秘书处优秀部门申请书

生物与化学工程系优秀部门申请书

尊敬的系老师、主席团成员：

你们好！2011~2012学年度秋季学期的工作已经结束，对于这学期的工作我们秘书处恭恭敬敬，做好了我们的本职任务，并在其他时间协助参与其他部门举办活动，做好部门与部门之间的沟通交流。当然，在此期间我们也不是做的很完美，存在着一些的不足，但是我们秘书处成员一直都在齐心协力地弥补不足，尽善尽美的完成各项工作。故秘书处欲申请“系优秀部门”的荣誉称号。以下详述秘书处的工作成就、不足及以后的发展路线。

一、秘书处工作成绩

秘书处不同于学生会其他部门，是一个很特殊的部门。我们虽从不举办、承办活动，却在学生会工作中起着承上启下，不可忽略的作用，就如同一柱坚实的脊梁，联系着团委学生会主席团与各部门。秘书处的主要工作有团委学生会的经费管理、办公室的物品管理和借出、团委学生会的档案管理、活动室场地的申请管理、团委学生会成员考勤、部门的值班考勤、全系在校人员的活动记录、聘书及荣誉证书的打印、系物品购买、生化系的大事记、会议记录、培训助理以及协助其他部门等工作。

在平日，我们一直在默默的经行着我们的工作，做到使团委学生会能够正常有序的进行开展活动，管理着团委学生会成员的行为准则。秘书处的工作有时候看起来很小，不起眼，但是如果缺少了则会

出错，产生一些不必要的麻烦。秘书处的工作比较独立，其他部门的可能不是很了解，但是秘书处一直都是在默默的经行工作。

在这个学期，我们完善了物品借出的条例，使其他部门能够更方便更清晰的借出或申请物品。对于档案我们也一直在整理分类，使学生会的发展过程有一个清晰完整的记录。对于考勤工作，可以促使团委学生会成员能够积极参加系里的各项活动，其结果可作为其评优的一个参考项目。秘书处最重要的一项工作就是对全系同学的活动记录，这个不仅是学生会与同学之间的沟通了解，也是学生会对同学们的一个管理，促使同学、班级能够积极的举办活动、参加活动，可加强同学与同学、同学与班级、班级与班级、班级与学生会之间的联系，做到了学生会服务于同学。与此同时，秘书处还协助老师完善了系工作手册，并制定了新的系班级活动记录准则。

二、工作中的不足

在日常的工作中，我们也发现了许多不足，比如档案管理的条例仍需要完善，在我们整理的过程中，发现一些往年的资料很有价值但是并没有被利用，我们每个月都要求各部门交工作计划和工作总结，但是一年下来却很少有部门想到要看他们部门的档案和发展历史，这也使存档的一个作用消失了，怎样的管理才能更好的发挥其作用，是秘书处工作中的一直寻求的一个答案。还有一些就是在协助其他部门工作时我们内部成员的不足，人无完人，我们也会在期间由于一些原因而造成工作的失误，这属于人为因素。

由于秘书处工作的特殊性，助理不能够完全了解接手我们的全部

工作，在日常的培训中，我们尽可能让他们全面了解，做一些他们能做的事情，但是这些事情比较简单，所以容易造成他们认为秘书处是一个很简单、无聊的部门的印象，对以后的培训造成一定的障碍。

三、秘书处发展路线

秘书处的发展路线主要有对内、对外两条路线。对内工作，主要是我们部门的本职工作，和协助其他部门举办活动的工作。对于此，秘书处的工作在具体实施时将做出相应的调整。另外，对于一些原本我们做的工作，也要有一些细致的安排，以使工作更加规范化、有效化，便于日后工作的管理。

1.常规记录。其中包括每个月团委学生会例会的会议记录和每个月的大事记。对于这两项工作，我们计划在未来，将此项工作规范化、系统化。对此我们将制定专门的会议记录和大事记规范，由专人负责团委学生会每月例会的记录和大事记的记录，每月收录总结。

