复试资料

行政助理岗位职责

行政助理主要是协助上级领导开展工作。行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化。

1、负责公司的考勤工作，并认真仔细完成； 2、负责公司奖惩办法的执行；

3、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作； 4、做好材料收集、档案管理、文件收发等工作； 5、负责公司快件及传真的收发并且及时送达相关人员；

6、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询，做好相关记录并及时传达相关人员；

7、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；

8、负责公司的行政后勤工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境； 9、负责公司资产管理、办公用品管理工作,避免公司资产流失和浪费；

10、负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；

11、协助公司处理各项突发事件；

12、协助上级领导完成公司内外的日常事务工作； 13、协助领导做好公司各部门之间的协调工作；

14、协助管理公司的食堂、宿舍、工作环境卫生等综合事务工作； 15、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排； 16、积极并认真完成上级交办各项工作。

一、请写出企业常用的公文文种？（5分）

企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

1．条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。

2．规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。

3．命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

4．指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

5．决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 8．批复。用于答复下级机关的请示事项。

9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。

10．通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公

文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

11．公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。

12．公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。

13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

14．请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。

15．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。

16．函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

17.会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。

二、 就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分）

总的来讲主要包括：管理、协调和服务

都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。

行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：办公室日常工作（如:档案管理、资产管理、各类公告发布、办公用品的购买及成本预算）、员工劳保与福利、后勤管理（如：食堂、保洁、保安、水电、设施设备、办公车辆管理等）、对外办公（政府、公益等等）、总经理或部门经理交办的其他临时事务

三、 公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（15分）

各部门需准备资料

市场营销部 年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、售出 品跟踪记录、下半年计划

产品研发部 开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告与档案、下半年计划

行政人事部 人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保情况报告、保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等

财务部 半年度固定资产、成本核算、工资状况、盈亏报告

策划方案由行政助理草拟。1、说明这次会议的目的；2、落实开会时间、地点，主要与直属领导协商确定；3、确定与会人员；4、落实会议主持，与领导协商确定；5、确定会议议程，与领导协商确定。其它，场地布置，会议中服务。

四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（5分）

根据国务院办公厅有关通知精神，经公司研究决定，现将今年国庆节放假的具体事项通知如下：

1、国庆节放假时间为10月1日—7日，其中1—3日为法定假日，将9月27日（周六）、28（周日）的公休日分别调至10月6日（周一）、7日（周二）休息，10月4日（周六）、5日（周日）照常公休，9月27日、28日上班。 2、国庆节长假，员工外出活动较多，各部门要在假前加强对员工进行安全教育，增强安全意识，组织团体外出须报集团公司备案；严格执行请假制度，要求员工按期返程。

3、各部门休假前认真做好安全检查工作，特别注意防盗、防火，重点部位，重要仪器设备要指定专人定期巡察。

4、各部门国庆节假期间要安排人员值班，以确保部门工作的正常开展（值班安排请于9月28日前报综合管理部，E-mail：****@****.cn）。

6、值班时间：上午8：00—11：00，下午2：30—5：00，国庆节值班联系电话：63741000，值班人员因故要调时间请直接与对调人员协商。 祝全体员工国庆节愉快！ ***开发有限公司

二00六年九月二十五日

你认为IT行业的行政工作与其他行业有何区别？（5分） 答：（考察对行业特性的理解） 1、需要必要的加班与支持; 2、主动性有别于其他行业; 3、行政服务性较为突出; 4、需要了解一些行业的知识; 5、较强的语言表达艺术。

六、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此种情形如何办理？（10分）

对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作宣传等等

对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作宣传等等

1、气温在30 ℃以下时，空调不开启制冷；空调制冷时设定温度不低于26℃。 2、使用空调时，自觉关闭门窗。较长时间不使用空调时，应拔下电源插头。 3、车间、会议及大型公共场所的灯光、电扇等使用视情况开启和关闭，并避免“无人灯”等现象。

4、定期检测电器设备的完好状况，发现问题及时检修。

5、对办公用电设施，不使用时应及时关闭，以避免长时间的“待机”耗电。 6、加强用电设备的管理，规范用电设备的操作程序，并建立管理制度，责任到人。

7、从我做起，从小事做起，做到科学用电，节约用电，让节电意识深入人心。

七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？（10分） 1、草拟办刊方案，如名称，内容、板块设计等。2、费用预算。3、征求领导意见 。3、员工意见征集。4、根据领导和同事的建议对办刊方案进行合理修改。

