公文写作 应用文体 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

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公 文 写 作

公文写作 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

目 录

第一节 行 政 公 文...................................................................................................1

一、行政公文概述.................................................................................................1

（一）行政公文的涵义..................................................................................1

（二）行政公文的分类..................................................................................1

（三）行政公文的格式..................................................................................2

二、常用行政公文的写作.....................................................................................5

（一）决定......................................................................................................5

（二）通告......................................................................................................8

（三）通知....................................................................................................11

（四）通报....................................................................................................16

（五）报告....................................................................................................20

（六）请示....................................................................................................25

（七）批复....................................................................................................28

（八）函........................................................................................................31

思考与练习....................................................................................................34

第二节 总 结.............................................................................................................35

一、总结概述.......................................................................................................35

（一）总结的涵义........................................................................................35

（二）总结的种类........................................................................................36

（三）总结的特点........................................................................................36

二、总结的写作...................................................................................................36

（一）总结的写作格式................................................................................36

（二）总结的注意事项................................................................................38

思考与练习....................................................................................................40

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应 用 文 体

人们所写的文章大致可以分为三大类：一类是以审美为主要特征的文学作品，如散文、诗歌、小说、剧本等；另一类是以认知为主要特征的一般性文章，如记叙文、说明文、议论文等；还有一类就是本章要介绍的以实用为特征的应用文章，如请示、报告、书信等。应用文与人们的生活最为密切，它是人们学习、工作和交流必不可少的工具，作为一个现代人，人人都必须掌握这个工具。

第一节 行 政 公 文

一、行政公文概述

（一）行政公文的涵义

公文有广义和狭义之分，广义的公文泛指一切与公务活动有关的文种和文字材料，狭义的公文专指中共中央办公厅于1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》所规定的14种党的机关公文和国务院办公厅于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定的13种行政机关公文。

《中国共产党机关公文处理条例》第2条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公文的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第2条规定：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”

（二）行政公文的分类

行政公文共有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。根据不同的角度，可以把行政公文分成不同的类别。

1．按照公文的行文方向划分

（1）上行文。是下级机关单位向具有隶属关系的上级机关单位行文，如报告、请示、以及一部分意见等。

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（2）下行文。是上级机关单位向具有隶属关系的下级机关单位行文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要等。

（3）平行文。是平级机关单位之间和不相隶属机关单位之间相互往来的公文，主要有函、议案和部分告知性通知以及少数意见等。

2．按照公文的保密情况划分

（1）秘密公文。有保密要求，严格限定阅读范围的公文。按照保密等级分为绝密、机密、秘密三个等级。

（2）内部公文。只在机关单位内部使用不向社会公开的公文。

（3）周知性公文。向国外或国内或者在一定范围内进行公开的公文。

3．按照公文的紧急程度划分

（1）紧急公文。急需办理，有明显的时间限制的公文。紧急公文按其紧急程度又分为特急和急件两种。如果是电报又有特提、特急、加急、平急之分。

（2）普通公文。按照正常的公文处理速度办理的公文。

（三）行政公文的格式

行政公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

1．眉首

（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在第2行。

（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为

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80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文机关之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2．主体

（1）公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文。主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识

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公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”不写为“0”；成文日期的标识位置见下行“公文生效标识”。

（6）公文生效标识。公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，不是对公文的内容作出解释或注释。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

3．记

（1）主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后再标文种。

（2）抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

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（3）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l 行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位置。版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

二、常用行政公文的写作

（一）决定

1．决定的适用范围。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2．决定的特点

（1）重要性。决定的内容是十分重要或重大的，一般事项不用决定。

（2）制约性。决定是领导集体经过讨论研究后所做出的决策性的下行文，用于规范下级机关的行为，具有法定的强制力，要求受文机关必须坚决贯彻执行。决定在权威上仅次于命令，在不能发布命令的社会组织里面决定就是最有权威性的行政公文。

（3）广泛性。决定虽然具有很强的权威性、制约性和严肃性，但对使用的机关单位却不作限制，无论是党政机关还是企事业单位，无论是高层机关还是基层组织都可以使用决定。

3．决定的种类

（1）安排性决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，如重大会议的召开、机构设置、人事安排，重大的方针、路线，重要的决策等。

