博物馆文化活动策划书的编制

浅谈博物馆文化活动策划书的编制

近年来，随着人们文化活动的不断丰富和人们精神需要的不断增加，许多博物馆除了继续办好各种展览外，也开始举办多种形式、内容丰富的文化活动，以此进一步发挥博物馆的作用。如对历史上重大事件的纪念活动、特定的文化宣传活动、针对青少年的主题教育活动、博物馆科普活动、推动博物馆发展的创新活动、国际文化交流活动等。而根据我国的博物馆现状和生存环境的特点，每一项活动在开展前都应编制一份“博物馆文化活动策划书”(后文简称“活动策划书”)。

它也有其他一些叫法，如：活动计划书、活动报告、活动文案、活动方案等。它们的目的都是一样的：向阅读者说明此项活动，得到合理的建议、支持和配合，指导和规范活动的开展。编制活动策划书是博物馆工作的一项重要业务。同时，它也是一项值得博物馆工作者共同深入研究探讨的工作。

一、编写活动策划书的意义

编制活动策划书是一项文化活动能否开展和能否成功的前提，是活动筹备工作中最关键的一环。它的主要意义有以下三个方面。

活动策划书的编制过程，就是一个集思广益的过程；是一项活动的设想从初步构思

到成型的过程；是一项活动构想不断完善和丰富的过程。活动策划书的编制是博物馆业务人员聪明才智展现的过程，也是博物馆各部门间相互配合进行集体创作的过程。在这一过程中，一方面思想的火花不断迸发，活动内容会不断得到充实、调整，变得更加具有吸引力和可行性；另一方面，博物馆内外的专家可以根据自己的专长提出意见，使活动策划书更为科学合理。例如：保卫人员可以对活动的安全保障提出建议，财务人员可以对经费的安排使用提出建议。由此可以说，活动策划书的编制过程，在博物馆筹备一项文化活动时是不可或缺的。

活动策划书是传达思想内容和争取资金的手段。无论是国有博物馆，还是私立博物

馆，在开展文化活动前都需要争取上级领导、有关方面的同意和支持；需要争取财务部门的拨款或企业的赞助。而在这一工作过程中，活动策划书就扮演了重要角色。它是传达活动构想和说服各个方面的重要工具。上级领导，以及财务、公安、广告公司等相关部门可以通过

活动策划书，全面了解活动内容，对自己所关心的部分进一步分析、研究，最终做出决定。一份好的活动策划书就如同一项活动的广告，可以说服和打动相关人员。1999年至2002年，由北京市文物局主办、北京市文博交流馆承办的“首届北京地区博物馆参观纪念品设计大奖赛”活动，在构思此项活动时，局领导就提出要拓宽思路、广泛争取社会资金。在争取社会资金的过程中，此项活动的策划书就在企业和主办方之间起到了重要的媒介作用，为企业了解此项活动提供了参考，为企业赞助此项活动提供了依据。当时，主办方向在京的多家国内外企业发送了活动策划书，此后包括IBM驻京机构、清华工美集团等多家企业表示出了浓厚的兴趣，这为主办方选择合作伙伴提供了空间。同时，市政府新闻办公室、北京市旅游局、北京晚报等单位通过活动策划书也全面了解和认同了此项活动，在活动向社会公布之前，就决定参与支持此项活动并成为主办方之一。因此，一份优秀的活动策划书，是说服相关领导和单位参与、支持的重要手段。

活动策划书是指导工作的工具。博物馆举办的各种文化活动，在时间上从几天到几

个月不等，涉及的单位也从一两个到十几个不等。活动策划书在开展活动中，常常成为保证活动能按部就班地顺利开展，协调各方面关系的重要工具。活动策划书中已确定了活动的时间、地点，各个参与单位、活动参与者也是分工明细、任务明确。尤其是在组织大型活动时，组织者不可能与每一个参加活动的人员见面、做解释说明工作，活动策划书就成为向参与者传递组织者的意图、安排具体事项的唯一媒介。

