办公室5S管理实战参考

办公室5S管理实战参考

? 5S代表：整理、整顿、清扫、清洁、素养

? 5S的真正含义

? 整理 的真意为 组织化

? 整顿 的真意在于 流程合理化 ? 清扫 的真意在于 点检确认化 ? 清洁 的真意在于 彻底改善化 ? 素养 的真意在于 训练纪律化

? 5S如何帮助企业改善？

5S 对象 意义 1、区分要与不要东西 2、丢弃或处理不要的东西 3、保管要的东西 目的 1、有效利用空间 2、清除死角 实施检查方法 1、分类 2、红牌作战 3、定点照相 使用工具 1、数码相机、录影机 2、定点照相红色标识 1、各类看板 2、数码相机、录影机 目标 创造一个“清清爽爽”的工作场所 整物品理 空间 整时间顿 空间 清设备扫 空间 清 洁 环境 1、物有定位 2、空间标识 3、易于归位 1、扫除异常现象 2、实施设备自主保养 1、缩短换线时间 2、提高工作效率 1、定位、定品、定量 2、看板管理 3、目标管理 创造一个“井然有序”的工作场所 1、维持责任区的整洁 2、降低机器设备故障率 1、责任区域 2、定检管理 1、定检表 2、数码相机、录影机 创造一个“零故障”的工作场所 永远保持前3S的结果 1、提高产品位 2、提升公司形象 1、美化作战 2、三要： 要常用 要干净 要整齐 1、数码相机 2、录影机 创造一个“干干净净”的工作场所 素 养 人员 养成人员守纪律、守标准的习惯 1、消除管理上的突发情况 2、养成人员的自主管理 3、高尚 1、礼仪活动 2、5S实施展览 3、5S表扬大会 4、教育训练 1、数码相机 2、录影机 3、评核表 创造一个“自主管理”的工作场所

? 员工和管理人员在5S活动中的责任 ? 员工在5S活动中的责任

1、自己的工作环境不断地整理、整顿，物品、物料及资料不可乱放

2、不用的东西立即处理，不可使其占用作业空间 3、通路必须经常维持清洁和畅通

4、物品、工具及文具要放置于规定场所

5、灭火器、开关箱、电动车机器设备等周围要时刻保持清洁

6、物品、设备要仔细放、正确放、安全地放、较大较重的堆在下层 7、保管的工具、设备及所负责的责任区要整理 8、纸屑、材料屑等要集中于规定场所 9、不断清扫，保持清洁

10、注意上级的指示，并加以配合 ? 管理人员在5S重的责任

1、配合公司政策全力支持与推行5S；

2、参加有关5S的教育训练，吸收5S技巧； 3、研读5S相关书籍，搜集广泛资料；

4、部门内5S的宣导及参与公司5S文宣活动； 5、规划部门内工作区域的整理、定位工作；

6、依公司的5S进度表，全面做好整理、定位、划线标示的作业； 7、协助部署克服5S的障碍与困难点； 8、熟读“5S推行手册”并向部署解释； 9、必要时，参与公司评分工作； 10、5S评分缺点的改善和申述； 11、督促所属执行定期的清扫点检；

12、上班后的签到与服装仪容清查，下班前的安全巡查与确保。

? 办公室5S活动的推进 ? 办公室工作的特性

1、没有或只有很少量的操作程序 2、工作环境有差别

3、工作过程不能进行标准化 4、没有防止出错的方法

? 办公5S活动的要点

1、减少总表、表格、文具和类似物品的数量

2、把所有文件、文具等物品拿出来，找出保存这些物品的更好方法 3、将以个人为基础的工作转变成以团队为基础的工作 4、开展“整理”活动，并持续地改善 5、研究和改善办公室工具

6、尽量保持办公室清洁和秩序井然

? 办公室5S的八大原则

2、公私区分 3、柜架标识 4、资料分类 5、桌面整理 6、抽屉物品 7、墙面张贴 8、公告管理

? 办公用品不利于5S的问题及控制方法 ? 办公用品不利于5S的问题有：

1、个人办公桌内办公用品过多， 使用过程中浪费大

2、办公用品重复库存多

3、办公用品品种繁多，购买随意性 ?

