基金管理公司业务记录及档案管理制度

关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度

C基金管理有限公司(筹)

关于特定客户资产管理业务

申请材料

特定客户资产管理业务 记录与档案管理制度

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度

第一章 总则

为了加强特定客户资产(以下简称“特定资产”)管理运营业务记录及档案保存工作的科学管理, C基金管理有限公司(以下简称“公司”、“C基金”), 根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局制定的《机关档案工作条例》和其他有关规定, 以及中国证监会发布的《基金管理公司特定客户资产管理业务试点办法》的有关规定, 特制定本制度。

本制度所称业务记录和档案, 是指C基金的相关部门在开展业务的各项活动中形成的、具有保存价值的历史记录, 包括文书、特定资产管理业务、信息技术、会计、声像等各类档案。

公司开展特定资产管理业务中的不同门类和载体的档案, 实行集中统一管理, 不得由各部门或个人分散保管。公司特定资产管理业务记录和档案工作包括对业务记录和档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和开发利用等。应根据其形成的规律, 利用情况等特点进行科学管理。

公司员工都有保护公司特定资产管理业务记录和档案的义务, 凡损坏业务记录和档案、擅自销毁业务记录和档案、泄露业务记录和档案机密等违法行为的, 应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定进行相应的处理, 并追究其刑事责任(如有)。

第二章 特定资产管理业务记录及档案管理

公司特定资产管理业务记录及档案管理工作职能部门: 公司综合管理部是主管部门, 公司各相关业务部门为辅助管理部门, 具体分工如下:

1.

综合管理部制定业务记录及档案管理制度, 编制归档范围, 明确保管期限, 编制分类大纲, 对各相关业务部门明确归档要求; 对档案工作进行指导、督促和检查, 保证材料齐全完整; 负责业务记录及档案的鉴定、归档、保管、借阅、移交、销毁等管理工作; 编制各种检索工具和参考资料, 开展档案的编研工作, 为积极利用档案创造条件;

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第六条

第七条

第八条

第九条

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2. 公司各相关业务部门对本部门在开展特定资产管理业务中形成的须保存的各类业务记录及档案, 根据公司要求, 做好收集、整理、预立卷工作, 进行立卷归档。

特定资产管理业务记录及档案保存期限和密级。根据国家有关法规以及业务需要, 公司对不同的特定资产管理业务记录及档案规定了保管期限和密级。保管期限分为永久、长期、短期三类: 长期为十六年到五十年; 短期为十五年以下。确定档案保管期限的基本原则是: 凡有长远利用价值的列为永久保管; 凡在较长时期内有参考利用价值的列为长期保管; 凡在较短时期内有参考利用价值的列为短期保管。密级分为机密、秘密、一般三类。

特定资产管理业务记录及档案的分类。分为文书档案、特定资产管理业务记录、特定资产管理会计档案、信息技术档案、声像档案五大类。根据各自工作业务情况进行分类。分类应保持前后一致, 分类一旦确立, 不能随意变动。

特定资产管理业务记录及档案立卷、登记录入。根据公司特定资产管理业务记录及档案归档范围、保存期限、密级、分类的规定, 在综合管理部的指导下, 各相关业务部门预立卷, 建立卷宗并登记录入。

特定资产管理业务记录及档案的交接:

1.

档案一般应于次年六月底前完成收集、整理、分类、鉴定、立卷、归档工作。

2.

特定资产管理会计档案的在所属年度终了后暂由会计档案形成部门保管一年后, 移交综合管理部保管。

3.

如属带有保密性质的特定资产管理业务记录及档案, 形成部门应指定专人根据业务特点和管理原则保管、整理。业务部门档案管理员负责将档案信息及时反馈至综合管理部,以便于综合管理部了解本公司档案材料整体状况, 档案实体则在业务部门保存。待保密期限过后, 再行移交至综合管理部, 编制流水号, 保持卷

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第十条

第十一条

第十二条

第十三条

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宗的完整。

4.

综合管理部一般于次年六月底前接收各部门汇总的上一年度特定资产管理业务记录及档案, 对各种门类和载体的档案及重要资料作集中保管, 做好档案的保管、统计、利用和鉴定销毁等档案管理工作。

特定资产管理业务记录及档案的编号。案卷的排列应按不同门类、载体和保管期限分别排列。根据档案的排列顺序按不同保管期限混年度或分年度编制卷号, 案卷目录可按保管期限或类别编制, 在一个卷宗内, 案卷目录号不得重复。

特定资产管理业务记录及档案的保管:

1.

综合管理部应根据需要建立档案专用库房和配备足够的档案装具。档案库房应坚固, 并力求配备防盗, 防光、防高温、防火、防潮、防尘、防漏、防虫等设施。并留有库管余量, 以利档案接收。同时根据需要增置温湿计、去湿机、空调设备和计算机等设备。

2.

档案管理人员要定期检查档案的保管状况, 做好记录, 发现问题应及时向主管领导报告, 采取有效措施, 对破损和变质的档案材料应及时修补、复制, 确保档案的完整和安全。

特定资产管理业务记录及档案的借阅。综合管理部负责公司各部门业务记录及档案借阅。借阅者须填写借阅登记表。秘密文件经主管领导批准后, 方可调用; 机密文件须经领导批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件, 到期不归还的要续借, 再次办理借阅手续, 否则文件将被收回。

特定资产管理业务记录及档案的销毁:

1.