当然，除了以上三个方面外，活动策划书还有一些其他作用。例如，它还可以在活动完成后作为上级单位检验活动开展情况的依据，各博物馆交流工作经验的文字材料。

二、活动策划书的主要内容

博物馆已编制的活动策划书，虽然内容各异，但是主要内容应包含以下七个部分。

第一部分是确定活动主题的依据。例如1995年北京市某博物馆举办“不忘国耻、振兴中华”的活动时，在策划书中首先就说明依据：北京市委、市政府关于在全市开展各种纪念活动的决定。这一部分之所以放在最前面，是为了让阅读者明白，此项活动不是空穴来风，而是事出有因。

第二部分是本馆的优势。这一部分是要明确说明，作为活动的发起者和实施者的博物馆，有优势和能力完成此项活动。这种优势可能体现在文物藏品、业务人员、组织经验等多方面。

第三部分是组织机构。这部分是要告诉人们在活动开展中，由谁来实施，具体分工。一般临时活动都设有组委会、秘书处、活动办公室等临时机构。

第四部分是活动的对象、规模和时间。这部分一般比较简明、清晰、明确。活动对象要有明确的人数和所指，不能像有的活动策划书那样，笼统地说活动参与者为老年人、青年人等，活动时间为大概几个月。而要明确说明参与人员的单位、人数，时间要确定到具体某一天。

第五部分是活动目的。这部分要有说服力。例如某博物馆举办的一次由某中学1000名同学参加的野外环保活动，确定活动的目的就是“让学生在亲自参与过程中，了解大自然、了解环保的重要性，提高学生的环保意识和参与环保的能力。”这一活动目的与学校提倡的学生素质教育正好吻合，得到了学校的支持，并深受学生的喜爱。

第六部分是活动的内容。在这部分中要将整个活动的内容分割为几个具体内容分别列出。例如，一项大型活动可能包括开幕式、座谈会、外出参观考察、评比、总结会、颁奖仪式等具体内容。

第七部分是活动的过程。这一部分是策划书的重点，也是文字量最多的部分。在这部分中，要按时间顺序将每个具体活动的时间、地点、基本要求、准备工作(如发通知、订场地、解决交通等)、活动步骤等一一说明。

活动策划书不是八股文，它的内容也可以根据具体情况进行增减。例如，一些户外大型文化活动一般情况下要加入安全保卫的内容，市属博物馆使用国家拨款开展的文化活动要增加经费方面的内容(包括经费来源、预算、主要用途等)。由上级单位支持开展的活动，要增加活动效果的检查方法，例如：通过新闻媒体对活动的反映等来检查活动效果。无论增加还是减除某些内容，都取决于实际需要。

三、编写活动策划书应注意的事项

编写活动策划书既是一项创造性劳动，也是一项科学、严谨的工作。为达到最佳效果，在编写中应坚持一些原则，注意一些问题。首先，在编写中要坚持实事求是、量力而行的原则。在以往的部分博物馆的活动策划书中，曾存在着为争取上级领导重视和同意而夸大活动效果的情况。也存在着夸大经费预算，借活动之机为本馆“小金库”筹钱的现象。这些都背离了活动策划书的基本原则，极易造成活动开展中疲于应付、质量下降，失去上级领导和相关单位的信任，最终影响活动的正常开展。其次，在编写中要为开展过程中的变化留一定空间。活动策划书类似于工作计划，虽然要求科学严谨，但是也要考虑到一些可能发生的突发事件，以及一些不可预见的因素，要在编制时为可能产生的变化留有一定的空间，有时甚至要另有一套备用方案。最后在编写活动策划书时，也应力求文字简洁生动、表现方式变化多样。为更好地表达编写者意图、避免晦涩、枯燥，在表现方式上可以插入表格、图形(包括现场图、示意图等)、示例、影像资料(包括照片、录像)，以及电脑特技。特别要说明的是，近年来电脑技术越来越被广泛使用，而且产生了很好的效果。例如，一项大型群众集会活动，通过电脑制作，就可在策划书中事先展现现场效果。在国际文化交流中，一些如WORD、POWERPOINT、3D动画等国际通用的电子文本更易被国外人士理解、接受。

总之，博物馆文化活动策划书，虽然不是新生事物，但是由于没有一定的编写规范，还有待经验丰富的博物馆工作人员共同研究、探讨，为博物馆工作规范化、科学化做出新的尝试。

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