总论现代文秘(管理文秘)论文

总论现代文秘工作

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专 业： 公共事业管理 学 院： 经济与管理学院

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总论现代文秘工作

目录

一、 秘书学的职业特点 ?????????????????3 二、 秘书学未来发展趋势 ????????????????4 三、 秘书工作接待环节的意义 ??????????????6 四、 对新时期信访工作的认识和思考 ???????????6 五、 秘书的角色意识 ??????????????????7 六、 现代秘书应具备的能力和素质 ????????????8 七、 新时期对秘书工作人员的要求 ????????????9 八、 秘书腐败现象的成因和对策 ?????????????9 九、 结语——个人学习感悟 ???????????????12

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一、秘书学的职业特点

（1）、秘书工作职业化

秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。在市场经济发达的国家和地区，秘书职业化的过程早已完成。在我国大陆，秘书工作职业化起步很晚，但发展很快。改革开放前，秘书一直被当作一种行政职务，1999年版的《辞海》对“秘书”一词的解释是：“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”这里仍然说秘书是“职务名称”，而不它是“职业名称”。近十几年来，随着行政机构的改革和政府职能的转变以及公司秘书人员数量的急剧增长，我国党政领导机关秘书人员占整个秘书队伍的比例正在逐步缩小，并且淡化了官位级别，出现了职业化趋势。随着市场经济体制的逐步建立，企业公司化改革和民营经济的发展，社会对商务秘书的需求成倍增长。在报刊网络招聘广告中和人才市场上，不仅有各类工商企业和事业单位、自由职业者，甚至一些政府机关也根据需要公开招聘秘书。近十多年来，各地还相继成立了秘书事务所、信息调查公司、文秘公司、电脑打字复印社等等面向全社会提供秘书性质商业服务的网点。越来越多的人认识到，秘书不仅是行政管理系统中的一种职务分工，而且是整个社会中的行业分工；因此，长期从事秘书工作，甚至终身以秘书为业，正在逐步被人们接受。以上情况表明，我国秘书正在实现从行政职位到社会职业的转化。

（2）、秘书业务专门化

秘书工作是一项综合性工作，这是秘书学界的共识。随着科学技术的进步和决策科学化、管理现代化的趋势，领导对秘书工作的要求越来越高。现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力，而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督查等多方面的业务知识和现代化办公技能，而这些理论修养和业务技能的获得，必须经过专业训练。从近年来人才市场的需求看，有些单位招聘秘书，包括党政机关的秘书职位公务员招考，明确要求应聘者具有秘书(文秘)专业教育背景。许多单位的领导从过去的用人实践中感觉到，经过严格的秘书业务训练的秘书专业的毕业生，走上秘书岗位后能很快进入角色，熟悉办公室业务，而其他专业的毕业生则往往需要较长时间的适应过程，才能胜任公文撰写、会务组织、公关协调、文档制作和立卷归档等主要秘书业务。

（3）、资格认定制度化

秘书作为一项专业性很强的社会职业，必然要求对从业人员进行资格认定。为适应社会各界对高质量、高水平的秘书人才的广泛需要，1997年8月20日中华人民共和国劳动部颁发了《秘书职业技能标准(试行)》，并于1998年9月在全国十省、市、自治区举行了首次秘书资格鉴定工作。这标志着我国秘书任职资格审查走上了制度化道路。《秘书国家职业标准》规定，秘书职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。

秘书资格认定制度化对秘书职业从业人员提出了更高、更具体的要求，促使秘书人员不断地进修业务，全面提高能力，努力构建更为合理的能力结构。当然，这个资格认定所规定的条件是否合理，考核程序是否科学，操作过程是否规范，以及资格证书的权威性是否能很快被社会广泛承认，都还有待于社会实践的检验，

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秘书学界也有责任通过理性客观的分析探讨，使秘书资格认定工作进一步走上科学、规范的轨道。

（4）、从业人数扩大化

在市场经济发达的国家和地区，秘书在整个社会中是从业人数最多的职业之一。据美国劳工统计局的报告， 1990年美国秘书人数为535.7万，这个数字还不包括120万打字员、速记员。据估计2000年美国的秘书总数已经超过600万，占全国总人口(2.5亿)的四十分之一左右，这一人数与教师、医生等职业人数不相上下，是律师人数的十几倍。美国的统计数据表明，越是市场经济发达的国家，秘书人员在总的从业人口中所占比例越高。

从党政领导机关和事业单位来看，随着现代科学决策和科学管理水平的提高以及办公技术现代化水平的提高，领导人在决策过程中将越来越离不开秘书部门提供的准确信息和综合服务。我国行政系统在20世纪末自上而下进行了大规模的机构改革，各级政府职能部门的数量总体上作了比较大的压缩，公务员编制数量减少了20%左右，但各级政府的办公厅、调研室、信访办等秘书机构的人员编制数量不仅没有减少，反而略有增加。这一情况说明，随着现代行政管理效率的提高，秘书部门的作用正在继续加强，即使在党政领导机关中，秘书人员的数量也呈增长的趋势。

