信息管理学基础-考研笔记

信息管理学基础

一、信息的含义

1. 本体论层次：在最为一般的意义上，亦即没有任何约束条件，我们可以将信息定义为事物存在的方式和运动状态的表现形式。

这里的“事物”泛指存在于人类社会、思维活动和自然界中一切可能的对象。“存在方式”指事物的内部结构和外部联系。“运动”泛指一切意义上的变化，包括机械的、物理的、化学的、生物的、思维的和社会的运动。“运动状态”则是指事物在时间和空间上变化所展示的特征、态势和规律。在这一层次上定义的信息是最普遍的、最广义的信息，可与物质、能量并驾齐驱，我们称其为本体论层次的信息。

2.认识论层次：在认识论层次上，我们可以将信息定义为：主体所感知或表述的事物存在的方式和运动状态。主体所感知的是外部世界向主体输入的信息，主体所表述的则是主体向外部世界输出的信息。

3.本体论层次和认识论层次的信息的区别：

在本体论层次上，信息的存在不以主体的存在为前提，即使根本不存在主体，信息也仍然存在。在认识论层次上则不同，没有主体，就不能认识信息，也就没有认识论层次上的信息。

认识论层次的信息概念比本体论层次的信息概念具有更为丰富的内涵。首先，作为主体的人具有感知能力，能够感知到事物的存在和运动状态。其次，人具有理解能力，能够理解事物的存在和运动状态的特定含义。第三，人具有目的性，能够判断事物的存在方式和运动状态对其目的而言的效用价值。而且这三个方面是相互依存不可分割的。人们只有在感知了事物存在的方式和运动状态的形式，理解了它的含义，明确了它的效用之后，才算真正掌握了这个事物的信息，才能做出正确的决策。

我们把同时考虑到事物存在方式和运动状态的外在形式、内存含义和效用价值的认识论层次上的信息称为“全信息”，而把仅仅考虑其中形式因素的信息称为“语法信息”，把考虑其中内容（含义）因素的信息称为“语义信息”，把考虑其中效用因素的信息称为“语用信息”。认识论层次的信息乃是同进考虑语法信息、语义信息和语用信息的全信息。以申农为代表的信息论所研究的基本上不涉及信息的含义和效用，是纯粹的语法信息。 4.本书所研究的信息的定义：根据本书的目的，我们主要研究社会信息，即为了特定的目的产生、传递、交流并应用于人类社会实践活动，包括一切由人类创造的语言、符号和其他物质载体表达和记录的数据、消息、经验、知识。显然，这类信息是一个庞大的体系，都属于认识论范围内的信息。自然界、生物界及机器系统的信息，只要有人类主体介入，并服从于人类社会的特定目的，都是我们所说的社会信息。

二、数据、信息、知识及相关概念

数据、信息、知识和情报是信息与信息管理领域的起点和基石，同时这些概念和它们所代表的外延之间又存在着极为紧密的天然的联系。

1. 数据：未经整理的、可被判读的数字、文字、符号、图像、声音、样本等。是载荷或记录信息的按照一定规则排列组合的物理符号。它可以是数字、文字、图像，也可以是声音或计算机代码。人们对信息的接收始于对数据的接收，对信息的获取只能通过对数据背景和规则的解读。背景是接收者针对特定的信息准备，即当接收者了解物理符号序列的规律，并知道每个符号或符号组合公认的指向性目标或含义时，便可获取一组数据载荷的信息，亦即数据转化为信息。数据+背景=信息

2. 信息：在特定情况下经过整理的、表达一定意义的数字、文字、符号、图像、声音、信号等。信息是数据载荷的内容，对于同一信息，其数据表现形式可以多种多样。

3. 知识：在信息这一原材料的基础上形成的见解、认识。是信息接收者通过对信息的提炼和推理而获得的正确结论，是人通过信息对自然界、人类社会以及思维方式与运动规律的认识与掌握，是人的大脑通过思维重新组合的、系统化的信息集合。知识的传输一般遵循如下模式：传输者的知识-数据-信息-接收者的知识。信息能够转化为知识的关键在于信息接收者对信息的理解能力。对信息的理解能力取决于接收者的信息与知识准备。信息只有同接收者的个人经验、信息与知识准备结合，也就是同接收者的个人背景整合才能转化为知识。信息+经验=知识。

可以认为，数据是信息的原材料，而信息则是知识的原材料，数据涵盖范围最广，信息次之，知识最小。

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4. 数据、信息和知识之间的关系：不能简单理解为相交或不相交，相关或不相关，三者具有独立内涵和典型的外延所指，是转化过程的递进链，是加工组织程度的等级链，是价值量的等级链。

三、信息的特征

1.信息存在的普遍性和客观性：信息是事物存在方式和运动状态的表现，这种普遍存在的信息还具有绝对性和客观性。绝对性表现在，客观的物质世界先于人类主体而存在，因此信息的存在不依主体而转移。客观性表现在，信息不是虚无缥缈的东西，它的存在可以被人感知、获取、存贮、处理、传递和利用。

2.信息产生的广延性和无限性：宇宙时空中的事物是无限丰富的，因而信息的产生是无限的，分布也是无限的。即使在有限的空间和时间段中，事物也是无限多样的，信息自然也是无限的。

3.信息在时间和空间上的传递性：信息产生于事物的存在和运动，但信息可以独立于其发生源而相对独立，可以由其他物质载体携载在时间或空间中传递。在时间上的传递是信息的存贮，在空间中的传递就是通信。它不仅使人类社会能够进行有效的信息交流和沟通，而且能够进行知识和信息的积累与传播。

4.信息对物质载体的独立性：信息表征事物的存在和运动，但信息不是事物本身。离开这些物质载体，信息便无法存在。信息对物质载体具有依附性，但载荷信息的物质载体的转换并不改变事物存在的方式和运动状态的表现形式，信息对物质载体也具有独立性。信息的这一性质使得人们有可能对信息进行各种加工处理和变换。 5.信息对认识主体的相对性：由于人们的观察能力、认识能力、理解能力和目的不同，他们从同一事物中所获得的信息量也各不相同。信息量的获得量是因人而异的。

6.信息对利用者的共享性：由于信息可以脱离其发生源或独立于其物质载体，并且在利用中不被消耗，因而可以在同一时间或不同时间提供给众多的用户利用，这就是信息的共享性。信息的共享性是信息的一种天然属性（本质特性）。它既有积极的一面，也有消极的一面。 7.信息的不可变换性和不可组合性：信息一旦产生，就表达某种特定的含义，它不是包含在信息中的各种要素的简单算术和，因而不可能将这些要素以任意的顺序排列和以不同的组合加以归并而不损害信息的含义。同样，构成信息的要素也是不能任意分割的。

8.信息产生和利用的时效性：从信息的利用的角度看，信息仅在特定的时刻才能发挥其效用，信息的时效性并不意味着生产出来的信息越早利用越好，这中间并没有必然的因果关系。利用者要善于把握时机，只有时机适宜，信息才能充分发挥效用。

四、信息的分类：

1.按信息的性质：语法信息、语义信息和语用信息

2.信息的内容：经济信息、科技信息、政治信息、文化信息、政策法规信息、娱乐信息 3.按信息的流通渠道：正式信息、非正式信息

4.按信息的记录方式：语声信息、图像信息、文字信息、数字信息、计算信息

5.分类目的：为了认识信息的性质和特征，以便描述信息和处理信息。无论从什么样的角度进行划分，不同种类的信息之间并没有绝对的界限，彼此之间互有交叉重叠。尤其是我们从内容角度对信息的划分更是如此。

五、信息、物质和能量

信息、物质、能量是当代社会的三大支柱性资源，在人类漫长的发展历程中，物质、能量和信息这三个要素始终支配着人类最基本的活动。只是在人类社会发展的不同时期和不同阶段，这三种要素分别具有不同的地位和作用。信息、物质、能量这三个概念之间的关系十分密切，作为基本的资源和要素，它们在人类社会发展过程中起着举足轻重的作用。同时，它们有着完全相似的生产、流通和分配过程。

信息流与物质能量流一样，在其运动过程中要经历相同的阶段和过程。信息流反映物质能量流的运动，社会借助信息来控制物质能量流的运动，左右它们的运动方向，进行科学分配，实行有效管理。

物质、能量与反映它们存在和运动的信息是一一对应的，有多少种物质和能量及其在各不同方向的运动，就有多少种信息与之对应。信息的积累和加工水平都会影响到物质和能源的生产、加工手段和发展水平。

六、社会信息化

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1.定义：指人类社会发展过程中的一种特定现象，在这种现象出现时，人类对信息的依赖程度越来越高，而对

物质和能源的依赖程度则相对降低。

2.层次：社会信息化的进程是一个由内圆到外圆逐步渗透扩散、发展的演变过程。

1）通过自动控制、知识密集而实现的生产工具信息化；

2）通过对生产行业、部门以至整个国民经济的自动化控制而实现的社会生产力系统信息化； 3）通过通信系统、咨询产业以及其它设施而实现的社会生活信息化

3.社会信息化的发展：社会信息化的出现给人类带来了新的资源、新的财富和新的社会生产力，也带来了国

际社会新的竞争方式、竞争手段和竞争内容。1992年，克林顿提出了“信息高速公路”计划。日本则提出了“曼陀罗”计划与其抗衡。新兴的工业化国家和地区为了使其经济尽快进入发达经济之列，把加速信息化进程作为超常规发展战略的主要内容。

4.社会信息化的发展阶段：

1）建立并普及信息工业阶段；2）建立与发展先进的通信系统阶段；3）企业信息化阶段；4）社会生活的全面信息化。目前，发达国家正处于社会信息化的第三阶段，并正向第四阶段过渡。

七、经济信息化

是社会信息化的基本表现形式之一。其主要特征是，信息要素广泛地渗透到人类社会各种经济活动之中，社会经济的发展主要不是有赖于物质材料的增加和新能源的开发，而是赖于信息力量的推动。经济信息化为社会信息化奠定了必要的基础，没有经济信息化，社会信息化几乎无从谈起。我国于1993年，确定“三金”工程是我国国民经济信息化建设的主体工程。“金桥”——对建设国家公用信息通信网工程进行了部署。“金卡”——也称电子货币工程，是金融电子化和商业流通现代化的重要组成部分。“金关”——是我国实现对外贸易无纸化的信息网工程。

八、信息管理

1.定义：信息管理的实质是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的、人文的方法和手段对信息流（包括非正规渠道（是信息由信息生产者直接流向信息利用者）和正规渠道中的信息流（是信息在信息系统的控制下流向信息利用者））进行控制，以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种活动。 2.信息管理是一个非常综合性的领域，其理论方法涉及计算机科学、信息科学、图书馆学、情报学、社会学、管理学、经济学、法学、心理学、伦理学等众多的学科。围绕信息管理的理论与实践已经形成了许多独立的学科领域，如信息组织、信息检索、信息系统、信息用户、信息经济、信息市场、信息法学等等，它们从不同的侧面研究和解决社会信息流的控制问题，形成了各具特色、相互补充的学科群。

3.对信息管理的研究，主要是从技术角度（主要研究用手工方式和计算机方式对信息进行收集、加工、处理，使之有序化存贮，便于快速检索并传递给特定的利用者）、从经济角度（主要研究以信息的生产、流通和利用为基础的信息市场）、从行政和法律角度（立足于政府职能，运用行政手段和法律手段，对信息活动进行调节和控制）、从人文角度（立足于研究信息流控制中的道德、伦理、文化因素的影响和建设）来研究。 4.信息管理的目标：信息管理的目标的确定需要从各国的实际情况出发，并且最终受到各国社会、经济、科技、文化发展水平的制约。分为总目标和分目标。 1）总目标：保证社会信息流在不同渠道中有序流动，信息的开发和利用在有领导、有组织的统一规划和管理下，协调一致、有条不紊地进行，使各类信息以更高的效率、效能，更低的成本在国家社会进步、经济发展、人民物质文化生活水平提高中充分发挥作用。

2）分目标：信息的生产与开发分目标；信息利用分目标；信息管理机制分目标；

九、信息管理的历史沿革：

1. 传统管理阶段：这一阶段以信息源管理为核心，以图书馆产生和长期存在为象征，同时也包含档案管理和其他文献资料管理。

早期的图书和档案的社会机构是“同源”的。随着社会经济、科技和文化发展，文献记录的类型大量增加，图书馆作为最初的文献收藏机构，逐渐与档案馆分流，成为知识和文献收集、整理和提供利用的社会信息交流中

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心机构，即形成了独立意义的图书馆。［标志：图书馆的存在和管理］ 图书馆对文献的收藏以文献的利用为目的。强调为“用”而“藏”。但要有效地解决“用”和“藏”之间的相当困难的，图书馆并不知此时此地之“藏”何时何地才能被“用”。

同时，在这一阶段，在科技领域出现了一类新兴的专职信息服务机构——科技信息机构。这类机构的任务就是对科技信息进行搜集、加工、存贮、检索和提供利用。由于科技信息主要以文献为载体，所以这类信息机构所从事的实质上仍然是文献管理工作，只不过偏重于图书之外的文献。这类机构主要进行二次文献加工，旨在克服传统图书馆提供文献信息利用方面的滞后现象以及过分重“藏”的缺点，在文献加工方面，既重视文献的外部特征，更重视内容特征，提供服务的方式主要是文献信息的多向主动传递。

从本质上看，科技信息机构与图书馆之间并无特殊差别。它们都是或主要是社会公益性事业机构，在国家财政拨款和公民税收支持下，从事以文献为载体的信息的搜集、加工、存贮、检索和提供，着眼于“文献信息源”的管理。

2. 技术管理阶段：这一阶段以信息流的控制为核心，以计算机为工具，以自动化信息处理和信息系统建造为

主要工作内容。

计算机具有科学计算功能和信息（数据）处理功能。计算机发明研制不到10年就被应用于图书馆的文献信息加工和管理，目的是要提高文献信息加工处理和查找效率，实现对文献信息流的控制。技术管理阶段着眼于用计算机技术处理信息并对信息流进行控制，技术因素占主导地位，技术专家唱主角。

人们希望在高度发展的信息技术的支持下克服由“信息爆炸”带来的利用方面的困难，以实现对信息的有效管理和开发利用。当信息技术无能为力，达不到预定的目标时，他们误以为是技术还不够先进，于是拼命追求最先进技术的应用，完全忽略了信息管理中其他因素的作用。

3.资源管理阶段（Information Resource Management）：取代过去单纯以信息技术（Information Technology）进

行信息管理，主张对信息资源要运用技术、经济、人文的手段，进行统筹规划全面管理，即管理特征是自上而下的集中式的可控的个性化的实时的管理。

1) 特征：资源管理阶段不能把信息资源整合的问题简单看做一个专业或技术性层面的问题，而是一个综合治理的问题，应当在政府统一规划和统筹规划协调下组织实施。

2) 资源管理阶段信息资源管理着眼于对人类信息过程的综合性、全方位的控制和协调，这一新概念的提出基于两个原因（背景）：A.技术管理阶段纯粹的技术手段不能实现对信息的有效控制和利用，因而提出信息资源管理这一新兴的管理模式；B.当代社会经济发展使得信息成为一种重要的资源的背景下，迫切需要从经济的角度思考问题，并对这种资源进行优化配置和管理。 3) 信息资源管理的局限性：

A. 仅关注显在知识尤其是记录性信息的管理而忽略了对另一类十分重要的知识——隐性知识的管理，从而大大限制了其管理范围和信息管理效能的发挥

B. 仅仅关注人类智力劳动的最终成果——记录型信息，对获得这一成果的学习与创新过程却视而不见，因而无法将信息的吸收与创造（生产）过程纳入管理范畴，不能实现全方位的信息管理。 C. 仅仅关注将信息提供给利用者，而对利用者其需求信息的根本原因重视不够，致使它难以将信息升华为知识，从而限制了信息效用价值的实现。

D. 仅仅关注信息在组织内部的免费流动，未能将信息看做一种资产，以资产管理的方式来管理和运作信息，从而忽视了信息的增值问题，影响了组织对信息的评价。 4）高速信息网的危害：

A.信息量急剧增长，网络无序扩大，网上信息陷入严重混乱，使人们难以通过网络获取所需要的信息。

B.信息污染。由于没有质量控制标准，致使一些质量低劣、粗制滥造的网络联入，使得互联网通信混乱，加之淫秽信息泛滥和病毒感染，网上信息污染严重。

C.信息侵权和安全问题。由于高速信息网存在着巨大开放性，进出方便，存取自由，任何个人或团体均可以把自己的计算机和局域网联入，使得网络信息安全系数大大降低，信息产权保护变得十分。 D.根据需求和效率配置网上信息资源的难度更大。

4. 知识管理阶段（Knowledge Management）：在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈

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到知识系统内；个人与组织的知识得以永不间断的积累，从系统的角度进行思考，这将成为系统的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，因应市场的变迁。

