营销总公司业务工作文件管理制度

批准：营销总公司总经理 审 营销各专业公司总经核 理 编 号：FY/A-01-02-2012 修订状态：0∕2 部门：营销办公室 日期：2012年7月20日 编写：营销总公司办公室 发阜丰集团 布 营销总公司 管 理 标 准 路径：标准∕管理标准∕阜丰集团营销总公司管理制度 名称：阜丰集团营销总公司工作文件管理制度 阜丰集团营销总公司工作文件管理制度

1 目的

通过对集团营销总公司发布文件的编写、审批、发放、评审、更改、归档管理及作废处置等全过程实施有效管理，从而确保文件的有效性、规范性、权威性。 2 适用范围

本制度适用于满足营销总公司整体工作有效运行而制定的工作文件。 3 职责

3.1营销总公司总经理负责批准总公司及总公司所属各公司通用工作文件和营销总公司职能部门内部使用工作文件。

3.2营销总公司所属各公司总经理负责审核本公司通用工作文件，批准本公司所属部门内部使用工作文件。

3.3营销总公司办公室是工作文件归口管理部门，负责对总公司现有工作文件的整理、规范、存档、通用工作文件（包括A类和B类工作文件）及本部门内部使用工作文件发布和定期评审。

3.4各有关部门负责本部门工作文件的编制、发布、使用及定期评审。 4 工作要求

4.1工作文件的分类和编号 4.1.1工作文件的分类

a)总公司通用工作文件，即 A类工作文件； b)各公司通用工作文件，即B类工作文件；

c) 各部门内部使用工作文件，即C类工作文件。 4.1.2工作文件的编号

a)A类工作文件编号

F Y（阜丰集团营销总公司代号）／A(工作文件分类) -××（工作文件序号）-××（工作文

件版本）-××××（工作文件发布年号）

工作文件编号示例：FY/A-10-01-2012 （含义：阜丰集团营销总公司2012年发布第10号总公司通用工作文件，此工作文件为第一版发布）

b)B类工作文件编号

F Y（阜丰集团营销总公司代号）／B(工作文件分类)XX(所属公司代号) -××（工作文件序号）-××（工作文件版本）-××××（工作文件发布年号）

营销总公司所属公司代号如下：味精糖销售公司WT；肥料销售公司FL；饲料及副产物销售公司SF；调味品销售公司TP；物流公司WL；进出口公司GM。

工作文件编号示例：FY/BWT-10-02-2012 （含义：阜丰集团营销总公司2012年发布第10号味精糖销售公司通用工作文件，此工作文件为修改后第二版发布）

c) C类工作文件编号。

F Y（阜丰集团营销总公司代号）／C(工作文件分类)XX(所属公司代号)XX (所属部门代号)-××

（工作文件序号）-××（工作文件版本）-××××（工作文件发布年号）

营销总公司职能部门代号：市场部SC；品牌部PP；财务部CW；办公室ZH。 各公司所属部门代号：在公司代号之后排列，用两位相关大写汉语拼音缩写字母组合表示。

工作文件编号示例：1、营销总公司职能部门：FY/CSC-10-01-2012 （含义：阜丰集团营销总公司市场部2012年发布第10号部门内部使用工作文件，此工作文件为第一版次发布）；2、各公司所属部门：FY/CGMGN-10-02-2012 （含义：阜丰集团营销总公司进出口公司国内销售部2012年发布第10号部门内部使用工作文件，此工作文件为修改后第二版发布）。 4.2工作文件的编写、审批与发布

4.2.1 A类工作文件由营销总公司办公室组织相关人员编写，总公司所属各公司总经理审阅，营销总公司总经理批准，办公室发布。

4.2.2 B类工作文件由营销总公司组织所属各公司编写，各公司总经理审核，营

销总公司总经理批准，办公室发布。

4.2.3 C类工作文件由使用部门负责人组织编写、审核，所属公司总经理（职能部门由营销总公司总经理）批准，部门内部发布。

4.2.4 所有工作文件均通过OA系统发布，让使用人得到最新电子版本，如使用人无法通过OA系统得到应有工作文件，可由使用人所在部门负责人组织学习传达。

4.3工作文件的评审与更新

4.3.1为保持工作文件的适宜性和充分性，工作文件（组织）编写单位每年应对所编写的工作文件执行情况进行一次全面评审，为工作文件的不断完善提供依据。

4.3.2评审表明工作文件需要更改时，工作文件的更改（重新编写）、审核、批准和发布按原工作文件相应工作程序执行。 4.4工作文件的归档、作废与销毁 4.4.1工作文件的归档

a) A、B类工作文件由办公室在电子版文档发布后打印出纸质文档报有关领导审核、批准后归档，并建立《营销总公司工作文件归档记录》；

b) C类工作文件由发布部门在电子版工作文件发布时，抄送办公室，办公室打印一份纸质工作文件归档；

c) 纸质文档不得涂改，不准外借，确保工作文件的清晰，易于识别与检索； d) 电子文档在发布后应设置密码，归类（有效）保存，防止丢失和非预期的更改。

4.4.2工作文件的作废与销毁

a) 工作文件更改重新发布后，原工作文件自动作废，使用单位应将作废工作文件电子版删除，办公室将作废工作文件电子版明确标识归入作废文档（留存作必要参考），纸质文档亦作“作废”标识。

b)归档纸质工作文件作废要销毁时，由办公室填写《营销总公司工作文件销毁一览表》，监督工作文件销毁，并由销毁执行人签名。 4.5 保密要求

工作文件发布仅限直接使用人（或其领导），不得扩大发布范围；使用人不

得打印，不得外传，有效电子文档应加密保存，作废文档应立即删除，严守秘密。 5 附表

5.1 《营销总公司工作文件归档记录》 5.2 《营销总公司工作文件销毁一览表》 6 附则

6.1 营销（办公室）编写制度内容涉及集团其他公司的，由营销总公司总经理审核，集团总经理批准、安排发布。文件编号方式：FF（阜丰集团代号）/GL（管理类工

作文件）-YX（营销总公司代号）-××（工作文件序号）-××（工作文件版本）-××××（工作文件发布年号），集团另有规定的遵从其规定。

6.2 本制度自发布之日起实施。

营销总公司工作文件归档记录

序号 文件名称 文件编号 归档时间 管理人 备注

营销总公司工作文件销毁一览表

序号 文件名称 文件编号 作废日期 销毁日期 销毁人 备注

营销总公司工作文件销毁一览表

序号 文件名称 文件编号 作废日期 销毁日期 销毁人 备注

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