浅析新形势下档案管理的工作

浅析新形势下档案管理的工作

单位：中山城市建设集团有限公司姓名：陈彩君

摘要：在当今社会，许多企业对档案管理普遍存在一种错误的认识，即认为档案管理工作是可有可无，或轻或重，无足轻重的工作，这充分表现出一部分人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。社会的发展给档案管理工作提出了更高的要求，在新形势下，如何深化改革档案管理工作，是档案管理工作面对的新情况，新任务，身为档案工作人员，应该高度重视，认真加以解决。本文以我司为例子分析目前档案管理工作存在的问题，共同探讨研究新形势下档案管理工作的改革，促进档案管理工作的正常发展。

关键词：档案管理新形势改革

一、全新认识新形势下档案管理工作的重要意义

围绕中共中央办公厅发（2014）15号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，结合自身公司的档案管理情况，对档案管理工作有了一个新的认识。科学规范完善档案管理工作可以为企业的决策者提供工作业绩和科学发展提供第一手资料，进行科学分析，为制定长远规划提供重要依据。同时根据档案资料，可以充分了解公司的工作现状，存在问题，扬长避短，改进工作，对发展规划进行适当调整。在当前经营形势十分严峻的条件下，充分发现发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值和效能，更新观念，创新意识，创新思维，勇敢探索，提高档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发展状况则显得尤为重要。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业整体形象、促使企业在市场经济中发挥更大的竞争力具有重要意义。

二、公司档案管理工作存在的问题

（一）档案管理理念保守、陈旧

档案管理理念保守、陈旧，是制约我司档案管理工作发展的重要因素。在企业，制度改革往往是其工作重中之重，相关领导非常重视，而档案管理工作改革往往是被弃之一旁。这就为档案管理工作发展增加了难度，其科学化和规范化得不到有效保证。而这种现象的产生，最重要的影响因素就是对档案管理工作大局意识的缺乏。相关档案部门领导只注重眼前经济利益，看不到档案工作长远的研究价值，放慢档案管理工作创新、变革步伐，从而导致了“重藏轻用”现象普遍出现，档案本身价值和利用价值得不到很好地体现，档案管理工作发展受阻。就目前我司部分人员包括部分领导干部对档案工作缺乏重视，这种意识的存在反映了我国现阶段档案管理方面存在的问题。意识影响人的行为，观念的落后也会导致人的行为与现代化建设脱轨。简单地认为档案工作只是抄写以及保管资料的事务性工作，与公司的其他工作如经济、人事等相比完全是次要的，因而也只能居于次要地位，在会议中讲重视，但在实际的工作中轻视。档案管理上放任置之，尤其是领导人对公司的档案管理工作缺乏计划、目标，得过且过，对档案改革更是没有什么想法，这使档案工作无法适应新形势下管理的需求。

（二）档案管理方法与工作体制的不完善

我司没有完整的档案管理工作体制，没有很好的做到“坚持统一领导、分级管理的原则”。档案管理工作以“人工服务为主，管理方式单一”的原则进行。从档案管理现状来看，目前我司档案管理对象主要是声像档案、纸质档案和电子档案，其主要管理方式还是以手工操作为主，档案整理、查阅、检索、归档等还是以人工服务为主，浪费了大量人力物力，也无法满足其他员工随时随地对档案

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信息的强烈需求。这不仅严重阻碍了档案管理工作创新发展，而且与现代化社会发展潮流相违背，必然被社会所淘汰。没有科学的档案管理方法，所以对档案的重要性、档案分类、档案名称及编号、档案整理、档案保存等业务没有明确的认识，从而造成了档案收集意识淡薄。

（三）档案管理人员专业水平低下

新形势下，我司档案管理专业人才匮乏，部分管档人员没经过专业的上岗培训，对熟悉、掌握档案专业知识更是贫乏，无法跨领域学习其他行业知识，学会将两者融会贯通。与此同时，随着现代化先进技术引进，档案服务途径的数字化和网络化普及程度越来越高，电子形式和纸质版形式两者共存，这就要求档案管理人员必须要熟悉现代化技术操作，能够快速、便捷查询用户所需的档案信息，从而提高档案利用率。从目前我司档案人员现状来看，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。加之有些档案管理人员，自身素质本身较低，对自身从事的档案管理工作没有高度重视，缺乏工作责任感和良好的职业道德，工作态度不认真，办事粗心大意，缺乏诚实严谨的敬业精神和高尚无私的奉献精神，工作敷衍了事，得过且过，业务知识、业务能力、科技知识远远不能适应新形势的需要。所以，在档案管理工作中不能发挥积极作用。这种现象在一定程度上滋生蔓延到整个档案管理部门，是档案管理工作中的毒瘤，影响了档案工作前进的脚步。

（四）缺乏对档案的清洁、保密保管意识

我司没有设立专门的管档人员，对档案库没有定时的进行清洁工作，部分档案受到虫蛀、受潮等因素影响而缺失。档案的库房管理是档案保密的重点，我司也没有制定严格的库房管理制度，没有做好档案库房的科学管理、档案保密、维护档案安全的工作，这容易造成档案泄露，严重的危害公司利益。

