ERP系统控制程序0905 002 - 图文

文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 1 OF 9 2010-01-01 生效日期: ERP系统控制程序 修改履历 序号 1 版本 A 批准（总经理） 若文件无红色受控印章，则为非受控文件，请以受控文件为准。 修改条款 初版 审核（管理者代表） 修改内容 初版 修改人 编制（ERP系统部） 生效日期 10/01/01 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 1.0 目的 建立程序以控制公司ERP系统正常运作以及规范各部门的操作流程。 2.0 适用范围 公司订单的运作 3.0 定义（无） 4.0 职责 4.1 ERP主管职责 4.1.1 负责ERP系统基础资料的建立。 4.1.2 负责监控公司ERP系统的整个运作流程。 4.1.3 协调处理和解决各部门遇到的系统问题。 4.1.4 负责ERP操作人员的权限开放。 4.2 ERP操作员职责 4.2.1 负责所有系统单的输入和输出。 4.2.2 负责单据处理和沟通。 4.2.3 协助部门单据的查询和导出。 4.2.4 负责公司系统单位的打印。 5.0 各部门运作程序 5.1 工程部 5.1.1 商品信息的建立 2 OF 9 2010-01-01 生效日期: (1) 点击基本信息中的商品信息，按新增，根据编码原则输入商品的品号（即物料编码）。 (2) 库存单位，根据物料的实际情况确定单位，如PCS，M等。 (3) 商品分类：根据物料类型选择相应的分类。 (4) 主要仓库：必须给物料选定归属仓位。 (5) 主要来源：如分为厂内生产件，采购件，委外件三种，根据实际情况确定物料来源。 (6) 主供应商：确定此物料从哪个供应商采购加工。 (7) 采购单位：一般情况下采购单位和库存单位一致，若不一致，一定要根据实际情况选择采购单位变更。 (8) 特别注意：按需要补货栏必须要勾选。 5.1.2 BOM资料的建立及维护 (1) 点击生产选择产品结构，进入BOM界面，按新增或更改。 (2) 根据工程师提供的BOM清单或技术更改逐一输入系统可进行相应更改。 (3) 对于需物料编码的新物料,请按第“5.1.1”项执行。 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 (4) 输入完后，对需要委外的物料进行展料，展料的未阶应该为该物料的采购件。 (5) 在单头输入文件编号，版本及建立日期。 (6) 确认无误后进行保存。 5.1.3 用户名的建立及权限的开放 3 OF 9 2010-01-01 生效日期: 点击公用设置中的用户录入/权限，在操作界面上按新增，根据不同部门不同操作人新增用户代码及密码，完成后点选装入作业，根据操作人的实际系统需要操作项目，选择相对应的作业，在不同的作业区开通适当的权限，检查无误后进行保存。 5.1.4 数据库的备份 为了保证系统不因操作失误或外部环境影响而使数据丢失，系统应设置自动备份以保存数据。操作流程如下：点击SQL-Server并一直打开其下面的目录，直到出现数据维护计划，在右边图框双击点开，设置备份路径，备份周期及备份的时间。 5.2 计划部 5.2.1 订单 接到客户订单评审确认后，输入转成系统订单，点击订单选择新增，在单头里 输入订单号，客户代码及业务代码，在单身里输入所有订单产品型号,注意预交货日期必须根据出货日期做出相应更改，核对检查无误后，进行保存，并通知部门经理对订单进行审核。 5.2.2 物料需求计算 订单审核后，需要转成各种工单，采购单及委外单那么就要经过物料需求计算来完成，点击物料需求计算，进入参数设置检查，此时无需做任何操作，按下一步，默认项为订单，此时需要输入订单单号，完成后按下一步，此界面展算公式有四种计算方式 ①需求量。 ②需求量-实际在库量。 ③需求量-(实际在库量-安全库存)。 ④需求量-(实际在库量-安全库存量+预计入库量-预计出库量)。 计划可根据实际需要选择相应的展算公式在生产及采购计划合并栏统一选择同品号，预计完工日合并发放，在单身栏出现要发放的产品型号，可全选也可只选择要发放的产品，确认无误后按下一步，进入订单生产确定，全选后,按下一步，此时进入需求建议生产界面，点开厂内源工单按全选(也可只选要发放的)，点开工单按全选(也可只选要发放的)，点开委外按全选(也可只选要发放的)。确认先误后按发放，此时所有物料需求计算完成。 5.3 采购部 5.3.1 采购底稿 (1) 采购底稿是由计划物料需求计算生产，其中采购数量计划已根据损耗修改好，采购部不得私自更改。 (2) 采购底稿由采购部经理审核，在审核采购底稿前，应对供应商做正确的选择。 (3) 对于采购数量较大的物料，一家供应商可能难以满足我司的交期，需要把物料分成几家供应商来做， 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 4 OF 9 2010-01-01 生效日期: 采购部经理在抛转采购底稿前应该事先把此物料在采购底稿中分配好供应商及数量，但数量总数不可改变（如计划给 的损耗量太少，可与计划负责人商讨修改）。 (4) 为避免采购订单中没有单价，在抛转前最好事先在采购底稿中输入单价， 注意若是含税必须勾选含税字样。 (5) 确认采购底稿修改完善后，再进行审核，最后进行抛转采购单。 5.3.2采购单 (1) 采购单是由采购底稿抛转生产，负责采购单人员应该填写订单号（订单 号需在备注和订单号中同时填写）采购人必须是下单本人（采购人选择更改）同时再次确认供应商是否正确，采购单中是否单价都有（注意含税情况）。 (2) 若在采购底稿中对物料数量较大没有事先分配好，在采购单中进行分 配时，应该新增采购单据，新增单据按以上要求重复，但数量总数不可有变化。 (3) 采购单做好确认无误后，采购人应该通知采购经理进行确认审核，其他人不可代替审核，只有审核后的采购单方可外发采购。 (4) 对于已发出去的采购单，某些供应商不能满足我司交期或做不了货，采购人员必须事先以书面形式取消之前的订单，并通知相关部门和供应商，然后再取消审核更改此份订单，最后相关人员审核外发。 (5) 供应商做出的物料必须和采购单上完全一致，若供应商答复达不到采购单上的要求（如采购单上要求为电镀件而供应商只能做粗胚件），有两种解决 方法：a.取消此采购单,转新供应商,按4项操作；b.更改采购物料名称(特别注意:不能把名称更改，必须是重取实际要采购物料的物料编码)。 (6) 若因资料少下或漏下的物料，采购部应知会计划部门，由计划部门补单，采购根据计划单据再新增采购单。 (7) 没有单价的采购单一律不准外发采购。 5.3.3 委外单 (1) 委外单也是由计划物料需求计算生产，负责委外单人员必须在备注和订单号中填写我司的订单号，同时根据订单的出货日期、修改预计开工日和预计完工日。 (2) 委外单必须要输入产品单价（注意是否含税）另外税率处全部更改为零。 (3) 委外单在没外发前不得审核，以区分有外发和没外发。 (4) 对于委外单数量较大的货，一家供应商可能没办法满足我司要求，采购部根据情况把这类委外单分配好供应商及数量，采购部可以根据系统新增分配供应商及数量，新增的委外单必须要有订单号，预计完工日期及单价。注明用途和原因，并在子件品号末尾的备注栏注明原因。 (5) 对于跨越式的委外单,正常情况下我们的系统的设置是:电镀(烤漆)-抛光(过砂)-胚件,但也有: 电镀(烤漆)-胚件,这种省略中间过程的跨越式委外单,其处理方法为:在系统中删除中间抛光(过砂)的委外单,同时调出电镀(烤漆)-抛光(过砂)这个委外单,把电镀(烤漆)中子件抛光(过砂)重新取胚件作为子件. 5.3.4 委外送料单 (1) 委外送料单应该根据委外单的单据填写。 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 (2) 委外送料单必须在订单号及备注中注明相关的订单号 (3) 供应商选择时必须同委外单一致，否则没办法取单 5 OF 9 2010-01-01 生效日期: (4) 委外送料单在取单前，首先检查确认相应的委外单有无审核，未审核的单据委外送料单是无法取单。 (5) 在取单时，选择相应的委外单号，并选择与委外单相对应的委外仓。 (6) 按重查，系统自动带出单据，带出单据后注意查看带出送料数量，若数量与要求相符就可直接按确定。若不符请根据实际情况更改数量，但数量不可大于委外单数量。 (7) 数据输入后进行检查确认，无误后方可保存审核 (8) 对于同一委外单，可能供应商分几次送货，来满足这个委外单数量，则 委外送料单可以根据供应商送货情况分批次外发，但取单和供应商必须是同一个委外单号及供应商，否则无法取单。 (9) 委外送料单外发后，如果因供应商忙或回复不能准时交货，这种情况下， 首先取消委外单和委外送料单，通知相关部门和供应商后，然后在系统中删除委外送料单，删除后，返回委外单对供应商进行更改，（操作步骤按前面委外送料单相关条款）。 (10) 采购人员必须凭电脑系统的委外送料单到仓库备料，不得以手工单据和 口头通知仓库备料。 (11) 委外送料单因每一张一个单，这样打印烦琐又浪费，可以从报表中打印，进入相应的委外送料表根据需要在表中进行筛选，然后转入EXCEL进行打印外发。 