公司各业务部门定期对已超过保管期限的档案进行鉴定;

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第十四条

第十五条

第十六条

第十七条

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2. 档案的鉴定应在分管负责人的主持下, 由综合管理部与相关业务部门组织鉴定小组共同进行。对超过保管期限, 确无保存价值的档案编制清册, 经主管、总经理批准后销毁。

3.

销毁档案时, 应指定两人负责监销, 防止档案遗失或泄露、漏销。监销完毕, 监销人必须在销毁清册上签字, 并将销毁清册存档, 永久保管。

综合管理部要建立全卷宗, 以积累、存储本机构案卷的立卷说明、分类方案; 鉴定报告、交接凭证、销毁档案清册、检查记录、卷宗介绍等材料。

档案管理人员要熟悉库藏档案情况, 主动了解各项工作对利用档案的需要, 结合业务部门情况, 编写组织机构沿革、基础数据汇编、文件汇集、业务专题汇集及各种专题档案史料汇编。

第三章 特定资产管理会计档案管理

特定资产管理核算部门作为特定资产管理的重要职能部门, 负责特定资产管理会计档案的管理工作, 建立特定资产管理会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度, 保证特定资产管理会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄密。

特定资产管理会计档案是指特定资产管理会计凭证、特定资产管理会计账簿和财务报告、基金便函、投资指令、资金核对表、净值表、新股配售通知书、基金核算操作日志和基金公告等特定资产管理会计核算专业材料, 是记录和反映特定资产运作和管理的重要史料和证据。具体包括:

1. 特定资产管理会计凭证类: 原始凭证复印件、记账凭证、其他会计凭证。

2.

特定资产管理会计账簿类: 总账、明细账、其他会计账簿。

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第十八条

第十九条

第二十条

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3.

特定资产管理财务报告类: 月度、年度财务报告, 包括特定资产管理会计报表、附注及文字说明、其他财务报告。

4.

其他类: 特定资产管理业务便函、投资指令、资金核对表、净值表、新股配售通知书、基金核算操作日志和基金公告、特定资产管理会计档案移交清册、特定资产管理会计档案保管清册、特定资产管理会计档案销毁清册。

特定资产管理业务每年形成的特定资产管理会计档案, 由特定资产管理核算部门按照归档要求,负责整理立卷, 装订成册, 编制特定资产管理会计档案保管清册。当年形成的特定资产管理会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由特定资产管理核算部门保管。期满后, 由特定资产管理核算部门编制移交清册, 移交公司档案室统一保管。移交档案室保管的特定资产管理会计档案, 原则上应当保持原卷册的封装。

公司保存的特定资产管理会计档案不得借出。如有特殊需要, 经公司领导批准, 可以提供查阅或复制, 并办理登记手续。查阅或复制特定资产管理会计档案的人员, 严禁在特定资产管理会计档案上涂画、拆封和抽换。特定资产管理核算部门应当建立健全特定资产管理会计档案查阅、复制登记制度。根据国家规定保存特定资产管理会计凭证、会计账簿、年度财务会计报告和投资记录至少15年。

保管期满的特定资产管理会计档案, 可以按照以下程序销毁: 由本公司档案机构会同特定资产管理核算部门提出销毁意见, 编制特定资产管理会计档案销毁清册, 列明销毁特定资产管理会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

1.

单位负责人在特定资产管理会计档案销毁清册上签署意见。 2.

销毁特定资产管理会计档案时, 应当由档案机构和特定资产管理核算部门共同派员监销。

3.

监销人在销毁特定资产管理会计档案前, 应当按照会计档案销

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第十八条

第十九条

第二十条

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3.

特定资产管理财务报告类: 月度、年度财务报告, 包括特定资产管理会计报表、附注及文字说明、其他财务报告。

4.

其他类: 特定资产管理业务便函、投资指令、资金核对表、净值表、新股配售通知书、基金核算操作日志和基金公告、特定资产管理会计档案移交清册、特定资产管理会计档案保管清册、特定资产管理会计档案销毁清册。

特定资产管理业务每年形成的特定资产管理会计档案, 由特定资产管理核算部门按照归档要求,负责整理立卷, 装订成册, 编制特定资产管理会计档案保管清册。当年形成的特定资产管理会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由特定资产管理核算部门保管。期满后, 由特定资产管理核算部门编制移交清册, 移交公司档案室统一保管。移交档案室保管的特定资产管理会计档案, 原则上应当保持原卷册的封装。

公司保存的特定资产管理会计档案不得借出。如有特殊需要, 经公司领导批准, 可以提供查阅或复制, 并办理登记手续。查阅或复制特定资产管理会计档案的人员, 严禁在特定资产管理会计档案上涂画、拆封和抽换。特定资产管理核算部门应当建立健全特定资产管理会计档案查阅、复制登记制度。根据国家规定保存特定资产管理会计凭证、会计账簿、年度财务会计报告和投资记录至少15年。

保管期满的特定资产管理会计档案, 可以按照以下程序销毁: 由本公司档案机构会同特定资产管理核算部门提出销毁意见, 编制特定资产管理会计档案销毁清册, 列明销毁特定资产管理会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

1.

单位负责人在特定资产管理会计档案销毁清册上签署意见。 2.

销毁特定资产管理会计档案时, 应当由档案机构和特定资产管理核算部门共同派员监销。

3.

监销人在销毁特定资产管理会计档案前, 应当按照会计档案销

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