关于做好村（居）委会换届选举文件材料归档管理工作的通知

关于做好村（居）委会换届选举文件材料

归档管理工作的通知

各乡镇、街道：

全区村（居）委会换届选举工作已于8月中旬基本完成，8月下旬将全面完成村务监督委员会选举和村委会工作移交。为确保换届选举工作中档案资料齐全完整和安全保管，根据《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》及实施办法、《福建省村民委员会选举办法》等有关法律法规，结合我区实际，现就做好全区村（居）委会换届选举材料归档管理工作（下称选举档案管理）通知如下：

一、加强选举档案管理工作的组织领导

及时做好村（居）委会换届选举文件材料的收集、整理、归档和管理工作，维护村（居）委会换届选举工作的真实历史面貌和程序合法性，对于总结积累选举经验、促进换届后各项工作的有序开展，更好地服务基层民主政治建设和城乡社区治理体系建设，都具有重要的意义。各乡镇（街道）、行政村（社区）要本着“对历史负责、为现实服务，替未来着想”的责任感和使命感，把选举档案管理作为一项重要基础工作，明确档案管理的分管领导和具体工作人员，按照“谁形成、谁整理、分级负责、齐抓共管”原则，加强选举档案管理工作，确保本村（社区）选举档案的完整、安全和有效利用。各乡镇（街道）要依法加强对行政村

（社区）档案工作的监督和指导，不断巩固、完善和提高行政村（社区）档案管理工作水平。

二、确保选举档案的齐全完整和安全保管

选举档案管理的范围，主要包括文书档案、会计档案、声像档案、实物档案，一般截止到换届选举前形成的全部档案。各乡镇（街道）、行政村（社区）要建立完整的换届选举档案，凡是村（居）委会换届选举过程中直接形成的反映换届选举工作历史面貌，具有保存、查考和利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件等文件材料，都在收集归档范围之内（文件材料归档范围见附件）。要确保村（居）委会换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全完整，并按时整理归档。选举档案应齐全完整，做好档案数量统计，做到帐物相符，并按档案门类编制目录，符合国家规定的档案整理标准。换届选举档案由村（社区）纳入综合档案室统一保管；确无保管条件的村（社区），其相关档案可以移交乡镇（街道）集中管理。

三、强化选举档案管理工作的监督检查

档案的保管应按照我国档案法规的有关规定执行。一般情况下，县区级和乡镇级建立的村民委员会选举工作档案，应长期保存，以备随时查阅；村民委员会和村务监督委员会应当建立村务档案，村务档案应当真实、准确、完整、规范。要严肃档案管理工作纪律，认真遵守档案管理规定，坚决杜绝违反档案管理法律法规的行为。凡是在村（社区）公务活动以及换届选举中形成的具有查考和利用价值的文件材料，包括村（社区）两委会、村民代表会议及选举委员会会议记录和涉及土地、财产、经营等方面的档案资料，任何单位和个人不得私自留存和拒绝移交。密封的

选票在保管期内，未经上级主管部门批准，不得擅自开启。销毁档案前要按照有关规定办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。

四、需要报送区选举办的选举文件材料

各乡镇（街道）除了在选举部署阶段上报的文件材料，以及按照选举期间区选举办下发的?2018?1-13号通知要求报送相关统计报表外，同时需要报送以下选举文件材料：

1、省民政厅、市民政局、区委组织部要求报送的换届选举工作各类统计报表；

2、村（居）民选举委员会、村（居）民代表和小组长、村（居）民委员会、村（居）务监督委员会选举结果报告单和成员花名册；

3、新当选的村（居）民委员会成员登记表及个人1寸彩色证件照3张（背面注明村名、姓名）；

4、乡镇（街道）关于村（居）民委员会选举工作情况总结； 5、其他有关选举工作资料。

请各镇（街道）于9月10日前向区选举办报送以上资料。

附件：村（居）委会换届选举工作文件材料归档范围

区选举办

2018年8月25日

附件

村（居）民委员会换届选举文件材料归档范围

一、乡镇（街道）形成的村级组织换届工作文件

1、上级和有关部门关于选举工作的文件、方案和领导讲话； 2、本级关于成立换届选举工作领导、指导机构、资格审查小组的决定及组成人员名单，乡镇指导组派到各村（居）的选举督导组和联络员名单；

3、乡镇选举工作实施意见、日程安排、工作要求、决定、会议通知、议程、会议记录或纪要等；

4、向上级部门报送的选举工作报告、请示、方案、计划、重要问题的处理、选举经费的预决算，以及上级部门的批复文件；

5、换届选举工作人员业务培训文件，包括选举骨干培训材料、培训内容、方案和参训人员名单；

6、换届选举宣传工作中形成的文件，包括选举宣传提纲，宣传材料和标语；

7、选举前期准备工作中的调研情况，选举试点工作文件选编； 8、小组选举工作简报和情况通报； 9、选举监督与选举观察实施情况； 10、乡镇检查验收选举工作的材料；

11、选举中的突发性、群体性等重大事件处理情况；

12、选举工作来信来访记录及调查、原始材料和处理结果； 13、统一制作的换届工作文书样式，各类表格、选民证、选票、委托书样式等；

14、各村呈报的换届选举请示、候选人名单等，以及对候选人的审核、考察、批复文件；

15、各村上报的选举结果报告单和当选人员花名册； 16、对各村选举工作的批复、通知；

17、换届工作统计表、登记表、名册，换届工作的预决算文件；

18、乡镇对换届选举工作的检查验收和总结文件；

19、选举工作有关照片、音像、光盘及电子文件、实物等； 20、其他有保存价值的选举文件材料。

二、村（社区）形成的村（居）民委员会换届文件 1、上级党委、政府有关选举工作的文件；

2、上一届村民委员会成员、村民代表、村民小组长、村务监督委员会成员花名册、待遇情况；

3、村务联席会议、村民代表会议和村民选举委员会会议记录、会议纪要、签到表；

4、村选举工作实施方案、日程安排和选举工作会议记录； 5、本届村民代表会议会议材料及讨论通过的村民选举委员会推选办法、村民代表选举办法、村民委员会选举办法；

6、宣传发动工作及选举宣传材料，包括工作简报、信息； 7、村民选举委员会成员名单及推选情况材料；

8、乡镇指导组、村委会、村民选举委员会发布的有关选举公告文稿、张贴现场照片；

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