对具体情况进行参数及权限调整。

6.4 各终端用户不得随意发布与工作无关的信息，对自已的行为负责，造成不良后

果的追究相关责任。

6.5 OA系统“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码，具备相应权限的用户

应妥善保管好单独的密码，因密码被盗用等引起的行政或法律纠纷由用户本人承担。

7.系统岗位设置和职责 7.1系统管理员职责如下：

（1）根据人力资源部的通知，负责搭建、更改组织机构信息和人员信息以及人

员权限设置

（2）负责日常的管理、维护、数据备份、数据恢复工作

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（3）负责系统的升级

7.2 表单管理员负责根据各部门的要求，搭建、修改表单并绑定至流程 7.3 系统文档管理员

系统文档管理员是唯一有权查看、处置OA系统内所有存档文件、资料和数据的用户，责任重大，尤其需要注意登录的安全，防止密码泄漏。其具体职责包括如下内容：

（1）负责整个公司一级文档目录的规划、建立、维护工作 （2）负责一级文档目录中各项内容的收集、整理工作

（3）负责督促公司各职能部门及时更新一级文档目录中由其负责提供的内容 （4）负责为各部门的部门文档管理员授权 8.模板及要求

8.1 OA系统内预设协同模板，将固定流程处理的办公或其它事务固化在系统中，由

发起人直接调用，进行事务的发起。

8.2 已设置协同模板的业务，均要求通过OA协同模板管理功能进行业务处理。

举例：（电子公告审批流程）

发起人发起—发起者部门主管审批—公司领导批示—公告管理员组承办 8.3 协同要求

（1）标题清晰准确。

（2）正文内容不空白，简述扼要，强调重要内容。 （3）选择必要的发送对象，不打扰无关人员。

（4）处理协同表明观点，尽量不要以“已阅”空白回复。如果第一时间内无法

处理该事项，一定要说明原因并暂存代办。

9.项目管理

9.1 由固定人员组成，能够持续一定时间的事项，视为项目管理，要求在OA系统

内通过项目管理功能来管理项目计划，项目会议纪要，项目重要事项处理等工作；

9.2 项目的创建授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创建；

9.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创建者负责建立完成，建立完成后，

项目涉及人员可以查询所有项目工作内容；

9.4 所有涉及项目的工作，必须通过新建项目OA来完成工作创建，以利于项目工

作统一归档管理；如有需要使用协同模板或表单模板的，在调用模板后应选择

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关联项目。 10.考核

10.1 OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是员工在系统内进行操作

的标识，用户要妥善保管用户密码并不定期更新。除非有书面授权并且双方签字确认，禁止将用户账号提供其他人员登录系统进行操作，违反者经查实将按照公司《奖惩管理制度》处理并通报全公司，产生不良后果的，将移交相关行政或司法部门处理，同时追究当事人上级领导的连带管理责任。除特殊情况外（特殊情况包括但不局限于电脑故障，网络故障，休假等）员工必须在上班时间登陆OA，公司将不定期通报未登陆OA人员名单。

10.2 所有OA用户应按本管理规定完成协同模板、表单模板，项目管理，未按时

间或业务处理要求完成的，每项业务考核责任部门。

10.3 流程中的上一节点处理人员有催办的义务，下一节点处理人员有审核是否按

本流程执行的义务，并应互相监督，出现问题两者负相同责任，同时考核。

11.附件 【模块使用规范】 11.1 协同的使用规范

11.1.1协同的使用分类

11.1.1.1企业规范审批流程：发起协同时调用系统模板，系统模板

根据业务使用范围进行授权，不同人看到的系统模板不同。授权使用人为全部人员，即在需要时全部人员均可以调用此模板 发起信函的审批。

11.1.1.2自由发起协同：某些工作没有固定的流程和格式，此时可

以使用协同模块的新建事项发起自由协同工作。使用协同模块可与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导可以进行如下工作：

临时申请、请示、文件传递、下达工作、工作汇报??

