会计档案的整理立卷及装订要求

会计档案的整理立卷及装订要求

1. 会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

1） 分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 2） 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

3） 管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资

料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2. 会计档案的装订

会计档案的装订主要包括:会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 （1） 会计凭证的装订

会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

1） 会计凭证装订前的准备工作。○1分类整理，按序列排列，检查日数、编号是否齐全；○2按凭证汇

总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；○3摘除凭证内的金属物（如钉书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；○4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；○5记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

2） 会计凭证装订时的要求。○1用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个

针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；○2凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；○3装订凭证厚度一般为1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

会计凭证装订后的注意事项：○1每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；○2在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

（2） 会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是： 1） 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号

排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

2） 活页账簿装订要求。1保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，○用纸质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。○2多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。○3在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。

3） 账簿装订后的其他要求。○1会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加

空白纸的现象。2会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。3封面应齐全、平整，○○并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。○4会计账簿按保管期限分为编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

（3） 会计报表的装订

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。 1） 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折

角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。

2） 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号

顺序排列、会计报表的封底。 3） 按保管期限编制卷号。

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