知识管理是一种重视与人打交道的信息管理活动，其实质是将结构化与非结构化的信息与人们利用这些信息的规则联系起来。知识管理重视学习、知识资产、竞争优势和创新，知识管理意味着独创性、创新能力、灵活性、适应性，重视智力的作用，并试图增强组织在这些方面的能力。知识管理的主要目标是改善组织或机构获取、共享和利用知识的能力。

知识管理简单地说就是对企业的知识资源进行管理的过程，如果对知识进行搜集和整理，如何使每一个员工都最大限度的贡献出其积累的知识，是企业实现知识的共享，就是企业进行信息，进行知识管理的主要目标，知识管理要求企业实现知识的共享，运用集体的智慧，提高企业应变和创新能力，是企业能够对外部要求做出快速反应，并利用所掌握的知识资源预测外部市场的发展方向及其变化。

十、信息交流

1.信息交流的分类 非生物-非生物的信息交流

自然信息交流

生物-生物的信息交流

人-非生物的信息交流 信息交流 人-自然的信息交流 人-生物的信息交流

人-人的信息交流

其中，自然信息交流完全因循自然规律和法则，与人类的主观意识不相关联。是纯自然的信息交流，亦即本体位论层次的信息交流。人与自然的信息交流是一种半自然，半社会的信息交流，是一种半意识化的信息交流。这种交流方式除了遵循自然的规则外，也随人的认识而发生改变。科技研究是自然物信息到人类主观意识的一种流动，是一种改造世界的过程。人与人的社会信息交流过程，是人的主观意识的相互作用。这种交流方式是最复杂、最高级的信息交流形式，它依赖于交流者双方的意识及双方的行为，而交流行为即既受心理因素的影响，又因循一定的社会规则，同时与社会的其他方面相联系，构成整个社会运行的一个大系统。

2.信息交流的含义：是不同时间或不同空间上的认知主体（人或由人组成的机构、组织）之间相互交换信息的过程。

3.信息交流分为共时信息交流和历时信息交流。共时信息交流或横向信息交流的主要功能是克服交流的空间障碍，达到及时的信息共享；而历时信息交流或纵向信息交流的主要功能在于消除交流的时间障碍，填补过去和现在的鸿沟，将古代与现代联系起来，为继承和发展提供条件。共时交流和历时交流的划分只具有相对的意义。（例如口头语）当代信息技术不仅迅速地消除了信息交流的空间障碍，而且也在有效地克服其时间障碍，使得共时交流与历时交流更是难分彼此。

4.信息交流的特征：无论是哪种形式的信息交流过程，必须有一个信息传递者，他是信息的初始来源，实际上是信息生产者；一个信息接收者，他实际上是信息的最终利用者；无论在哪种条件下，交流的对象都是认知主体所拥有的信息。信息交流过程可以是直接的，也可以是间接的。对于间接交流，至少应该有一个“人参与”的环节，我们将这种信息传递称为信息链。信息链的节点可以是人，也可以是由人生成、传递的文献或其他形式，还可以是几种形式的混合。信息交流实质上是一种单向传递。当我们分析交流过程时会发现，信息的流动永远是从生产者流向接收者，是一种时间不可逆过程。信息交流既然规定交流双方都是具有认知能力的人，那么，信息的来源必须是他人头脑所提供的信息，而不是直接从自然或社会观察而获得信息。如果将本体论层次的信息称为客观信息，那么信息交流的信息就全部都是从客观信息转换生成而来，生成转换器就是大脑，它是信息生产者认识的结果，属认识论层次的信息，我们称其为主观信息，它是一种间接信息。另外，信息交流还

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不利于新人的成长，限制了新思想、新知识和新信息的产生及传播。

3）因此，马太效应的积累要适度，不能任其发展，为保证信息的产生和分布比较科学合理，适当的干预是必需的。

3.马太效应的数学模拟

马太效应描述的实质上是成功和失败机会的累积过程及效果，这一过程及效果可以用数学语言进行描述和模拟。 1）普利亚分布：亦称单缸模型，在单缸模型中，红球和黑球的每一次出现，都将进一步增加这种出现的频率，成功的结果增大了进一步成功的机会，同样，失败也增加了再次失败的机会。

2）塔格分布：又称多缸模型，是对单缸模型的补充和修正。它能很好地模拟核心信息源的形成过程。 3）威布尔分布

二十二、信息生产者的分布规律

1.洛特卡定律：在论文数X和作者数Yx之间，存在着下列一种关系：XnYx = C 此式中，Yx是发表了论文X篇的作者数，n和c是对应于这一典型数据集合而估计出来的两个常数，n的数值在2上下波动。指数n近似为2。则上式可改为:Yx = C / X2

所有生产一篇论文的著者的比例刚刚超过60%， 生产n篇论文的作者数量大约是生产1篇论文作者数量的1 / n2 。洛特卡定律是对两组数据统计的推广，是对信息生产的一般理论估计，而不是一个精确的统计分布，因而有其局限性。

2.普赖斯定律：即在某一特定领域中，全部论文的半数系由该领域中全部作者的平方根的那些人撰写的。“那些人”无疑是核心或高产作者。 不能将普赖斯定律绝对化，它仅是在洛特卡定律基础上提出的一种假说构思，洛特卡定律n≠2的情形同样影响着普赖斯定律。普赖斯定律对我们的价值在于，它简洁地描述了信息按生产者能力的分布。

二十三、信息离散分布规律

信息的离散分布是信息的重要属性，它表现为信息的内容单元以不同方式从不同角度分布于各种载体中，信息的离散分布具有复杂的机理，本质上是由信息的生产和利用决定的。信息的离散分布是人类所有信息活动的基础，也是对信息进行有效管理的基础。

1. 布拉德福定律：

某一学科领域中的相关论文在期刊中的分布是不均匀的，而且具有明显的集中与分散规律。

“如果将科学期刊按其刊载某个学科主题的论文数量，以递减顺序排列起来，就可以在所有这些期刊中区分出载文率最高的‘核心’部分和包含着与核心部分同等数量论文的随后几区，这时核心区和后继各区中所含的期刊数成1：a：a2的关系”这就是布拉德福定律的区域表述形式。

布拉德福定律有两个基本要点：一是频次等级排序，形成主体来源（期刊）的有序目录；二是确定相关论文在主体来源中的分布规律。

文献分散的原因是，在某一新的学科中，写第一批论文时，人们首先把它寄给最合适的杂志发表。这些杂志伴随着该学科的发展，刊载越来越多的这类文章。于是许多著者都希望把他们的文章发表在本专业的，以前发表了大量高质量论文的这类杂志上。投稿数量大大增加，使杂志选择性增大，因而对文章的质量要求提高，杂志的威信也日益提高，这就产生了一些带核心性质的杂志，这种现象就是文献分布中的“堆加”效应。同时，有关这一学科的文章也在其他杂志上发表，这就产生了集中与分散的现象。

布拉德福定律也存在一些问题，如公式繁多、立论各异、至今尚无统一的结论，理论与实际脱节等。这都说明该定律还不够成熟，经验色彩较浓。另外，布拉德福定律主要揭示的是宏观层次的信息（文献）离散分布，而对于微观层次的信息（内容单元）分布的研究则基本上是空白。

2. 齐夫定律：

如果将一篇较长文章（约5000字以上）中每个词按其出现频次递减排列起来（高频词在前，低频词在后），并用自然数给这些词编上等级序号，出现频次最高的为1级，其次为2级??这样一直到D级，如果用f表示词在文章中出现的频次，用r表示词的等级序号，则有：fr = c （齐夫定律） 式中c为常数。

齐夫定律的其他形式：因为齐夫定律是一个纯粹的经验定律，仅仅使用了一般的统计方法，其过于简单的形式

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和结论对于出现频次特别高的词和特别低的词都不能完全满足。于是美国学者朱斯提出了双参数等级分布定律；曼德尔布罗则运用信息论原理和概率论方法来研究词频分布，用三参数修正了齐夫定律，使其更具有一般性和普遍意义。

齐夫定律是对自然语言词汇统计所得到的规律。但对于人工语言及人工语言语词构成的集合同样满足。也完全符合汉语语言词汇的分布。

齐夫定律具有广泛的应用，在信息系统建设、词表管理和控制、自动标引、信息存贮与检索方面都取得了许多应用成果。通过词频分布来提示信息的分布规律是齐夫定律在理论上的重要开拓。

二十四、信息对时间的分布规律

研究信息在时间轴上的动态分布规律可以提示信息的增长与老化，用科学高效的理论模型来刻画信息随时间的推移所表现出来的趋势，把握信息量的变化，对信息实施动态管理。

1. 指数增长率：

1）普赖斯曲线：如果用F(t) 表示时刻t的文献量，则指数定律可表示为：F(t) = aebt 其中a是统计的初始时刻（t=0）的文献量；e = 2.718；b表示持续增长率

文献信息的指数增长规律在一定程度上正确反映了文献的实际增长情况。

文献信息（或者信息）指数增长的内在原因是由于社会信息流的传播和影响的结果。在一个健全的社会信息交流系统中，那些业已掌握新思想、新信息的成员，必然主动或被动地影响其他社会成员。人们接受新思想、新信息的概率会随着时间的推移而增大。因为这与掌握新思想的累积人数有关。这些掌握新思想和新信息的人数本身就是按指数增加的，他们必然要从事知识信息的生产和传播，这就必然引致信息量指数增长。

文献信息的指数增长规律是对每一年的文献累积数而言的，并不是相对于每一年新发表的文献数量。每年文献信息的累积数，即该年可以利用的文献总量。

文献信息的增长律仅仅是一个理想模式，它没有考虑到许多复杂的因素对文献增长的限制。实际的统计发现，不同时期、不同级别、不同质量、不同学科领域的文献信息增长趋势是不一样的。

2）生长曲线：F(t) = k / 1 + ae-kbt 式中F(t) 表示时刻t的文献量，k为文献增长的最大值。

普赖斯指出，考虑物质的、经济的、智力的及时间的影响和限制，文献信息的增长更趋近于生物的生长曲线，即最初生长或繁殖很快，随着时间推移，其生长速度越来越慢，以致几乎不增加了。

生长曲线表明，在文献增长的初始阶段，它是符合指数增长规律的，但它不能始终保持指数增长的势头，当文献增至最大值的一半时，增长率开始变小，最后缓慢增长，最后到达极限。如果单独就某一具体学科领域内文献的增长而言，生长曲线极好地描述了它们的增长规律。

在不同的阶段科学文献增长的态势是不同的。学科处于诞生和发展阶段，文献量指数增长，文献的寿命较短。随着研究深入，学科进入相对成熟阶段，文献增长率变小，但文献寿命相对变长。同时，也意味着该知识领域正面临新的突破，将产出更新的分支领域，而内容上更新的文献又将进入一个新的急剧增长时期，然后又进入一个稳定时期。文献的增长往往会出现几个急剧增长时期和几个相对稳定时期，呈现出错综复杂的格局。 对不同的领域，描述其文献增长的生长曲线中各个常数是不相同的。如果能分别对各门具体学科文献增长状况作历史的、全面的统计分析，绘制出相应的生长曲线，则对评价该门学科所处的阶段，预测其未来的发展，估计该学科不同时期的文献寿命，以指导信息搜集和提供，是很有意义的。

生长曲线的局限性：生长曲线意味着某个年代之后，再也没有新的文献产生，这显然是不符合实际的。 3）利用指数曲线和生长曲线来研究文献增长、预测未来文献总量必然会有局限，这是因为：

A. 指数增长定律的产生，首先是普赖斯分析研究物理学文献数量的增长时提出的。把对文献某一方面、某一历史阶段的研究成果，推广到文献的全部领域，根据是不充分的。

B. 利用上述二曲线对文献增长所作的预测，依据的是预测学中的趋势外推法。文献作为传播信息这一复杂系统中的子系统，其增长规律受到许多因素的影响和制约，只有利用系统论的观点对其作系统分析，才能得到比较符合实际的结果。

2. 逐渐过时律

1）文献信息的老化一般指这样四种情形：文献中所含信息仍然有用，但现在已被包含在更新的其他论著中；文献中信息仍旧有用，但现在正处于一个人们对其兴趣下降的学科；文献中的信息仍旧有用，但为后来的著作

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所超越；信息不再有用。

2）所谓文献的半衰期：是指某学科领域现时尚在利用的全部文献中的一半是在多长一段时间内发表的。半衰期大体上与某学科领域的文献中半数失效所经历的时间相同。

3）与半衰期有着密切联系的另一个衡量文献老化的指标是普赖斯指数，即某一学科领域内，对发表年限不超过5年的文献的引用次数与总引用次数之比值。一般来说，普赖斯指数越大，半衰期就越小，文献老化的速度越快。

4）对文献按年代被引证的次数进行分析，可以得到某一门类或某一学科领域的文献老化速度最可靠的指标。但是，必须利用大量的文献摘录、计算书目引证次数，以便最大限度地补偿各种著作随意引证他人文献的特点。文献老化速度的指标仅仅是概略性的，而且不是指个别的文献或某一组文献，指的是某一门类或某一学科领域文献的总和。

5）相应的方程可表示为C(t) = ke-at , 其中C(t) 表示发表了t年的文献的被引次数，k是常数，随着学科不同而异, a为老化率。

6）已发表文献的老化速度，不仅取决于这些文献所属的学科领域，还取决于其他一些因素，特别是文献的种类和性质。已发表的文献的半衰期，还与信息需求的特点有关。 7）文献信息老化受许多因素的影响： A.文献增长：文献的增长和老化是一个事物的两个方面，它们从不同的侧面来描述科学的发展，阐明科学知识的修正率。文献的老化，首先是与文献的增长联系在一起的。文献增长得越快，文献的半衰期就越短。如果每篇文献被引用的概率相同，由于文献增加的结果，会使得新文献被引的次数较多，而旧文献被引的机会减少，这样就加速了文献的老化。

B.学科差异：并不是所有学科的文献老化速度都是大体一样的，相反，彼此间差异很大。普赖斯将文献分为两大类，一类是档案性文献，其半衰期大于5年，另一类则是有现时作用的文献，其半衰期小于5年。

C.学科发展阶段的差异：即使是同一学科，不同的时期或阶段，文献的半衰期也不完全相同。学科处于诞生和发展初期，文献量指数增长，文献的老化符合负指数函数；进入相对成熟时期后，文献增长速度变小，其相应的老化曲线也变得平缓，半衰期加长。半衰期加长，表明学科已进入相对成熟阶段，文献的科学价值达到一定深度，从而使文献利用寿命加长。

D.信息环境和需求：不同信息用户对文献的需求是不同的，国家与国家，地区与地区之间对文献使用的年代也不完全相同。

8）逐渐过时律主要描述的是文献信息尤其是科学文献信息的老化模式，对于其他一些类型的信息则不一定符合。

二十五、信息源

1. 定义：

人们在科研活动、生产经营活动、文化活动和其他一切活动中产生的成果和各种原始记录，以及对这些成果和原始记录加工整理所得的成品（如数据库、文摘索引杂志等）都是借以获得信息的源泉，简称信息源。

2. 分类：

1）记录型信息源：包括由传统介质（纸张、竹、帛等）和各种现代介质（如磁盘、光盘、缩微胶卷、胶片等）记录和存贮的知识信息，如各种书籍、期刊、数据库、网站等等。

A. 记录型信息源的优点是传播信息系统，便于保存，便于积累，便于利用。它是信息存在的基本形式，也是信息管理的主要对象。

B.按不同的物质载体，记录型信息源还可以分成以下几种：

印刷型：由于阅读、利用方便，至今仍广为流传，成为传播信息的主要形式。其缺点是体积大，分量重，收藏要占很大空间，管理较为困难。

缩微型：一般指以感光材料为载体，利用光学技术，使印刷型文献按比例缩小的文献资料。

计算机阅读型：它是将文字和图像转换成二进制数字代码，记录在磁带、磁盘或光盘等载体上。阅读时，再由计算机将它，转换成文字或图像。它能存贮大量信息，并以极快的速度从中取出所需信息。

网络型：它直接在网上产生、发布、存贮和传播。这类信息虽然也需要计算机帮助才能阅读，但它直接在网上

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存取，这是它与计算机阅读的区别之处。

视听资料：是运用录音、录像和摄影技术直接记录声音与图像的文献形式。这类文献不同于一般文字形式的资料，它能直接记录声音与图像，给人以直观感觉，对于传播信息有独特作用。 C. 按不同内容、性质和加工情况，记录型信息源可以分为：

