商务英语信函的语言特征及其翻译

毕业论文（设计）开题报告

毕业论文

题 目 商务英语信函的语言特征及其翻译 姓 名 胡文豪 学 号 0925152146 专业年级 2009级商务英语1班 指导教师 王玫 职 称 助 教

2012年5月20日

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摘 要

随着经济全球化的发展和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具。

本论文对商务英语信函的语言特征及其翻译进行了研究。论文共包括四章。论文第一章引言指出本文研究背景和研究目的。第二章分别从语气、词汇、句式三个方面介绍了商务英语信函的语言特征。第三章从增译法、省译法、转译法、分译法及习惯术语的译法五个方面探讨了商务英语信函的翻译方法和策略，第四章结论指出使用正确的翻译方法才能写出上乘的商务英语信函，保证商务活动顺利进行，搭建贸易双方沟通的桥梁。

商务英语信函在国际商务活动中扮演的角色越来越重要，商务英语信函的研究也随之越来越受到人们的普遍重视。商务英语信函是涉外商业活动中开展业务的专业性书面记录，有着较为特殊的语体特征及特有的翻译原则和要求，翻译时要特别注重其准确性和规范性。本文的研究旨在促进商务英语信函的翻译，把一方的信息准确、忠实地传递给另一方。通过对商务英语信函的语言特点分析，不仅能够使我们对商务英语信函的写作有了更深入的了解，而且对商务英语信函的语言特征的研究及其翻译规范和使用也具有一定的指导意义。

关键词：商务英语信函；语言特征；翻译方法；交际功能

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Abstract

With the development of economic globalization and China’s entry into the World Trade Organization, China’s foreign business activities are frequently increased. Nowadays, business English has become an essential communication tool in the world’s economic activities.

The paper studies the linguistic characteristics of business English letter and its translation. The article includes four parts. Chapter one, introduction, shows the research background and purpose of studying this article. Chapter two introduces the linguistic characteristics of business English letter from such three aspects as tone, vocabulary and sentence structure. Chapter three expounds translation strategy of business English letter including addition, omission, conversion, division and idioms translation. Chapter four makes a conclusion that only in right way can we translate the business English letter well, thus we can make sure the business activities are successful and build up a communication bridge to both sides.

Business English letter increasingly plays an important role in the international business activities, thus, people pay more attention on studying business English letter. Business English letter is a professional trade record in commercial activities with its special linguistic characteristics and distinct principles. We must specially focus on the translation principles and its accuracy. The purpose of this study is to promote the translation of business English letter, conveying information accurately and faithfully. Through the analysis of business English letter, we could not only have a more in-depth understanding of business English letter writing, but it has a certain instructive significance in studying the linguistic characteristics and the translation of business English letter.

Key words: business English letter; linguistic characteristics; translation methods;

communicative function

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目 录

摘 要 .......................................................................................................................... I Abstract ......................................................................................................................... II 目 录 ........................................................................................................................... III 1 引言 ........................................................................................................................... 1 2 商务英语信函的语言特征 ....................................................................................... 2

2.1商务英语信函的语气特征 .............................................................................. 2 2.2商务英语信函的词汇特征 .............................................................................. 3 2.3商务英语信函的句式特征 .............................................................................. 4 3商务英语信函的翻译方法及策略 ............................................................................ 6

3.1增译法 .............................................................................................................. 6 3.2省译法 .............................................................................................................. 6 3.3转译法 .............................................................................................................. 7 3.4分译法 .............................................................................................................. 7 3.5习惯术语的译法 .............................................................................................. 7 4 结论 ........................................................................................................................... 9 致 谢 ........................................................................................................................... 10 参考文献 ..................................................................................................................... 11

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1 引言

作为语言功能的变体之一，商务信函英语属于专门用途英语。商务英语信函有自己独特的语场、语旨、语式，它们分别决定着商务英语信函在词汇、句法和语篇方面的语言特征。商务英语信函的语言表达形式应该根据交际语境的变化而不断调整。

作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段——商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。商务信函是贸易活动中买卖双方互通信息的重要手段和行为依据，它能够保证商务活动顺利进行，并能在激烈的国际竞争中发现和捕捉无限的商机。在涉外贸易中，商务英语信函是使用最广泛的通讯手段，是贸易双方沟通的桥梁，几乎每一笔业务都是在买卖双方多次交换函电后达成协议签约的，所以商务英语信函作为公司间或公司与客户间交流的重要工具和交际手段，在国际经济贸易中起着十分重要的作用。