5.3.5 委外报表查询(进入系统后，点击生产管理，点击报表) (1) 委外明细表查询，若要查看订单的委外数量是多少，可点击此表 委外明细表系统有四种查询方式：a按单据查询b按主件查询c按供应商查询，根据实际情况及方便度，选择其中的查询方式，进入后，直接接左上角的查询，然后出现前面选择方式的委外明细表，明细表内容比较多而杂，让人一下子无法查到想要的资料或无从入手，这时可以点击设置属性，选择筛选，这时题目栏每个名称可以选择你想要看的资料，从而缩小查看范围。 (2) 委外送料明细表 要查我司外发给供应商有哪些物料及数量，可点击此进入查询，步骤及选择可参看委外明细表 (3) 委外退料明细表 我司外发给供应商加工的物料，供应商发现我们送去的物料有明显缺陷而不能加工退回我司，这种退货可能会影响我司的订单出货，采购负责人应及时查看此表，决定是否要重新补料给供应商。 (4) 委外送退料明细表 可以有三种查询方式a按日期a按供应商a按委外。根据需要选择查询方 式，此表综合第3、4条，在表内可以同时看到委外送料情况和退料情况。 (5) 委外进退货明细表 有四种查询方式：a按日期 b按主件 c按供应商 d按委外。可以根据 需要及方便情况选择查询方式，此表可以查看供应商的送货情况以及不良品我们退供应商情况。 (6) 超期未完工跟催表 此表可查看我司委外物料到期后，哪些料还没有回来以及没回来的物料还有多少，此表可以帮助提醒

文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 采购部跟催未回来的物料。 (7) 生产进度表 6 OF 9 2010-01-01 生效日期: 此表记录了我司委外的数量，以及供应商交了多少货回来，有助于了解订单物料的状态及采购部的跟踪。 (8) 生产月报表 通过此表可以清楚的看到哪些供应商在哪个月做了什么产品以及做了多少数量，有助于帮助财务对账，以及对供应商结货款。 (9) 委外仓分库明细表 此表主要反映我司物料或委外尾数有多少在供应商那里，如果订单完成供应商找不到此物料退还我司，证明在供应商处丢失，我司可以根据表内数量及成本扣供应商的款。 5.3.6 采购报表查询(点击订单/采购选择报表) (1) 采购明细表 采购明细表有五种查询方式：a按单据b按供应商c按采购d按产品e按预交货日，可以根据实际情况和需要来选择查询方式，进入后点击上角的查询，出现相对应的采购明细表，明细表中的内容多而杂，这时可以点击设置属性，选择筛选，则表框内的题目栏都变成了有选择性，这样可以根据自己的需要选择了。 (2) 采购未进明细表 采购未进明细表有四种查询方式：a按供应商b按采购c按产品d按预交货日，同样也是根据需要和方便情况选择查询方式，步骤可参看采购明细表，此表可查采购数量、已交数量、未交数量，采购部可以根据此表来追踪物料。 (3) 采购超交明细表 采购超交明细表有两种查询方式：a按供应商b按产品，此表可查看哪些产品有超交量的及超交数量是多少。 5.4 生产部 5.4.1 生产领料单 (1) 工单领料 a) 生产部根据计划提供的某订单中工单明细表完善各个工单属于的线别及工单单号数量。 b) 完善后交系统组输单打印工单。 c) 生产部凭系统工单到仓库领料。 e) 仓库必须严格的按照系统工单的数量和名称规格颜色备料发料。 f) 对于系统打出工单物料的数量，有两种情况一定要及时解决。第一种， 系统数量大于仓库数量，这种情况下，生产领料员必须及时到系统组进行数量销帐，若未销帐，系统会认为发出了那么多物料；第二种，系统数量小于仓库数量,这种情况，库一定按单据上的数量发料，同时记录下发完料后的库存数量，交系统组进行物料的数量调整。 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 (2) 工单以外的领料 7 OF 9 2010-01-01 生效日期: a) 生产领料员填写领料单据，领料单据必须清楚的写明订单号，工单号，型号规格颜色，数量，线别以及领料原因。同一工单号的物料必须写在一起，同时领料单必须有部门主管和计划的签名，否则视为无效的领料单据。 b) 填写完领料单据后,交系统组进行输单打印。 c) 仓库根据系统打印的领料单进行发料。 d) 正常情况下，仓库不得借料给生产部，特殊情况借料的，必须在两天 之内补回领料单(按a项操作),并在单上注明此物料已领。 e) 对于锌合金的领料，严格按照工单的数量领取锌锭，无任何系统工单仓库不得发料给压铸部。 f) 对于代用物料，领料单上应填写代用物料名称规格型号，并注明是代用工单中的哪种物料。 g) 所有工单的物料领料都严禁超单，原则上是先退料后领料，这样容易控制物料的超单情况。 