1、在管理学来说，员工参与目标的制定（即参与活动）这样出来的效果是最好的，因此，我认为可以先以征稿的形式在公司内发布，让员工一起来出谋划策，让他们说说，怎样他们才会有工作热情，然后根据大家交上来的稿子，分析、筛选有用的信息，再根据大家所提出来的来满足与要求，这样子的效果我想会比较好;

2、个人认为宣传公司坚持以人为本的精神，致力打造一支兢兢业业，不懈进取富有团队精神的员工队伍，通过发行企业内刊，设立“员工天地”“读者来信”等信息栏、加强员工的参与性，把日常一些常见的难题或案例以读者来信的形式予以答复。

八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（10分） 控制公司日常成本，应从以下几方面入手： 1、复印、打印控制。

2、办公用品购买成本控制。 3、办公用品领用控制。 4、办公用品使用情况控制。 5、水电费用控制。 6、办公电话费用控制。

7、会议和活动组织成本控制。

8、定期向公司全体成员宣传节约意识。

九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？（10分）

行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类

十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。

个人认为，这种情况没有必要特地去准备，我们平时工作做好、做细了，根本不必领导什么时候来考察，但是，作为一名行政人员，我们还是得表现出我们对其重视，在平时做好之余

我们还应该做到尽量满意、完美。 以下工作可以再认真准备：

1.公司的外观：环境卫生、员工着装等要求达到公司要求，再一次确认、检查； 2.相关ISO文件规定的文件是否完整？ 3.5S标准是否达到？

4.准备领导考察所需要的资料

十一、行政工作有哪些职责？

协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。 协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划；

协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导； 协助承办公司相关法律事务；

参与公司经营事务的管理和执行工作； 会务安排

1、请你自我介绍一下自己好吗？

回答提示：一般人回答这个问题过于平常，只说姓名、年龄、爱好、工作经验，这些在简历上都有。其实，企业最希望知道的是求职者能否胜任工作，包括：最强的技能、最深入研究的知识领域、个性中最积极的部分、做过的最成功的事，主要的成就等，这些都可以和学习无关，也可以和学习有关，但要突出积极的个性和做事的能力，说得合情合理企业才会相信。企业很重视一个人的礼貌，求职者要尊重考官，在回答每个问题之后都说一句“谢谢”，企业喜欢有礼貌的求职者。

2、你觉得你个性上最大的优点是什么？

回答提示：沉着冷静、条理清楚、立场坚定、顽强向上、乐于助人和关心他人、适应能力和幽默感、乐观和友爱。我在北大青鸟经过一到两年的培训及项目实战，加上实习工作，使我适合这份工作。

3、说说你最大的缺点？

回答提示：这个问题企业问的概率很大，通常不希望听到直接回答的缺点是什么等，如果求职者说自己小心眼、爱忌妒人、非常懒、脾气大、工作效率低，企业肯定不会录用你。绝对不要自作聪明地回答“我最大的缺点是过于追求完美”，有的人以为这样回答会显得自己比较出色，但事实上，他已经岌岌可危了。企业喜欢求职者从自己的优点说起，中间加一些小缺点，最后再把问题转回到优点上，突出优点的部分，企业喜欢聪明的求职者。 4、你对薪资的要求？

回答提示：如果你对薪酬的要求太低，那显然贬低自己的能力；如果你对薪酬的要求太高，那又会显得你分量过重，公司受用不起。一些雇主通常都事先对求聘的职位定下开支预算，因而他们第一次提出的价钱往往是他们所能给予的最高价钱，他们问你只不过想证实一下这笔钱是否足以引起你对该工作的兴趣。

回答样本一：我对工资没有硬性要求，我相信贵公司在处理我的问题上会友善合理。我注重的是找对工作机会，所以只要条件公平，我则不会计较太多。

回答样本二：我受过系统的软件编程的训练，不需要进行大量的培训，而且我本人也对编程

特别感兴趣。因此，我希望公司能根据我的情况和市场标准的水平，给我合理的薪水。 回答样本三：如果你必须自己说出具体数目，请不要说一个宽泛的范围，那样你将只能得到最低限度的数字。最好给出一个具体的数字，这样表明你已经对当今的人才市场作了调查，知道像自己这样学历的雇员有什么样的价值。 5、你对加班的看法？