一次信息：凡是在科研、生产、经营、文化及其他各类活动中生产的原始信息，称为一次信息。

二次信息：是对一次信息进行加工整理后产生的一类信息，二次信息的重要作用，不仅在于报道，更重要的是为查找一次信息提供线索。如：书目、题录、简介、文摘等

三次信息：是在一次、二次信息的基础上，经过分析、综合而产生的信息。人们常把这类信息称为信息分析研究的成果。如综述、述评、学科年度总结、文献指南等。

D. 按编辑出版形式的不同特点，可分为图书、期刊、会议资料、专门报告、专利资料、政府出版物、学位论文、新闻报纸等。

2) 实物信息源：由实物携带或存贮的知识信息。

优点：实物信息直观生动，含有丰富的信息，易于理解和吸收。许多技术信息是通过实物来保存和传递的，在技术引进、技术开发和产品开发中发挥着重要作用，是反求工程的基础。

缺点：这类信息源不能直接进入信息系统，要对其进行管理，必须先将它转换成记录型信息。 3) 智力型信息源：这类信息源主要是指人脑存贮的知识信息。又被称为隐性知识。

这类信息由人的活动携带，根据社会需求提供各类咨询服务，帮助用户解决问题。对这类信息源主要通过政策、法规来进行组织、协调和管理。由于这类信息源主要由人脑携带，绝大多数内容难以捕捉，因此管理起来具有相当大的难度。在实际操作时，可借鉴和吸收人力资源管理的理论方法。 4) 零次信息源：

A. 零次信息是人们通过直接交流获得的信息，是信息客体的内容直接作用于人的感觉的结果，而不像记录型信息和实物型信息那样通过某种物质载体的记录形式发生作用。因此，零次信息具有直接性、及时性、新颖性、随机性、非存贮性等典型特征。 B.零次信息的作用：

第一，科学技术日新月异，新知识、新概念、新术语、新数据层出不穷，而且常常通过非正式渠道以零次信息的形式传播，获取零次信息可以补充记录信息和正规渠道的不足。

第二，如果组织机构信息系统不健全，信息工作者水平低，不能提供有价值的信息，或者信息渠道不畅，也可以通过捕捉零次信息加以弥补。

第三，在市场环境中，零次信息占有较大比例，它反映市场供求、价格、竞争状态的变化，是市场调查和分析的重要依据。

第四，在现代咨询服务中，零次信息具有特殊的意义，用户的需求通过零次信息反映出来，咨询人员所提供的知识经验正是他们携带的零次信息。

第五，随着网络的兴起与普及，零次信息的传递超越了时空限制，传播量、速度和影响面越来越大。

零次信息的存在形式、传播渠道具有较大的随机性，难以存贮和系统积累，给这类信息的管理带来了很大困难，需要采用特殊的方法搜集、记录、整理和存贮。

二十六、信息评价的一般指标

1. 信息评价的原因：现代社会信息量急剧增大，信息载体多种多样，信息传播渠道十分复杂，信息源在时

间和空间上分布都极为广泛。新知识、新信息不断产生，无计划地搜集信息不仅不能满足用户需求，还会浪费大量人力、物力和财力。因此，如何对信息进行评价，掌握和利用适合的信息源，搜集、选择对用户有价值的信息是信息管理活动急需解决的问题。

2.方法：对信息价值的评价是一个复杂的课题，它在很多情况下取决于信息利用者的工作范围、性质、目的和

个人素质。我们可以通过信息的一般特性指标对信息的价值进行判断。

3. 有价值的信息是在特定的问题和状态中被利用并有效发挥其功能的信息，是实现某种目标所需要的知识，是进行决策和选择所必需的资料。有价值的信息必须具备有及时性、准确性、综合性、获取简易性、经济性等特性。具体来说，需要具备如下条件：

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1）能够及时地以适当的方式提供解决问题所需要的依据；2）信息符合用户需求的内容；3）信息的可信赖程度高；4）信息具有综合性；5）信息容易获取；6）信息的费用与目标吻合。

我们可以通过信息源、信息准确度、信息费用三方面的评价来判断信息是否有价值。

二十七、信息源的评价与选择

评价信息的价值，要特别注意对信息发生源及其载体的评价。

在利用信息之前，要对信息发生者的意图、信息的可靠性等方面进行分析和评价，否则就会招致惨重失败。 搜集到各种信息之后，有必要将它们按信息源的类型分开整理。这样不仅能够很好地掌握其分类范畴，而且还可以系统地检验、评价信息的意义和价值。还可以根据利用信息源的目的来划分各类信息源。使信息有序化，对其中使用率较高者进行经常性的信息跟踪和监视。平时就注意认识这些信息源的分类及各类的特点，评价各类信息源的可靠性，为利用信息作好准备。信息管理人员要努力使信息利用者提高认识，使其掌握各类信息源的利用方法和获取途径。 目前，对信息源的评价一般采用两种方法：一种是信息工作者根据对信息源的一般要求对信息源进行评分评价，称为直接评价法；另一种是调查信息利用者对各种信息源的利用情况，或由信息利用者根据自己的实践需要来评价信息源，称为间接评价法。

1.直接评价法：就是按照前述有价值的信息应当具备的一般条件或标准，从不同角度和侧面对信息源的价值给予评分评价。特点是简单易行，带有主观色彩。（主要是五项指标：及时性；综合性；经济性；准确性；易获取性）

这种评价方法还是十分粗浅的，不能准确地揭示信息源的真正价值。这是因为：

1）对各指标的评分带有极大的主观性，完全取决于信息工作者个人对信息源的认识和了解。

2）信息源的价值只有实际利用中才得到真正体现，这种评定方法完全不考虑信息源在实际利用中的真正动态，因而不能正确反映信息源的价值。

3）上述五项指标也还是不够完备的。一些重要的特性指标如信息的针对性、简明性、新颖性等未列入，一方面这些指标难以量化评分，另一方面，指标过多也使评价变得复杂。

2.间接评价法：是通过信息用户来评价信息源。以调查表的方式调查用户对信息源的需求和利用情况，然后由信息工作者对调查所得到的数据进行统计分布和对比，对信息源的价值做出评定。特点是需要信息用户密切配合，工作量较大，但评价结果较为客观。

利用间接法评价信息源，可以把调查和评价结合起来使用。每个用户的评分虽是主观的，但最后由信息工作者对大量用户的评分进行统计分析将会得出较为客观的结论。为了确定被调查者对所需评价的信息源认识的重要性次序，可以采用以下四种相对重要性指标进行比较，指标较大者则较重要。 1）评分平均值 2）评分比重：某一信息源所得全体被调查者的评分和，在全体被调查者给所有信息源的评分总和中所占的比重，便是该信息源一评分比重。

3）最高评分频度。全体被调查者给某一信息源的全部评分中评最高分数的人数所占有的比例。

4）平均名次指标：首先将全部信息源分别就各个被调查者的评分排队，列出名次，这样每个信息源就得到与被调查者数量相同的名次数目，然后用被调查者总数去除名次的数值和，便是相应项目的平均名次，数字最低者最好。

利用间接法对信息源进行评定，除按上述要求用户对信息源总体进行评分外，还可以从不同的侧面和角度对信息源进行评分。不过这样会使得信息人员的统计分析工作量大大增加，但评定结果将更准确。

二十八、信息准确度的比较评价

1.一般从各个方面获得同一信息，并进行比较评价的方法叫做“交叉检验”。由于信息的比较也是相应的信息源的比较，所以经常注意各种信息源的特点及各自携带的信息、可靠性水平等方面的评价数据，是非常有益的。平时还要注意建立起各种信息源的获取渠道。

1）从不同的信息源获得同一性质的信息，对这些信息进行比较；

2）定期地、系统地搜集信息，调查过去同种信息是否出现并和新获取的信息进行比较评价；

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断问题；出版业的高额利润问题。

B.法律问题：知识产权保护问题；信息安全问题

4）政策内容：在进行信息政策的内容划分时，应结合国家信息政策所需解决的具体问题与矛盾，依据信息政策制定的原则，选取合理的角度去分析。可以从经济和法律两个层面加以研究。 A.经济层面：

宏观产业发展的经济问题：国家信息政策是国家管理和发展信息产业、信息经济的方针、措施及行为准则。国家信息政策对于提高国家整体经济素质和实力，促进经济增长和社会的可持续性发展，获取国际竞争中的领先地位具有极为重要的战略指导作用。我国应根据经济形势的发展阶段、信息产业层次水平、技术结构的演进采取相应的具有引导、扶植性质的信息政策，以现有的经济实力倾斜发展高新技术开发产业、信息服务业、信息应用技术、教育产业，重视信息资源的合理管理和有效利用，加强信息基础设施的建设，加大信息业的人力资源投资，注重信息人才的培养和信息教育的普及。 微观市场经济问题：对于微观信息市场应遵循规制与放松规制原则。政府应逐渐从规制政策转向竞争政策，这个过程是循序渐进的。要实现信息产业由垄断向竞争或有限竞争状况转变，需要渐进过程，而规制是些阶段的主要政策手段。应施行以下政策：第一，价格政策，中国更适合选择基于成本补偿价格机制，而不是固定价格或价格上限机制。第二，税制改革，减少低效率的所带来的经济扭曲。第三，规则和有关政府组织改革。减少腐败，建立有效的均衡机制。第四，法规改革，建立和完善合同法，建立反垄断法。第五，企业的公司化兼并与国际接轨，使企业按商业规则经营。政府应在统一管理、统筹规则、合理配置资源、避免低水平重复建设的前提下，逐步建立市场运作规范、有效竞争政策、放松规制政策，以及充分发挥各方面积极性的信息网络化发展机制。要在继续支持主导信息基础设施建设以促进企业加快发展、增加国际竞争力的同时采取放松规制、引进竞争措施，加大对新兴信息服务提供企业的扶持力度，促进其快速成长，扩大市场占有率。政府还要在一定程度上，引导国内外更多投资主体进入电信、出版、有线电视待及其信息服务市场，实现投资主体多元化。通过充分有效的竞争，促进信息产业整体链条上的每一环节，包括设备制造、软件开发、通信服务、电子商务等优化资源配置，实现快速发展。 B.法律层面：

知识产权保护：知识产权制度实质上是一种垄断性的保护制度，它的存在必然会影响到信息资源共享的程度和效率。在两者关系之间寻求合理的平衡，是我们制定政策谋求的目标。在制定有关知识产权政策时，应该采取使知识产权的价值达到最大化的原则，而不是最大限度地去保护知识产权。

信息自由流通与信息安全：一方面，信息、信息系统、信息环境的开放性与共享性要求信息在现实世界中自由流通；另一方面，在信息数据广域化、国际化的流通中，信息安全、信息质量都不免让人担忧。信息流通与信息安全之间寻求合理的平衡，同样成为我们制定信息政策谋求的目标。制定信息流通与信息安全政策应遵循信息流通有限自由与信息流通有限控制的原则。

5）政策形式：政策形式是指政策内容的外在表现形式，是宣传、执行政策的有效工具和合法依据。信息政策的形式是指国家制定并发布执行的有关信息政策内容的文件、指南或规定。我国制定的信息政策主要集中在科技信息政策、信息技术政策和知识产权政策三个方面。从总体上看，目前我国信息政策的制定原则还不成熟，信息政策内容体系还不健全，属于全国性的国家综合性信息政策的研究显得不足，因而面对许多信息管理和信息经济领域缺乏应有的导向和约束。我国政府应当尽快出台《国家信息产业发展政策》，并通过法律法规的形式予以确认、保障。应将国家信息政策转变为具体的、可操作的法律法规，进行有效的贯彻和实施。

六十七、信息法律

1.定义：信息法律是指在调整信息活动中产生的社会关系的法律规范的总称。这里的社会关系主要涉及利益、权益与安全问题。信息法律的主要内容包括知识产权法（专利权、著作权、商标权等）、信息安全法、信息公开法、新闻出版与传播法、电信法、电子商务法（电子签名和数字认证法等）、有关计算机犯罪的法律等。

2.我国的信息法律、法规文件，有如下四个特点

1) 国家级立法较少，而部门行业主管部门的行政规定较多。即使已经出台的法律、法规，也是分散于各行政部门里的。

2) 针对信息产业某个领域、某个现象的法律法规较多，而从宏观上对信息产业的全局性进行把握的法律法规较

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少。立法主要集中在信息产业和信息技术的立法、知识产权的立法以及涉及加强电话计费监控等热点问题。 3) 有形规则与无形规则共存。在实际中，有形的成文的信息法律法规较少，而无形的非成文的信息规则较多。 4) 信息技术的应用与发展程度为信息法律法规的立法空间设置了特定的边界条件。

3.信息法律的立法模式分为：修改适用模式；专门立法模式；谨慎暂缓模式（大多数国家，特别是中国，国定信息化发展正处在起步阶段，如果制定过多的法律条款，虽然出发点是好的，但会对信息化的发展造成限制和影响，而且，只有在信息服务，电子商务等信息业充分发展的基础上，才能制定出正确、合理、高效的规则）

4.国家信息法制建设的基本过程

世界各国，尤其是欧美诸国在其国家立法的过程中，基本上都遵循着为促进信息化发展排除障碍的基本思路，实行的是一条“政策导向、行业自律、立法规则、逐步统一”的发展道路。

六十八、信息政策与法律的制定原则

正确的信息政策与法律的制定来源于对实践经验的科学总结和对现实典型案例的充分研究。信息政策与法律所指导和调整的对象的特殊性，要求我们在制定信息政策与信息立法时除了应坚持一般政策与法律制定的原则，还应当遵循以下具体原则

1.市场驱动，放松规制

以市场为导向，放松规制，通过竞争以促进经济和社会的信息化发展是推进国家信息化建设的首要方针。市场和政府是促进信息经济发展的两个行之有效的工具。信息经济的发展和社会信息化的推进关键在于市场的驱动。政府的作用主要是通过制定符合市场规律的市场规则来指导和规范市场公平有效的竞争。我国政府在国家信息化建设中一直扮演着主导角色，国家的信息基础设施的建设、信息产业的发展以及其他信息化领域的发展都是在政府的集中统一领导下，统一规划、统一组织、统一标准、统一实施，企业以及社会的各个成员在政府的领导下参与信息化建设。

我们认为，制定信息政策与法律时，要始终坚持市场驱动、政府放松规制的原则，发挥市场和政府的作用。以市场为导向发展电子商务、计算机技术、远程通信技术，建立适当的竞争模式。政府的职能应该限定在特定的范围内。

2.技术中立

国家信息化建设的本质是以计算机技术为核心的信息技术在全国范围内广泛深入应用的过程。在这一过程中，任何国家的信息政策与法律的制定都不能脱离信息技术本身的特征和作用。制定信息政策与法律的具体步骤和特定行为都会受到信息技术进步状况和应用程度的制约和影响。因此，在具体的信息政策制定和立法的过程中，如何使信息技术为建立和完善信息政策法律环境服务成为重要问题。技术中立的主要内容有：第一，在政策法律体系中包含技术规范。第二，在具体政策法律制定中排除技术的影响。

3.国际化合作

国家的信息经济发展与信息交流存在于开放的世界环境中，因而，一国的信息化发展具有明显的国际化特征。世界各国在制定本国信息政策与法律时，都十分关注与国际规则的接轨。建立全球统一的电子商务规则是构建国际信息政策法律体系的核心问题。各国在制定本国电子商务法律时都注意预留接口，为以他国的游戏规则兼容做好准备，并积极参与国际规则的制定，使自己占有主动地位。

六十九、信息政策的评价

掌握政策评价的基本方法对于科学地总结政策实践中的经验教训和有效地发挥信息政策法规的作用，具有非常重要的现实意义。

1.信息政策评价的标准系统：政策评价标准系统是指用于评估各项备选政策或规划的关于目标范畴的特定陈述系统。其中重要的范畴包括成本、收益、绩效、风险、政治可行性、行政简化、合法性、不确定性、公正和时间安排。大部分评估标准都可归入这四种综合类型。技术可行性；经济与财务可行性；政治可行性（提出的政策方案是否会被相关集团所接受）；行政可操作性 2.信息政策效益评价：有两个指标：信息政策效益；信息政策效益率。

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究内容是能自动地处理数据库中大量的原始数据，从中挖掘、搜索出具有必然性的、富有意义的模式。主要对象是关系数据库。数据挖掘技术是人们长期对数据库技术进行研究和开发的结果，是从海量数据库中挖掘信息的技术。

四十二、信息检索

信息组织是按照一定的规则来描述信息资源或信息对象，以便于能被需要它的人高效利用。信息组织使信息有序化和系统化，把有价值的信息按照一定的编排方式进行存贮。而信息检索则是指为了个人或他人的需要，去发现适当的信息资源或信息对象。可以说，信息组织和信息检索是一对互逆的过程。

1.定义：信息检索是根据特定的需求，运用某种检索工具，按照一定的方法，从大量文献中查出所需要的资料或信息的过程。通常将满足信息用户的信息需求而建立的，存贮经过加工了的信息集合，拥有特定的存贮、检索与传送的技术装备，提供一定存贮与检索方法及检索服务功能的一种相对独立的服务实体（包括人或检索工作单位），统称为信息检索系统（Information Retrieval System, 简称 IRS）。即人、检索工具和信息资料是信息检索系统的三个基本要素。

2.信息检索的类型

1）按存贮和检索的内容划分

①文献检索：回答的是诸如“关于铁路大桥有哪些文献”之类的问题。通常存贮的是二次文献，故检索输出的也是文献的线索，再根据线索查找出原文。

②数据检索—回答诸如“世界上最长的铁路大桥有多长”之类的问题。（数据型）检索系统通过一定的运算推导能力反馈给用户经过核实、整理或加工过的数值信息。

③事实检索—回答诸如“世界上最长的铁路大桥是哪条”之类的问题。（非数据型）它是数值信息和系统数据信息的混合。一般需要从系统中检索出所需信息后，再加以逻辑推理给出结论。