控制好办公用品的途径：

1、尽可能控制个人持有量

2、尽可能让办公用品发挥最大的功效

3、最大限度地减少办公用品的品种，最大限度地减少办公用品的库存 ?

具体实施办法是：

1、全公司实行办公用品统一管理

2、实行办公用品预算管理制度 3、供应商即时供货方式

? 办公室开展“单一便是最好”的活动 1、使用一套文具

2、把文件存放在一个地点 3、储存一份副本 4、备忘录不应超过一页 5、只开一小时的会议 6、一分钟的电弧 7、今天的事今天做

? 开展“办公室扫除”和“椅子归位”活动

1、确保日常扫除和定期扫除的分类

2、集体扫除时办公室领导要身体力行，带头进行扫除 3、随着5S的不断深入和推进，逐渐养成良好的工作习惯

? 开展“下班前5分钟5S管理”活动 编号 1 2 3 4 实施项目 周周周周周周周一 二 三 四 五 六 日 将掉在地面的文件、产品、废料及任何物品都检起来 用毛巾擦净器械、仪表的主要部分及隐蔽的地方 清洁任何溅落的水、油或其它物品 将牌子和标签弄干净，确保字迹清晰

5 6 7 8 9 10

确保所有的文件、工具、器材都放在应该放的位置 整理和彻底清洁自己的工作台面 彻底清洁和自己工作有关的地面 抛掉或退还所有不必要的物品和倒垃圾 检查材料、工具清洁度，如有需要立即清洁，以便明天开工前更换 检查标签、说明书、防火设施和纠正任何差错和脱落 ? 5S活动检查表----整理 项次 1 检查项目 通道情况 得分 0 1 2 3 4 2 工作场所的设备、材料 工作台下 0 1 2 3 4 3 0 1 2 3 4 4 料架状况 0 1 2 3 4 5 仓库 0 1 2 3 4 小计 检查情况 有很多东西或脏乱 虽能通行，但要避开，台车不能通过 摆放的物品超过通道 超出通道，但有警示牌 很畅通，又整洁 半年以上未用的物品杂乱地放着 角落放置不必要的东西 放半个月以后要用的东西，且紊乱 一周内要用，且整理好 3日内使用，且整理很好 不使用的物品杂乱 半个月才用一次的也有 一周内要用，但过量 当日使用，但杂乱 桌面及抽屉内均最低限度，且整齐 杂乱存放不使用的物品 料架破旧，缺乏整理 摆放不使用但整齐 料架上的物品整齐摆放 摆放为近日用，很整齐 塞满东西，人不易行走 东西杂乱摆放 有定位也在管理状态，但进出不方便 有定位也在管理状态，但进出不方便 任何人均易了解，退还简单

? 5S活动检查表----整顿 项次 1 检查项目 设备、机器、仪表 现场区域 得分 0 1 2 3 4 2 0 1 2 3 4 3 物料、零件、物品 图纸、文件 0 1 2 3 4 4 0 1 2 3 4 5 货架、容器 小计 0 1 2 3 4

检查情况 破损不堪，不能使用，杂乱放置 不能使用的集中在一起 能使用但脏乱 能使用，有保养，但不整齐 摆放整齐、干净，最佳状态 现场未规划，乱七八糟 部分有规划，部分未规划 大致规划，旧线未去除 区域规划明确，无定位状态 规划清晰，良好状态 不良品与良品杂放在一起 不良品虽没即时处理，但有区分及标示 只有良品，但保管方法不好 保管有定位标示 保管有定位，有图示任何人均很清楚 过期与使用中的杂在一块 不是最新的，但随意摆放 是最新的，但随意摆放 有卷宗夹保管，但无次序 有目录，有次序，且整齐，任何人很快能使用 货架、容器等破烂不堪 虽显凌乱，但有大致摆放 大小不一致，摆放不美观 有归类，按规定摆放及容易查找 明确定位，焕然一新