（2）奖惩性决定，用于奖惩有关单位及人员。据此，又分为表彰性决定和惩处性决定两种。前者通过对先进模范人物的表彰，以推广经验；后者通过对错误的批评和处罚以进行教育，吸取教训。

（3）变更性决定，适用于变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，废止或者修改本机关不合时宜的规章制度或文件。

4．决定的写作

（1）决定的结构内容，一般由标题、主送机关、正文、生效标识及成文日

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期等部分组成。

① 标题，一般由发文机关、事由、文种三部分构成，也可以省略发文机关，但事由和文种不能省略。

② 主送机关，一般写明主送机关，如果是由会议作出的决定一般不写主送机关。

③ 正文，一般包括开头、主体、结尾等三部分内容，不同种类的决定在具体写作上又有所区别。

对于安排性决定来说，其开头部分主要写明决定的缘由，包括背景、条件、根据、目的、意义等；其主体部分要根据安排的对象性质进行撰写，不可一概而论；其结尾部分一般提出执行的要求，有的也可省略。

对于表彰性决定来说，开头部分主要是对先进事迹的概括和评价，要求概括准确，重点突出，评价中肯，与事迹本身相符。这一部分是重点和难点，要下大力气把它写好；主体部分是决定的具体事项，包括决定的目的和依据，比较好写；结尾部分主要是提出希望和号召，以进行鼓舞。

对于惩处性决定来说，开头部分主要是对错误事实的概括和定性分析，这一部分也是重点和难点；主体部分是决定的事项，包括给予惩处的具体等级、作出决定的目的和依据等内容；结尾部分提出希望和要求，如果是一般性的错误，这一部分也可省略。

对于变更性决定来说，开头部分一般写明决定的原因和依据；主体部分包括决定的方式（如变更、撤销或者是废止）及被变更、撤销或废止的具体的名称；变更性决定一般不写结尾。

④ 署名和日期。决定的日期可以放置文尾，也可用圆括号置于标题之下。如果是正式会议讨论的决定，在标题的下面要写明是什么会议通过或者批准。成文时间要以会议通过的日期或者领导人签发的日期为准。

【例文】

灯塔市人民政府关于

授予蔡庆峰、刘秋海见义勇为先进分子的决定

各乡镇人民政府、街道办事处，市政府各部门、各直属单位：

今年 3月初，后铧子村五户住宅相继发生入室盗窃案件，此事引起乡镇、村

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和广大群众的高度重视。3月2日上午9时，盗窃分子又一次作案时被村民蔡庆峰（男，31岁，后铧子村村民）发现，蔡庆峰随即追赶上逃跑的盗窃分子，并在与其搏斗中身中数刀，倒在路旁。此时，村民刘秋海（男，32岁，后铧子村村民）也闻迅赶来，继续与歹徒搏斗，也不幸被歹徒连刺两刀倒地。后在警民共同努力下将歹徒制服并抓获。蔡庆峰、刘秋海经医院及时抢救，脱离了生命危险。蔡庆峰、刘秋海在人民财产遭受侵害，人民生命受到威胁的关键时刻挺身而出，面对歹徒尖刀毫不畏惧，不怕牺牲，他们的英雄行为令人敬佩，他们的大无畏精神感人至深。蔡庆峰、刘秋海见义勇为的先进事迹集中体现了广大人民群众不畏危险、勇往直前的奋斗精神和嫉恶如仇、助人为乐的高贵品质。这种精神和品质是推进社会治安稳定、打造社会主义和诣社会的重要力量和根本保证。

为了弘扬正气，表彰先进，市政府决定对蔡庆峰、刘秋海的先进事迹予以表彰，分别授予蔡庆峰、刘秋海见义勇为先进分子荣誉称号。市政府希望蔡庆峰、刘秋海二位同志早日康复，并继续努力，再立新功。同时号召全市广大干部群众学习蔡庆峰、刘秋海见义勇为的英雄行为和助人为乐的高尚品质，努力进取，勤奋工作，为构建和谐社会、打造平安灯塔做出新的更大的贡献。