2）按检索系统中信息的组织方式划分：①全文检索 ②多媒体检索 ③超媒体检索（检索结果是逻辑连接链） 3）按检索性质划分：①定期检索—又称为SDI检索，是查找有关特定主题最新信息的检索。 ②回溯检索—也称为追溯检索，是查找一段时期内有关特定主题信息的检索。 4）按检索要求划分：①强相关检索—强调查准率 ②弱相关检索—强调查全率

3.信息检索需要满足的特性

1）信息检索的相关性：信息检索系统针对用户的查询，从文档中检出的文档与查询之间的一种匹配关系。国内信息界认为，相关性表明用户是否认为一文献与一提问吻合。 2）信息检索的不确定性：语言本身的特性决定了在标引和检索词的选用中都存在不确定性。信息检索系统并没有直接处理原始信息和原始用户需求，它提供的只是信息表示和查询表示之间的关系，这就涉及到标引和检索词选用的准确度问题。

3）信息检索的逻辑性：信息检索作为信息管理的核心，具有非常强的逻辑性。在检索语言方面，检索词作为检索语言的典据性文本，其自身编排具有很强的逻辑性；在检索策略的研究方面逻辑性表现的更为明显。其中系统与用户之间交互的接口功能与检索策略的逻辑性更是关键。

4.信息检索的发展历程

1）手工检索阶段（1876-1954）：信息检索源于参考查询、文摘索引工作，较正式的参考咨询工作是由美国图书馆和高校图书馆与19世纪下半叶发展起来的。到20世纪40年代，咨询工作的内容又进一步，包括事实性咨询、文摘、专题文献检索、提供文献代译等。检索从此成为一项独立的用户服务工作，并逐渐向专业化方向发展。 2）机械信息检索阶段：是20世纪50年代开始的用各种机械装置进行信息检索的机械系统，是手工检索向现代信息检索的过渡阶段。主要包括两种基本类型：A.机电信息检索系统 B.光电信息检索系统。机械信息检索系统利用当时先进的机械装置改进了信息的存贮和检索方式，通过控制机械动作，借助机械信息处理机的数据识别功能代替部分人脑，促进了信息检索的自动化。但它并没有发展信息检索语言，只是采用单一的方法对固定的存贮形式进行检索，而且过分依赖于设备，检索复杂，成本较高，检索效率和质量都不理想。 3）计算机信息检索阶段：可以划分为以下三个阶段 A.1971年以前建立的信息检索系统，是传统的批处理检索方式。这一阶段的数据存取与数据通信能力都比较差。 B.1971年以后，产生并发展的联机信息检索系统，如OCLC、Dialog在线数据库联机检索系统。这一阶段的特

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点是联机数据库集中管理，具有完备的数据库联机检索功能，但其数据通信能力较差。特征：远程时时检索，多种数据库是联机检索的主要优点，联机检索是计算机信息处理技术和现代通信技术三者的有机结合。

C.20世纪90年代以来，产生并发展的网络信息检索阶段。以互联网的出现为标志，系统大多采用分布式的网络化管理，其信息资源的主要特点是以数字形式表达，以多媒体和多载体的形式出现，内容覆盖全社会领域，且分布无序、难于规范化和结构化、用户界面要求高等。

5. 目前信息检索技术正向两个方面发展：一是传统信息检索向全文文本、多媒体、多载体、多原理等新

型信息检索的发展，在深度上提高管理和组织信息的能力。二是信息资源的网络化和分布化，面向互联网中海量的信息资源，在广度上提高管理和组织的能力。

四十三、信息检索的模型

信息集、用户提问集、信息集与用户提问集的相似性匹配是信息检索模型的三要素。

1.基本原理：信息概念的中心问题是建立用户需求和文档的表示，及他们之间的相关度（relevance）计算模型

（IR moder），简单的说即给定一定查询，将所有文档安排和该查寻相关度的大小进行排序后返回给用户。面向文本的信息检索系统化称为文本检索模型，到目前为止，人们已经提出若干检索模型并在实际中得到了广泛应用，包括布尔逻辑模型和概率检索模型。

2.信息检索模型类型包括：

1）布尔逻辑模型（Boolean Retrieval Model,简称BRM）：逻辑检索的基础是逻辑运算，逻辑运算中最常用的是布尔逻辑运算符，主要有“与”（AND*）、“或”（OR＋）、“非”（NOT－）。 2）概率检索模型（Probability Retrieval Model，简称PRM）：概率检索模型是在布尔逻辑模型基础上为解决检索中存在的不确定性。它建立在相关性理论基础上，当文件按相关概率递减原则排列时可以获得最大的检索性能。相关性原理及排序原理是概率检索模型的理论核心，有关概率的计算及其数据来源是PRM的技术难点。 3）向量空间检索模型（Vector Retrieval Model，简称VRM）： 其基本思想是文档和检索请求（Retrieval Query）都可以用向量表示，检索过程就可看成是计算文档向量与检索请求向量间的相似度，可以根据相似度值的不同，对检索结果进行排序，可以根据检索结果做进一步相关反馈结果。将文献与查询的匹配问题转化成为一个关于向量空间的计算问题。

4）模糊检索模型（Fuzzy Retrieval Model，简称FRM）：它是建立在模糊集合论、模糊逻辑及可能性理论基础上来处理各种不确定性的一类模型。

5）目前，人们对信息检索的过程也进行了研究，从而得到信息检索主体在检索过程中的认知模型。人们可根据自己的认知思维所得到的检索结论，改造自己的检索观念模型来适应不同检索系统，进而可根据自己的检索结论来评价和改造检索理论，创造出新的信息检索理论以及信息检索系统。对信息检索的认知模型的研究有助于提高检索主体在检索过程中的自觉性和创造性，使检索思维和行动更加明确有效，同时也是对检索理论的进一步完善。

四十四、信息检索语言的职能

1.定义：信息检索语言是根据信息检索需要创制的一种人工语言，又称检索语言、信息检索标识、标识系统等等。信息检索语言由词汇和语法组成。词汇是指登记在分类表、词表中的全部标识，一个标识（分类号、检索词、代码）就是它的一个语词，而分类表、词表则是它的词典；语法是指如何创造和运用那些标识（单个标识或几个标识的组合）来正确表达文献内容和情报需要，以有效地实现情报检索的一整套规则。

2.分类：

1）从反映信息特征的角度来看，可分为代表了信息外表特征的信息检索标识（作者名、题名、报告号、专利号等）；代表信息内容特征的信息检索语言（类号、叙词、标题词和关键词等）

2）从信息检索标识规范化的角度来看，可分为自然语言检索标识和规范语言检索标识。

3.职能：

1）信息检索语言可以表示文献内容、数据或其他信息形式，为了满足不用信息用户的需要，信息检索语言能够根据不同的信息需求，表达不同的类型。

2）有专用概念表示用户的信息提问。信息检索不单纯是字面上的组合，而是一种概念上的匹配。

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3）能够指示计算机执行查询与检索。检索者用语言项概念表达了信息提问后，要根据检索系统的功能编写成检索策略，使检索系统能顺利、快速地查到信息提问所需要的信息。

四十五、信息检索策略

1.定义：信息检索策略是针对检索提问、运用检索方法和技术而设计的信息检索方案，其目的是要达到一定的检准率和检全率。

2.常用的信息检索策略包括：分块概念组配检索策略、逐步组配检索策略、对偶组配检索策略、增长组配检索策略等。

3.信息检索策略的研究重点：检索策略失误分析；降低检索费用的研究；用户检索行为及用户培训；现代信息技术在检索策略制定中的应用。

4.随着智能信息检索系统研究的不断深入，将来的检索策略将由智能信息检索系统承担。

四十六、信息检索效率的评价

检索效率是指全、准、快、便、省（检全率、检准率、检索速度、检索方便性、检索成本与效益），最主要的是全和准。主要通过检全率、检准率、漏检率和误检率四个评价指标进行评价。 若想提高检全率，则检准率会降低；而欲提高检准率，则检全率会降低。

四十七、信息检索的程序

1.分析研究信息检索的课题：是确定信息检索策略的根本出发点，也是信息检索效率高低和成败的关键。包括：

1）明确信息检索课题所涉及的领域和范围 2）明确所需信息的内容及其内容特征

3）明确所需信息的类型，包括文献媒体、出版类型、所需文献量、年代范围、涉及语种、有关著者及机构等 4）明确信息检索课题对查新、查准和查全的指标要求

2.选择信息检索工具：信息检索工具是人们为了充分、准确、有效地利用已有的信息资源而加工编制的用来报道、揭示、存贮和查找信息资源的卡片、表册、计算机信息系统和特定出版物。

需要选择那些与主题相关的、符合时间要求的、质量高的信息检索工具。可以先利用本单位已有的信息检索工具，再选择单位以外的信息检索工具，在与信息检索主题内容对口的信息检索工具中选择高质量的检索工具 3.确定信息检索方法：常用的信息检索方法有顺查法、倒查法、抽查法、追溯法、循环法等，每一种信息检索方法都有自己的特点，在实践中可以根据信息检索要求选择使用或配合使用，以快捷、准确地完成信息检索任务，实现预期的目标。

4.掌握获取原始信息的线索：在获取信息线索时需要仔细阅读，判断所检出的信息是否符合检索的要求，不仅看篇名，还要阅读整个著录格式，进行综合分析。

5.获取原始信息：是信息检索的最后一步，主要工作包括：判断文献的出版类型；整理文献出处；根据出版类型在图书馆或信息机构查找馆藏目录或联合目录确定馆藏，原则上应该按由近及远的顺序逐步扩大查找馆藏的范围；尽可能多渠道、多方式地获取原始信息。

四十八、机检检全率和检准率均低于手检的主要原因

在于索引、标题和文献有误差，对于同一类出版物索引，不同的数据库的编制方法有所不同，不同数据库所容纳的特定主题的信息资源相关悬殊，以及关键词不可能完全覆盖某一课题所设计的全部内容等等。因此，手工检索尽管费时费力，由于较高的质量和一次文献获得率，仍是今后信息检索的重要方式之一。

四十九、手工信息检索的技术与方法

1.手工信息检索工具：

1）目录：是图书或其他单独出版物规律化、系统化的记载，主要用于检索出版单位或藏书单位是否拥有信息检索者所需要的书刊。目录是历史上最早出现的信息检索工具。

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2）索引：是把一种或多种书刊里的具体内容按一定的方式分别摘录，并注明出处，以便检索的一种工具。 3）文摘：是把文献资料的主要内容，如主要论点、论据、原理等，由有一定水平和经验的编者将其准确、简要地摘录出来，并注明出处后，经分类排序而编制成的检索工具。其主要作用是便于快速而准确地阅读和检索，但对检全率和检准率要求比较高。文摘的编纂远较目录、索引艰巨、复杂，编制维度较大，但所含的信息量远高于目录和索引。

4）年鉴：年鉴是以描述和统计的方式逐年提供某年度某一领域信息的工具书。最适合于各类现行资料的查询。能连续地反映事物的发展、停滞甚至倒退的趋势。

5）手册：手册是汇集某一学科领域或业务部门专门知识的工具书，多是针对当前实践中的需要，以简明扼要的方式提供具体、实用的资料，供随时翻检查阅。 6）百科全书：是荟萃一切门类或某一门类知识、以概要方式介绍为主的多功能工具书。其内容详尽完备，查阅、检索功能都很突出，条目多由标题、释文、图表和参考文献组成，是补充知识的常用工具。

2.手工信息检索工具的排检技术

1）字顺排检技术；按字、词的一定顺序或规律

2）分类排检技术；按学科或事物性质系统的加以排列

3）主题排检技术：以规范化的自然语言为标识符号来标引信息内容的排检技术，把属于不同学科，不同知识体系中论述同一问题的信息素材集中标引出来，揭示信息素材内容比较深入、广泛。 4）时序排检技术：指按时间的顺序组合信息素材的技术

5）地序排检技术：按一定时期的行政区域来排列信息素材的技术。

3.手工信息检索方法

1）顺查法：是一种以信息检索课题起始年代为起点，按时间顺序由远而近地查找信息的方法。优点是检全率高，缺点是费时费力。

2）倒查法：是一种逆时间顺序由近而远地查找信息的方法。多用于查找新课题或有新内容的老课题。优点是节约时间，缺点是漏检率较高。

3）抽查法：是一种针对研究课题发展的特点，抓住学科发展迅速、发表文献较多的年代进行查找的方法。能以较少的检索时间获取较多的文献。但使用此法必然以熟悉学科发展特点为前提，否则难以取得预期的效果。 4）追溯法：是以某一篇文献末尾所附的参考文献为依据，由近及远进行逐一追踪的查找方法。此法直接、方便的不断追溯，可查到某一专题的大量参考文献，在不具备检索工具的情况下，是一种扩大信息源的好方法。缺点是检索效率低，检全率低，漏检率高。 5）循环法：是先利用检索工具查出一批有用文献，然后再利用这些文献末尾所附参考文献的线索进行追溯查找。优点在于检索工具缺年缺卷时，也能连续获得所需年限内的文献资料。

五十、机械信息检索的技术与方法

1.机电信息检索系统：机械信息检索最初是从简单的穿孔卡片逐步发展起来的。继手检穿孔卡片之后，出现了机检穿孔卡片和选卡机。这就形成了机电信息检索系统。BALL系统即属于这种机电信息检索系统。

2.光电信息检索系统：是以缩微胶卷检索方式出现的。大致可以分为两种类型：寻址检索方式；编码检索方式。其特点是：胶卷、胶片比穿孔卡片坚固耐磨；缩微存贮，面积体积均小；所有制造、操作、摄影等，均可简单地、自动地进行，需要人工参与的工序少，产生错误的可能性也小，价格也较低，胶卷上还可存贮原文。

五十一、计算机信息检索的技术与方法

1.联机信息检索：一般是指信息用户利用终端设备，通过通讯网络与世界各地的信息检索系统联机，进行人机对话，从检索系统的数据库中查找出用户所需信息的全过程。联机检索起源于20世纪60年代的美国。 A. 优点：1）检索速度快；2）检索范围广而全面；3）检索途径多，质量高；4）检索内容新、实时性强；5）检索辅助功能完善、使用方便，检索结果输出方式灵活、实用。

B. 缺陷：1）主机负担重，一旦出现故障，则整个网络都将瘫痪；2）信息组织方式以线性为主，不够灵活；3）联机检索不像INTERNET是面向最终用户的，操作也没有后者方便。

C. 联机信息检索系统的结构：由检索服务机构、国际通讯网络及终端三部分构成。其中，检索服务机构由中央

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主机、数据库及其他外部设备组成。

D. 联机信息检索的技术原理：在信息存贮的过程中，由系统按一定的规律对信息进行加工处理，并赋予特征标识。在信息检索的过程中，由用户通过系统提供的检索指令，向系统提交含有需求特征的检索表达式。计算机信息检索系统接收到正确的指令后，自动地将相关信息集合的特征标识与用户提交的检索特征进行匹配。这种匹配完全是一种字符串的类比运算。匹配结束，系统自动给出存贮信息的特征与检索提问的特征相符的记录篇数，即命中数量。用户通过显示命中记录的内容，判断检索是否成功。 E. 联机信息检索的服务方式： 1）定题信息提供（SDI）：是由检索系统工作人员将用户信息需求转换成一定的检索提问式，并将此式存入计算机中，信息检索系统定期从新的文献信息中为用户检索，并按用户指定的格式为用户加以编排和打印。从而使用户可以定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。 2）专题回溯检索（RS）：是用户对检索系统中积累多年文献资料的数据库进行检索，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献，通常采用联机检索方式进行。RS服务的结果一般要求切题，但无大的遗漏，尽量做到省机时，省费用。通过RS进行专题查询或信息调研时，可全面系统地了解有关文献的线索。 3）联机订购原文：联机检索的结果通常是一些文摘或题录形式的二次文献形式。用户通过阅读这些二次文献了解大致的内容，然后根据这些文献线索查找全文。

4）电子邮件：可以满足用户与系统之间、用户与各机构之间、用户与用户之间发送、接收、存贮各种信息的需要。

2.光盘信息检索

1）定义：光盘是继纸张、缩微胶片、磁存贮器之后的一种用激光束记录和再现信息的存贮载体。 2）光盘信息检索的特点：

A.使用光盘检索系统，可免除联机检索系统所必须使用的电讯设备，节省了电讯费和联机系统使用费，还可免除由通信线路传输过程所造成的失误。

B.光盘系统向用户随盘提供相当于联机信息检索系统功能的软件，并提供菜单驱动与命令驱动丙种方式。 C.光盘存贮容量大、耐用、复制费用低。

D.可以把文本、图形、图像、声音及动态形象结合在一起。

E.如果光盘数据库量不够多，则信息资源就显得有限，购买大量光盘数据库，又要受到经费限制。 F.在信息需求的适时性上，光盘检索不如联机检索系统，因为光盘只能定期提供。 G.数据库费用大 3）光盘信息检索系统的构成：由计算机、驱动器及连接设备、CD-ROM数据库（光盘）及其检索软件构成。 4）光盘信息检索方法：光盘检索系统的功能与联机检索没有很大区别，但更方便。系统保持着用户的一切提问和每一结果，因此用户可以在任何时刻回顾其查找的历史，重新使用或修改以前的任何提问。屏幕帮助是光盘数据库最常用也是最重要的功能之一。