三、新形势下档案管理工作机制改革对策

改变我司档案管理工作现状，提高档案利用效率，从而进一步实现档案管理的科学化、实用化和规范化，任重而道远。因此，新形势下档案管理工作改革可以借鉴以下对策：

（一）树立档案管理新理念

树立科学的档案管理理念就要解放思想。在新形势下，档案管理理念要与时俱进，不能因循守旧，破除陈旧观念。我们应该看到，档案是公司的宝贵财富，作为档案工作人员，都应当树立科学的管理理念，运用现代化技术做好档案管理工作。不能认为档案工作不重要，是可有可无的，把档案工作人员当成普通“保管员”等错误想法。公司领导应该看到在这信息社会里，任何事业的发展都离不开档案的信息服务。档案部门保管的丰富资料，具备多种功能，可以提供信息服务、交流协作、上网宣传等等，利用价值十分巨大，对公司效益也十分显著。公司必须结合自身情况和特点，提高认识，明确任务，要真正把档案当成宝贵的无形资产，切实加强管理工作。要有的放矢，找出问题，认真加以解决，适应形势发展的需要。实际上，档案工作人员特别是公司领导要率先做到管理思想现代化，更新观念，才能做好档案工作管理科学化、现代化。所以，要在思想理念上提高对档案管理工作现代化的认识，还要积极争取领导和各个方面的支持。

（二）改革档案管理方法，建立健全档案管理体制

首先，要建立科学方法，不断完善档案资料管理制度。电子文件能否正确归档，能否做好科学保管和使用，是档案管理部门在新形势下必须解决的新课题。电子文件在归档之前，要注意进行认真鉴定，然后仔细科学分类，编排科目，分

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门别类的进行保管和管理。要不断创新和发展科学的管理方法。要针对当前档案工作中的重点、难点和新问题，在思路上创新，努力研究新方法，拿出新举措，破旧立新。因此，档案工作人员也要围绕这个中心，主动收集，积极开展开发利用工作，通过与时俱进的服务，不断提高档案部门的工作价值、地位和作用。另外，要在档案工作部门里建立健全不同岗位、不同级别人员的岗位责任制，明确责、权、利三者关系，以统一管理与分级管理相结合为原则把工作任务落实到人，实行工作目标管理，年终进行年度考核。以科学、系统的档案管理制度应对新形势下我司发展工作的制度需求，从而更好地实现档案管理工作科学化和规范化，促进档案工作的发展。

（三）培训专业的档案管理人才

促进档案管理工作改革，必须要以培养现代化高素质人才为支撑。因此，我司的档案工作必须要建设一支综合素质高、专业知识水平高、专业技能过硬的档案管理专业队伍。高素质的档案管理人才必须要熟悉和掌握电子计算机和数字通信等先进技术，具备档案专业知识技能。因此，档案部门领导要重视高素质档案管理人才培养，加大资金投入力度，建立健全高素质人才培训基地，多形式、多渠道对相关人员定期进行技能培训，对档案工作人员分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。强化档案管理人员的科学管理理念，提升档案管理人员工作能力。

（四）增强档案维护意识，提高档案保密技术防护水平

公司需要设立一个专门管档人员对档案库房进行定时的维护检查，随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防档案发霉、虫蛀腐朽。档案库房内电器设备、消防器材等设施要保证安全可靠实用。档案库房应配置调控器、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14―24摄氏度，相对湿度45%―60%之间。档案库房保密档案的借阅需要严格管理，设立健全的制度。专门的档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，把保守档案秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。加强绝密档案的日常管理，绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。另外，在新形势下，现代通信设备和办公自动化技术的广泛应用，保密防范活动中和先进技术手段的运用中仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。保密技术要求需要提高，除了传统的纸质档案需要锁好，不丢失，不让无关的人接触之外，使用了计算机之后，就要防止电磁辐射，防止磁盘剩磁泄密。

四、结束语

档案管理工作是一个十分严肃的工作，它是一个公司企业历史足迹的见证，只有坚持与时俱进，科学规范管理档案好自己公司的档案，才能为公司的建设发展服务，更好的适应新形势的需要。但是，在现实工作并不是都能认识到档案工作的重要性，有相当一部分人存在一个认识上的误区，那就是对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代机关企事业单位的制度和健康发展起着至关重要的作用，特别是对一间公司的科学化管理、发展、进步会起到不可估量的作用。合理的利用档案就会节约人员、资金、降低成本，达到事半功倍的效果。所以，档案管理人员必须立足现实，不断探索，勤于思考，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，努力摸索档案管理的科学方法，想方设

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法为公司的实际工作服务，依照档案管理法的要求，逐步完善档案管理工作制度，增强忧患意识和历史责任感、使命感，激发对档案管理工作热情，不断创造出新的经济价值和社会效益，使档案管理工作随着社会的发展能够更加密切的适应形势需要，逐步走上科学化、规范化和法制化的道路。

作者简介

作者姓名：陈彩君

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/b4lq.html