采购业务操作手册

采购业务操作手册

采购整体流程：采购请购单→采购合同→采购订单→采购入库单→采购发票→

采购结算

一. 采购请购单：

路径：采购管理—请购—请购单

操作说明：

1. 双击请购单，点‘增加’，输入表头的请购部门、请购人员、采购类型； 2. 表体输入存货编码、数量、需求日期； 3. 全部信息输入后点‘保存’； 4. 单据审核；

二. 合同：

路径：合同管理—日常操作—合同工作台

操作说明：

1. 双击合同工作台，点增加，选择合同类型，确定； 2. 点参照，选择请购单；

3. 选择要参照生单的请购单，双击‘Y’代表此行记录已被选中，点确定； 4. 请购单的信息自动带到合同的标的中，需要输入合同的信息：

合同概要：合同名称、对方单位、合同签订日期、合同开始日期、合同结束日期、部门、业务员等； 合同标的：含税原币金额；

付款计划：收付款日期、收付比例、收付金额、结算方式； 合同条款：按合同分类选择条款； 大事记：手工填写

a定制合同：是否加放；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求； 包装要求；执行标准；质保期；发票类型；回票时间；其他说明；付款时间及方式。 B代购合同：加工具体要求；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求； 包装要求；其他说明；付款时间及方式。 合同内容全部输入完整后点‘生效’；

系统支持输出word格式的合同，根据公司的实际业务可以选择定制或代购的word模板进行输出。

选中模板—点‘确定’—将显示的合同进行保存。

备注：当公司的合同条款有变更时要同步变更U8系统中的合同条款内容并确认word打印模板的格式。

三. 采购订单：

路径：采购管理—采购订货—采购订单

操作说明：

1. 双击采购订单，点生单，选择‘合同’；

2. 选择要参照的合同，双击‘Y’代表此行记录已被选中，点完成；

3. 采购信息自动带到采购订单上，确认信息无误后保存、‘提交’，单据自动流转到工作流的下一节点； 4. 审核人收到信息提醒后双击进入到采购订单中点审核，‘同意’，单据自动流转到工作流的下一节点； 5. 最终审核人审核同意后单据自动写上最终审核人的名字； 【注】：

1. 点‘查审’，可以查看审批进程表。

2. 如果审批意见是不同意，可以将单据退回到发起人，发起人修改后可以点‘重新提交’，流程继续；

四. 采购入库单：

路径：库存管理—入库业务—采购入库

操作说明：

1. 双击采购入库单，点生单，选择采购订单（蓝字）； 2. 选择需要参照的订单，点确定；

3. 订单信息自动带到入库单上，输入表头的仓库、入库类别；表体信息确认，无误后保存单据； 4. 单据审核，审核后单据自动写上审核人的名字； 【注】：

1. 有保质期管理的存货在入库时表体要输入批号、生效日期或失效日期；

批号按实物的批号填写，无批号的按批号规则自动生成，操作：右键‘批号生成’，则按规则自动生成批号。

2. 有货位管理的存货要输入货位。

五. 采购发票：

路径：采购管理—采购发票—专用采购发票/普通采购发票

操作说明：

1. 双击专用采购发票或普通采购发票，点增加，生单选择入库单；

2. 选择要参照的入库单后点确定，信息自动带到发票界面，填写发票号，确认其它信息无误后保存。 【注】：如果是先来发票的，可以参照采购订单做采购发票，后续采购结算方法相同。

六. 采购结算：

路径：采购管理--采购结算—手工结算

操作说明：

1. 双击手工结算，选单；

2. 点查询后，选择要结算的发票及入库单记录，点确定； 3. 入库单及发票的信息自动带到结算界面，确认无误后点结算。 4. 提示：完成结算。

七. 采购退货：

路径：库存管理—入库业务—采购入库单

操作说明：

1. 双击采购入库单，生单选择采购订单（红字）； 2. 过滤界面中的执行完未关闭的显示选择‘是’； 3. 选择订单，确定；

4. 信息自动带到入库单界面，单据显示的是红字、数量显示的是负数，根据实际退货数量进行数量的修改，但是必须是负数；录入表头的仓库，其它信息确认无误后保存； 5. 单据审核。

八. 单据关闭：

1. 采购订单的关闭系统自动定期执行：在采购选项的其他业务控制页签中进行设置

2．对于特殊情况，未完成业务不再执行可以手工关闭，系统支持整单关闭和行关闭； 。整单关闭：点工具栏上的

，则整单单据关闭，每行的行关闭人处即可显示关闭人信息；

。

如果需要打开此张单据，点 【注】：关闭后的单据不能再执行。

。行关闭：单击要关闭的行，点右键‘行关闭’，即可实现单行关闭。如果后续需要打开，点‘行打开’。

九. 月末处理：

9.1月末结账：

路径：采购管理—月末结账

操作说明：

1. 双击月末结账，点结账，提示（见截图）的是否关闭订单，选择否； 2. 结账成功后，已结账月份的是否结账显示‘是’ 9.2取消结账：

路径：采购管理—月末结账

操作说明：

1. 双击月末结账，点取消结账；

2. 取消成功后，被取消的月份对应的是否结账显示‘否’。

1 范围 合同管理制度 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励； 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。 2 规范性引用 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。 4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责： 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范； 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量； 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况； 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用； 4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理； 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作； 4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作， 4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责： 4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”； 4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案； 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作； 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

2. 取消成功后，被取消的月份对应的是否结账显示‘否’。

1 范围 合同管理制度 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励； 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。 2 规范性引用 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。 4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责： 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范； 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量； 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况； 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用； 4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理； 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作； 4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作， 4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责： 4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”； 4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案； 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作； 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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