3.网络信息检索

1）特点：信息量更大，需要处理各种不同的语言（大多是自然语言），信息检索的范围更宽（多学科、多领域），信息查询的时效性要求更高，检索结果是检全率较高，而检准率较低。 2）网络信息检索模式

A.广义：理解为如何对网络上的海量多态信息进行组织，如何对这些信息建立索引，如何能动态地维护索引，对索引及时更新；如何设计检索算法以使检索提问在检全、检准、响应时间、检索结果控制与显示方式表现良好；如何为用户设计一个简单易用的友好界面等等。广义的网络信息检索模式是从根本上解决有效利用网络信息资源问题的关键。

B.狭义：只是以网络（如互联网）为媒介，利用网上已提供的一些信息检索工具，探索如何使用这些工具及如何综合各工具，使它们扬长避短，最后能实现对信息提问的检索查询的一种方法与技术。狭义的网络信息检索模式是在现实世界中有效利用网络资源的核心。互联网上目前就已有大量的信息查询工具为用户服务。对这些工具的开发利用，也是开发利用网络信息资源的重要内容之一。 3) 网络信息检索工具

A. Archie (文档查询服务)：是互联网上应用最早的基于文件名查找的信息检索工具，主要用来查找分布在世界

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各地的FTP服务器中的特定文件。

B. Gopher (菜单式检索服务)：是菜单驱动的。当用户建立了一个与Gopher的连接后，它可以显示一个供用户选择的菜单，其中的选项通常由一些简洁的、自解释的英语短语所构成。 C. WAIS （广域信息服务）：是多个公司努力的结晶。WAIS的特色在于检索的是文档的内容。 D. WWW（万维网交互式信息查询服务）：通过将互联网上位于全世界不同地点的相关信息资源有机地编织在一起，WWW以超级文本方式提供世界范围的多媒体信息服务，用户只需要在浏览器的地址栏中输入待查的网页或网站地址，被查页面就会自动地出现在当前窗口。如不知道网站地址，可利用强大的搜索引擎工具，也可利用网络实名搜索。 4）搜索引擎

A.定义：是提供给用户进行关键词、词组或自然语言检索的工具，搜索引擎就是一种在互联网上查找信息的工具。搜索引擎是建立在信息采集、信息组织的基础之上的，其工作的基本原理是：用户提出检索要求，搜索引擎代替用户在数据库中进行检索，并将检索结果反馈给用户。

B.YAHOO!：是目前WWW环境中最著名和最广为人知的分类主题搜索引擎。其主要特色是：分类类目覆盖广泛、层次丰富、分类仔细，其中14个大类中的10个主要大类与《杜威十进制分类法》DDC的类目很接近。 C.Alta Vista：是目前世界上最大的、最详细的索引之一。可以搜索WWW上的WEB页、新闻、讨论组、产品、图形、音频或视频等资料。其搜索速度很快，还维护一个含时间变量的数据库，保证所查询的信息是最新的。 D.Excite：其搜索范围广泛，最突出的特点是采用概念检索模式，可在词频统计的基础上自动搜索检索词的同义词、近义词和其他相关词。

E.搜狐：它提供了一个分类详尽的WEB目录，采用树形结构对站点进行层次性分类，包括娱乐休闲、国家及地区、工商经济等18大类的信息。每个大类下又设立详细子类，层层细化。搜狐分类是搜狐网站的重要组成部分，它面向全球互联网华语圈用户，提供互联网信息查询服务。搜狐分类收录了大量的网站地址。 F.网络实名（KEYWORD）：又称为“互联网关键字”，是建立在自然语言基础上的全新互联网访问技术，是继域名之后最具发展潜力的互联网访问技术。网络实名有如下特点：第一，keyword 是建立在域名基础上的互联网访问技术，不会影响到现有的网络基础技术，可操作性强。第二，它继承了域名、搜索引擎等访问技术的优点，如继承了搜索引擎的智能性、与现实社会名字相同等。第三，它规避了其他访问技术的缺点，如容错性差，信息量大而庞杂等。第四，它使用的是自然语言，与日常人们生活、说话完全相同。

网络实名最初由美国的RealNames公司提出。中国网络实名市场的开创者是3721，3721网络实名已成为中国网络实名领域内的事实标准。这种符合中国人语言和记忆习惯的网络新技术已成为中国众多企业信息化的数字桥梁，是中国最大的客户查找企业、产品的定位网络访问方式。它不仅为企业带来了很多有明确购买企业产品意图的客户，提高了客户访问的商业价值，而且降低了营销推广成本，帮助企业建立网上招牌，倍增无形资产。

五十二、信息服务

信息服务是信息管理活动的出发点和归宿，是信息管理学研究的重要内容和领域。信息服务实际上是传播信息、交流信息、实现信息增值的一项活动。

1.信息服务的含义及内容：

信息服务是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。它包括两个方面的内容：一是对分散在不同载体上的信息进行收集、评价、选择、组织、存贮，使之有序化，成为方便利用的形式；二是对用户及信息需求进行研究，以便向他们提供有价值的信息。

2.信息服务的原则：

A.针对性原则：满足特定用户在特定时间的特定需求是信息服务的基本出发点。信息服务机构要认真研究用户的信息需求和需求的变化，掌握用户利用信息的习惯和特征，选择符合用户需求的信息内容、信息载体、信息渠道，向用户提供针对性很强的信息服务。

B.及时性原则：信息具有时效性，即在特定的时间范围内才能发挥其效用。这个时间一般是在用户做出决策和选择需求信息之前。

C.易用性原则：实践表明，用户利用信息受到可获得性和易用性的影响。在决定是否选择和利用信息时，或获得性和易用性往往超过信息本身的价值。因此，信息服务机构应为用户获取利用信息提供最大的便利条件。

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D.成本/效益原则：信息服务既要讲求社会效益，又要讲求经济效益。虽然信息服务的效益具有潜在性和延迟性，很难做出确定的评价，但不论是对信息服务机构还是用户都需要花费一定的成本，应当确保以最小的花费来获得信息服务的最大效益。

五十三、信息服务的主要方式

1.信息检索服务：是根据用户的需求或提问从各类不同的数据库或信息系统中，迅速、准确地查出与用户需求相符合的，一切有价值的资料和数据。

2.信息报道与发布服务：即信息机构对搜集到的大量资料和信息进行整理、加工、评价、研究和选择之后，及时报道出去，满足用户的信息需求。

1) 文字报道：是信息报道的主要形式，一般是有选择地将有重要价值的资料或信息（一般是原始信息或一次信息）加工成二次信息和三次信息进行报道。这种报道一般分为定向报道和定题报道。

A. 定向报道服务是指信息服务机构围绕某个学科专业或专题，主动进行的定期信息及刊物的编辑出版工作。特点是工作量大、连续性强，而且一般都是在用户提出需求之前就开始工作，因此，需要经常性地展开调查工作，才能确保信息报道的质量。

B. 定题报道服务是根据用户的专题要求所进行的报道服务工作。可以分为两种方式：一是回溯性报道服务；二是专题报道服务，不断提供最新的信息，随时收到，随时报道。

2）口头报道服务：主要是指通过直接交谈、专题讲座、学术会议、信息发布会提供信息。一般都是零次信息，其特点是迅速及时，交互性强，效果好。

3）直观传播报道服务：即通过实物，如样品、样机、展览、电影等载体传递信息。这种方式直观、生动、易于接受、易于理解，但信息传递范围受到限制。

3. 信息咨询服务：是帮助用户解决信息问题的一种专门咨询活动。它源于图书馆的参考咨询，随着现代信息服务范围的扩展而不断发展。信息咨询主要向用户提供以下服务： 1）从哪里可以获取所需要的信息，最有价值的信息源是什么；2）最方便的信息渠道是什么，其可靠性如何；3）对信息的可靠性，适用性和经济性进行评价；4）为用户提供信息分析研究与预测报告；5）为用户提供和推荐信息技术的选择与评价方案；6）为用户提供信息系统和网络设计的解决方案等等。

信息咨询服务的特点：信息咨询服务与其他信息服务方式相比，灵活多样，更具主动性和渗透性，能直接满足用户的信息需求，帮助用户解决问题，对用户也更具有影响力。

4. 网络信息服务：

1）互联网的信息服务功能：分为基本服务功能和扩充服务功能两种。 基本服务功能包括：

A. 电子邮件：是互联网上应用最广泛的信息服务项目。具有快捷、方便、价廉的特点。用户还可以对所收到的邮件进行编辑、修改、存贮、转发等操作。 B. 文件传输：用这种方式可直接进行文字和非文字信息的双向传输。文件传输是由TCP/IP的文件传输协议（简称FTP）支持的。它允许用户到自己所属的计算机系统之外的机器中存取各种电子文件。

C. 远程登录(Telnet)：是远程终端协议，该协议服务于网络环境下的信息资源共享。利用远程登录，用户的本地计算机通过互联网暂时与某个远程主机相连，成为该主机的一个虚拟终端，从而使用该主机允许外部用户使用的任何资源。 扩展服务功能：

A.基于电子邮件的服务：电子公告板（BBS 采用电子通讯手段发布各种信息）；新闻组（是网络专题论坛的组成部分，是一张巨大的电子公告板，用户可以在其中发表看法，也可以阅读其他人在公告板中发布的消息）；邮件列表（是由不同国家和地区的电子邮件用户就共同关心和感兴趣的问题而组成的专题讨论组）

B.名录服务：分为白页服务和黄页服务，白页服务是用来查找互联网上的个人或机构的电子邮件地址等信息。黄页服务指查找提供这种白页服务的主机在互联网中的IP地址。

C.索引服务：帮助用户通过关键词等途径查找信息源，主要工具有Archie,Veronica,Jughead,Gopher Jewels, WAIS D.交互式信息系统：为用户迅速而有效地从互联网上获取所需信息提供了方便。目前交互信息检索主要通过万维网WWW和Gopher来进行。万维网是一种基于超文本的交互式多媒体信息检索系统。它建立在客户机/服务

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器模式上。万维网的功能很强，互联网的所有信息服务功能均可以通过它实现。通过交互式的查询方式，提供简单的信息查询接口和直观统一的用户界面，受到了广大用户的欢迎。Gopher是基于菜单驱动的交互式信息检索工具，它以不同层次的菜单形式显示互联网上的信息，提供了一种通过文件查找文件的途径。它还提供两个功能，一是直接的资料获取功能，二是服务器之间的互联功能。 2）互联网信息服务的特点：

A.信息资源数字化，即信息以计算机可读的形式存贮。传统的信息生产方式首先是出版部门和印刷部门用铅字排版印刷。微机在信息工作中的应用首先是迅速实现了信息生产的全面计算机化。这意味着信息以数字化方式生产并存在，不仅给信息传输和利用带来了极大的方便，而且为信息的再加工创造了条件。

信息资源数字化的核心主要是数据库的建造。数据库是互联网信息服务的物质基础之一。数据库技术与互联网相结合，开辟了更加广阔的信息服务领域。互联网作为当代信息资源的主要存贮媒体，降低了通信成本，大幅度提高了数据库的利用率，加速了数据库服务产业化。

B.信息存取网络化：计算机和通信结合把人类带进了网络时代，使全球信息基础设施建设达到一个新的水平。新兴的全球信息基础设施彻底改变了传统的信息提供和获取方式。它将分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字方式存贮，通过通信网络相互连接，提供即时利用。 其核心是数字化和网络化。互联网不是一个实体，但人们可以借助网络上任意一个终端获取所需要的信息资源，如同使用身边的图书馆和信息中心一样，甚至更为方便。

C.软件服务系列化：在网络时代，软件本身就是重要的信息产品，而软件与数据库结合所构成的各种不同功能的信息系统更是互联网不可缺少的组成部分。计算机越普及，互联网覆盖而越广，对软件的需求量就越大，要求也越高。随着互联网在各行各业的普及和应用，这些行业和部门设计的软件正源源不断地推出，形成规模系统，伴随着应运而生的配套服务，最终必将发展成为巨大的产业。

D.信息咨询社会化：互联网的发展和完善，使现代咨询进入普通百姓家，成为整个信息服务业中举足轻重的行业。随着社会经济的发展和人民生活水平的提高，人们对信息咨询的要求也越来越高，需求范围越来越广 E. 信息服务管理规范化：信息服务越现代化、社会化，其管理就越需要规范化和法制化，亦即需要采用相应的标准、规范、政策、法规对信息服务业和信息服务过程实施管理。推行标准化是信息服务规范化管理的根本保证。在网络环境下，我们必须加强整个信息服务业规范和标准的制定，全方位推行标准化，在制定我国信息服务标准的同时，尽可能采用国际通行标准，以便使我国信息服务业走向世界，在全球范围内实现资源共享。为此，需要根据我国信息服务业的现状，管理体制和信息化的进行，建立横向的标准化协作或协调机构，通过协商，在全国推行统一的规范和标准。

五十四、信息用户及其信息需求研究的内容

1. 信息用户：主要是指那些利用各种信息服务方式或信息交流渠道获取所需信息的个人或团体。信息用户是信息交流的末端，是信息传递的归宿。信息服务的推动力是信息用户的信息需求。任何信息系统都是和用户及其信息需求联系在一起的。它们的设计、发展、完善与运行的最终目的，都是为了充分满足用户的信息需求。

2. 信息用户及其信息需求研究的意义：

1）在理论上：信息用户及其信息需求的研究极大的丰富了信息管理学、情报学、图书馆学的内容，同时也对科学学、管理科学、行为科学产生重要的影响。信息用户与信息创造者是同一的，既生产、创造信息，也吸收、利用信息。信息用户的信息需求决定着信息流通的流向、渠道、内容以及信息量等。我们通过分析用户获取和吸收信息的过程可以研究信息量、信息价值、信息效率等一系列基本量的测度，这些量在信息社会学和情报学定量化研究中占有举足轻重的位置。 2）在实践上：

A.调查和研究用户及其信息需求是信息机构开展服务工作的依据，是提供优化信息服务的条件。只有及时掌握用户信息需求的变化，才能制定出信息工作对策，使信息服务更好地把握时机，及时准确地为用户提供所需要的信息，真正的使信息工作有力地促进科学技术和经济发展。

B. 调查和研究信息用户及其需求是设计和建立新信息机构或信息系统的基本依据。任何信息系统或信息机构都是在一定的范围内开展信息服务工作的，有其特定的服务对象，任务和工作量。只有让用户直接参加信息系统的设计和建立工作，以各种方法调查和搜集有关用户及其需求的情况，才能使信息系统或信息机构在一开始就

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与用户建立密切的联系，从而使系统具有适用性、针对性、主动性和预见性，有效地向用户提供信息服务。 C.调查和研究用户及其信息需求，可以争取更多的用户更全面地利用信息服务，扩大信息机构的服务对象和范围。任何信息机构或信息系统都有两大用户，当前用户和潜在用户。对信息服务机构而言，它所处理的信息需求既有用户表达出的，也有未表达出的；既有意识到的，也有未意识到的。只有经常性地调查和研究用户及其需求，才能采取有效的措施，使大批潜在用户转变为当前用户，使潜在需求和未表达出来的需求转变为表达出来的需求，从而使信息机构或信息系统向更多的用户提供更全面的信息服务，提高信息服务的社会功能。 D.调查和研究用户及其信息需求，有助于发挥信息交流的非正规渠道传递信息的效能。信息交流的非正规渠道在信息的交流传递中占有重要的地位。通过对信息用户的调查研究，信息机构就可以了解参与这种非正规交流的用户的组成及传递交流的信息的有关情况，并根据所掌握的情况，主动地组织非正规信息交流，充分发挥其效能。

五十五、信息用户及其信息需求研究的任务与内容

1.任何一个信息机构或信息系统要开展有效的信息服务，必须调查掌握该信息机构或系统所服务的和可以提供服务的用户的职业特点、数量范围、知识素养等有关用户结构的情况及其发展变化的趋势，还要研究各类用户信息需求的特点。这可以说是信息用户及其需求研究的两项基本任务 2.用户及其信息需求研究应当包括以下主要内容： 1）用户构成及分类研究：研究用户划分的依据或标准以及用户划分的类型，在此基础上研究各类用户的数量构成和知识构成。要根据信息机构或信息系统的性质、规模和任务而定，也要便于分析用户的构成及特点，以便得出带规模性和普遍性的结论。