（5）、劳动成果隐蔽化

秘书的从属地位和秘书工作的辅助性，决定了秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导的名义公布于世。例如，秘书经常为领导出主意，提建议，拟方案，为此要付出很多的时间和艰苦的劳动，但是当这些建议或方案被领导采纳，变成了组织的决策或领导的决定，秘书的劳动也就被隐蔽了。秘书经常撰写公文，但是没有一篇公文是以秘书的名义发布的；秘书有时以领导的名义撰写文章，但是当它们正式发表时署名却是领导。人们常常说“领导作出了一个英明的决策”，或“领导机关及时发布了一个正确的政策文件”，而很少有人意识到秘书或秘书部门在其中付出了大量的劳动。

二、秘书学未来发展趋势

（1）、秘书职业专门化

秘书将成为社会最大的职业群之一。专家认为，20世纪最大的职业群是会计，而21世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类秘书1000万人，其中党政机关、社会团体的秘书160万人，工业企业71万人，大专院校科研单位、医疗单位20万人，涉外机构80万人。美国的秘书达到300万人，现在以每年3.5万人的速度增长，行政秘书年薪平均3.1万美元。

世界各国普遍实行秘书职业资格考试制度，美国设立了全国性“秘书专业证书”考试，在英国有1/3的秘书从业人员持有资格证书。我国也将实行秘书资格证书制度，现在正在研究实施方案。

秘书部门的分工将越来越细，不同行业的秘书部门的内部分工有很大不同，一般可分为公文写作、文书处理、信印管理、会务工作、领导活动安排、接待工作、礼仪活动、调党研究，信息工作、协调工作、督察工作、信访工作、保密工

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作、档案管理、事务和办公自动化等。联合国秘书处有秘书7000多人，来自150个国家，分工非常细。

（2）、秘书工作手段现代化

随着高新技术进入办公室，使传统的办公手段发生根本性的变革，秘书工作手段自动化，现代化将得到长足的发展。随着网络技术的发展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，大大提高了工作效率。在美国秘书中1/3的人掌握了计算机编制技术，1/2的人因掌握了新技术而增加了工资。过去秘书常常因记录速度太慢而发愁，领导讲话一小时可讲1万多字，记录最快也只有3000多字，2/3的内容记不下来。后来发明了速记，但符号难字难记，只有少数专业的速记员能掌握，广大的秘书学不会。后来又使用录音机，先把领导的讲话录下来，再慢慢整理，讲一个小时的话，五、六个小时都整理不好，十分麻烦。现在好了，有了电脑速记机，可以对领导的讲话同步打印，话讲完了，文件也打印出来了。这在以前是不可想象的。

（3）、秘书人员向女性化发展

目前，我国的秘书多为男性，以后女性在秘书中将占优势。据1998年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99％的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。在美国300多万秘书中，99％是女性，男性只有4.25万人。不要认为她们是打扮得花枝招展的花瓶，只能干些提茶倒水和送菜送饭的琐事。她们大部分是中年知识分子，老练稳定，经验丰富，协调能力强，不仅有较高的公文写作水平，而且能操作现代化办公设备，在单位的角色举足轻重。

世界首富比尔.盖次，在开始春也的时候，42岁的女秘书路宝为他帮了大忙，一直到现在还十分感谢她。实践证明，女性秘书有许多优势，一是语言能力强，擅长专于口头表达技巧，能用温和、欢乐的口吻，创造生动活泼的气氛，从而打动对方。二是心灵手巧，操作现代化办公设备比男性更加得心应手。三是社交能力强。女性普通性情温顺，感情丰富，在社交场合和工作协调中表现出较强的交往能力。我说的是发展趋势，根据我国的国情，男秘书在相当长的时间内，仍然占多数，并发挥重要作用。

（4）秘书理论研究和秘书教育将得到发展

在我国，各地先后成立秘书学会30多家，创办秘书杂志30多件，出版秘书专著100多部，秘书学因此异常活跃。300余所普通高校开设秘书专业，各种形式的秘书短期培训班遍地开花。秘书理论研究、秘书教育的发展，将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。当前秘书学研究和秘书教育也有不尽人意的地方，就是研究和施展相脱节，搞秘书研究和教学的，没当过秘书，搞公文研究和教学的没写过公文，而从事秘书工作的同志没时间搞研究。专著出了不少，从书本到书本，从理论到理论，抄来抄去没有新意，读了对人启发不大。目前，各地办的秘书培训班不少，其中有些是以旅游和赚钱为目的，上两天课，玩半个月，花一笔钱，学到的知识和技能却寥寥无几。因此，秘书学研究要深入，就要去实践教学，科研三结合的路子，秘书培训班要办出成效，就要端正办学指导思想，克服形式主义，改进学风。

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