? 5S活动检查表----清扫

项次 1 检查项目 通道 得分 0 1 2 3 4 2 作业场所 0 1 2 3 4 3 办公桌、作业台 窗、墙板、天花板 设备 工具 仪器 小计 0 1 2 3 4 4 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4

检查情况 有烟蒂、纸屑、其它杂物 虽无赃物，但地面不平整 水渍、灰尘不干净 早上有清扫 使用拖把、并定期打扫，很光亮 有烟蒂、纸屑、其它杂物 虽无赃物，但地面不平整 水渍、灰尘不干净 零件、材料、包装材料存放不妥，掉地上 使用拖把、并定期打扫，很光亮 文件、工具、零件很脏乱 桌面、工作台面布满灰尘 桌面、工作台面虽干净，但破损未修理 桌面、台面很干净整齐 桌面外，椅子及四周均干净亮丽 任凭破烂 破烂但仅应急简单处理 乱贴挂不必要的东西 还算干净 干净亮丽，很是舒爽 有生锈 虽无生锈，但油垢 有轻微灰尘 保持干净 使用中有防止不干净措施，并随时处理

? 5S活动检查表----清洁

项次 1 检查项目 通道和作业区 死角地面 得分 0 1 2 3 4 2 0 1 2 3 4 3 办公桌 作业台 椅子 架子 会议室 洗手台 洗手间等 仓储室 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 小计 检查情况 地面有纸屑、废料等，太脏 纸屑、废料等，虽有打扫，但过后又脏了 有清除，但不持久 有进行清除 地面通道、储料区光亮很舒畅 有水或杂质 水渍显得不干净 不是很平 经常清理，没有赃物 地面干净亮丽，没有赃物 很脏乱 偶尔清理 虽有清理，但还是显得脏乱 自己感觉很好 任何人都会觉得很舒服 容器或设备脏乱 破损未修复 有清理但还有异味 经常清理，没有异味 干净亮丽，还加以装饰，感觉舒服 阴暗潮湿 虽阴湿，但加有通风 照明不足 照明适度。但通风好，感觉清爽 干干净净，整整齐齐，感觉舒服

? 5S活动检查表----素养

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项次 1 检查项目 日常5S活动 服装 得分 0 1 2 3 4 2 0 1 2 3 4 3 仪容 0 1 2 3 4 4 行为规范 0 1 2 3 4 5 时间观念 0 1 2 3 4

小计 没有活动 虽有清洁清扫工作，但非5S计划工作 开会对5S宣导 平常能够做得到的 活动热烈，大家均有感受 穿着脏，破损未修补 不整洁 纽扣或鞋带未弄好 厂服、识别证依规定 穿着依规定，并感觉有活力 不修边幅又脏 头发、胡须过长 上两项其中一项有缺点 均依规定整理 感觉精神有活力 举止粗鲁，口出脏语 衣衫不整，不守卫生 自己的事可做好，但缺乏功德心 公司规定均能遵守 主动精神、团队精神 大部分人缺乏时间观念 稍有时间观念，开会迟到的很多 不愿时间约束，但会尽力去做 约定时间会全力去完成 约定时间会提前去做好 检查情况