二〇〇六年六月一日

（2）决定的写作训练示范。根据下列材料，替××汽车齿轮制造有限公司写一份决定。

根据安徽省经贸委〔2000〕361号文《关于国有企业改制退让要求的指导意见》和各级环保部门的要求，××汽车齿轮制造有限公司于12月23日召开了总经理办公会议，决定撤消有30多年历史的铸造车间建制，铸件产品由公司从市场上采购。铸造车间撤销后，原车间设备、量具、材料、在制品等资产由公司按有关规定统一处置。铸造车间撤销后，公司将依照《劳动法》有关规定和安气齿劳字〔2001〕72号文《关于员工下岗的管理规定》有关条款给全体员工办理相关手续。

提示：撤消建制适用于安排性决定。从结构来看，可以按三个部分来写，第一部分交代缘由，可以先介绍概况，肯定成绩，然后说明撤消的根据和原因；第二部分是撤消的具体事项，主要包括撤消后的这种产品的供应、原车间的资产处理以及原车间员工的安排等三个方面的问题，应分项来写；第三部分应再行强调撤消的意义，以进一步取得员工的理解与支持，然后顺理成章地提出希望和要求。

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【示范】

关于撤消铸造车间的决定

司属各单位：

铸造车间是一个具有30多年历史的老车间，长期以来，一直担负着公司铸件产品的生产加工任务，几代铸造人克服了设备陈旧老化，生产环境恶劣，工作条件艰苦等许多困难，圆满地完成了生产任务，为企业的生存与发展作出了重要贡献。为了适应市场经济的发展，淘汰落后的生产工艺，加快企业改制步伐，做到有所为、有所不为，根据安徽省经贸委〔2000〕361号文《关于国有企业改制退让要求的指导意见》和各级环保部门的要求，经12月23日总经理办公会议研究，决定：

一、撤消铸造车间建制，铸件产品由公司从市场上采购。

二、铸造车间撤销后，原车间设备、量具、材料、在制品等资产由公司按有关规定统一处置。任何单位和个人无权处理，违者将从重处罚。

三、铸造车间撤销后，公司将依照《中华人民共和国劳动法》有关规定和安气齿劳字〔2001〕72号文《关于员工下岗的管理规定》有关条款给全体员工办理相关手续。

企业改制是事关企业生存与发展的大事，希望铸造车间的全体员工能顾全大局，系统思考，积极支持企业改革，服从组织决定，为企业的健康发展作出新的贡献。

特此决定

××汽车齿轮制造有限公司

二○○二年十二月十五日

（二）通告

1．通告的适用范围

通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

2．通告的特点

（1）法规性。通告经常用来颁布部门或地方性的法规，这些法规一经颁布，有关部门或地区内的单位和民众就必须遵守，否则就要受到相应的惩处。因此，从这方面来说，它又具有一定的强制性和约束力。

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（2）周知性。有一部分通告用来告知一定范围内的单位或人民群众应当了解或办理的事项，如道路管理，停水、停电等。

（3）务实性。在具有告知性的文种中，有许多都是涉及思想、政策方面的问题，或者具有新闻意义的有关信息，并不涉及具体事务，与受文单位或个人往往没有直接的关系。而通告的事项一般都是事关受文单位或个人的具体事务，具有明显的务实性。

3．通告的分类

（1）法规性通告，主要用于公布社会各有关方面应当遵守的事项，这类通告具有较强的约束性。

（2）周知性通告，主要用于公布社会各有关方面应当周知的事项，这类通告所告之的事项与受文单位或个人的生活、生产或工作有一定的关系，但不具有制约作用。

4．通告的写作

（1）通告的结构内容，一般由标题、主送机关、正文、生效标识及成文日期等部分组成。

① 标题。通告的标题，有以下三种写法。

一是三要素俱全式，即由发文机关+事由+文种构成，如《广州市公安局关于广州大学城限制部分车辆行驶的通告》。这是最为规范严谨的标题，通常用于告之重大事项或以文件形式发布的通告。

二是二要素式，即由发文机关+文种组成，如《汉中市汉台区人民政府通告》；也可由事由+文种组成，如《关于中国水利学会迁址等事项的通告》。

三是只写文种，张贴的通告通常采用这种标题。

② 主送机关，一般可以省略。

③ 正文，一般包括缘由、事项和结束语三大部分。缘由是通告的开头部分，主要写明发布通告的背景、根据、目的、意义等。事项是通告的主体部分，内容单一的通告，可采用贯通式写法，内容较为复杂的通告，一般采用分条列项的写法，以做到条理清楚。结语部分写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的模式化结语。