回答提示：实际上好多公司问这个问题，并不证明一定要加班，只是想测试你是否愿意为公司奉献。

回答样本：如果工作需要我会义不容辞加班，我现在单身，没有任何家庭负担，可以全身心的投入工作。但同时我也会提高工作效率，减少不必要的加班。

6、如果通过这次面试我们录用了你，但工作一段时间却发现你根本不适合这个职位，你怎么办？

回答提示：一段时间发现工作不适合我，有两种情况：①如果你确实热爱这个职业，那你就要不断学习，虚心向领导和同事学习业务知识和处事经验，了解这个职业的精神内涵和职业要求，力争减少差距；②你觉得这个职业可有可无，那还是趁早换个职业，去发现适合你的，你热爱的职业，那样你的发展前途也会大点，对单位和个人都有好处。 7、谈谈你对跳槽的看法？

回答提示：①正常的“跳槽”能促进人才合理流动，应该支持。②频繁的跳槽对单位和个人双方都不利，应该反对。

8、工作中难以和同事、上司相处，你该怎么办？

回答提示：①我会服从领导的指挥，配合同事的工作。②我会从自身找原因，仔细分析是不是自己工作做得不好让领导不满意，同事看不惯。还要看看是不是为人处世方面做得不好，如果是这样的话我会努力改正。③如果我找不到原因，我会找机会跟他们沟通，请他们指出我的不足，有问题就及时改正。④作为优秀的员工，应该时刻以大局为重，即使在一段时间内，领导和同事对我不理解，我也会做好本职工作，虚心向他们学习，我相信，他们会看见我在努力，总有一天会对我微笑的。 9、你对于我们公司了解多少？

回答提示：在去公司面试前上网查一下该公司主营业务。如回答：贵公司有意改变策略，加强与国外大厂的OEM合作，自有品牌的部分则透过海外经销商。 10、最能概括你自己的三个词是什么？

回答提示：我经常用的三个词是：适应能力强，有责任心和做事有始终，结合具体例子向主考官解释，

11、你的业余爱好是什么？

回答提示：找一些富于团体合作精神的，这里有一个真实的故事：有人被否决掉，因为他的爱好是深海潜水。主考官说：因为这是一项单人活动，我不敢肯定他能否适应团体工作。 12、作为被面试者给我打一下分？

回答提示：试着列出四个优点和一个非常非常非常小的缺点（可以抱怨一下设施，没有明确责任人的缺点是不会有人介意的）。 13、你为什么要离开原来的公司?

回答提示：①回答这个问题时一定要小心，就算在前一个工作受到再大的委屈，对公司有多少的怨言，都千万不要表现出来，尤其要避免对公司本身主管的批评，避免面试官的负面情绪及印象。建议此时最好的回答方式是将问题归咎在自己身上，例如觉得工作没有学习发展的空间，自己想在面试工作的相关产业中多加学习，或是前一份工作与自己的生涯规划不合等等，回答的答案最好是积极正面的。②我希望能获得一份更好的工作，如果机会来临，我会抓住。我觉得目前的工作，已经达到顶峰，即沒有升迁机会。

14、你欣赏哪种性格的人？

回答提示：诚实、不死板而且容易相处的人、有“实际行动”的人。 15、你通常如何对待别人的批评？

回答提示：①沈默是金，不必说什么，否则情况更糟，不过我会接受建设性的批评。②我会等大家冷靜下来再讨论。 16、怎样对待自己的失败？

回答提示：我们大家生来都不是十全十美的，我相信我有第二个机会改正我的错误。 17、你为什么愿意到我们公司来工作？

回答提示：对于这个问题，你要格外小心，如果你已经对该单位作了研究，你可以回答一些详细的原因，像“公司本身的高技术开发环境很吸引我。”、“我同公司出生在同样的时代，我希望能够进入一家与我共同成长的公司。”、“你们公司一直都稳定发展，在近几年来在市场上很有竞争力。”、“我认为贵公司能够给我提供一个与众不同的发展道路。”这都显示出你已经做了一些调查，也说明你对自己的未来有了较为具体的远景规划。 18、对这项工作，你有哪些可预见的困难？