? 办公现场5S点检表

序号 1 点检项目 办公环境 点检点 办公设施 布局 卫生 饰品 盆景等 3 2 1 标准 0 标准分值对应现场情况 地面、门窗、墙壁卫生不达标，窗帘、沙发脏乱；毛巾、抹布、衣架、报纸、报架、暖瓶、盆景等生活用品乱摆乱放 室内布局合理，空间有效利用，生活及卫生用具分类摆放，整齐有序 所有移动物品均得到合理定置，整体协调，无使用价值物品（经允许的饰品除外）全部处理 室内卫生及所有可移动物品均落实管理和监督人员；经常使用易发生危险或易位的，要有明显的标识；桶内垃圾不超过容量的2/3；饰品、盆景不得有残损，花卉不得有枯死或干黄 4 5 2 办公桌面 台面 电脑桌等 电话 台历 笔筒 电话记录 文件盒（架）等 4 5 3 橱柜 档案橱 书橱 储藏柜 2 3 4 5 4 抽屉 办公用品 0 1 2 1 0 2 3 0 1 建立卫生管理制度，保持室内整洁，负责人要不定期检查记录（形式不限） 连续5次抽查均得4分的 未进行整理，零乱、有灰尘、污物或废弃物 办公用品(具)摆放整齐，卫生保持良好，没有使用价值的物品不再摆放 桌面物品按常用或不常用进行整理，摆放初步定置 桌面办公用品摆放位置均已确定，直线直角摆放，位置合理、取用方便 办公用品种类或数量按使用频率进行了优化，桌面上只有日常用品，美观实用，并随时处于待用状态 连续5次抽查均得4分的 外部不洁，内部未作分类整理，仍有无使用价值物品或文件、书籍存放 橱柜类别、责任人标识清晰，内部分类、分层，无使用价值物品或文件、书籍已处理（或已报批销毁） 列出分类、分层明细表，并置于橱内醒目位置：储藏柜要标明最适宜的存放量 内置物品、文件、书籍已定置并标识，排列整齐，易于识别，常用类在易拿去位置 使用行迹或其它目视管理办法，使所需物品、文件或书籍能让检查人员迅速找到 连续5次抽查均得4分的 未进行整理，摆放零乱 私人物品与办公用品分开且没有无使用价值的物品存放 办公用品分类，易于拿取

个人用品 3 结合办公使用频次合理定位，并对容易混淆的物品作了易于区分的标识 4 5 5 文件类 文件及文件夹 台帐及记录 工具书 1 2 3 4 5 6 安全 线路 电器 设备 1 2 3 4 5 7 办公素养 仪容仪表 工作态度 文明办公 2 3 4 5 备注： 1 0 0 0 物品摆放整齐、干净，使用了行迹或其它目视管理办法，并随时处于利用状态 连续5次抽查均得4分的 未进行整理，即未将文件以有用与无用（过期废止），常用与不常用进行区分，并按类别整理的 已初步整理，分类且摆放整齐的 已形成定位规划并实施定位的 以颜色、标记或其它方法对文件、台帐、文件夹等进行定位标识、易于标识，拿取方便的 对台帐内容或夹内文件等进行编目或使用其它方法使所需文件或记录能够迅速找到的 连续5次抽查均得4分的 线路混乱，固定不好或未固定，有赃污（设备电源线、电话线、电脑配线等） 线路清晰，固定得当 设备电源开关及保护装置有明显的警示标识， 照明开关使用示意标识（必要时），设备电源、闸刀、保护装置控制范围和管理者均有明晰标识 有内部安全、卫生检查制度、电器设备及管路配线卫生保持良好的 连续5次抽查均得4分的 上班期间衣着不整、须发蓬乱、语言粗俗、睡岗闲聊、看小说、玩游戏、干私活、不礼貌 着装整洁，符合有关着装规定；接电话语言规范、礼貌；精神饱满、工作热情 建立人员行迹管理看板，并记录违规者 将5S纳入科目日常管理，并记录开展活动；作好内部5S评比记录，表扬先进，使用普通话 本科室所有人员熟知企业理念，并严格遵守企业规章制度，连续30天无迟到、早退、无违纪、处罚记录 连续5次5S检查，所有“7项点检项目”均得四分的 1、抽样打分原则：各成员只对抽取样本的管理现状作出评价，并依据上述标准打分，不上溯，不下究，不外涉； 2、样本现状界于高分与低分标准之间的，按低打分； 3、如被检查部分对评分有异议，可向推进小组提出，有组长及科室负责人共同裁定。