④ 生效标识及成文日期，写法与一般公文相同。

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【例文】

通 告

经国务院批准，自2006年11月15日起，对国内信函和明信片资费做如下调整：

一、信函资费：首重100克以内，由每重20克或其零数本埠（县）0.6元、外埠0.8元调整为本埠（县）0.8元、外埠1.2元；100克以上的续重资费不变。

二、明信片资费：由每件0.6元调整为0.8元。

国家邮政局和各省（区、市）邮政管理局将对资费执行情况进行检查，热诚欢迎社会各界和广大用户的支持和监督。

特此通告

国家邮政局

二○○六年十一月十五日

（2）通告的写作训练示范。根据下列材料，以××学院的名义写一份禁止学生酗酒的通告。

本学期开学以来，××学院连续发生两起学生酗酒的事件，第一次是3月10日晚上，机电系王××同学在校外饮酒过度，醉倒在路边后沉睡不起，直至半夜才被巡警发现并带回警务室，查明身份后通知到该校，由其辅导员领回；第二次是4月2日，体育系学生刘××醉酒后趁着酒兴向路过他身边的化生系蒋××同学进行挑衅，蒋××同学也没有避让，双方便打斗起来，结果蒋××眼角被打开裂，缝了三针。

提示：这两起酗酒事件情节都较为严重，影响较坏，给学校的安全管理工作敲响了警钟。学校应及时发出通告，以教育广大学生，制止酗酒行为。该通告从性质上来看，应属于法规性通告，即通过具体规定来约束学生的酗酒行为。在具体写作上，开头可结合两起酗酒事件所造成的影响，指出酗酒的危害性，阐明禁止酗酒的必要性，这是发通告的缘由。但两起酗酒事件的具体情况不应详细介绍，以免写成情况通报。主体部分要写明禁止酗酒的具体规定和措施，要注意有效性和合法性。结语可采用“特此通告”的模式化写法，也可以本通告的具体实施时间来结语。

【示范】

关于严禁学生酗酒的通告

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本学期开学以来，我校已连续发生两起学生在外酗酒事件，这不仅损害了学生本人的健康和形象，而且也给学校的声誉带来了较大的影响。为保护学生的身心健康，树立大学生的良好形象，维护正常的教学秩序，根据国家教委关于《禁止高等学校学生酗酒的通知》及其相关规定，结合我校实际，现将有关事项通告如下：

一、学生不论在何种情形下就餐都不得饮用烈性酒，对于如啤酒等之类的低度酒也应限量饮用，否则便视为酗酒。

二、任何人发现学生酗酒都有权并应积极向学生所在班、系的辅导员、系领导或学生管理部门举报。对于举报人应给予适当奖励，对于知情不报的同寝室或同班同学（尤其是同班的学生党员或干部）要给予批评教育。

三、凡酗酒学生不得参加本年度的任何评优活动，贫困学生不得享受本年度的任何资助，在本年度已受到奖励或资助的，应予以取消。

四、学生因酗酒而影响校园秩序、损害大学生形象者，给予警告以上处分。酗酒滋事者，加重处分。

五、对于接受批评、认错态度好、确有悔改表现者，可酌情予以从轻处理；对于拒不接受批评、态度恶劣、屡教不改者应从重处理，直至开除学籍。

六、本通告自公布之日起生效。

二○○七年十月十五日

（三）通知

1．通知的适用范围。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2．通知的特点

（1）广泛的适用性。通知的适用范围非常广泛，无论是党政机关还是企事业单位，无论是高层机关还是基层组织，都可以使用通知行文。从通知的内容来看，无论是重大的政治问题，还是一般的日常事务，都能使用通知。从行文关系上来看，通知不仅可以下行，而且还可以平行。通知是机关公文中适用范围最广、使用频率最高的一个文种。

（2）明确的告知性。有些通知是用于传达要求下级机关办理和需要有关单

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位或人民群众周知的事项，与通告一样都具有告知性，但它比通告告知的对象更明确具体。

