合同评审和管理控制程序

合同评审和管理控制程序

XXX电器有限公司

合同评审和管理控制程序

LQ/QP006-2009

1、目的

准确理解顾客要求，确保在合同签订前与顾客的分歧已经解决，公司具备履约能力，有效防范不能履约风险。 2、范围

适用于公司销售合同的评审和管理。 3、术语定义

特殊合同：顾客要求对产品进行设计更改或重新设计的、交期过短会打破现有生产计划和节奏的、付款条件苛刻或金额达到或超过100万元可能存在资金风险的合同均属特殊合同。

合同评审和管理控制程序

5、执行方式 5.1、顾客沟通

业务员通过与顾客沟通，充分了解顾客的要求和期望，并接收书面订单。 适用时，业务员应收集客户的相关资料，建立客户档案。 5.2、合同评审

5.2.1、非特殊合同由业务员进行评审，外贸部长审核后报请总经理签核，评审情况直接在合同上记录； 5.2.2、特殊合同则由业务员开立《特殊合同评审记录表》LQ/QP006-01报外贸部长，根据情况组织相关部门进行评审，评审情况应记录在《特殊合同评审记录表》LQ/QP006-01上：

A、技术部负责对产品技术要求进行评审，并作设计开发费用预算； B、品质部负责对产品要求的品质保证能力进行评估； C、制造部负责对产品交期及制造成本进行评估； D、财务部负责对付款条件的风险防范进行评估； E、采购部负责物料采购周期及采购成本的评估；

F、业务员负责在评审中提出的与顾客有关的事项与顾客代表进行沟通协调； G、外贸部长负责对订单评审情况进行审核，并报总经理审批。

5.2.3、评审结论为不能接受的合同，业务员应在结束后的1个工作日内反馈给顾客，可能时与客户就合同进行修正，修正后的条款由外贸部长重新组织评审。 5.3、签订合同

总经理/董事长签核的合同，由业务员发送给客户签字确认。 5.4、通知生产

外贸部业务员根据客户要求制作《生产作业单》LQ/QP006-02报总经理批准后通知制造、品质和采购部，同时将合同登入《合同台帐》LQ/QP006-03。 5.5、组织生产

按照《生产管理控制程序》LQ/QP011-2009执行，成品入库后通知外贸部报检。 5.6、报检

5.6.1、外贸部接到通知后，及时报客户和商检局安排客检和商检；

5.6.2、客户（或验货公司）及商检的检验有品质部安排协助，并做好记录。

5.6.3、检验不合格有品质部按《不合格处置控制程序》LQ/QP019-2009规定组织处置，返工产品重新报检。

5.7、拖柜

5.7.1、检验合格的产品，由业务员根据合同要求安排拖柜；

5.7.2、拖柜产品，由业务员通知成品仓库，由成品仓库组织装货，客户对装柜有特殊要求时一并传达给仓库。 5.8、收款

5.8.1、产品交付后，业务员应及时催收货款，有问题时应及时向总经理报告； 5.8.2、需要时，财务应及时提供协助。 5.9、售后服务及合同归档

5.9.1、合同履行完毕，由合同管理人员将合同装订保存；

5.9.2、合同属于公司商业机密，其保存和管理应能确保其不会被损坏、丢失、失密；

5.9.3、业务员应跟踪客户对公司服务的感受，对客户的反馈意见及时作出反应，并记录在客户档案之内，对顾客的投诉应启动《顾客抱怨处置程序》LQ/QP020-2009；

5.9.4、外贸部，每年至少一次组织对客户满意度的调查和分析，并提交报告给总经理和管理评审会议。 5.10、合同更改 5.10.1、在合同履行过程中，如果发现无法满足合同约定时，提出部门应反馈给外贸部，由业务员编制《合同更改申请》LQ/QP006-04经外贸部长审核后向客户代表提出更改申请；

5.10.2、如果是客户提出更改要求，业务员应填制《合同更改申请》LQ/QP006-04报外贸部长； 5.10.3、合同更改提出后，业务员应第一时间通知公司各相关部门采取应对措施。 5.11、更改评审

5.11.1、我司提出的更改要求，经总经理批准后向客户代表提出，业务员应向客户作出详尽的解释，争取客户的谅解；

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5.11.2、客户提出的更改，按照5.2节规定进行评审； 5.11.3、客户或我司如不同意更改则仍应按照原合同执行，不能执行的合同由外贸部协同客户处理解约事宜；

5.11.4、评审情况应记录在《合同更改申请》LQ/QP006-04上并作为合同的附件保存和管理。 5.12、执行更改

5.9.1、经评审同意后，外贸部应在第一时间内将更改要求通知工程、生产、品质、制造、采购等部门； 5.9.2、各有关部门应立即按照更改后的要求执行。 6、记录

6.1、本程序要求的记录由外贸部管理，保存3年以上； 6.2、《特殊合同评审记录表》LQ/QP006-01 6.3、《生产作业单》LQ/QP006-02 6.4、《合同台帐》LQ/QP006-03 6.5、《合同更改申请》LQ/QP006-04

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附录A

LQ/QP006-01

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合同评审和管理控制程序

附录B

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生产作业单

LQ/QP006-02

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合同更改申请

LQ/QP006-04

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文件履历表

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