? 5S日常确认表

部分（车间） 负责人： 班组 5S区域NO: 照片 5S现场清扫内容 区域 清扫部位 墙 表面玻璃 地面 表面台下 现场物品 摆放状态 1次/天 2次/天 无赃物、 无物下落 整齐（水平、直角）干净 看板 摆放状态 1次/天 整齐（水平、直角）干净 桌椅 摆放状态 1次/天 整齐（水平、直角）干净 ...... ...... ...... ...... 1次/月 无灰尘、无破损 清扫周期 要点及目标 现场5S实施确认 月 日------ 月 日 周责任者： 区域号： 月 日------ 月 日 月 日------ 月 日 月 日------ 月 日 周六 周周周周周周周周周周周周周周周周周周周周周周一 二 三 四 五 六 一 二 三 四 五 六 一 二 三 四 五 六 一 二 三 四 五 ◎：代表良好（绿色） ○：代表中等（蓝色） ▲：代表及格（黄色） ※：代表较差（红色）

? 合理化建议书

提案人 建议类别 改善建议内容 部分 工号 编号 成本□ 效率□ 品质□ 5S□ 安全□ 其它□ 改善对策 提出部门确认 改善对策 实施部门确认 问题点及原因分析 问题点： 原因分析： 改善前 可借鉴水平展开处： 改善后 评价 得分（分） ? 实施部门 改善推进 科长 部长 ? ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 级别 总经理 评语 承认

? 礼仪自我检测表

办公室篇

1、头发是否干净整齐？□□□

2、寸衫、外套是否清洁？□□□

3、指甲是否过长、经常修剪？□□□

4、皮鞋是否光亮、无灰尘？□□□

5、清晨上班时是否相互打招呼？□□□

6、上班五分钟前是否已到座位上？□□□

7、在走廊内有无奔跑？□□□

8、是否佩戴胸牌？□□□

9、办公时有无窃窃私语？□□□

10、对办公用品和公共物品是否爱护？□□□

11、离开座位外出时，有无留言，告知去处？□□□

12、午休或下班时有无整理办公台面？□□□

电话篇

1、电话机旁有无准备记录用的笔纸？□□□

2、有无在电话铃响起3声之内接起电话？□□□

3、是否在接电话时做记录？□□□

或“您好，**”？□□□

5、客户来电时有无表示谢意？□□□

简略语言？□□□

7、对外部电话是否使用敬语？□□□

8、是否让客户等候30秒以上？□□□

9、是否打电话时，让对方猜测你是何人？□□□

10、是否正确听取了对方打电话的意图？□□□

11、是否重复了电话中的重要事项？□□□

12、要转达或留言时，是否告

接待篇

1、对所有的客人是否都是面带微笑？□□□

2、在走廊遇到客人时，有无让路？□□□

3、遇到客人时，是否马上接待或引导？□□□

5、接收名片时，是否认真看过一遍？□□□

6、接待客人时，能否将客人姓名、人？□□□

7、引路时是否照顾到客人的感受？□□□

8、转弯时是否提醒客人注意？□□□

9、是否了解在电梯内如何引导客人？□□□

10、在电梯内是否告知客人所要去的地方和楼层？□□□

11、进入会客室是否敲门？□□□

12、是否了解开门、引导客人顺

4、接起电话时有无说“您好！”4、是否双手接收名片？□□□

6、对客户有无使用专业术语，公司名称、事件正确传达给他

13、在茶水间、洗手间、走廊内有无站着闲谈？□□□

14、有无在办公室进食？□□□

15、有无向正在计算或写字的人发问？□□□

16、有无在办公室吸烟？□□□

17、公共物品有无谁使用谁整理？□□□

18、发现垃圾等杂物有无主动拾起？□□□

19、有无按《职员手册》规定着装？□□□

20、下班时有无相互打招呼后才离开公司？□□□

知对方自己的姓名？□□□

13、接到投诉电话时，有无表示歉意？□□□

14、接到打错电话时，有无礼貌回绝？□□□

15拨打电话时，有无选择对方不忙的时间？□□□

16、拨打电话时，有无准备好手头所需的资料？□□□

17、拨打电话时有无事先告知对方结果、原委？□□□

18、说话是否清晰、有条理？□□□

20、电话听筒是否轻轻放下？□□□

序？□□□

13、是否保持会客室的清洁？□□□

14、是否了解会客室主座的位置？□□□

15、是否让客人入主座？□□□

16、使用茶具是否清洁？□□□

17、客人久等时，是否中途出来表式歉意？□□□

18、给正在接待客人的人传话时是否使用便条？□□□

19、进行介绍时是否是从下级开始？□□□

20、送客人时，是否看不见客人背影后才离开？□□□

19是否拨打私人电话？□□□

5S标语参考

1、要想品质搞得好，齐心协力力不小

?

