与顾客有关的过程控制程序
更新时间:2023-08-09 21:50:01 阅读量: IT计算机 文档下载
1 目的
保证与顾客有关的过程得到有效控制,在投标或签订合同之前,对标书、合同、协议进行评审,使工程及顾客的要求被正确理解,确认合同的履行能力,及时解决合同中组织与顾客出现的差异,保证合同的正确执行,满足顾客和相关法律法规的要求。
2 适用范围
本程序适用于招标工程之标书、合同及与顾客达成的各种协议(口头或书面)以及顾客未提出但工程所必须的要求(法规和企业附加的)的评审。
3 合同管理机构及职责
3.1 公司成立合同管理小组,负责全公司的合同管理工作。
组长:段长
副组长:党委书记、经营副段长
组员:生产副段长、技术管理部部长、经营计划部部长、人力资源部部长、材料室主任、安全监察室主任。
3.2 经营计划部负责组织标书、合同评审;
3.3 经营计划部、人力资源部、技术管理部、材料室、安全监察室,负责标书、合同中与本部门有关的内容评审;
3.4 段长负责合同的审批。
4
工作程序
合同评审控制流程:
投 标
中 标
合格否
合同会签
段长批准
实 施 计划部进行合同实施情况检查
合同归档
4.1 投标
4.1.1 公司经营计划部接到工程信息后,经研究决定是否进行跟踪联系。必要时,就获准投标工程的顾客所提出的特殊要求的可行性进行初步探讨,填写《工程信息登记表》,由段长决定是否投标。
4.1.2 已经决定参与投标的工程,由经营计划部组成投标小组,并指定专人负责招标文件、图纸的领取、发放、回收工作,以及答疑、封标、送标、领取开标通知书等工作。经营计划部有关人员负责听取招标单位的工程介绍,力求全面了解工程概况,由生产副段长负责对招标文件进行评审,根据工程投标要求,召集有关工程技术负责人,必要时邀请其他人员参加,商讨投标策略。由经营计划部负责填写《标书评审表》。
4.1.3 招标文件评审通过后,根据标书评审内容,经营计划部负责组织编制投标书和投标施工组织设计,标书中投标报价书经预算负责人审定,投标施工组织设计应填写《施工组织设计/质量计划审批表》报生产副段长审定后,由经营计划部专职人员封标、送标。
4.1.4 投标文件经批准后,方可进行投标。
4.2 合同评审
4.2.1合同评审方式
根据合同标的重要性的不同,由公司合同管理小组采取两种方式评审:
a 重要合同采取会议评审。会议评审的程序为:记录、措施、决策、签字。
会议由段长主持,公司合同管理小组成员参加,做好记录、制定措施、做出决策,小组成员签字并填写《合同评审表》后,方可施行。
b 一般合同采取会签评审。会签评审的程序为:传阅、批复、签字。 经公司合同管理小组传阅、签字并填写《合同评审表》,段长批复后施行。
4.2.2参加投标的工程项目中标后经营计划部与顾客联络、沟通、协商,并根据顾客提供的合同,组织各部门对合同相关内容要求进行评审,评审内容包括:确认顾客的要求被充分了解并有恰当的书面说明,同时确认本公司有满足合同要求的能力。评审通过并报送段长签章后,合同生效。
4.2.3合同评审过程中,由经营计划部会同项目部负责人与顾客方进行联络、沟通及协商,并及时反馈有关意见、信息,就合同条款与顾客方达成一致。
4.3 合同更改
当合同需修改时,由经营计划部负责人与顾客方联络填写《合同修订评审表》,我方提出的修改必须取得顾客方同意,如顾客方提出修改时,需按4.2重新进行评审,根据实际需要,重新签订合同或签订补充合同。合同的修改文件以书面形式通知各有关部门,合同的修改原件的保存同合同原件。
4.4 合同执行情况跟踪
4.4.1 施工合同执行情况的跟踪、检查、记录由经营计划部进行。
4.4.2 定期由经营副段长召集工程生产会议,必要时形成会议记录,协调合同的执行。
4.5 标书评审记录、合同原件,合同评审及修改记录,由经营计划部暂存,竣工交付后,移交办公室归档,合同复印件送各相关部门。
5 相关文件
5.1 中华人民共和国招标投标法.1999年8月30日第九届全国人民代表
大会常务委员会第11次会议通过
5.2 中华人民共和国合同法. 1999年3月15日第九届全国人民代表大会通过
5.3 JTLJ-JCF/PD-01-C-2005《文件控制程序》
5.4 JTLJ-JCF/PD-15-C-2005《内部审核控制程序》
5.5 《投标文件编写规定》
6 质量记录
在实施本程序的过程中,应及时、真实、准确的完成如下记录:
6.1 JTLJ-JCF/RD-7.2.2-01《工程信息登记表》
6.2 JTLJ-JCF/RD-7.2.2-02《标书评审表》
6.3 JTLJ-JCF/RD-7.2.2-03《合同评审表》
6.4 JTLJ-JCF/RD-7.2.2-04《合同修订评审表》
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