（3）一定的强制性。有些要求下级机关办理或执行的事项，在行政机关公文取消“指示”这一文种以后，就用通知来行文，这种通知具有较强的指挥意识，下级机关必须严格遵照办理。

3．通知的种类。

（1）颁转性通知，就是用通知来颁布另一份文件，两者共为一体，构成复合型文件。这种通知根据所颁布的原件的来源不同，又分为批转性通知、转发性通知、发布性通知三类。上级机关对下级机关的来文作出批示并转发给下级有关部门用“批转”，如《国务院批转教育部国家教育事业发展“十一五”规划纲要的通知》；将上级机关、平行机关和不相隶属机关的文件加按语转发给下级机关用“转发”，如《国务院办公厅关于转发发展改革委等部门节能发电调度办法（试行）的通知》；本机关发布本机关的有关规章制度或领导人讲话稿、计划、总结、调查报告、工作意见等用“发布”、“颁发”或“印发”，如《安徽省人民政府办公厅关于印发安徽省政府网站管理办法的通知》。

（2）指示性通知，用于向下级机关交代工作，布置任务，或者就某一问题提出原则、表明立场。这种通知具有很强的政策性、严肃性和强制性，下级机关必须坚决贯彻执行。如：《国务院办公厅关于进一步清理取消和调整行政审批项目的通知》。

（3）知照性通知，这种通知用于向下级或平级告知具体事项或信息，如举办活动，迁移办公地点，调整机构，启用新印章，更改电话，节假日时间安排，人事任免、召开会议等。

4．通知的写作

（1）通知的结构内容，一般由标题、主送机关、正文、生效标识及成文日期等部分组成。

① 通知的标题，一般由发文机关＋事由＋文种组成，如《教育部关于加强农村中小学食堂管理工作的通知》，也可以省略发文机关，由事由＋文种组成。

颁转性通知的标题一般由颁转机关＋颁转性质＋被颁转文件的标题＋文种组成。如果颁转的文件是规章制度，还应给原件标题加上书名号。颁转性通知的

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标题往往较冗长，特别是多层转发的标题更显得叠床架屋，如《××县教育委员会转发省人民政府办公厅〈转发国务院办公厅〈转发教育部、公安部关于进一步加强学校安全保卫工作的意见〉的通知〉的通知》。为使标题一目了然，可对此进行简化处理，如果是一层转发，则可删除一个“关于”；如果原件不是法规性文件，也不是通知，则可删除原件书名号，但要保留原件文种；如果原件也是通知，则可删除一个“通知”，只保留一个“通知”；如果是多层转发，则可省略中间的转发机关，直接转发原件的标题内容，如上例标题可简化为《××县教育委员会转发教育部、公安部关于进一步加强学校安全保卫工作意见的通知》。

② 通知的主送机关较多，一般采用泛称，同一性质的机关应排列在一起，不同性质机关之间用逗号隔开，同一性质各机关之间用顿号。

③ 通知的正文。通知的类型不同，正文的写法也有所区别。

颁转性通知的正文一般包括颁转的对象和执行要求两部分。批转性通知一般在批转对象前面表明批转机关的态度。转发性通知要注意根据情况掌握执行的要求程度，如“认真贯彻执行”、“遵照执行”、“参照执行”、“请研究试行”等均有所不同，应予适当选用。

指示性通知的正文一般包括通知的缘由、事项及执行的要求等三部分组成。缘由是通知的理由和依据，包括发文的背景、目的、原因和意义，这部分的写作要求具有概括性和针对性，不可面面俱到，长篇大论。事项是通知的中心内容，包括要完成的具体工作任务，要采取的具体措施和步骤，应该注意的问题等。这部分的写作要注意具体明确，重点突出，具有政策性和可行性，结构上可采用分条列项地加以表述，如果事项较简单，也可单段成文。

知照性通知因为类型丰富，内容复杂，正文写作没有统一的模式，如任免通知的正文通常只有任职依据和任职内容两部分。会议通知的正文一般包括召开会议的目的和意义，会议的名称、时间、地点（大型会议的时间还分报到时间和开会时间，地点也分为报到地点和开会地点），会议的主要内容和议程，参加会议的人员，会议的要求（如携带的材料、样品等），应注意的事项（如会议住宿、膳食、交通路线和方式、会费、会外活动、联系方式等）。

