文书处理与档案管理复习资料

第二节 收文办理、

公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、 收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、 收文的程序

（一） 签收

1. 1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2. 作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。 3. 注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二） 登记

1. 登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。 2. 收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3. 登记的范围：

（1） 上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件 （2） 下级机关的请示性、报告性文件 （3） 重要的、带有密级的刊物、资料

（4） 机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1） 各种公开的和内部不保密的出版物 （2） 一般性的简报

（3） 行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4. 登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。 5. 登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三） 初审 初审的重点：

1. 是否应当由本机关办理 2. 是否符合行文规范 3. 文种、格式是否符合要求

4. 涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5. 是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100

密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。 （四） 承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。 承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。 1. 承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。 批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。 紧急公文应明确办理时限。

2. 拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。 3. 承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围 B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，

秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。 D．注意时限要求。 （五） 传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。 1. 传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途

积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。 B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占

用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。 C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和

应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用 2. 传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线 第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应

用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。 （六） 催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。 1. 催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办 第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办 第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办

单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。 从催办的范围上分，可以分为两个方面： 第一，针对收文的催办，称对内催办 第二，针对发文的催办，称对外催办 2. 催办的方法

（1） 电话催办，口注办

（2） 书面催办、催办通知单、催办函 （3） 登门催办 （4） 会议催办 3. 催办的注意事项

（1） 要有组织上的保证

（2） 要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一

般公文定期催办

（3） 及时向领导汇报汇报催办情况 （4） 定期公布催办后果。

（七） 答复

答复指承办部门把领导批办的胡搜文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或回复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，根据需要告知相关单位。 按答复时间分：定期答复和不定期答复，指随办随复，多用于紧急公文 按答复的方向：向上答复、向下答复和平行答复 答复的原则：谁批办（交办）答复谁；谁来文答复谁。

对承办的公文件件有着落，事事有回音（包括不同意的或办不了的）

第三节 发文办理

一、 含义

发文的办理是指对本单位对外发文拟制（草拟，审核，签发）后所需要履行的一系列处理环节，包括公文的复核、登记、印制和核发。

审核：一般由办公室（厅）的负责人，有时也由资深的人审核，一般事务性文书也可由秘书人员自己审核。

二、 发文的程序

（一）复核

1. 复核的含义

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审 2. 复核的内容

公文复核的重点有以下几个方面：

（1） 复核审批签批签发手续是否完备（签发人是否合法，有无越权） （2） 复核公文体式是否完整、规范 （3） 复核公文附件材料是否齐全 （4） 复核行文关系是否正确 （二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记录

（三）印制

公文的拟制经过有关部门、领导签发后交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过印制，才能最终成为正式的文件。 印制需注意：

（1） 要符合规定的公文格式（公文一律左侧装订） （2） 印制人员要对原稿负责

（3） 印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间

进行，不得乱在外边印刷。

（4） 凡翻印机密性文件均需取得原发文机关同意，否则不得翻印 （5） 发文单位应在印好的公文上加盖发文单位的印章。 不用加印章：有特定版头的普发性公文；纪要 （四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发，是发文办理的最后一个环节。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四节 公文的管理

一、 公文管理的原则

（一）统一管理的原则

党政机关公文由文秘部门或人统一管理。党委（党组）县级以上的公文要设立机密部门。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转到公文上面来，这是规范公文运转程序、防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率和需要。 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

公文有文秘部门统一管理，是国家党政机关公文处理工作的一贯要求。长期以来，这种管理方法得到了较好的施行。凡是统一管理原则执行的好的地方或单位，公文处理的规范化程度就比较高，运转更顺利。反之，多头管理的地方和部门容易造成公文处理的扯皮、推诿，影响工作质量和效率。

（二）保守秘密的原则

对公文进行管理的目的之一，就是保证国家秘密的安全。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者某上级机关决定。 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式、渠道，由发文机关确定，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原则

管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用。在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系。在严格执行管理规定的前提下，充分开拓公文使用的渠道，提高公文的公开度和透明度。

二、 收文办理中的公文管理

1. 在受理文件时要注意报送份数，对下级机关报送文件份数不足的，要

及时要求呈报单位按规定报送，以便满足运转和存查的需要。 2. 在公文运转中，要密切跟踪公文去向，保证登记在册的公文齐全收回。

特别是对上级机关发送的仅有一份的公文，要随时记录运转情况。 3. 对已经转出办理或办结的文件的留存件，要有序存放。或按来文单位

分类保存；或按收文排序保存；还可按是否已办结分别保存。总之，根据有利于查找利用的原则确定适当的存放、保存方式。 4. 对于查用率高的公文，不要急于归档，应当在经办人员处专门存放 5. 对本机关报出的请示及函件获得的回复性来文（批复或复函），运转完

毕后，要查找对应的呈报文件，将来问原件及已存档的呈报件合并归档。

三、 发文办理中的公文管理

1. 文件的保存

底稿、会签意见、签发及审签意见、联合行文等文稿要注意保存 2. 送印文稿的管理

公文文稿送厂印刷文件时，印刷单位应保存好文稿。公文印刷完毕后，随正文一起交文秘部门保存。文秘部门经办人员应负责检查文稿是否完整，无误后保存以备归档。未经制发机关文秘部门的允许，不得将文稿和印成件交给其他人员取走。 3. 文稿的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自妨无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 4. 发文立户申请

《条例》规定，新设立的机关应当向本机党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销的，相应进行调整。

四、 办毕公文的处置

（一）整理归档 （二）销毁

按有关规定，对办理完毕，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，拟撤销。撤销完毕公文，其意义在于防止失密，避免过时无用信息的干扰，减少文书管理的工作量，提高工作效率。 1.

销毁范围：包括所有办理完毕，经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。具体包括：（1）重份公文，多余副本；（2）临时性、事务性公文；（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文。（4）一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。(5)不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。 2.

销毁程序

凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。

3. 销毁方式

对于纸质公文可以采取粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆德国方式销毁；对于确认销毁的电子公文，直接永久删除。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监督销毁，保证不丢失，不漏销。

（三）清退

1. 含义

公文的清退，指按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发机关或指定机关。 2. 意义

公文清退工作的意义在于保证机密公文重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或泄密现象的发生。

保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散。 3. 范围

公文清退的范围具体包括：

（1） 上级组织下发的绝密文件（下级组织报送的绝密文件一般不予退

还，由上级组织暂存备查）；

（2） 限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿 （3） 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿

（4） 上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要的情况通报、

有关统计资料，重要简报和信息等。 （5） 发文机关明确要求退还的公文材料 （6） 规定回收的会议文件

（7） 有重大错误的公文或明令撤销的公文

公文清退要建立严格的制度。在清退中如发现丢失或公文不完整的情况要及时报告主管领导和保密部门，及时追查处理，禁止将保密公文作为废品出售。清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文请退单》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。

（四）暂存

公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用，以后再作处置。

将一部分公文暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。 暂存公文的范围，主要包括： （1） 频繁查阅的已归档的文件副本

（2） 现行机关需要反复利用的简报、报表等 （3） 一时难以准确判定是否留存或者销毁的公文等

暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管，并按照相关规定加以管理，保证公文的完整、安全。

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