11.1.2 使用规范

11.1.2.1不允许向公司全部人员发布协同；

11.1.2.2各用户须认真办理待办事项，不得无根据的随意执行终止、

回退操作，影响其它用户的正常处理；

11.1.2.3各用户应根据自己业务的需要在“我的文档”中建立归档

文件夹，对重要的发起协同和办理协同进行归档；

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11.1.2.4 创建不需要签字、盖章的自由协同时应选择默认的标准正

文，不要选择word、excle正文（否则影响系统响应速度）；

11.1.2.5 各用户有义务对模板应用过程中出现的问题及时向部门

管理员或系统管理员反映。

11.2 公共信息的使用规范

11.2.1公告的发布权限

对公司全部范围内的人员或部门相关部门人员，进行公告发布。具体授权名单详见附件权限说明及列表。

11.2.2 公告内容范围

公告栏发布的内容通常是面向公司全体员工或者一定的部门和级别的公开信息。公布的信息通常是明确的、成熟的，具有一定的严肃性。公告信息通常包括以下几种类型的内容，但又不限于此： （1）需要公开发布的公文； （2）面向全体员工的通知；

（3）行政管理中需要发布的重要信息； （4）公司政策的宣讲；

（5）公司制度文件的解释说明； （6）人事奖惩，评选公告； （7）其它各类需要公布的信息。

11.3 公告的使用规范

11.3.1 权限

各部门管理员有发布公告权限。

11.3.2 发布信息内容必须是非涉密内容。

11.3.3 各类别公告内容及公司顶级文档发布需要自行完成拟稿后，须经所

在部门的负责人审核同意，报经总经理审核后，由各部门管理员统一发布。

11.3.4 公告标题应能明确表达公告主题，公告正文内容排版要整齐、规范。 11.3.5 发布公告应注意选择公告类别，不要发布到与内容不对应的类别中。 11.3.6 因公告有时效性，发布公告人须定期归档发布的信息，以免造成系

统冗余。

11.3.7 所有发布公告的人在查看公告模块时可以删除或归档自己过期的公

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告。

11.4 讨论区使用规范

11.4.1 讨论区是公司内部自由交流平台

11.4.2讨论标题应能明确表达讨论主题，不允许发布类似“讨论”，“请教”

这样极为简单的标题的讨论信息。

11.4.3 发布讨论要有正文内容，不允许发布空白内容。 11.4.4 不允许发布无聊和不健康的话题 11.4.5 发布讨论时注意选择讨论类型 11.5 文档管理规范

11.5.1 权限

11.5.1.1系统允许设定一名公司级系统文档管理员，主要是进行公司

文档的建立和管理。

11.5.1.2各部门管理员负责对本部门的文档进行管理、授权、日常重

要文件的归档等

11.5.2 文档管理规范

11.5.2.1公司文档适于将程序文件、规章制度、试题、参考资料等由

相关部门及人员经部门领导、总经理审批后随时或临时统一发布和管理。

11.5.2.2由系统文档管理员统一建立公司的顶级文件夹并授权全部

权限给相应部门的文档管理员（即各部门管理员）进行规划管理，由每个部门的部门管理员进行文件夹结构的建立与详细授权；

11.5.2.3公司文件夹内设有公共文件夹，设为只读方式，包括程序文

件、规章制度、专项资料等公司及资料，及各部门文件夹等，供授权用户管理或查看。

11.5.2.4各部门文档管理员（即各部门管理员）负责本部门文件夹管

理，包括新建、删除、授权等；各部门文件夹内应有本部门各类主要工作文档等。

11.5.2.5各部门管理员应在本部门的文件夹下按照需要创建相应的

文件夹并授予权限给相应的人员；

11.5.2.6 各部门管理员统一定期清理本部门无用的参考资料、公共资

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料下的文件；

11.5.2.7 对于由个人创建的文件，应由本人定期清理；

11.5.2.8 个人文档和单位文档中均不得存放与工作无关的其它文件。

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11.附件 系统系统角色权限设置说明 角色 定义 根据人力资源部的通知，负责搭建、更改组织机构信息和人员信息以及人员权限设置。 系统管理员 负责日常的管理、维护、数据备份、数据恢复工作，负责系统的升级 负责根据各部门需求，搭建、修改表单并绑定流程 行政中心（日常通告、新闻发布公共信息管理员 公告，调查，讨论，新闻等更栏目版主，等）、人力资源（人力资源相关的有发布，置顶，删除，归档的权限 日常通告）、集团行政中心（行政类通告）担任 单位首页制度及及时更新共享在单位首页的公司制度及学习资料发布员 学习资料 系统文档管理员 公司文档的管理人员，对公司顶级文档结构进行建立并授权管理 对本部门或分公司的文档进行日常维护管理 人力资源部担任 集团行政中心IT担任 备注 集团行政中心IT担任 部门文档管理员 各部门分公司指定一名人员 是项目的信息管理者和人员分配人。各分公司各部门指定一名人员。 项目负责人 完成对项目信息的管理，包括创建项目，跟踪项目等 一般用户

具有OA系统基本操作权限的用户

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