④ 生效标识和日期。通知的生效标识和日期写法与一般公文相同。

【例文】

公文写作 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

关于召开劳模先进事迹报告会的通知

集团各单位：

为配合先进性教育活动的开展，进一步掀起学先进、赶先进的热潮，按照省总工会的安排，决定于7月14日召开全国劳模先进事迹报告会。现将有关事宜通知如下：

一、时间：2005年7月14日下午2：30，会期半天；

二、地点：集团公司会议厅；

三、参加人员：集团公司领导、集团成都地区各单位党委“先进性教育活动”领导小组成员及办公室成员；集团成都地区各单位工会主席，工会生产生活部长；集团成都地区各单位农建工代表4—6人；集团公司各部门负责人、机关党委各支部书记、支会主席。

四、注意事项：

1．请各单位于2005年7月12日前将参会人数上报集团公司工会（联系人：赵敬东，电话：83347433）；

2．各单位参会人员于2005年7月14日下午2：30前入场，手机关闭或置于振动位置，保持会场安静。

特此通知

集团公司党委先进性教育活动领导小组办公室

集团公司工会

二○○五年七月一日

（2）通知的写作训练示范。根据下列材料写一份通知。

××学院一贯重视考风、考纪建设，先后出台了一系列关于考风、考纪方面的规定，但仍有少数学生无视纪律，实施作弊，在2007年春学期期末考试中全院共有5名学生作弊被抓获，在广大学生中产生了较坏影响，为此，学院决定下发一份关于端正考风、严肃考纪的通知，对各系、各有关部门提出相关要求，请你代××学院拟写这份通知。

提示：拟写这份文件，应注意两个方面的问题：其一是分清文种。通告和通知都有晓谕和规范行为的功能，但通告是面向相关的单位和人民群众，而通知一般是直接发给下级机关，有明确的受文对象。考风、考纪问题属于教学管理过程

公文写作 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

中的具体问题，教学行政单位和教学管理部门以及学生管理部门应共同负责抓这项工作，因此这份文件应该使用通知下发给相关单位和部门。其二是不要简单地写成了考场纪律与规则，要从教育、管理、纪律等多方面提出措施和要求。

【示范】

关于端正考风、严肃考纪的通知

各系、各有关部门：

考试是检查教学效果、检验学生综合素质的重要手段，是教学管理过程中的必要环节。但只有诚信考试、杜绝作弊才能真实有效地实现教学监管，从而保证教学质量，真正达到考试目的。我校自升本以来，一贯重视考风建设，先后制定并严格执行了一系列关于考风、考纪方面的规定，有效保证了考试的公正性和严肃性。但也应看到，仍然有部分学生不接受教育，作弊现象屡禁不止，而且作弊手段越来越隐蔽，特别是

有少数学生在作弊被发现后不但不承认错误，反而做出撕毁试卷、谩骂、威胁监考教师等较为极端的行为。同时也有少数监考教师对学生作弊问题认识不足，工作责任心不强，导致监考不严，考场纪律松弛，致使部分学生作弊有机可乘。这些现象在学生中造成了恶劣的影响，败坏了学风、校风。为进一步端正考风，严肃考纪，维护正常的考试秩序，营造良好的学习氛围和公平、公正的育人环境，现就有关事项通知如下：

一、积极引导，帮助学生端正学习态度

学习是一项艰苦的持续性的活动，它需要日积月累，循序渐进。各系领导、各班级辅导员要加强对学生进行革命理想教育，帮助学生树立远大目标，激发学生为祖国的振兴而刻苦学习的热情，培养学生的学习兴趣，增强学生学习的自觉性和主动性，让学生重视学习过程，加强平时学习，扎实苦干，掌握过硬本领，坚决摈弃投机取巧的侥幸心理和混文凭思想。

二、加强诚信教育，促使学生自觉遵守考试纪律

各系、各班级要在考前深入开展对学生的诚信教育，让学生建立“以诚信考试为荣，以考试作弊为耻”的正确的荣辱观，使学生在考试中不仅考出成绩，更要考出人品。同时还要向学生晓以利害，让学生清楚地了解作弊的严重后果，从思想上、源头上杜绝作弊行为的发生。

