行政执法案卷标准及存在的问题

行政执法案卷标准及存在的问题

一个具体的行政执法行为基本合法性可以概括为两个方面，那就是实体的公正性、程序的正当性和文书的规范性。

一、执法的实体公正性

法的公正性，是法本身的属性，也是法的首要价值所在。

执法者做出一个具体行政行为，要实现实体的公正性需做到以下四点：

（一）主体合法：主体合法为具体行政行为合法的前提条件。作为具体行政行为的主体应具备行政执法主体资格，并经本级政府法制部门确认公告；履行执法职责的人员必须是行政执法人员，且须持有效行政执法证件，另外还要求对具体行为针对的行政管理相对人也确认准确。

（二）事实清楚，证据确凿。这是执法行为的重中之重，也是困扰很多执法人员的难题。

（三）依据正确。行政执法行为必须有明确的法律依据，依据必须适用正确。

（四）内容适当。根据行政法的基本原理，具体行政行为不仅要求内容合法，而且要求内容适当，内容适当因各种行为的性质不同而有差异。

二、执法的程序正当性

程序的正当性要求具体行政行为符合行政法律、法规关于程序的规定。

（一）立案程序。立案就是根据案件的具体情况，决定是不是由我们来管辖的一个环节。案件来源应当按照有关人员申请、检查发现、群众举报、上级交办、有关部门移送、媒体曝光、违法行为人交待等情况据实填写，同时附有相关材料（现场笔录、举报记录、上级机关交办或者有关部门移送的材料、当事人提供的材料、监督检查报告等）。

（二）取证程序。调查取证程序尤其重要。具体行为中，执法人员应当全面、客观、公正地进行调查，收集、调取证据，依法进行检查。执法人员不得少于两人。办案人员调查取证时，应当表明身份，出示行政执法证件，告知其有申请办案人员回避的权利。

在取证程序里，制作询问笔录很常用的方式，在制作中，应注意以下问题：

1、笔录中明确记载表明身份，出示行政执法证件，告知权利等内容。

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2、询问笔录一般采取一问一答的格式进行制作，制作时“问”与“答”要分行进行。

3、询问笔录一次只能对一个被调查人询问，不能多个被调查人同时进行。

4、笔录的正文要明确主题。

5、调查人员不能互相代替签名。行政执法调查必须是两名执法人员共同操作。

6、笔录修改处必须经被调查人认可。 7、被询问人与案件关系非常重要，应如实填写。确权案件记载村组，以表明与案件的利害关系。

现场勘验笔录是行政执法人员对违法现象进行勘验、检查、测量、绘图、拍照，并将情况和结果如实记录下而制作的笔录。

（三）告知程序

告知程序在行政执法过程中不是独立程序，但他是贯彻行政执法行为始终的程序，在行政处理案件中，立案后就应告知对方有关该案件的受理、处理以及举证等相关权利，在调查程序时也有很多的告知要求，在调查结束后，还有处理之前的告知和处理决定时的告知。

告知权利是越来越受到重视的程序，在处罚、许可、确权领域均有相应要求。告知的权利包括：申述权、申辩权、听证权，告知权利是其能够行使的前提。

（四）处理程序

案件办理的最关键环节就是处理程序。案件调查结束后，办案机构和人员应当制作案件处理审批表，说明拟作处理的理由，移送本部门负责法制工作的内设机构进行审核，根据不同情况分别处理。

行政处理决定书是案卷中最重要的部分，应载明以下内容： （1）文号；

（2）当事人的基本情况：当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、工作单位、电话、住址、邮编等；当事人是法人或其他组织的，要记载其名称、法定代表人、电话、住址、邮编等；

（3）案件的基本情况：应写明查明的违法事实，违反的法律、法规、规章，并准确引用到条、款、项、目；

（4）行政处理决定的结论：进行行政处理的法律、法规、规章依据，并准确引用到条、款、项、目；以及行政处罚的种类、数额或者期限； （5）行政处理的履行方式及期限等；

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（6）行政处理的效力：应写明行政处理决定自送达当事人时生效； （7）救济途径：告知当事人申请行政复议、行政诉讼的权利。应分别注明复议机关及复议期限、诉讼机关及诉讼期限；

（8）行政执法机关印章及日期（日期以行政执法机关负责人批准或决定处罚的日期为准）；

（五）送达程序。送达是指行政机关依法定方式将法律文书送交当事人的一种行政执法活动，是行政处罚案件中一个重要的程序。处罚决定书一经送达即发生法律效力。送达，不仅关系到执法机关与行政相对人双方的程序权利和实体权利的实现，也直接制约和影响着行政执法的质量和效率，不按法定程序送达是行政执法中比较常见的问题。

送达可以采取直接送达、留臵送达、委托送达、邮寄送达、转交送达、公告送达等方式，将相关法律文书送达当事人。

在留臵送达中我们可采用以下几种方式：1、保留视听资料证实留臵送达。是以拍摄或拍照的方法将送达过程予以固定，入卷佐证送达事实。送达人员同时要在入卷的照片等材料上签字。2、公证送达。即行政相对人拒收行政执法文书时，现场由公证机构的公证人员记录有关情况，证明行政执法机关送达行政执法文书时行政相对人拒收的事实，从而最终达到行政机关执法文书送达的效果。3、见证送达。在送达时邀请村委会、法律服务所或司法所等具有见证资格的人员，对拒绝接收文书的过程予以记录入卷宗。

