秘书学名词解释

《秘书学》名词解释

1、秘书

2、秘书学——秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

3、秘书工作机构——有广义和狭义之分。广义的是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门。

4、秘书岗位责任制——秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。

5、信息系统——所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。

6、行业知识——行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

7、心理——心理是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。

8、兴趣——兴趣是指个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度。

9、思维——思维是人的认识过程，是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合，或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。

10、性格——性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。 11、先赋地位——人的社会地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等。这些形成了人的“规定性地位”，也称之为“先赋地位”。

12、社会角色——是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。

13、人际关系——指的是人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘”关系，而不是指亲属邻里间的感情与道德关系。

14、订约事宜——是指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所作的预先约定，属于日程安排的一部分。

15、督查——指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

16、保密——保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄漏或失密。

17、印信工作——印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信和管理、使用工作，属于秘书工作范围。

18、电子签名——是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

19、政策法规信息——这主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。

20、社会反馈信息——这主要是指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。

21、可比信息——这是指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息，以便参照学习，取人之长，补己之短。

22、调查研究——调查与研究，是既有密切联系又有区别的两个不同的概念。调查，是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。研究，则是指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。

23、普遍调查——普遍调查，简称普查，它是指对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。 24、重点调查——重点调查就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。

25、抽样调查——抽样调查，就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。

26、观察法——就是调查者对调查对象（人、事、物、环境、场所等）的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器（照相机、望远镜、放大镜等）作观察、记录。

27、问卷绕法——就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型遥题目并组合成书面问卷（又称调查表），由被调查者做书面答案。

28、归纳法——就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或者特征以加深认识的研究方法，也是常用的逻辑推理方法之一。

29、比较法——就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以更深刻地认识各自的特征。

30、分析法——分析法就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因至少，从而辨析、认识事物的本质和规律。

31、演绎法——也是逻辑推理的方法之一。它以公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论必然符合大前提的后项。

32、文书处理——通常所说的文书工作，是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。 33、拟办——文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。 34、承办——指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

35、催办——指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

36、注办——指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明，也称办复。 37、公文立卷——公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

38、案卷——也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。

39、立卷类目——是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。 40、调整立卷——是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

41、会议——指的是三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决。 42、会址——即会议地点，既指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。

43、日程表——指的是将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。 44、闭幕词——是会议结束时会议主席的讲话稿，内容主要有对会议的成果作概要的总结，对会议决定、决议的执行提出要求或希望，对会议的来宾表示感谢，对与会人员返回表示良好的祝愿等。

45、信访工作——信访的受理者，尤其是信访内容的直接关系者在接到交办或转办的事项后，都应由信访部门、信访接待人员按照一定的原则、制度、进行受理，登记、立案、报批、承办、交办、转办、调查、催办、回告、审查、结案、答复、督查、总结、综合研究等等。这一系列过程就是信访工作。

46、沟通——指的是政务和业务信息的传递和交流，是行政管理工作和秘书工作必不可少的手

段之一。

47、协调——指的是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

秘书资格证书专题1-1 一、填空题

1、叙述、描写、议论。2、地点、人物、事件、结果。 3、说明、表达方式。4、硬件、软件。

5、通信子网、资源子网。6、知识产权、专利权、发现权。 7、合同法。8、合同。 二、名词解释

1、应用文书：指日常应用、运用的一些文章体裁，其概念小于实用文体，但包含在实用文体之内。

2、主题：将公文内容作高度概括并经规范化和优化处理的词和词组，是为计算机进行公文信息处理提供标识。

3、沟通：就是双发或者双发为了达到目的的不断博弈的过程和结果。 4、速记：是一门用特殊符号系统记录语音的快写实用技术。

5、企业文化：或称组织文化，是一个组织由其价值观、信念、仪式、符号、处事等方式组成的其特有的文化形象。 三、简答题

1、应用文书选择材料的原则有哪些？

（1）围绕主题的选择材料（2）选择典型材料（3）选择真是准确的材料（4）选择主动新颖的材料

2、企业公共关系的几本特征有哪些？

（1）公共关系是一定社会组织与相关的社会公众之间的相互关系（2）公共关系的目标是为企业广结良缘，在社会公众中创造良好的企业形象和社会声誉（3）公共关系的活动以真诚合作、平等互利、共同发展为几本原则（4）公共关系是一种信息沟通，是创造“人和”的艺术（5）公共关系是一种长期活动 四、论述题