公文写作 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

三、加强考务管理，严格考试制度

教务部门和各系要加强对考务的管理，严格执行巡考和监考制度。各专业的公共课程由教务处和督导组共同巡视，专业课由各系自行安排巡视，对巡视中发现的问题进行现场处理。各系在考前要组织监考教师学习监考须知，要让监考教师充分认识并严格履行监考职责。对于玩忽职守以至出现监考事故的监考人员，将按学校有关规定予以严肃处理。

四、严明考纪，严惩作弊行为

对于考试中出现的各类违纪作弊行为必须予以坚决、迅速、严肃地查处，特别是对那些态度恶劣的学生，如对监考教师履行职责的行为进行干扰、谩骂、威胁、胡搅蛮缠的学生要从严处理。端正考风，严肃考纪，是一件关系学风校风建设，关系人才培养质量，关系学校生存和发展，关系公平公正的育人原则的大事，全校教职员工都要提高认识，积极支持和配合这项工作。各系各有关部门要采取有力措施，确保考试工作的顺利进行。

××学院

二○○七年十二月十日

（四）通报

1．通报的适用范围。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2．通报的特点

（1）教育性。通报通过表彰先进，树立榜样，以振奋精神，鼓舞斗志，明确努力方向；通过揭露问题，批评错误，以教育本人，警示他人，提高思想觉悟和认识水平。所以，教育性是发通报的主要目的之所在。

（2）知照性。通报就是上级机关将其掌握到的情况告知下级，使下级机关能及时了解有关情况，实现信息共享，是交流信息、明确情况、掌握动态的重要渠道。因此，通报具有传播性和知照性。

（3）典型性。通报的教育性也体现出它的严肃性，通报一经发布，无论是对被通报者还是对社会都会产生较大的影响。因此，通报的事件一定要具有典型意义，一般的事件不能通报，否则，便会削弱通报的功能。

3．通报的种类。根据适用范围，通报可以分为：

公文写作 决定 通知 通告 通报 报告 请示 批复 函 总结

（1）表彰性通报，用于表彰先进集体或模范人物。

（2）批评性通报，用于对错误和问题进行批评教育，包括批评错误的通报和事故性通报两种。

（3）情况通报，用于传达重要精神或者情况。

4．通报的写作

（1）通报的结构内容，一般由标题、主送机关、正文、生效标识及成文日期等部分组成。

① 标题，与一般公文的标题基本相同，有三要素式与二要素式两种。

② 主送机关，写法与通知基本相同。

③ 正文。不同种类的通报其正文的写法也各不相同。

表彰性通报的正文一般由事迹介绍、分析评价、表彰决定、希望与要求等四个部分组成。事迹介绍是通报的缘由和根据，叙述要完整、清楚，详略得当，重点突出。分析评价是指出其性质，总结其经验，探究其原因，概括其意义，肯定其精神，是先进事迹的升华，写作时要画龙点睛，中肯适度。表彰决定是对事迹的处理结果，要写清楚表彰的具体方式以及作出表彰决定的根据和目的。最后提出希望和要求，激励先进继续努力，号召大家学习先进，以期共同进步。

批评性通报与表彰性通报的正文结构基本相似，通常也包括叙述事实、分析评议、通报决定、希望与要求等四个部分。叙述事实是通报的缘由，要将错误事实或事故的经过包括时间、地点、人物、事件、原因和结果等交代清楚，也要注意突出重点，合理取舍。分析评议重在分析错误或事故发生根源，指出其性质及其危害性，以引起人们的重视。通报决定是对其错误或事故的处理意见，应注意写清作出处理决定的具体方式及其目的和依据。最后提出希望和要求，提醒人们从中吸取教训，引以为戒，提高思想认识，采取有效措施，改进工作方法，防止此类错误或事故的再次发生。

情况通报的正文一般包括基本情况、情况评析、对策与要求等三个部分。情况部分要写清情况的表现、特点、进展与过程等，如果属于检查类的，一般还要写出工作的目的、依据、背景、条件、步骤、内容、范围等，要实事求是，一分为二，重点突出。情况评析部分是对有关情况进行分析和评论，指明其性质、意义、发展趋势等。最后一部分是针对前面的情况提出对策和要求，这部分的写作

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