5.4.2 生产退料流程 (1) 生产部退料员根据工单的领料情况认真填写退料单，原则上必须领哪个工单的物料就退哪个工单的物料，不可张冠李戴，否则数量会形成两倍的差异。 (2) 同一工单的退料必须写在一起，退料单上必须有正确的订单号，工单号，名称规格型号颜色数量，必须有部门主管和品管负责人的签字，然后交系统组输单打印(退仓库的物料生产部门必须按原包装好并且分类好)。 (3) 系统组输单在生产管理中的生产退料中进行输单,特别注意,生产退回的物料领料仓应该改为BL01仓(不良品仓)。 (4) 退料员凭系统打印的单据到仓库退货,若物料没包装好或分类好,仓库可以拒收。 (5) 仓库应把生产退的物料分类摆放好,并做好相关记录,以便到时再开单退给相应的供应商。 (6) 退料单必须在成品入库之前全部系统打单退完，否则系统成品入库后无法再进行退料。规定成品入库后两天之内必须要退完所有物料。 5.4.3 生产入库流程 (1) 生产部根据工单填写好入库单，单据必须有正确的工单号，订单号，数量以及线别。并有部门主管的签名。 (2) 系统组根据生产交上来的单据输入系统，若单据有问题，反映给生产部协助解决。注意数量必须与生产填写的数量一致。 (3) 单据输入系统后(单据必须在生产管理中的生产入库单中输入)，输入员打印单据给生产部(成品入库不用打印)。 (4) 对于锌铝合金需要加工(如钻孔或攻牙等),锌合金啤出来后必须要加工好后才能按工单进行入库.没有加工好的锌合金仓库不得收货入库。 5.5 仓库 5.5.1 收货流程 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 8 OF 9 2010-01-01 生效日期: (1) 供应商送来的货首先要检查单据是否符合我司要求，例如订单号,工单号等。若无任何单号，仓库不得接收单据收货。 (2) 单据没问题后,初步检查送货数量及送货款数是否与送货单上一致，检查数量时要用电子秤取样秤重。 (3) 品管判定物料品质没问题后,仓库把单据交系统组输单打单。 (4) 凭系统单据将物料入库分类摆放好。 (5) 若供应商没有任何的送货单,仓库不得将货收下。仓库所收的货都必须要有我司的相关单号，没有的一律不能收货。 5.5.2 退货流程 (1) 包括进货退货和生产品质异常的退货。 (2) 仓库根据仓库的不良品数量和供应商填写手工退货单，退货单要求物料名称规格颜色数量及供应商退货仓必须准确,不得随意填写。 (3) 对于特急物料和价格贵重的物料应该及时开退货单,退货单要求同2项。 (4) 将开好的手工退货单交系统组输单打单。 (5) 仓库检查核对系统单的正确性,然后凭系统退货单进行退货。 (6) 任何没有系统的退货单仓库一律不得将物料退给供应商。 (7) 对于已经开出系统退货单而实际又没有退走的物料，仓库必须到系统组进行销单处理。销单必须有品管和仓库主管的签名并注明原因。 (8) 系统打出退货单的物料存放在仓库不得超过7天。 5.5.3发料流程 (1) 仓库接到系统打印的领料单后，必须严格的按照系统打印的物料型号规格数量及颜色发料。 (2) 若库存没有单上的物料，仓库不得以类似的物料代替原物料发给领料部门，领料部门必须重新开单领更改代替的物料，同时到系统组注销原物料数量。 (3) 仓库发给领料部门的物料数量不能大于系统打印的物料数量。 (4) 任何没有系统单据的领料，仓库坚决不能发料。原则上仓库不得借料给领料部门。如需要借料必须有计划，生产和ERP部经理签名。 5.5.4 库存控制流程 理想状态下系统所有物料数量应该和仓库物料数量相同，但实际上由于种种原因和实际问题，很难达到两者的数量完全一致。这就要求仓库必须经常的协助系统来完善物料的调整。 (1) 对于在物料出库过程中系统出现不足的物料,仓库应该及时的配合系统查出实际的在库量,以便系统有根据的调整物料。 (2) 对于贵重和值钱的物料,仓库应该经常盘查库存数量和系统的数量是否一致。 (3) 各个仓管员应该对自己所管辖的物料进行周期性的盘点,对盘出有差异的物料交系统员调整,以达到系统和实际的库存数量一致. 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 9 OF 9 2010-01-01 生效日期: (4) 任何仓库物料数量与系统数量不符，仓库都应该写调整单，同时写明不符原因，由系统主管签名，然后交系统输单员进行调整。 6.0 相关文件 采购控制程序 生产计划和物料控制程序 货仓管理控制程序 委外加工控制程序 装配车间过程控制程序 文件控制程序 记录控制程序

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