2）用户信息需求调查分析：调查分析用户需要什么内容、形式、范围和期限之内的信息，什么时候要，习惯于以什么方式，从什么途径去获取自己需求的信息。可依据用户表达的形式从总体上进行分类，然后再加以分析研究，得出带普遍性的结论。

3）用户信息需求行为的心理规律研究：利用心理学的理论和成果研究用户信息需求的心理特点，探索用户信息需求变为信息查找行为的心理状态和过程，分析用户在查找信息和进行信息咨询过程中的心理规律。

4）用户吸收信息的机理研究：调查用户如何选择和评价信息，研究用户吸收信息做出决策或进行创造的过程。这一过程，不仅可以确定信息的价值，信息的效率等，还可以揭示人类信息过程的一般规律。

5）影响用户信息需求的因素研究：要综合研究社会政治、经济、文化和科学技术对用户信息需求的影响。社会政治、发展国民经济和科学技术的方针政策决定一个国家的广大信息用户信息需求的一般性特点及其总的发展趋势。同时，还要分别研究用户本身的知识素养、个人兴趣、信息能力和职业特点对信息需求的影响。 6）用户的信息保证研究：是指通过一切可能的途径和方式给用户提供适当的各种形式的信息，供其选择、使用，它是“信息服务”的系统化，是满足用户信息需求的关键。“信息保证”的目的是及时地、恰当地供给用户所需的信息，为用户所从事的工作服务。

由上可见，信息用户及其需求研究涉及许多方面的内容，头绪繁多，分布面广。要取得可靠的数据，获得正确的、富有指导性的结论，必须在调查、分析和研究中遵循科学性、求实性、系统性和针对性等原则。用户研究也必须与信息服务密切联系，而不能脱离整个信息管理学和信息工作去进行纯粹的“用户”研究。信息用户及其需求研究必须从信息管理学和信息服务的整体目标出发，带有鲜明的信息管理学特征。

五十六、用户信息行为的特征和规律

1.用户信息行为是指用户寻求他所需求的信息进所表现出来的需求表达、信息获取、信息利用等行为。

2.用户信息行为的特征：

1）用户所需解决的问题的重要性或所需要的信息的价值的大小，是决定用户的信息需求是否转化为信息行为的根本原因。

2）信息和信息服务的可获得性以及信息资源和信息系统的易用性是决定情报用户是否利用某种信息服务的最重要因素。可获得性是由信息源的物质载体、信息源及信息机构的地理位置、网络条件等因素所决定的，是信息及信息服务是否方便获取和使用的属性。信息系统的易用性存在着著名的“穆尔斯”定律：一个信息检索系统，如果对用户来说，他取得信息要比不取得信息更伤脑筋和麻烦的话，这个系统就不会得到利用。

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3）用户寻求信息的过程是，首先从个人的资料库中查寻，然后转向非正规渠道，取得同行的帮助。只有在这些方法不能达到目的时才考虑到信息系统或信息中心。这是由易用性和可获得性所致。

4）任何信息用户，既通过正规渠道，也通过非正规渠道寻找所需要的信息。非正规渠道被认为比正规渠道更重要。

5）用户对提供信息服务及信息资料的时间要求有一个总趋势：更快更新。这是因为，现代社会的生活节奏加快，人们的各种决策都是刻不容缓，另一方面，因为社会经济和科学技术迅速发展，信息越来越多，老化不断加快，这就要求信息机构所提供的信息应当是最新的，最快的。

6）用户向信息中心的信息服务工作者提出咨询，会产生两种现象： A.用户在向信息服务人员提出咨询时，有一种强烈的倾向，即他的提问所表达的往往就是他认为该信息中心能够提供给他的东西，而不是他真正想要的东西。原因：一是信息系统的功能不能令用户满意；二是新用户初次利用信息系统的信息服务。另一种情况是：用户所表达出的需求小于实际需求，结果导致部分所需信息的漏检。 B.用户用书信方式提问比直接向信息人员提出咨询更准确地表达其信息需求。当用户以书面形式写出提问时，对用户本身有一种约束，他必须考虑如何清楚准确地将真正的需求表达出来。

因此，信息服务人员在提供服务时应该使用户了解信息系统的特性和功能，其次应该仔细揣摩用户未表达出的真实信息需求，必要时应当尽量让用户在提问单上填写信息需求。

五十七、信息需要和信息需求行为的互逆性

1.信息需求行为是在信息需要的动机下寻求信息的过程。信息需要与信息需求行为的关系突出表现为二者是互逆发生的。

2.从信息需要到信息需求行为的发展过程：

1)信息需要：是人们在解决实际问题时对信息的不满足感和必要感。只是人们内在的对信息的欲望。

2)信息需要的问题化：即信息需求状态的产生和确认。这实际上是信息需要的外显过程。信息需求就是由信息需要而产生的要求，这种要求主要表现为提出各种待解决的问题或问题解决的准备状态。信息需要是一种内隐的心理感觉，而信息需求则是外显的、以提出待解决的问题为其主要标志。

3)信息需求的目标化：即问题的优化，包括对模糊的和概括的问题的澄清和重新解释，以及对具体问题的优先选择。当问题已具体化并确定哪个优先解决时，信息需求就转化为当前条件下的行为动机。信息利用动机产生于信息需求，当人们的某种信息需求目标确定后，经过信息利用心理活动后，才转化为信息利用动机，继而推动信息利用行为。

4)信息需求目标的作业化：即信息利用动机的操作化。这一阶段需要解决的问题是为实现信息需求目标和信息利用动机应如何行动。

5)行动方案的实践化：即信息利用行为的发生 3.从信息需求的行为到信息需要的回归过程

如果信息用户没有得到相关的信息，就需要我们分析从信息需求行为回归到信息需要的过程。 1）信息需求行为的结果没有能够得到所需信息的原因：没有获取真正反映问题的实质性内容；选择不合适的获取时间、地点和方式；客观因素和客观条件的变化和制约。

2）信息用户获得了相关的信息，但这些信息没有用户所需的信息的原因：一是信息需求目标不够明确，对信息需求行为结果的期望过高或过低，不知道哪些方面的信息可以帮助实现目标。二是信息利用动机偏离实际，要么只考虑社会需要而很少考虑个人条件和接受能力。

3）当信息用户获得了所需的信息时，就出现了信息的利用过程，这个过程包括：获得所需信息，使用户了解并掌握行为方案中与问题解决有关的知识内容，也就完成了作业，解决了某一问题；对有关的知识内容进行分析组合，实现信息需求目标和信息利用动机；解决需求问题，并可能提出新的信息需求，直到满足信息需要。 4）信息需求目标与信息利用动机的实现，就会解决某一次的信息需求问题。但信息用户也会因信息需求的解决而提高对问题本身和信息意义的认识，从而使更多过去未意识到的信息需要转化为信息需求行为，使更多的潜在信息需求转化为现实信息需求，直到全面满足信息需要。

4.综上所述，可以看出从信息需要到信息需求行为与从信息需求行为到信息需要是互逆过程。该过程周而复始、连续不断，使用户的信息需要和信息需求得到满足。信息需要与信息需求行为的这种互逆过程，对用户的某种

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信息需要来说，可能是一次性往返过程，也可能是多次的循环过程，直到满足信息需要。

五十八、信息用户及其信息需求的评价和调研

1. 信息用户成分复杂、数量庞大，信息需求千差万别，同时，每一用户的信息需求又具有多变性。因此要全面而正确地认识用户及其需求的特点，必须从信息交流的各种渠道出发确定用户及其需求的特点和规律。具体来说，必须全面的考虑到：用户到信息中心提出咨询，查阅资料的需求；用户的潜在需求，包括未意识到的信息需求及未表达出的信息需求；用户通过个人资料库获得所需信息的需求；用户通过网络获取信息的需求；用户通过个人之间的接触、书信往来、出席学术会议、参观考察等非正规渠道获得所需信息的需求。

2. 用户信息需求的评价标准

所谓评价标准，指的是从哪些方面来研究和评价用户的信息需求问题。评价标准主要包括：

1）用户本身的特性指标：包括职务、职称、学历等，胜诉 这些个人因素往往决定其信息需求的主要特点。 2）用户所需信息的主题内容特点：包括一是信息所属学科专业、领域及其具体的内容主题；二是如何确定主题标志，这些问题涉及用户寻找信息的方式方法。正确地确定咨询和检索的主题标志，是减少和消除“未意识到的信息需求和未表达出来的需求”的关键所在。

3）用户所需信息的类型：即用户需要的是数据信息、事实信息还是文献型信息。在信息人员进行主动服务时，信息类型的确定更具有重要意义。

4）用户所需信息资料的数量指标，即用户所需信息资料的总量，这是判断用户信息吸收能力的一个重要依据。 5）用户要求提供信息的完整性和准确性，通常用信息检索的检全率、检准率等指标来评价。

6）提供信息的时间性指标：包括用户对所需信息的出版年代、回溯性检索的回溯年限等方面的要求，以及对提供信息的时间期限和及时性的要求。信息服务的及时性反映了用户对信息的新颖性的要求。 7）用户获取信息的方法和习惯的评价。用户通过正规渠道还是非正规渠道获得信息，用户习惯于以怎样具体的方法获得信息，是评价用户信息需求极为重要的方面。

8）用户所需信息的阶段性特点。阶段不同，所需信息的内容特点和密集程度是不同的，只有掌握这些特点，才能使信息服务真正做到有的放矢。

3. 用户及其需求的调研方法

1）直接调查法：是必须有用户本身参与的调查研究方法。这种方法的优点是调查面广，获得的资料比较详细、具体、可靠。缺点是需要用户响应，因而有时对调查的问题答复率不高。 主要方法有：调查表法，询问法和观察法。

A.调查表法：是调查用户及其需求常用的一种方法。它常用于，从用户角度确定各种信息服务方式的相对重要性；从用户角度确定各种信息源的相对价值；从用户角度确定信息交流渠道的相对价值；确定信息搜集的最佳方案；确定用户的构成用户用户本身的特点；确定信息的题材特点等。

利用调查表法需要注意三个主要环节：一是正确选择被调查的对象，一方面要注意对象的范围，另一方面是要注意选择各方面的有代表性的可靠的对象。二是调查表的设计与填写。对所调查的项目要预先分类制表，表格要简单明了，便于填写，不论是定量指标还是定性指标，最好都要求被调查者按规定给每一指标评定一个定量数值作为重要程度的标志。三是调查结果的评价和分析。通常进行相对评价，以确定被调查者对所调查的各项因素认识的重要性次序和看法的一致程度。

B.询问法：即对所需要调查的项目直接向用户提问，直接获得调查结果的一种方法。可通过走访、书信、电话、座谈等形式进行。首先要确定有代表性的被调查对象，其次要明确需要询问的问题，问题要具体，清楚。其最大的特点是具有极强的交互性，无需作大量统计分析就可获得所需要的结果。其不足是调查范围十分有限，且需要花费大量时间和人力。

C.观察法：直接参与用户的各种活动，或者深入到用户工作的现场，观察用户工作时间的分配，对各种信息源的利用情况，实地考察用户信息需求的各种特征。观察法常常和询问法结合使用，比较适合于长期需要定题跟踪服务的用户及其需求的调研。 2）间接调查法：是用户不直接参与调查活动的一种方法，一般利用用户使用信息后留下的各种记录和与用户有关的资料为媒介来分析用户及其信息需求。间接调查法虽不直接与用户接触，但所依据的各种资料和用户活动密切相关。与直接法相比，间接法不需要用户响应，也不受时间和空间限制，随时都可以灵活的进行，是用户

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及其信息需求研究常用的一种方法。

A. 文献分析法：包括论文后所附引文的分析；书目中列出的文献分析等等。文献分析法能在一定范围内揭示用户利用信息的客观情况，给信息利用以一定的启示。文献记录中所反映出的虽然是用户实际使用的信息资料的一小部分，但可以说是用户需要的最重要、最有代表性的文献。

B. 用户资料分析法：用户资料即与用户相关的各种资料，这些资料反映用户的构成、学历、职业、工作性质等重要特征。可以掌握用户的构成及变化，掌握用户近期和未来的信息需求，及时作好信息资源准备和信息服务准备。

C. 信息业务资料分析法。主要是对信息中心在开展信息服务活动中的用户统计和信息资料利用情况统计进行调查分析，这种方法是在图书馆采用的读者统计和借阅统计方法的基础上发展起来的。信息资料被利用情况的统计与用户统计是同时进行的，只是从日常的记录中取出数据来专门处理。

通过对用户统计资料和信息被利用情况的统计资料的调查分析，可以反映用户的构成及数量，反映用户的构成及数量变化动态，提供用户与信息资料的比例关系，利用信息的用户人数的分布，了解用户利用信息的特点。 五十九、信息系统

1.系统的定义：我们将由相互作用和相互依存的若干部分组成的具有特定功能的有机整体称之为系统。

1）按构成系统的根本内容区分，有物质系统和概念系统。物质系统，亦称为实体系统，即由实体的物质组成。而概念系统则是由概念、理论、方法、程序等非物质的实体所组成的系统。这两类系统往往相互关联。

2）按组成系统的要素性质分，有自然系统、人造系统以及两者相结合的复合系统。自然系统的组成要素是自然生成的物质。人造系统是按照人类的意愿人为地建立起来的系统。两者相结合的系统是复合系统。

3）按系统的构成或环境的关系来分，则有封闭系统和开放系统。当一个系统的流不与外界交换时为封闭系统，反之，则为开放系统。实际上，自然界中的封闭系统是不存在的，它只存在于概念系统中。 4）从系统的运动状态参数与时间的关系上来看，又可以分为静态系统和动态系统。状态参数不随时间而改变的系统称之为静态系统，反之为动态系统。同样，静态系统也是不存在于自然界中的，它只存在于概念系统之中。

2.信息系统的概念与功能：

1）信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。

2）信息系统的结构：为输入、存贮、处理、输出和控制等模块组成的逻辑结构。 3）信息系统的功能：是指具有确定结构的信息系统在一定的约束条件下作用于环境的能力，它表征了信息系统在与环境之间进行信息输入和输出的转换关系中对于环境的输出能力大小。信息系统的功能可划分为输入、存贮、处理、输出和控制五个基本功能。 控制 输入 处理 输出

存贮

图中用实线表示信息流，虚线表示控制流。在信息流运动过程中，处理是核心功能，而在控制流的运动过程中，控制是核心功能。不同的信息系统的系统结构、处理能力往往差别很大，体现在以上各模块上，控制和处理功能的差别最大。

A.输入功能：信息系统的输入功能决定于系统所要达到的目的及系统的能力和信息环境的许可。包括信息资源的采集、控制指令的输入、信息检索条件的输入等等。

B.存贮功能：信息系统的存贮功能是与输入功能紧密联系在一起的。存贮功能指的是系统存贮各种信息资料和第 37 页 共 47 页

数据的能力。当原始数据和资料输入信息系统后，首先需要将其存贮起来，以便多次使用，并在多个处理环节和过程中实现数据资料共享。在发生信息爆炸的现代信息环境中，一方面要求信息系统具有最大的存贮容量，另一方面，大量的存贮往往会带来系统检索、输出上的某些困难，降低系统的服务效率，给用户的利用造成不便。信息系统的存贮，需要从实际出发尽可能少增加投资，扩大整体的存贮量，保证所存贮的数据资料充分有限，便于用户利用。

C.处理功能：大量的信息资料和数据得以存贮之后，必须及时进行加工处理。处理是信息系统内部的生产过程。计算机的应用使人类进行信息处理的能力大大增强。信息处理过程的机械化、自动化、协作化将会极大地提高系统的信息处理功能。信息系统处理功能的大小，取决于系统内部的专业技术力量和信息处理技术设备的现代化水平。

D.输出功能：信息系统的各种功能都是为了保证最终实现最佳的输出功能。信息经过处理后，输出内容包括经过信息系统加工处理后的资料信息等等。信息系统的输出功能、处理功能、传输功能、存贮功能都是根据输出功能来确定并不断进行调整的。

E.控制功能：为了保持信息系统输入、存贮、处理、输出等环节均匀连续地进行，系统必须具有进行管理和控制的功能。信息系统的控制功能体现在两个方面：一是对构成系统的各种信息处理设备进行控制和管理。二是对整个信息加工、处理、输入、输出等环节通过各种程序进行控制。通过控制功能的作用，使信息系统的输入、处理、存贮、输出等各功能最佳化，从而使整个信息系统运行最佳化。

3.信息系统的发展

1）最初的信息系统，主要是信息处理系统，如图书情报中心等基于文档的信息检索系统。它是手工的，即传统意义上的系统。

2）自20世纪40年代电子计算机问世，信息系统进入现代信息系统阶段——计算机信息系统。计算机信息系统的发展道路划分为：初始阶段、扩展阶段、控制阶段、统一阶段、数据管理阶段、成熟阶段。 3）目前的计算机技术已广泛应用于各个领域，使得计算机信息系统逐步脱离单纯的数据处理阶段，进入事务处理领域。与此同时，通信技术融进计算机信息系统中，形成了各种信息网络，使得信息系统的范围空间大大地拓宽，即我们常说的网络信息系统。

