企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程

第一节 目 的

第一条 为规范公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护公司的合法权益，特制定本规范。

第二节 适用范围

第二条 本规范适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。

第三节 合同管理部门及职责

第三条 董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。各公司总经理负责本公司劳

动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。

第四条 集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

（一）集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。 （二）各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委托书等合同文本的发放和管理。

（三）参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；

（四）监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；

（五）协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。 （六）负责的监督执行。

第五条 合同具体承办部门的主要职责：

（一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；

（二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草； （三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；

（四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意； （五）负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料；

（六）负责所承办合同的归档。

第四节 合同的授权委托

第六条 签订合同实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关人员代理签订。

第七条 代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的《法定代表人授权委托书》(见附件一)，并在授权范围内签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。

第八条 集团办公室负责管理合同授权委托书，根据董事长的决定，办理出具授权委托书事宜。

第九条 代理人必须忠实履行职责，维护本公司的合法权益，对本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。

第十条 代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。

第五节 合同的日常管理

第十一条 本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要合同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理。

（一）集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审查、备案和归档工作。

（二）集团办公室负责合同标的额在二十万元以上（含二十万元） 的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以上（含二十万元）的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准后方可签订，并报集团办公室进行归档备案。

（三）各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和归档备案，各公司负责人批准后方可签订。在合同签署后，以扫描文件并加密的格式发电子邮件于集团办公室***邮箱进行电子文件合同备案。

第十二条 公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经理批准。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗

失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。

第十三条 已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交集团办公室随合同保管。

第十四条 合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料 及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关 单位。

第六节 合同具体要求

第十五条 合同的主体

（一）订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

（二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合

同，应经公司总经理同意。

第九节 合同的履行

第二十七条 公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。

第二十八条 在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做 好记录并经对方确认。

（一）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。

（二）履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

第二十九条 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据

证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报集团办公室处理，并报总经理及法律顾问。

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务； （三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

第三十条 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

第三十一条 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第十节 合同公证

第三十二条 在签订下列合同时按双方约定，总经理批示进行合同公证：

（一）房产类：办理房产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；办理合作建房、土地使用权有偿出让转止、房屋拆迁补偿协议和保全证据；办理房产代销、包销协议以及其他有关房地产事项。

（二）经济类：办理产权、股权转让、企业承包租赁经营、联营、

中外合资、合作、建设工程承包、加工承揽、购销、科技协作等各种经济合同；办理股东大会、董事会会议、招标、投标、办理资信证明、专利、商标权证明、提存、境外投资委托协议等。

（三）金融类：借（贷）款合同、融资租赁合同；商品房产、土地使用权、楼花、机器设备、股权，股票及其它有价证券、权益等的抵押、质押合同；保证合同；与上述合同相关的委托书、声明书、担保书、承诺书等。

第十一节 无效合同

第三十三条 有下列情形之一的，合同无效：

（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益； （二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；

（三）以合法形式掩盖非法目的； （四）损害社会公共利益；

（五）违反法律、行政法规的强制性规定。

第十二节 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第三十四条 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。

第三十五条 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和集团办公室，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告集团办公室、总经理

及

法律顾问，会商处理。

第三十六条 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团办公室。

第十三节 考核与奖惩

第三十七条 公司全体职员应当严格遵守，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政办公室负责执行情况的监督考核。

第三十八条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第三十九条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失： （一）未经授权批准或超越职权签订合同；

（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书； （三）应当签订书面合同而未签订书面合同。

第四十条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失： （一）因工作过失致使公司被诈骗；

（二）公司履行合同未经对方当事人确认； （三）遗失重要证据；

（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；

（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第十四节 附则

第四十一条 本规范解释由集团办公室负责。

第四十二条 本规范自二OO八年十二月一日开始执行。

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