如何归档文书电子文件120428

如何归档文书电子文件

王卫森

按照中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》以及《陕西省电子文件归档与管理规范》要求收集、归档电子文件，对于保护纸质等实体档案，便利地为社会提供档案利用服务，具有重要的意义，是各级各单位文秘和档案管理人员的重要职责。那么，如何收集和归档电子文件呢？下面以文书电子文件为例，谈谈我市电子文件的收集与归档的基本方法。

一、文书电子文件归档的基本思路

按照电子档案与纸质档案“双套制”的基本要求，按件将与纸质档案内容相同的电子文件收集归档，并使电子档案与纸质档案建立对应关系。

二、文书电子文件收集积累的方法要求

（一）发文电子文件的收集。发文办理完毕以后，将发文电子版（由word转化为xml格式）、由公文传输系统生成的发文板式电子文件（sep格式）和发文审签单电子版等3份电子文件，存入一个名称为该发文文件编号的文件夹中。

1

使用OA系统的，发文审签单可直接保存为电子文件；未使用OA系统的，应将纸质发文审签单扫描成电子文件保存。

（二）收文电子文件的收集。将本市公文传输系统收到的电子文件（sep格式）、收文办理单等2份电子文件存入一个名称为收文文件编号的文件夹中。收文和收文办理单为纸质的，应扫描成电子文件保存。

（三）在计算机的空白分区（例如E：\\）上，建立“文书电子文件”文件夹，在“文书电子文件”文件夹下建立“年度”文件夹，将前述文件编号文件夹存入“年度”文件夹下。

例如：E：\\文书电子文件\\2010年\\市档发?2010?12号\\电子文件1、电子文件2、电子文件3。

（四）将每一份电子文件记入《电子文件登记表》。 三、文书电子文件归档的基本方法

（一）文书电子文件归档范围及保管期限与纸质文书文件归档范围及保管期限一致。电子文件与纸质文件同时归档或滞后归档。

（二）以纸质文书档案档号为名称建立档号文件夹，将已收集积累的与纸质文书档案内容相同的电子文件存入与该纸质档案档号相同的档号文件夹中。

档号文件夹的具体名称为：“WS-全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”。其中，全宗号为4位代码，第一位是表示全宗属性的英文大写字母（清朝为Q，民国为M，革

2

命历史为G，建国后为J），后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字。年度为4位阿拉伯数字，保管期限为2位阿拉伯数字，永久、长期（30年）、短期（10年）分别用Y、C、D表示，件号为3位阿拉伯数字，位数不够时在数字前加0，机构（问题）用汉字表示。WS表示文书档案，此项可以不标，没有此项的，默认为文书档案。

例如：前述市档发?2010?12号文件归档后的档号为“5,2010，永久，办公室，9”，则其档号文件夹名为：“WS-J005-2010-Y-办公室-009”，或者为“J005-2010-Y-办公室-009”。

（三）在计算机的空白分区（例如E：\\）上，建立“文书电子档案”文件夹，在“文书电子档案”文件夹下建立“年度”文件夹，在“年度”文件夹下建立保管期限文件夹，将第（二）款所述档号文件夹存入相应的保管期限文件夹下。

例如：E：\\文书电子档案\\2010年\\永久\\WS-J005-2010-Y-办公室-009\\电子文件1、电子文件2、电子文件3。

四、文书电子档案的组盘刻盘

文书电子文件归档完毕后，应刻在光盘上脱机保存。光盘应选择一次性可记录光盘，以保证刻录后的电子档案不能被修改。刻录前，应在计算机（如上述E分区）上组织好数据，然后一次性刻录到光盘上。组织数据的方法如下：

3

（一）建立以光盘编号为名称的文件夹，例如E：\\全宗号-WS-光盘序号\\。光盘编号中，WS代表文书档案，光盘序号为同一全宗内的统一编号，用5为阿拉伯数字表示。

（二）在光盘编号文件夹下，建立“说明”、“目录”、“电子档案”和“其它”等4个文件夹。

（三）将前述第三条第（三）款所述“文书电子档案”文件夹下的“年度”文件夹复制到“电子档案”文件夹下。根据光盘容量，能存放几个年度的电子档案，就存放几个年度的电子档案。

（四）以EXCEL表的方式著录机读目录。使用泰坦管理软件的单位，在泰坦软件中著录后，导出机读目录（EXCEL表）。将此目录表存入“目录”文件夹下。

（五）将书生版式文件（sep格式）阅读软件和保存的其他非通用格式电子档案的阅读软件及其说明文件存入“其它”文件夹。

（六）用电脑操作系统中的“记事本”编写光盘说明文件（文件名为：说明文件.TXT），存入“说明”文件夹中。

一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信息。“说明文件.TXT”内容包括：光盘编号，光盘参数（如光盘规格、容量等），光盘制作单位，光盘保管单位，光盘一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计算机配臵、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件

4

等），制作人等其它有助于说明本光盘的信息。

（七）刻盘。将光盘编号文件夹一次性刻录到光盘中。刻录速度选择中速（8-12倍速），以保证刻录质量。

（八）标识光盘及光盘盒。一是通过打印或者用软性“光盘标签笔”将光盘编号、光盘套号（A、B、C）、光盘规格、制作（或复制）单位及制作（或复制）日期（8位阿拉伯数字）等分别标注在光盘背面的上、左、右、下方。禁止在光盘上粘贴标签。

二是在光盘盒封面上填写光盘的载体信息，包括：光盘编号、光盘套别、名称（立档单位全称）、内容摘要、保存年限（划定光盘的留存年限。分为5年、10年、20年）、光盘版号（指光盘复制次数。原版为001,002以上表示复制版本）。内容摘要是指对档案信息内容的简要揭示，标明电子档案所对应的全宗、年度、件数及相关内容。

三是在光盘盒背面填写光盘的背景信息，包括：文件格式、光盘类型、光盘容量、制作（或复制）部门、制作（或复制）日期、备注。

四是在盘盒脊上填写光盘编号。 将光盘一盘一盒装，竖立存放。

（九）以盘为单位，填写《电子档案登记表》。按件登记电子档案信息，即一件电子档案只登记一条信息。将《电子档案登记表》与该电子档案光盘一同归档保存。

5

五、文书电子档案的保管

（一）将电子档案光盘竖立存放于防磁柜中，远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离。存放地环境温度17至20摄氏度，相对湿度35%至45%。

（二）每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

（三）光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。

（四）检验结果填入《电子档案管理登记表》 本文所涉及的各种表格见《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》。

2012年5月2日

6

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/98j2.html