4）随着多媒体技术的日趋成熟，集图、文、声、像等于一体的多媒体信息在计算机中进行转换、存取、传输、显示等已成为可能，这亲，在已有的信息网络中融入多媒体信息，形成了多媒体信息系统。 5）智能信息系统将是信息系统发展的最后归宿。

4.信息系统的类型：

按照不同的标准，信息系统可以分为不同的类型。

1）从管理过程和功能角度，可分为战略计划、管理控制、操作控制和事物数据处理四个层次。

2）从信息系统的发展和系统特点来看，可以分为数据处理系统、管理信息系统、决策支持系统、专家系统和虚拟办公室五种类型。 A.数据处理系统：（DPS）产生于20世纪50年代，是计算机应用于管理工作的早期形式。其主要用于操作层的天天重复、变化不大的各种过程处理和事务处理，位于管理工作的底层。它所处理的问题结构化程度强、处理步骤固定，系统的用户是组织的操作运行人员。也常称为会计信息系统。 B.管理信息系统：（MIS）是20世纪70年代在数据处理系统的基础上发展起来的。它是一种能使信息被有相似信息需求的用户获得的一种计算机系统。它通常以同期报表、特别报表和数学模拟的形式被管理者或非管理者在需要时输出。一般情况下，MIS以职能信息系统的形式出现在各个应用领域。职能信息系统是为了满足职能领域的用户信息需求而产生的MIS子集。 企业信息系统（EIS），它能执行从数据处理到准备管理信息的所有公司的计算机流程。企业资源计划（ERP）就是以企业信息系统的方式开发的。它强调的是公司的整体，通常也扩展到公司的外围：前方的供应链管理，其中重点是物流管理和后方的客户关系管理。 C.决策支持系统：（DSS）是20世纪70年代初MIS和运筹学相结合的产物。DSS利用人的智慧有效地解决了MIS中不能解决的半结构决策问题，即现代管理决策中目标含糊不清，多个目标相互冲突，方案的比较和选取没有固定规则和程序可循的问题。问题结构、决策支持和决策的有效性是DSS的三个基本原则。它的目标是帮助管理者决策以解决半结构化问题，支持管理者的判断而不是取代它，提高管理者决策的有效性。

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另外，群体决策支持系统（GDSS）也引起了人们的注意。它是DSS的扩展，致力于通过提供鼓励性的环境来提高群体成员之间的软件来支持决策过程。

D. 专家系统：是基于知识的信息系统——人工智能（AI）的一个子集。AI是20世纪50年代中期产生的。专家系统是试图以启发式教育法的形式将人类专家的知识呈现出来的一种计算机程序，它使得管理者比依靠专家咨询做得更好。专家系统由用户界面、知识库、推理引擎和开发引擎组成。专家系统使管理者有更多的决策选择，在评估这些选择的时候能使用更高水平的逻辑，有更多时间进行评估，以及能用更统一的方式进行决策。但专家系统有一个主要局限就是它无法进行判断和利用直觉。一般我们将决策支持系统，专家系统和神经网络结合起来研究。

E.办公自动化和虚拟办公室：办公自动化（OA）是以先进的技术设备为基础，由办公人员和技术设备共同构成的人机信息处理系统。其用户主要是办公室从事日常办公事务的工作人员，其目的是充分地利用设备资源和信息资源，提高办公效率和质量。虚拟办公室（VO）是指员工可以在任何有电子通信系统连接的地方完成这些工作。VO用电子手段克服了工作场所地理上的局限，减少了房屋成本和设备成本。但这种方式，也可能使工作氛围淡化，员工士气低落。

5.网络环境下信息系统的体系结构

1）网络环境下的系统是一种开放的系统，这种系统能让不同系统下的用户相互操作、相互利用对方的资源。开放系统往往在一个标准体系下，由互不兼容的系统组成，能为异构环境提供互操作能力，甚至允许用户根据不同工作环境的需要动态地重组系统。

2）国际标准化组织于1979年提出了用于开放系统体系结构的开放系统互连模型（OSI）。这是一种定义连接异种计算机的标准体系结构。OSI参考模型有物理层、数据链路层、网络层、传输层、会话层、表示层和应用层七层，也称七层协议。

3）信息系统的结构模式有集中式的结构模式、客户机/服务器（C/S）结构模式和浏览器/服务器（B/S）结构模式三种。

A.集中式结构模式以大型机/小型机为中心，将各种终端设备与主机连接起来，实现实时共享或资源共享。 B.客户机/服务器（C/S）结构模式下，应用被分为前端和后端。客户端运行在微机或工作站上，通过网络连接应用程序和服务器。其最大特点在于系统使用了客户机和服务器两方的职能、资源和计算机能力来执行一个特定的任务。它还减少了网络流量，提高了响应速度，使应用程序与处理的数据隔离，还充分地利用了客户机与服务器双方的能力，便于组成一个分布式应用环境。其缺点是标准不统一，开发和维护成本较高、不同系统的界面千差万别、客户端比较臃肿、升级困难、安全性较差等。

C.浏览器/服务器（B/S）结构模式不仅具有客户机/服务器体系结构的全部优点，而且还能解决客户机/服务器结构的上述问题，它是信息系统结构发展的大势所趋。

六十、信息系统的开发

1.技术基础与运行环境

信息系统的基础是信息技术，信息技术是计算机硬件技术、计算机软件技术和通讯与网络技术的总称。

1）计算机硬件技术：计算机硬件主要由运算器、控制器、存贮器、输入设备和输出设备五大功能部件构成。 2）计算机软件技术：硬件是计算机系统工作的物质基础，软件系统是帮助用户使用计算机硬件完成数据的输入、处理、输出及存贮等活动。分为系统软件和应用软件。系统软件是指为管理、控制和维护计算机及外设，以及提供计算机与用户界面的软件。 3）计算机网络技术：计算机网络是管理和运行信息系统的基础。计算机网络是用通讯介质把分布在不同的地理位置的计算机、计算机系统和其他网络设备连接起来，以功能完善的网络软件实现信息互通和网络资源的共享的系统。计算机网络包括：网络介质（数据传输的物理通道）；协议（网络设备之间进行通讯的一组约定）；节点（是网络中某分支的端点或网络中若干条分支的公共交汇点）；链路（是两个相邻节点之间的通信线路） 计算机网络拓扑结构是指网络的链路和节点在地理上所形成的几何结构，并用以表示网络的整体结构外貌，同时也反映各个模块之间的结构关系。可分为点对点传输结构和广播式传输结构。

A.点对点传输结构：它以点到点的连接方式，把各个模块的通信控制处理机直接或间接地连接起来，形成特定的信息传输网。

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B.广播式传输结构：它用共同的传输介质把各个模块连接起来，这样任何一个节点向网络系统发送信息时，连接在总线上的所有节点均可检测，但只有目的地址指定的节点能够接收。其优点是不同节点之间的通信可以使用同一通信信道，从而最大限度地利用信道的通信能力。缺点是当所有节点同时通信时，容易出现通信阻塞，并且一旦信道出现故障，将影响所有通信。目前，广播、电视、移动通信、三网合一等都是利用这种结构进行传输的。

计算机网络根据通信距离可分为局域网和广域网两种。局域网指传输距离较小（一般在0.1~10km）的一种网络。它具有较高的带宽，数据传输速率一般较高。数据传输可靠，误码率低。广域网一般由相距较远的局域网经由公共电信网络互连而成。WAN的数据传输速率根据入网方式的不同而不同，一般低于局域网的传输速率，且误码率较高，但传输距离可遍及全球。

4）数据库技术：数据库是以一定的组织方式存贮在一起的相关数据的集合。它能以最佳的组织方式，最少的数据冗余为多种应用服务，数据库中的数据具有较高的完整性，且与程序相互独立，避免了因数据的不一致而不得不推翻已编好的程序的现象，有利于实现存贮数据格式的标准化。

数据库系统包括数据集合、硬件、软件和用户四个主要组成部分。经历了层次模型、网状模型、发展到了关系型数据库系统。

数据库的设计步骤包括用户需求分析、数据库逻辑设计、数据库物理设计、数据库的实施和维护四个阶段。数据库操作主要有基本表的建立与删除、数据查询及更改等。

2.信息系统开发的基本思想

信息系统的开发与研制，也称信息系统的分析与设计。信息系统不只是单纯的计算机系统，而是辅助企业管理的人机系统。该系统有一个产生、发展、成熟、消亡的过程，即所谓的生命周期。

1）信息系统工程：它具有系统工程的共同特点，其中最基本的特点是研究方法的整体性、技术应用上的综合和管理上的科学化。在研制和开发信息系统时，要秉承以下几个思想：整体大于部分之和的思想；最优化思想，只要技术结构合理，用廉价的一般部件也可能组合出系统的最佳性能；对系统进行科学管理，这是系统工程的关键。

2）信息系统的生命周期：信息系统在使用过程中随着生存环境的变化，要不断维护、修改，当它不再适应的时候需要淘汰，要由新的系统所取代，这种周期循环被称为信息系统的生命周期。它分为总体规划阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统运行维护与评价阶段。

3.信息系统开发方法

信息系统开发方法是基于信息系统开发规律来组织、构造和管理信息系统的。抽象思维和形象思维方法是系统开发方法的基本思想；概括和划分、归纳和演绎是系统开发使用的基本逻辑方法。在系统开发方法中，结构化生命周期法、面向对象的方法、基于构件的方法和CASE方法是目前正在流行的方法，具有广阔的发展前景。 1）结构化方法：简称SM，是最早、最传统的系统开发方法，是信息系统开发方法中应用得最普遍、最成熟的一种。它强调功能抽象和模块化，将问题求解看做是一个处理过程。信息系统分析和设计是结构化方法最关键的两个时期，其主要任务是分析系统的功能、性能、目标、规模等需求。结构化分析的工具包括数据分析工具和功能分析工具。

2）原型法：简称PM，其思想基础在于系统所有的需求并非都能首先定义，信息系统开发过程中大量反复是必要的，不可避免的，也是系统具有更强适应性所要求的。本着系统开发人员对用户需求的理解，通过一个原型化设计环境和设计工具，先快速建立一个原型系统，然后对该原型系统进行反复修改、扩充和完善。原型法贯彻的是从下到上的开发策略，能有效地增进用户与系统分析员的沟通，便于帮助系统分析员辨认动态的用户需求。特别适用于用户需求不太明确的系统开发，以及决策支持系统这种开放性而无固定需求范围的系统。 3）面向对象方法：简称OOM，是在对象程序设计方法的基础上发展起来的。它将客观世界的任何事物都看做对象，对象具有属性、行为、方法和消息，具有封装、继承、多态等特性。面向对象方法将程序设计的数据结构和算法两个方向紧密结合在一起，使程序设计的思想方法更接近人们的思维方式，并被人们广泛接受。 4）CASE方法：CASE技术作为覆盖整个软件生命周期的一种自动化工程，是自动化结构方法与自动化工具的结合体。运用CASE技术，软件人员能在PC或工作站上以交互方式实现软件生命周期各个环节的自动化操作。CASE系统是一个完整的软件开发环境，它由软件环境和硬件环境两部分组成。

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六十一、信息系统的管理

信息系统的管理就是对信息系统的开发期、运行期、更新期整个过程进行计划、控制、维护和评价。

1.项目管理：信息系统的项目管理是为了保证系统良好的运行状态及功能正常发挥而提出来的。它是指在一定资源约束条件下，对一个既定目标的项目要求的一次性任务进行计划与控制的过程。

1) 项目管理战略规划：是指项目管理标准方法的开发。这种方法可以反复使用，而且极有可能完成项目目标。其优点是：使组织上下保持步调一致；为组织的所有管理层提供一个沟通整体目标的工具，减少变革的阻力；提供了所需的思维过程——基于合理的、合乎逻辑的决定。

2) 项目的选择与管理：在选择项目目标时，要充分地考虑企业的战略思想、经营理念，企业的市场占有率和竞争能力，国内外的政治和经济环境等内外部环境，同时还要考虑企业过去的绩效，通过对企业的SWOT分析、项目目标、当前项目要求来分析企业的影响因素，明确项目所需技能，估计项目的潜在收益，并考虑项目运行的机会成本、技术风险等。项目的运行管理，需要注意严格的成本控制，在有效地利用公司现有资源的前提下接受更多新业务，争取用较少的资源，在较短的时间内完成更多的工作。

2.人员的组织与管理：信息系统的开发需要有多种专业知识的人员。在组织形式上，要建立项目领导小组、项目设计小组以及项目编程小组等。人员管理要与工作计划相结合，将工作计划中每一项任务合理地分配到各个部门及人员。为减少人员的流动，管理者要着重注意报酬方式和了解信息系统人员对工作的满意程度，并强化信息系统专业人员的企业文化意识。

3.质量管理：信息系统的质量管理是信息系统管理的重要内容，贯穿于信息系统生命周期的全过程。一个信息系统的质量与它的主要用户、次要用户、操作人员、管理人员和维护人员有关。它包括信息系统项目开发的质量管理、运行过程的质量管理，以及该产品相关的客户、供应商合作过程中的质量管理。

4.信息系统的运行、维护和评价

1）系统运行管理：从系统运行的角度出发，有两方面的工作需要充分保证。一是对系统例行的检索和管理。二是对系统运行情况的记录和积累。 2）系统维护管理：维护是信息系统经常性的工作，也是信息系统生存周期持续时间最长、代价最大的一个阶段。信息系统维护需要较大开支，必须专款专用，并根据系统各种维护要求的重要性确定当年维护项目的优先次序。为了提高信息系统的可维护性，适应系统的变化，在系统开发和设计时就必须考虑建立一些标准。尤其是在系统开发和系统维护是由不同的人员承担时，建立完善正确的标准和系统文件就更为重要。

3）系统的评价：在系统运行一段时间后，还要对系统的技术性能及达到的经济效益等方面做出评价，以检查系统是否达到预期的目标，技术性能是否达到设计要求，满足用户需求的程度如何等。系统评价工作一般由系统开发人员、系统管理与维护人员、系统用户及用户的领导，以及系统外的专家共同参与。

六十二、信息与信息系统的安全

1.概述：随着1995年以来多个上网工程的全面启动，我国各级政府、企事业单位、网络公司等陆续设立自己的网站，电子商务也正以前所未有的速度迅速发展，但许多应用系统却处于不设防状态，存在着极大的信息安全风险和隐患。同时，信息安全管理机构权威性不够。国家在信息安全问题上缺少专门的权威性机构。另外，计算机犯罪、网络犯罪屡有发生。信息系统的出现加快了社会经济、商业、军事等领域的发展，在网络环境下，更是加速了资源共享和优化配置，有效地避免了资源的重复建设，然而随之而来的网络信息资源安全以及网络系统本身的安全问题实在令人担忧，这也是当今世界人类面临的最大的安全挑战。安全缺乏足够的保障使互联网在军事、商业、高新技术等领域的应用难以拓展开来。

2.信息与信息系统安全的主要威胁有计算机病毒和信息攻击两种。

1）计算机病毒是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或毁坏数据，影响计算机使用，并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。它具有隐藏性、变种性、非法性、传染性、繁殖性、破坏性、潜伏性等特点。一般通过拷贝或者网络传染。

2）信息攻击的形式多种多样，包括刑事攻击、侵犯隐私等。

信息安全的不仅包括信息的保密性、完整性、可用性、可控性、信息行为的不可否认性等信息安全需求，还包括信息系统保护、信息系统的安全检测评估等方面。在制定信息安全防范策略时，可以从技术、法律、规范、

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道德、管理等诸方面着手，全面考虑，其中技术是最为客观和基本的，也是最具有可控性的。

3.信息与信息系统安全技术

1）防火墙与入侵检测系统：防火墙是设置在两个或多个网络之间保证本地网络资源安全的一个系统或系统集。它通常包括硬件和软件部分。现在常将防火墙技术与入侵检测技术结合起来协同工作，构成一个全方位的纵深防御系统。入侵检测系统设置在防火墙附近比较好，特别是放置在防火墙的外部（入口）对攻击进行检测最佳。 2）加密技术与数字签名：加密是一种主动的防卫手段。加密系统是一组复杂的数学运算。加密术是一种传递现实世界中应用的所有商业与社会契约的一种核心技术，为电子商务的开展提供了信息安全保障。它一般包括对称密钥和公开密钥两种。数字签名实际上就是一种公开密钥密码技术。

3）PKI认证技术：是一种遵循标准的密钥管理系统或安全平台，它能为所有的网络应用透明地提供公钥密钥加密和数字签名等密钥服务所必需的密钥和证书管理，从而建立一个安全的网络通信环境。它主要由三个主要组件构成，即认证中心、注册中心和存取凭证及凭证废弃列表数据、数据库的目录服务。它更好地管理了密钥和证书，保证网上信息传输机密性、真实性、完整性和不可否认性，为电子商务、网络报税、金融一卡通等业务的开展提供了有力的信息保障。