回答提示：①不宜直接说出具体的困难，否则可能令对方怀疑应聘者不行。②可以尝试迂回战术，说出应聘者对困难所持有的态度——工作中出现一些困难是正常的，也是难免的，但是只要有坚忍不拔的毅力、良好的合作精神以及事前周密而充分的准备，任何困难都是可以克服。

19、如果录用了你，你将怎样开展工作？

回答提示： ①如果应聘者对于应聘的职位缺乏足够的了解，最好不要直接说出自己开展工作的具体办法。②可以尝试采用迂回战术来回答，如“首先听取领导的指示和要求，然后就有关情况进行了解和熟悉，接下来制定一份近期的工作计划并报领导批准，最后根据计划开展工作。”。

分析：这个问题的主要目的也是了解应聘者的工作能力和计划性、条理性，而且重点想要知道细节。如果向思路中所讲的迂回战术，面试官会认为回避问题，如果引导了几次仍然是回避的话，此人绝对不会录用了。 20、你希望与什么样的上级共事？

回答提示：①通过应聘者对上级的“希望”可以判断出应聘者对自我要求的意识，这既上一个陷阱，又是一次机会。②最好回避对上级具体的希望，多谈对自己的要求。③如“做为刚步入社会的新人，我应该多要求自己尽快熟悉环境、适应环境，而不应该对环境提出什么要求，只要能发挥我的专长就可以了。

分析：这个问题比较好的回答是，希望我的上级能够在工作中对我多指导，对我工作中的错误能够立即指出。总之，从上级指导这个方面谈，不会有大的纰漏。 21、与上级意见不一时，你将怎么办？

回答提示：①一般可以这样回答“我会给上级以必要的解释和提醒，在这种情况下，我会服从上级的意见。”②如果面试你的是总经理，而你所应聘的职位另有一位经理，且这位经理当时不在场，可以这样回答：“对于非原则性问题，我会服从上级的意见，对于涉及公司利益的重大问题，我希望能向更高层领导反映。”

分析：这个问题的标准答案是思路①，如果用②的回答，必死无疑。你没有摸清楚改公司的内部情况，先想打小报告，这样的人没有人敢要。 22、为什么选择我们公司？

回答提示：曾经在报章杂志看过关于贵公司的报道，与自己所追求的理念有志一同。而贵公司在业界的成绩也是有目共睹的，而且对员工的教育训练、升迁等也都很有制度。

分析：去面试前先做功课，了解一下该公司的背景，让对方觉得你真的很有心想得到这份工

作，而不只是探探路。

23、谈谈如何适应办公室工作的新环境？

回答提示①办公室里每个人有各自的岗位与职责，不得擅离岗位。②根据领导指示和工作安排，制定工作计划，提前预备，并按计划完成。③多请示并及时汇报，遇到不明白的要虚心请教。④抓间隙时间，多学习，努力提高自己的政治素质和业务水平。 24、除了本公司外，还应聘了哪些公司？

回答提示：很奇怪，这是相当多公司会问的问题，其用意是要概略知道应徵者的求职志向，所以这并非绝对是负面答案，就算不便说出公司名称，也应回答“销售同种产品的公司”，如果应聘的其他公司是不同业界，容易让人产生无法信任的感觉。 25、你还有什么问题要问吗？

回答提示：企业的这个问题看上去可有可无，其实很关键，企业不喜欢说“没问题”的人，因为其很注重员工的个性和创新能力。企业不喜欢求职者问个人福利之类的问题，如果有人这样问：贵公司对新入公司的员工有没有什么培训项目，我可以参加吗？或者说贵公司的晋升机制是什么样的？企业将很欢迎，因为体现出你对学习的热情和对公司的忠诚度以及你的上进心。

26、如果你被录用，何时可以到职？

回答提示：大多数企业会关心就职时间，最好是回答“如果被录用的话，到职日可按公司规定上班”，但如果还未辞去上一个工作、上班时间又太近，似乎有些强人所难，因为交接至少要一个月的时间，应进一步说明原因，录取公司应该会通融的。

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