会议的主要类型有哪些？

答：年会：某一特定主题展开讨论的聚会，议题设计政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。 专业会议：的议题通常是具体问题并就其展开讨论。 代表会议：指由代表某一礼仪群体的与会者参加的会议。 论坛：反复深入的讨论，一般由小组组长或由演讲者来主持。 座谈会：专题讨论会，比论坛要正式严谨一些。 讲座：更正式更具有组织性。

研讨会、专家讨论会、讨论会：可以平等交换意见，分享知识和经验。 专题讨论会：专门处理问题而进行的小组会议。 培训会议：一般至少要用一天的时间，多则几周。 奖励会议：是企业或公司一中重要的激励手段。

其他特殊会议：如茶话会、晚餐会及一些娱乐活动等。 五、拟写题

根据通知的格式和写作要求，拟写一份会议通知。

要求：字数不限，题目自拟，格式正确，几本结构完备，内容明确具体，文字流畅。 通知

县区林业局：

**市林业局决定于2007年3月20日召开**市“三县两区”林业系统“2006年度先进个人和先进工作单位表彰”大会，表扬先进，弘扬正气，以利于07年更好的工作。各县区林业局派一名副局长带队，随带先进经验介绍材料（每人或每单位）一式三十份。报道日期07年3月19日，地点：**市林业局办公室三楼会议室。 **市林业局办公室 07年3月19日

秘书资格证书专题1-2 一、填空题

1、论点、论据、论证。2、材料。3、语言。4、仪态、站姿、坐姿、风度。 5、信息储存、登记、编码、存放排列。6、物质循环、信息传递。 7、观察法、询访法、问卷法、量表法。8、气质。 二、名词解释

1、网络：就是一群通过一定形式连接起来的计算机。

2、邀请信：是由机构、团体、公司、学校等单位或个人举办某些活动时，发予目标单位成员前来参加的邀请性质信件。

3、观察法：指研究者根据一定的研究目的，研究提纲或观察表，用自己的感官和辅助工具区直接观察被研究对象，从而获得资料的一种方法。

4、感谢信：是一种礼仪之书，用于商务活动中的许多协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达热忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可缺少的公关手段。 5、交换法：通过熟悉情况的人员座谈讨论，交换意见，提出预测方案的一种定性预测法。 三、简答题

1、秘书接电话的方法有哪些？

（1）“响铃不过三”（2）接电话的问候语（3）如果来电要找的人不在或因开会不能接电话的多种选择（4）记录并引用对方的名字（5)接电话的语调（6）排除干扰（7）要做好电话记录 2、值班工作的内容有哪些方面？

（1）打字速度（2）接待（3）计划安排 四、论述题

秘书在接听电话，正好有客人来访，这种情况下，秘书改怎么办？

答：看情况，是电话重要还是客人重要。如果是电话重要，客人来了，你可以用目光或者手势，示意客人坐下。如果是客人重要，客人来了，在用目光和手势和客人打招呼的时候，尽快结束通话。 五、拟写题

根据邀请的格式和写作要求，拟写一份邀请信。

要求：字数不限，题目自拟，格式正确，基本结构完备，内容明确具体，文字流畅。 洛阳前进礼仪公司年终客户答谢会邀请函 尊敬的***先生/女士：

经过的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。

新年即将来临，我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对前进公司的大力支持，我们特于2011年12月26日12时在奥都大酒店一楼**殿举办2011年度前进公司客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您。期待您的光临！ 让我们同叙友谊。共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！ 洛阳前进礼仪公司 2011年12月20日 秘书资格证书专题1-3 一、填空题

1、硬环境、软环境。2、凭证作用、管理作用。3、签收、拆封、登记。

4、档案鉴定工作。5、归档文件分类、来源、内容、形成。6、高规格、对等接待。 7、信源、信道、信宿。8、坚守值班岗位、认真处理事务、热情接待来客。 二、名词解释

1、贺信（电）：指在各种喜庆场合向他人表示祝福，贺的电文和信函。

2、询问法：指将所拟调查的事项，以当面或电话或书面向被调查者提出询问，以获得所需资料的调查方法。

3、归档：指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室保存备案的过程。 4、档案收集工作：接收和征集档案的意思。

5、档案：国际机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 三、简答题

1、谈谈你对横向沟通的认识？

答：指的是流动与组织机构中具有相对等同职权地位的人之间的头痛，由于横向沟通大多是发生在工作的交流上，交流的效率更高。横向沟通对于加强公司的凝聚力有很大的帮助。 2、解决冲突的策略有哪些？

