公文写作（如何使文章更加规范）--闫 静

如何使文章更加规范

北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师 闫 静

我们现在开始讲商务文书写作的第四大块，如何使文章更加规范。

我们刚才一开始讲的是步骤的问题，你怎么写。写出来之后，我们讲的是润色的问题，怎么样使文章更加生动，更加有感染力，然后让你的读者更快地去采取行动。那么第三，我们就涉及到一个注意事项，也就是说写文章是要有规范的，我们每一个地方，都是要去推敲，但是前提是说你要知道规则是什么，知道了规则是什么，才可以去有的放矢地去注意去改。

在以上的板块中，我们对商务文书的写作步骤以及润色问题进行了讨论，下面来看看如何使商务文书具有规范性，具体包括以下六个方面：

（一）数字的使用规范

对商务文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字，有以下的使用规范和要求： 【案例】

商务公文中数字运用不规范的表现

在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题： 1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”

分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。

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2、“您的账款已经过期了”

分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。

3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%”

分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。

4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”

分析：该公司总人数的比例应该是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%（78%＋53%），这显然是不合逻辑的。这个句子应该改为：“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%”。 1.真实准确

在商务文书中使用数字，第一个规范和要求是真实准确。表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的。 2.各个分数之和与总数相等

正如前文案例中的列示的错误一样，“各个分数之和与总数相等”也是运用数字的基本要求之一。 3.统计口径一致

在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同

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统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。 4.列举数字有可比性

前文案例中有关氯化钾产量的例子就是列举数字缺乏可比性的典型。除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。 5.注意倍数关系

在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。

6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

汉字与阿拉伯数字的使用场合是在商务文书写作过程中需要注意的另一个问题，需要予以明确的界定，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。 （二）部分结构层次叙述的规范性

所谓的“部分结构层次叙述”，就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国家标准规范的具体要求为：

? 结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”??来表示；

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? 结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”??来表示；

? 结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；

? 结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”??来表示。

与此同时，国家标准规范还要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大的不便；另外，还应该注意不要越级使用各个层次的编号。 （三）计量单位的使用规范

在国家标准规范中对于计量单位也是有明确要求的，详见表2－1所示：

表2－1 计量单位的使用规范示例表

长度单位 功率单位 质量重量单位 热能单位 体积单位 土地面积单位 正确使用 公里、千米、米、分米、厘米 千瓦、瓦 千克、公斤、吨、克、毫克 焦耳 升、毫升 公顷、平方米 错误使用 公分、尺 马力 斤、两 千卡 公升、立升 亩、平方丈 （四）综合校对需要注意的事项

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在前文的内容中曾经提到，完成商务文书写作第六个步骤之后，还应该有综合校对的过程。在这个过程中撰写者应该按照商务文书的各种规范要求来审视自己的文书，其中应注意以下事项：

1.做旁观者

人们对于自己的撰写的文章通常都会觉得很顺眼，其实不然。在综合校对的过程中，撰写者首先要将自己定位于一个旁观者，对自己的文章进行冷处理并反复审视几次以发现和纠正存在的错误。 2.做朗读者

商务文书通常的时间要求都比较紧，但在这种较强的时间约束下切不可草草提交了事。在综合校对的过程中，撰写者还应该扮演一个朗读者，反复地朗读自己的文章并随时进行修改和完善。

3.做求教者

前文中提到的白居易大师就始终能够将自己定位于一个求教者，以小学生的心态来就自己的作品反复地向周围的人们请教；同样的，在商务文书的综合校对阶段，撰写者也应该扮演好这样的角色。

（五）词语的使用规范

在商务文书写作中，还应该特别注意词语的使用规范。其中，“等”和“等等”这两个词的用法尤其值得分辨清楚。

? 表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；

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? 无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；

? 表示列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；

? “等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

请判断以下的用法是否正确：

（1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源；

（2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂； （3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；

（4）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。 （六）标点符号的使用规范

标点符号的使用会对商务文书最终呈现出来的意思产生重大的影响，如果使用不当或者错误，则很有可能造成理解上的偏差和歧义。

1.常见的标点符号使用错误

首先，我们来看一下在以下的范例中标点符号的使用是否存在错误：

? “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报道”； ? “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”；

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? “经营项目有馄钝、饺子、面条??等等”；

? “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。

具体分析如下：

? 这句话的问题在于“挑唆”和“煽动性报道”是在宾语的级别上的并列，它们之间应该使用顿号；

? 这里的问题在于三个词组之中的顿号，顿号代表的是语气的停顿，类似于休止符的作用，这里的三个词组都不应该使用顿号进行内部停顿；

? 这句话的问题在于省略号和等等是重复的，只应该二者选用其一；

? 这句话的问题在于冒号的使用，“深刻体会到”与后半句话实际上是动宾关系（一个从句做宾语），它们的联系是很紧密的，不应该用冒号来进行句内的停顿。 2.标点符号的种类

标点符号实际上分为点号和标号两大类： ? 点号

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表示一种停顿和语气的并且通常放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表示句内停顿的则称之为“句内点号”。

? 标号

标号包括了以下9种：

① 引号，又可分为单引和双引；

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② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；

③ 破折号； ④ 省略号；

⑤ 着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记； ⑥ 连接号，即两个同类词语中间的那一小横，例如秦岭－淮河；

⑦ 间隔号，通常用于西方人名之间，例如迈克·乔丹； ⑧ 书名号；又可分为单书名号和双书名号； ⑨ 专名号，即画于特点文学作品下边的横线。

有关标点符号的使用规范，我国相关机构专门出版了一个小册子，其中对每一种符号的用法都有详尽的描述并进行了举例说明，这个小册子可以作为我们进行商务文书写作的极好参考。 3.具体的用法

尽管有相关的工具书可以参考，但是在这里还是就几个常见的、容易出错的标点符号的问题进行以下的辨析：

? 反问句的标点符号

在反问句的末尾是用问号，还是感叹号？对于这个问题很多人都有不同的意见，在这里我们认为两种选择都是可以的，只是适用问号和适用感叹号的情形并不相同：在同样一个反问句中，需要表现特别强调的语气的时候就用感叹号，而当所表现的语气一般强烈的时候则选择使用问号。

? 引号的用法

在使用引号的时候，需要注意以下的情况：

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① 非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号。例如，准发××省××厅“关于人文韩大招生问题的通知”；

② 特定称谓用引号，例如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号”等；

③ 缩略语可以用引号，例如“农转非”（即农业户口转非农业户口的缩写）

④ 需要着重的论述对象用引号予以标识，例如有物就是要有内容，有序就是要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调说明有物和有序。

? 括号的用法

括号可以表示一个文件的成熟程度，比如说某一个政府文件是试行办法还是最终的版本，只能用于需要进行说明的词语的结尾，例如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》。

? 省略号的用法

省略号表示的是引文的省略、列举的省略或者说话断断续续的状态，需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”这些词语一起使用。 4.标点符号的点放位置

关于标点符号的点放位置，需要注意以下几点：

? 点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头；换而言之，点号应该要紧跟前面意思的文字，而不要把它单独放到下一个行。

? 标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文

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字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；

? 标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；

? 引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

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