会议室管理细则

会议室管理细则

第一章 总则

第一条 目的

为了使会议室的管理规范化、有序化，确保会议室的合理使用，特制定本细则。

第二条 使用范围

会议室只供本公司内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。

第二章 管理职责与使用规定

第三条 管理职责

地产集团会议室由总经办统一管理、各项目公司会议室由所属单位综合部统一管理。

（一）负责会议室物品和设备的管理、登记、清点、调配等。 （二）协调安排会议室的使用。

（三）总经办（综合部）负责会议室各类设备的日常维护，条幅制作、各类物品配备等，并监督其他人员对会议室的使用及值班人员的卫生检查。

第四条 使用管理规定 （一）会议的安排

1．需要使用会议室，必须提前一天将要求报至总经办（综合部），在OA中进行会议室使用审批，由总经办（综合部）统一安排，以免造成场地冲突，确有冲突者，视情况给予合理安排。

2．凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

3．对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。 4．对于参加人员相同、内容接近、时间相临的几个会议，总经办有权安排合并召开。

5．各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。

（二）会议的准备

1．所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。如拟写签到表、会议议程、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品等。

2．会前半个小时内，会议室使用部门人员到总经办负责人处可申请开启会议室，并与总经办进行交接；会议期间会议室的卫生、照明、空调等设备的使用及所有会务工作由使用部门负责，会议期间所用物品（如杯子、茶叶、面巾纸等）均由会议使用部门负责。

（三）会议的要求

1．开会期间与会人员不得影响会场秩序，手机必须设置在振动或静音状态，如有紧急来电应自行到会场外接听。

2．若确实因故无法出席地产集团会议，应提前向总经办总监请假并同时向总经办说明情况。

3．相关负责人员做好会议文件的归档工作。会议文件由承担会议组织工作的部门负责会议文件的整理归档工作。会议记录员做好会议记录，并将会议纪要按要求传达至相关人员。

4．严格控制会议经费。会议经费开支既要保证和满足会议的需要，又要贯彻勤俭节约的原则。

5．使用部门自觉维护会议室的环境卫生，禁止在会议室内进餐、吸烟、随地吐痰，乱丢垃圾，不能随处粘贴、乱涂乱画。

6．会议结束后，使用部门负责清理卫生，整理好会议室所有物品（设施还原，切断电源，拉好门帘）。

7．交钥匙时，总经办（综合部）进行检查验收，验收不合格，总经办（综合部）有权督促使用部门重新清扫、整理，直至验收合格为止。

（四）处罚规定

1.对通知不准确、不及时或准备不充分，影响会议召开或会议效果者，或因会议控制不力，严重偏离会议主题，未达到会议预期效果者；

2.损坏或丢失物品者；

3.对于未按规定要求使用会议室的部门及人员； 将依据《天伦集团奖惩管理办法》执行。

第三章 附 则

第五条 本细则自发布之日起执行，原有相关制度、细则、办法等同时废止，相关事项以本细则为准。

第六条 本细则的解释权属于地产集团总经办。

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