三、立卷归档要求：

在具备了基本的实质内容要求，并且建立健全了必备的法律文书后，我们需要对案卷进行整理、装订、归档。立卷归档基本要求如下：

1、一案一卷，涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。材料过多的，可一案多卷，案卷可分为正卷、副卷，也可以全部装订为一卷。案卷封面应该内容全面、记载精炼。填制案卷封面时，应至少包括案号、案由、办案人员、处理结果、收结案时间、执行情况、归档时间、保存期限，案件编号处应填写决定书的编号。

2、一卷一号，编号一致；设有编号的执法文书编号的形式为：地区简称+执法类别+执法性质+［年份］+顺序号（如：（京朝）药行罚?2003?5号。京朝→代表北京市药品监督管理局朝阳分局，药→代表执法类别为药品类案件（如械→代表医疗器械类案件），行罚→代表行政处罚决定书，2003→代表年份，5号→代表行政处罚决定书排序第5号）。

3、卷内文书应当使用蓝黑、黑色墨水的钢笔、签字笔或毛笔书写。

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所有文书只存一份正本。

4、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、提取时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在证据材料备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

5、卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政（处罚、许可等）决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政（处罚、许可等）决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设臵分类顺序排列。

6、卷内目录和证据材料备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。

7、文字记录内容准确、清楚、规范，无错别字，涂改、模糊处有责任人签字（盖章或捺手印）认可，格式化部分填写准确、细致、无漏填。

二、文书内容部分

（一）立案审批（受理）文书。主要法律文书有：举报案件登记表、立案审批表等，行政许可主要法律文书有：行政许可申请书、行政许可申请材料清单、行政许可材料补正告知书、行政许可受理通知书、行政许可不予受理决定书等。

1、举报案件登记表 （1）、案由、来源：案由应写明案件反映的主要问题，案件来源应注明检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送等；

（2）、举报人基本情况：写明姓名、性别、年龄、工作单位、电话、住址、邮编等；

（3）、被举报人基本情况：写明单位名称（或者个人姓名）、法定代表人、年龄、工作单位、电话、住址、邮编等；

（4）、写明记录人姓名、记录时间； （5）、案件简要情况：应写明发生违法行为的时间、地点及基本情况，如在检查中发现的案件应写明检查的时间。

2、行政处罚案件立案审批表

（1）当事人基本情况：写明单位名称（或者个人姓名）、法定代表人、年龄、工作单位、电话、住址、邮编等；

（2）案由、来源：案由应写明案件反映的主要问题，案件来源应注明检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送等；

（3）案件简要情况：应写明发生违法行为的时间、地点及基本情况；在检查中发现的案件应写明检查的时间；应写明当事人可能违反的法律、

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法规、规章的名称、条款；

（4）承办人意见：承办人建议立案的意见、签名及日期；

（5）承办机构审核意见：应有承办机构负责人同意或不同意立案的意见、签名及日期；

（6）行政负责人审批意见：应有行政执法机关负责人同意或不同意立案的意见、签名及日期。

（二）调查取证文书。主要法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存证据文书、行政处罚先行告知书、听证文书等。行政许可主要法律文书是听证文书。

1、调查笔录：

（1）询问起止的时间、地点； （2）被询问人的基本情况：应记载被询问单位名称（或者个人姓名）、法定代表人、性别、年龄、工作单位、电话、住址、邮编等，并写明与本案的关系；

（3）询问人、记录人基本情况：应写明姓名、工作单位； （4）笔录中应有告知当事人享有陈述（申辩）权利的记载； （5）询问内容：包括反映本案事实的时间、地点、行为、情节、后果等；

（6）被询问人对笔录的意见：应注明“询问笔录上述内容，记录属实”的字样，由被询问人逐页签名并在末页注明日期。如被询问人拒绝签字的，应由两名行政执法人员在笔录中注明拒绝的理由；

（7）询问笔录的记录有修改的，应由被询问人在修改处压指印； （8）询问人、记录人签名及日期。 2、行政处罚先行告知书

行政处罚先行告知书是行政处罚决定之前，告知当事人作出行政处罚决定的理由、违法事实、依据（拟处罚种类及处罚幅度）以及当事人依法享有陈述和申辩权利的文书。

行政处罚先行告知书应当载明以下内容：

（1）文号、拟被行政处罚人单位名称（或者个人姓名）；

（2）违法行为基本情况：应写明违法行为发生的时间、地点、情节、后果及其违反的相关法律、法规、规章；

（3）拟作出行政处罚的法律、法规、规章依据，拟作出行政处罚的种类、数额或者期限；

（4）告知当事人陈述（申辩）权利：应告知当事人陈述（申辩）权利及陈述（申辩）的时间、地点；

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