2、以品质求生存，以效益为目的 3、写我所做的，做我所写的 4、产量诚可要，质量价更高 5、工作要认真，5S要记心

6、自主管理、自主检验、自有成就 7、产品记得熟，缺点全挑出

8、推行品管，降低成本，增加利润 9、说到就要做到，要做就做最好

10、培训教育做彻底，公司经营好管理 11、上游工序做得好，下游工序无烦恼 12、产品质量把好关，业务海外好接单 13、整理、整顿勤动手，清扫、清洁每日有 14、5S做到家，绝无脏、乱、差 15、5S活动推行好，品质工作没烦恼 16、整理、整顿天天做清扫、清洁时时行 17、贯彻执行说写做，全员参与你我他 18、品质靠制造，检验分高低

19、5S效果看得见，持之以恒是关键 20、以品质求生存，以效益求发展 21、若想生产搞得好，品质观念不能少 22、品质能过关，效益年年翻 23、第一次就做好，每一次都做好 24、5S做得好，工作起来没烦恼

25、来料检验照标准，交期品质必然稳 26、仪器检验如过时，立即召回不可迟 27、文件资料管制好，查询调阅免烦恼 28、售后服务满意时，订单上门结果实 29、设计管理做得好，制造行销没烦恼 30、因为有我，所以会更好

1、整理：区分物品的用途、清除不要用的东西 2、整顿：必需品分区放置，明确标识，方便取用 3、清扫：清除垃圾和脏污，并防止污染的发生 4、清洁：维持前3S的成果，制度化、规范化 5、素养：养成良好习惯，提高整体素质

6、安全：确保工作生产安全，关爱生命，以人为本 7、勤俭节约、爱护公物；以厂为家，共同发展 8、服务：强化服务意识，倡导奉献精神 9、整理整顿做得好，工作效率步步高

10、清扫清洁坚持做，亮丽环境真不错 11、5S效果很全面，持之以恒是关键 12、培养优质素养，提高团队力量

1、整理整顿天天做清扫清洁时时行

2、讲究科学、讲究人性化就是整顿的方向

3、无论是看得见还是看不见的地方都要彻底打扫干净 4、思一思 研究改进措施，试一试 坚持不懈努力 5、积极投入齐生产，自然远离脏乱差 6、创造舒适工作环境，不断提高工作效率 7、整理整顿做得好，清洁打扫没烦恼 8、实施效果看得见，持之以恒是关键 9、5S运动从你我做起，让我们更有自信 10、整理------腾出更大的空间 11、整顿------提高工作效率

12、清扫------扫走旧观念，扫出新天地 13、清洁------拥有清爽明亮的工作环境 14、素养------塑造人的品质，建立管理根基

根据各公司情况需要不断修正，需要各个层面的人员透彻理解方能成功！

? 推行失败的原因分析

? 推行5S管理失败的两种模式

速成法：在没有进行计划、宣传、引导工作，甚至基层员工都不清楚什么

是5S管理活动的前提下，便大张旗鼓地实施5S

评分法：在公司内颁布5S推行和评分办法，安排主管负责评分，并将成绩公布，要求检查修正

? 为什么有的企业引入5S现场管理还做不好？ 5S推行失败的原因：

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

高层领导者不支持 中层领导不配合

基层员工抵制、干劲不足

仅凭一股热劲，行动无计划，指示形式上的模仿 缺乏系统性规划 评分标准不明确 主办人员经验不足

没有开展各种竞赛活动以保持活跃的气氛 没有设立目标

没有不断地修正和检查

? 设备、仪器、工装、工具5S点检记录 ? 现场改善成果申报表

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