答：（1）运用竞争（2）运用合作（3）运用回避（4）运用迁就（5）运用折衷 四、论述题

单位准备召开一次座谈会，座谈如何迎接系统文艺表演，请你帮助拟写一根座谈会筹备方案。 答：1、确定会议名称2、确定议题3、确定与会人员4、确定时间地点5、确定会议通知内容6、会议通知跟进落实程序与要求7、会场布置要求8、会议文件资料种类、内容、要求9、会议设备和用品种类、要求10、会议后勤安排。会议记录安排。会议服务安排。会议预算安排。议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。其他注意事项。 五、拟写题

根据会议记录的格式和写作要求，拟写一份会议记录。

要求：字数不限，题目自拟，格式正确，几本结论完备，内容明确具体，文字流畅。 红山乡加强和完善财会制度工作会议纪要（2005年10月12日）

红山乡于2005年10月12日上午8时，在政府三楼会议室召开了加强和完善财会制度工作会议。 会议由乡党委书记年启厚同志主持。副乡长王林、纪检委员高文斌、党委秘书杨荣付、财政所长刘江出席了会议。

财政所长刘江首先传达了辽中政办[2005]39号《转发县财政局关于加强全县财务会计管理工作意见和通知》，并指出了我乡各站所财会工作存在的问题，审批过程不严格。

分析了我乡各基层站所在财会管理上存在问题的原因。并对今后如何加强完善乡属各站所财会管理工作作出了部署，内容如下：

1、各站所在财务交接工作中，账目要衔接好，无账的站所要从新建立账目。 2、各站所财务制度健全，管理完善，即可设立银行存款账号。 3、各站所每月必须向主管副乡长、乡长报资金平衡表。 4、各站所财务由乡财政所负责监督。 秘书资格证书专题1-4 一、填空题

1、协商性、灵活性、节略性。2、准确、清楚、真实。3、游览参观、组织参观。

4、科学分类法、自行设计分类法。5、政策法规信息、国际金融信息、国际市场信息。 6、价值性原则、全面性原则。7、计算机信息的安全、商务交易安全。 8、内容集中、内容的新鲜感、内容真实。 二、名词解释

1、工作日志：首先运用在电影工作领域，可以说是电影工作方面的每日心志大向。 2、简报：内容比较简略的报道。

3、会议记录：在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。

4、意向书：是当时人双方或多方之间，在对某项事物正式签订条约，达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。 5、档案价值鉴定：是甄别档案文件的现实价值和历史价值，进行存毁处置的一项档案业务工作。 三、简答题

1、秘书在保密工作中应该注意哪些方面的问题？

答：（1）积极防范的原则（2）突出重点的原则（3）有保有放的原则（4）内外有别的原则 2、如何分析和判断档案的价值？

答：鉴定档案价值必须掌握以下标准：

首先，确定档案的保管期限的标准。现行档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保管的档案，其期限在50年以上。（2）长期保管的档案，其期限在16-50年。（3）短期保管的档案。其期限在15年以下。 四、论述题

某秘书部门接到通知，周末下午4时接待同行业参观团。秘书应如何做好参观的接待工作（用文字表述）？如何安排第二天的参观日程（用表格方式表述）

答：秘书的接待工作技巧：（1）言辞得体（2）因人制宜（3）动之以情（4）以事为本（5）晓之以理

参观 参观单位 安排 每批次入场时间及人数 时间 人数 批次 时间 人数 市政府办公室 10 法制办 5

5月17 行政审批中心 5 5 4:00 60 日下午 发改委 15 商务局 10 教育局 15

五、拟写题

根据简报的格式和写作要求，拟写一份简报。

要求：字数不限，题目自拟，格式正确，几本结构完备，内容明确具体，文字流畅。 蒙森集团公司财务会议简报（第26期）

在清产核资工作全面展开，新的《企业会计制度》即将实施，主辅分离逐步开展的形式下，12月16日~18日，集团公司在六楼召开了蒙森集团2003年度财务工作会议，各子分公司总会计师，财务科长，决算人员，审计人员，各指挥部办事处财务主管等130余人参加了会议。

集团公司副总会计师，财会部部长袁郎总结了2003年度蒙森集团公司财务工作情况，并对下一年度蒙森集团公司的财务工作做出了安排布置，提出了2004年度财务工作九个方面的要点。 此次财务工作会议全面布置了2003年度财务决算编制工作，提出了2004年财务预算的编制要求，明确了清产核资的步骤和方法，解答了汇总纳税及清仓退税的有关问题。为下一步做好财务决算编制工作，提高财务预算的编制水平，加强国有资产的监控，管理，合理筹划纳税工作，全面实施《企业会计制度》打下了基础，做好了准备。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/asnh.html