2.考勤工作。考勤工作我们主要有两项，即团委学生会成员的考勤和生化系全体在籍学生的考勤。在我系每次举办活动的时候我们部门都要负责对系干的考勤，其结果作为平时的表现成绩的一部分。对我系全体学生的考勤主要是由各班班长协助我们每月记录班级的活动记录，用于考核每位学生在校期间的表现积极性，亦作为评优的一个指标。

3.档案和物品管理。作为拥有一间办公室的部门，我们对团委学生会的档案管理保有极高的认真态度。每个学期我们都会有专门的时间用来整理档案，整理不难，难的是将其整理好，这一直都是我们所

追求的。“没有更好，只有最好”，我们不断尝试新的档案方法，并一直在改善。在未来，一定可以归纳出一套完美的档案管理方式。在系里，我们部门算是拥有物品最多的部门了。我们对于这些物品一直管理的很好，借还与申请清楚分开，不混淆。这不仅有利于管理，还有利于节约经费，不浪费物品，达到绿色低碳的目的。

4.总结和计划及活动汇总的收集。每个月我们部门都负责收集各个部门的工作计划和工作总结，学期始末还有学期计划和总结。这样做，可以督促部门的自我审查和自我批评，为部门的发展有更好的想法和计划。在每个学期里，有很多项活动，每次举办的过程中都有各种各样的问题，当活动结束时，写活动总结对以后的活动举办和其他活动都是一个借鉴和经验，所以我们收集的这个活动汇总很重要。对于收集，一直存在着个别部门会迟交的情况，我们想了很多方法，但是效果都不大。我们认为，只有我们的督促是不够的，这需要每个部门的自觉。

5.团委学生会经费管理。这个是每个学期很重要的问题，不仅关系着项目举办的质量和规模，也关系着团委学生会的运作。所以，在未来的经费管理上，我们要严格遵循工作手册的经费条例，把好每一个关卡。

6.打印工作。每个学期都会有评优表彰工作，这时一般由我们部门协助承办部门打印荣誉证书及其他打印物品。在一个学年结束时，我们还要负责打印团委学生会聘书。除了打印，我们还兼管负责老师办公室的使用。当老师不在时，其他部门有想去办公室打印的，我们

都要进行询问和管理，不能让闲杂人等进入。

对外工作，秘书处肩负着协调、协助主席团以及其他部门开展活动，加强学生会内部联系，增强与外系联系的重任。

1.协助其他部门工作。每个部门都不可能独自举办起一个活动，都需要其他部门的帮助，我们部门就是其中一个。任务虽然不重有时也不多，但是这都是活动举办成功的一个台阶，我们每次都是认真的协助，绝不会因为我们部门的疏忽而造成错误。

2.与外系联系。与外系的紧密联系，可以让我们的资源达到共享的程度。在某些时候，我们系要与其他系合作，这就缺不了我们秘书处。我们可以提供其他系的联系方式，可以帮助他们联络感情，达到共赢的目的。在平日，其他系要向我们系借东西时，都是通过我们部门来进行的，所以我们的部门形象在此时就是生化系团委学生会的形象，因此，我们在平时很注重对礼貌礼节的培训。

我们秘书处在对内、外工作方面，事务都比较繁琐，需要人有细心踏实，认真负责的态度，对于一些工作的开展也需要有些相应的专业技能，对个人能力方面要求也是比较高的。而建立完善的记录、审核体系，更有利于工作的量化，提高工作的效率。通过具体化的记录档案，可以更全面的反映学生会的工作以及内部部门的工作状况，还能为部门考评提供切实的、客观的依据。对内活动的开展，将会进一步团结学生会内部成员，以实现秘书处的工作职责。秘书处对内工作的总体目标是——建立完善的学生会人力行政管理体系。对外工作的目标就是——我们不仅要做好为学生会整体发展服务的工作，还要努

力发展自己的特色、提高本部门的综合实力。

以上即是秘书处申请“优秀部门”的申请理由。综合以上三方面，我相信各位老师、主席团成员也对我们部门有所了解，希望能够获得此荣誉称号，作为我们继续奋斗下去的动力。若没有申请成功，我们秘书处也不会气馁，我们会再接再厉，做好准备去迎接新的挑战，为学生会的发展以及自己部门的发展做出努力！

此致 敬礼！

生物与化学工程系团委学生会秘书处

二〇一二年二月十八日

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