4）VPN技术：VPN是通过公共物理网络将物理上分散的终端或局域网连接而成的一个虚拟的专用网络。采用VPN技术避免了在不安全信道上实现安全信息传输，保证了企业内部信息在互联网上传输时的机密性和完整性。但是VPN是避开防火墙进入内部网的，所以VPN连接的授权和入网方式也给信息攻击者提供了方便。 5）信息隐藏和数字水印：信息隐藏是将秘密信息秘密地隐藏于另一非机密的文件内容之中。信息隐藏技术有别于密码技术，密码仅仅隐藏了信息的内容，依赖于加密算法，而信息隐藏不但隐藏了信息的内容而且隐藏了信息的存在，其安全性依赖于第三方感知的麻痹性。数字化的信息隐藏技术在信息安全技术领域被广泛采用，对版权保护贡献很大。数字水印就是向被保护的数字对象嵌入某些能证明版权归属或跟踪侵权行为的信息。数字水印可用于确认所有权和跟踪数据安全，可作为版权争端的法律凭证，用来指控盗版者。数字指纹是数字水印的特定用途。有关数字产品的创作者和购买者的信息可作为水印而嵌入。每个水印都是一系列编码中惟一的一个编码，即水印中的信息可以惟一地确定每一个数字产品的拷贝。

4.信息与信息系统安全的防范

无论是哪种信息安全技术，都不可能做到完美无缺地确保信息安全，即使是综合运用了多种信息安全技术，信息安全隐患依然存在。下面几点可作为对制定信息与信息系统安全策略的建议： 1）不要追求完美无缺的安全性；2）不要误认为问题解决了，根本的问题仍然存在；3）不要使用太复杂的方法；4）不要使用太昂贵的设备；5）不要使用单一防线；6）不要忽略了可能发生的神秘攻击法；7）不要过分地依赖系统的操作；8）不要过分地依赖人的忠实。

六十三、信息机构管理

1.信息机构是实施信息搜集、加工、分析、储存、传递等有关信息管理活动的组织形式。国内信息管理界所探讨的信息机构主要是指以提供公益性普遍信息服务为目标的图书情报机构。非营利性信息机构所存在的管理弊病是目前国内信息服务机构生存与发展的最大障碍。

2.信息机构管理的本质：

图书情报机构是非营利信息机构，这些机构的首要目标是传播信息，推进经济、科技与社会的进步，而不是营利。一个非营利信息机构的继续存在必须与继续为社会提供信息服务联系在一起。因为它能完成营利机构所不能完成的为社会普遍服务的使命，这也是它能吸引人们为之工作并能争取到外界支持的原因所在。

无论一个信息机构的建立的目的是要获取利润还是要推行普遍服务，为了实现它的目标，都必须要运用现代化管理办法。在非营利信息机构中也可以培养像商业环境中存在的敢于拼搏、勇于创新的管理精神。一个信息机构仅凭其有价值的目标是不能确保它的生存的。因而，从事信息事业的非营利机构必须找到一个财源来支持它的工作，就像一个商业机构必须找到愿意出钱购买其产品或服务的顾客一样。

图书馆、情报所等信息部门是公益性的非营利机构，但这并不与自身的企业化动作的管理模式相悖。运作模式是决定一个组织或机构能否获取收益的关键。现代信息机构的管理者必须使其机构处理好推动社会公益和促进机构自身的生存与福利这两个目标之间的关系。每个非营利信息机构都要从事一系列的商业活动。 由于信息机构自身创造利润的局限以及政府对信息机构的投资日益减少，造成非营利信息机构在财务上的困境。

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资金问题不仅是非营利信息机构的最大问题，也是所有公共事业机构所面临的最严重的困难。固定的生产能力所造成的困境几乎是所有非营利信息机构最严重的弱点之一，同时，也是迫使它们改变其工作方式和目标的因素。

因此，我们认为非营利信息机构管理的本质在于：第一，要找到有利于推进其信息服务事业更有效率、更经济的管理模式；第二，要在政府投资日益减少的情况下吸引或获取足够的经费，以保证信息机构完成它们的社会使命。一个非营利信息机构为了生存，至少要做到收支平衡。这是现代非营利信息机构的管理重点。

3.信息机构的经营思想：

其起点应该是改变本机构的价值观念以及对待自己与顾客的态度。一个信息机构把财务的独立性同它的中心价值观念结合起来，它就会系统地、积极地去寻找和开拓各种各样增加收入的机会。

非营利信息机构也经常担心经商是否会影响政府投资部门和私人捐赠者支持非营利事业的积极性，但有两方面的好处足以使非营利信息机构去冒此风险：第一，用从事商业行为获取的收入来代替本来就不稳定的政府资助是最好不过的；第二，非营利信息机构从经商中得到其部分收入这一事实，很可能会促使私人捐助者甚至政府部门给该机构以更高的评价。

我们认为，衡量一个信息机构管理的好或差的重要标准就是看这个信息机构是否具备很强的营利能力。一个信息机构的营利能力越强说明它提供的信息服务质量水平越好、市场认可度越高。 1）开发市场：为了获取资金发展公益信息服务的目标，非营利信息机构必须认真地像成功的咨询公司一样采用“市场导向”策略。非营利信息机构要随时了解市场的需求，而不能主观想象公众需要什么。获取成功的更为重要的因素是公司必须对自己的能力抱更为实际的观点，并且把重点放在开发、改进和实施具有竞争力的市场策略和一些特定的市场营销方法上。图书情报机构的竞争不仅仅是为了满足顾客需求和分享利润，而更在于唤起公众的注意和支持。

2）利用相对优势：要求对一个信息机构的实力和弱点做客观的评价，并与其竞争对手就同样的方面加以比较。我们分析相对优势的目的在于促使一个非营利信息机构致力于擅长的领域，而舍弃它在竞争中较弱的领域。一个信息机构应该立足于它具有优势的主要领域内。非营利信息机构需要计划如何最好地利用自己特有的优势，只有根据这种分析，才能辨明通过本机构自己的活动去获取资金的种种机会。

3）寻求资助：寻求资助是非营利信息机构获取资金的一个重要途径。要想引起资助机构的注意，关键要靠完善的计划和出色的项目实施方案。一个信息机构的管理业绩和动作良好的项目是很重要的因素。这一点可以使捐赠者相信他们所捐赠的资金将会得到充分有效的利用。非营利信息机构必须很好地理解捐赠的动机，才能使集资更为有效。进行集资的关键在于“推销自己”，。作为一个管理者应该考虑到各非营利信息机构在寻求资助方面存在着激烈的竞争。在设计推销战略时最为重要的一个决策就是“准确定位”。只有在一个信息机构的项目定位同潜在的捐赠者的利益完全吻合时，才有可能获得捐赠。信息机构可以用以下指标来评价申请资助的项目： A.满足社会的成本-收益效率。即社会能否负担预计收益的成本。 B.项目获得支持的可能性，即该项目是否有市场。

如果最好的潜在资金提供者是政府部门的话，通常要有一份精心准备的资助申请书。一个机构想得到政府的足够支持，它就需要有一批在公共事务方面有经验的专业人员来经常与政府部门联系。 一个优秀的善于征集资金的单位将会想出各种办法继续保持同捐赠者的联系，给他们以提供咨询和建议的机会，而又不让他们干预接受资助机构的工作。

总之，在征集捐赠时，非营利信息机构必须使用商界所使用的现代管理和营销技术，并让有经验的管理者来承担这项任务。在寻求资金工作中，使用专业人员和使用非专业服务人员所产生的结果是有相当差异的。

4）投资：投资是非营利信息机构的一种重要而又普遍不爱信息机构重视的营利方法。对非营利信息机构来说，进行有效的投资选择是获取资金，保证公共事业发展的重要途径。非营利信息机构需要明确在真正决定往哪投资时，除了资金之外，自己还希望从投资中得到什么。

一个非营利信息机构可以按下列方式筹措投资资金：用现在正在进行的创收活动所得到的收入进行投资；用风险资金或其他传递的公共或私人资金来资助高质量的新的商业活动；同某个商业信息公司联合投资来发展商业；由商业公司提供所有的资本和直接管理，而非营利信息机构的主要作用限于对商业公司产品的许可和进行质量控制。

信息机构在选择投资方式时，必须分析如下因素：是否能够为投资计划或项目提供技术或资源；在计划允许的

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资金范围内，可提供哪些实施投资计划所需要的专门技能和经验；在商业投资中所寻求达到的目标是什么。 5）营利部门的设置

非营利信息机构为什么要另外设置专门营利的部门，其原因有：第一，非营利信息机构如果经商在经营管理方面的能力令顾客担心，它很难改变顾客心目中已经建立起来的固有认识，人们通常认为非营利信息机构在商业活动中是缺乏经验的；第二，机构的宗旨可能被混淆。非营利信息机构和营利信息机构两者之间的文化价值观念相差很大。非营利信息机构是一个带有双重基本目标的机构，既要履行它的社会使命，又必须具备良好的财务状况。这种双重目标使非营利信息机构很难管理好商业业务，因为它缺乏有效的营利业务所必不可少的明确的商业目标。同时营利分部一旦成立，就应该明确地标上营利的招牌，并明确它从一开始就会有不同的目标和需要不同的经营方式。需要从商界招聘一些专业管理人员。需要采取不同于非营利本部的报酬政策等。

六十四、信息机构的管理方法

战略规划、营销活动和预算是一个信息机构确定和重新确定其方向的最重要的管理工具。它们能够使管理适应变化，并能够提供程序上的手段使该机构的计划和运转适应新的环境。

1.战略规划：它是确定一个信息机构发展方向的关键。 规划过程的重点应该放在“战略”方面，即着眼于未来对组织的性质和方向起决定作用的选择上。构想一个成功的战略规划，应遵循以下几个相协调的步骤：

1)任务的确定：制定战略规划过程的核心在于明确信息机构所要完成的任务。任务的确定为机构做出种种决策提供了方向和边界。

2)评价竞争对手的行为：一个信息机构的行动计划很可能受到其竞争对手行为的影响。信息机构应认清与其实力相当的竞争对手，对这类对手的活动和行为进行跟踪并定期作一个竞争者分析报告。

3)外部环境的评价：信息机构也必须关注它所在竞争环境的未来发展，特别要密切注意该机构赖以生存的外部环境的变化。

4)支出和收入的预测：需要尽可能准确地预测未来几年的财务支出和收入，以及估计经济趋势变化对这些预测的影响。这是判断机构未来财政能力是否得以支撑和保证计划目标完成的重要依据。 5)制定具体目标：信息机构应该制定出在某一段时间内要实现的具体目标。

6)建立工作规范和反馈机制：信息机构的整体规划应建立在每个机构具体目标的基础之上。这样，该规划就可以作为评估各部门履行职责情况的参考。它能使每个人都承担起在有限资源的条件下达到目标的义务。 2.营销计划：是总体战略规划过程的一个重要组成部分。 它的基本方法是：首先确定该组织的产品和服务项目在同一竞争领域中相对于其他组织的产品或服务项目的位置，即确定组织的核心竞争力。然后设计一种战略去巩固或促进这种定位，进而把战略发展为具体销售目标。要通过市场调查来提供信息以确定消费者需求。其次，要设计一些实施战略的具体战术，以实现销售目标。这一计划，还需要提出完成具体目标的时间表和所需经费的预算。

好的营销计划可以使企业保持活力和反应能力，而又不干扰其核心价值和任务。在非营利领域市场营销比在其他领域中更缺乏职业性。信息机构在制定营销计划时需要考虑以下几点策略：

1）市场定位策略：对市场的有效细分，这是市场定位策略的基础，目前最常用的细分标准是消费者的购买需求和消费者的支付能力；对目标市场的界定，从细分的市场中选出机构的目标市场。

2）产品和服务策略：产品和服务定位，要做到产品服务和目标市场的一体化；产品和服务类别组合，为满足目标消费者的不同需求而确定相应的产品和服务种类，确立主导产品；营销计划报告中需要对以上产品和服务策略做出具体描述。 3）价格策略：价格定位，依附于市场定位和产品定位，是整个价格策略的核心思想和制定价格政策的指导原则；价格组合，为消费者提供多样化的选择，为企业带来不同盈利水平；定价策略，需要对产品和服务价格政策做一个总体的、解释性的纲要描述；盈利空间。

4）渠道策略：渠道策略思想，对渠道策略的方向性描述，反映最核心的策略原则，以对具体措施进行指导和解释；分销网络建设。

5）促销策略：整体促销策略，确定促销推广重点和促销项目整合的策略思想；促销推广形式；推广内容整合，确定市场的拓展阶段和具体目标，然后确定各阶段的推广重点，推广主题等。

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3.预算：是所有以货币及其他数量形式反映的有关组织未来一段期间内全部经营活动各项目标的行动计划与相应措施的数量说明。其中最重要的是财务预算。财务预算必须服从决策目标的要求，使决策目标具体化、系统化、定量化。编制账务预算是信息机构管理的一项重要工作。财务预算的目标在于合理的配置机构的资源并保证机构将其资源投入到它的重点项目。

六十五、信息机构的人员管理

对于一个信息机构来说，要想实现专业化的科学管理，获取充足的资金来源，达到机构所制定的计划目标，就必须要有一大批精明强干的专业化管理人员。

1.高级管理者的选择：一个既懂经营又能规划的高级管理者能够改变机构的管理作风和管理重点。高级管理者必须对其机构有深厚的感情，并应对其发展前景有深远的洞察力。在选择高级管理者时，不应把重点放在候选人是不是杰出的专业工作者上，而应把他是否能履行一个信息机构领导者的职责作为衡量标准。选择在非营利信息机构的主要活动领域里有一定实践经验的人作为高级管理者，显然是大有裨益的。

2.吸引管理人才：信息机构一旦决定从事商业行为，就必须招收具有企业家精神的管理人才。非营利信息机构的根本任务是为公众提供信息服务，因此，非营利信息机构需要招收受此任务和宗旨激励的人们。过高的补贴会使个人利益成为最重要的吸引力。任何一个非营利信息机构都要避免给它的员工造成这种不良的刺激。非营利信息机构必须建立一套补贴政策以吸引和激励优秀人才努力工作。当然，机构必须谨慎从事，使员工能关心本单位的目标。在制定补贴政策时，需要做到：支付有竞争力的工资；在支付报酬上，保证机构内部公开合理；基于表现的补贴。

3.管理风格：作为一个信息机构的最高管理者首先要选择优秀的人才为我所用，而后把时间花在为他们创造舒适的工作条件上。即让员工给他们一种受重视的感觉，感到他们的贡献已被领导和同事所承认和尊重，并受到了公正的对待。让下属对你有好感。

六十六、信息政策

1.含义：国家信息政策是指在一国范围内，国家或政府为解决信息管理和信息经济发展中出现的、关系和涉及到公共利益、权益、安全问题，保障信息活动协调发展而采取的有关信息产品及资源生产、流通、利用、分配以及促进和推动相关信息技术发展的一系列措施、规划、原则或指南。由于信息政策涉及广泛的领域，使得信息政策呈现主体多样化、政策价值多元化、政策目标的多重化和复合化等问题。因而，国家信息政策的设计应当走向于整体化的趋势，而不是一种单一领域、单一目标、体现单一价值的个别政策构成的缺乏关联的组合体。

2.国家信息政策体系的构建

面对世界范围的信息化浪潮，我国必须加强和完善国家信息政策体系，加快国民经济信息化建设的战略部署，推动社会信息化的进程。我们根据国家信息政策的五个要素，即政策主体、政策目标、政策问题、政策内容、政策形式来分析我国国家信息政策体系的建构问题。

1）政策主体：政府是国家信息政策的主体，要全面构建我国的信息政策体系，不仅涉及政治、经济、文化、教育等广泛领域，而且触动社会各阶层、集团、组织的利益。我们应在依据专业化和协调性统一原则的基础上，由国务院直接牵头，在有关信息管理和信息产业发展的各行政职能部门之上，建立一个全新独立的国家信息政策协调委员会。从而减少利益集团的影响，减少不确定性，并且可以做出公平的政策；同时，具有独立性的政策制定机构将更加趋于专业化；第三，还可以增加决策的透明性。

2）政策目标：信息政策目标是指通过制定信息政策所实现的利益协调和分配关系。我们认为，当前我国国家信息政策的目标是：信息服务社会化和通用化以实现公平；信息产业市场化以实现效率；信息管理科学化以保证安全。

3）政策问题：信息政策问题是指能够列入政策制定议程的客观社会问题，即信息政策应该解决的社会矛盾和问题。信息政策问题往往具有复合性和关联性，要求对信息政策从整体上进行综合性的研究，以便理清信息政策所涉及的各种复杂关系。我们将信息政策问题分为经济问题和法律问题。政策制定的过程就是连续选择的过程，而经济学就是一门研究选择的科学。当前的信息政策问题主要有：

A.产业经济问题：在宏观层次上包括：信息产业发展与投资；信息基础设施建设；信息资源管理；信息技术管理；人力资源的投资；信息经济测度标准和信息化指标的制定问题。微观层次上包括：IT行业、网络产业的垄

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