商务英语信函具有特地的交际目的和特定的交际对象，在社会功能、语言风格、语言文体方面具有特定的题材特征。商务英语翻译是英汉相互表达的一种方法和技巧。在商务英语信函翻译中，要做到忠实、通顺，译者应遵循准确规范，功能对等的原则。商务英语信函的词汇特点，语气及句式特点决定了译者在翻译过程中应严格遵循这些原则。能否科学地掌握英语翻译方法和技巧，并能否合理的运用，是做好英语翻译的关键。本文就国际商务信函的基本结构和文体特点及翻译做一些探讨，旨在指导商务英语工作者更好地利用商务英语信函进行贸易信息交流。

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2 商务英语信函的语言特征

本章节从商务英语信函的语言特点入手，归纳总结商务英语信函语气、词汇、句式等方面的习惯性用法。

2.1商务英语信函的语气特征

国际商务英语信函是一种跨国度的交往手段，所以，非常注重信函的客气、礼貌和语气的婉转。礼貌使人心情舒畅，便于建立友谊，同时对贸易的达成会起到很大的促进作用。委婉的语气在国际商务信函中既可婉转地拒绝对方的要求或条件，又不会伤害对方情面，有利于继续保持友好的贸易关系。因此在国际商务英语信函中，不仅要选择委婉的语气来指出对方不尽如人意之处，而且用来表达感谢、快乐、满意、道歉等意义。常用的表示礼貌委婉的句式有：

Thank you for?感谢贵方?? We are glad to?很高兴?? be grateful(obliged)?感激?? We regret to?非常遗憾?? We are very sorry to?甚为遗憾??

基于交际者的合作与互利原则，商务英语信函中常用婉转的句子拒绝、建议对方或向对方提出要求，而不用命令或很强硬的语气与对方交流。例如：We wish?; We regret to inform you that?; It would be advisable for you to?.在表达委婉客气的请求时，较多使用疑问句、虚拟句和带please的祈使句。例如： Could you quote us CIF 5% Qingdao; Please notify us of the loading date promptly.

此外，还常出现非真实条件句、虚拟语气、情态动词等来表达各种委婉的语气。这里就不一一举例。

商务书信较高的礼貌级别还表现在越是对收信人不利的内容，所用语言越礼貌。比方说，抱怨对方的质量问题，在不同的情况下就有不同的表达方式。当问题不很严重时，往往只简单地提出：There are some problems about the quality of your products.这种较直接的表达方式，轻描淡写地提出质量问题，意在表明问题并不怎么严重，双方可以协商解决，或意在提示对方，这次的质量有点问题，下次希望做得更好，保证好质量。而当问

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题较严重，对对方的责难较厉害时，往往会说：

We are sorry to have to complain of the quality of?

We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by? We shall be glad to have your explanation of this discrepancy in the quality?

这些常用语句中“sorry”,“have to”,“regret”,“be glad to have your explanation”等词语具有礼貌性规约隐涵，使这种对他人不利的表达变得间接、委婉，可以让对方感到你友善和富有同情心，因而更倾向合作。说话人此时遵守了礼貌原则中的准则：减少自己与他人在感情上的对立。

2.2商务英语信函的词汇特征

商务英语信函中常有大量介词出现，而且与其他词类搭配灵活。由于搭配不同，其意义也不同，而且可以表达出汉语中常用动词表达的意义。因此，在翻译过程中，介词常可以转化为动词。例如：

We should advise you to get in touch with them for your requirements． 译为：建议你方与他们取得联系，洽购所需商品。

在翻译该句子时，为了完整地表达它在句子中的含义，可以依据介词“for”的上下文，对其内涵进行引申，将其转化成动词“洽购”。

商务英语信函在词汇上的特殊性，主要表现在:

1) 大量使用专业词汇。在与涉外贸易活动相关的业务操作中，运用了大量的专业词汇。这些词汇短语专用性极强,甚至各种不同的商品都有自己专门的词汇短语和去描述自己专有的进出口内容，所以商务英语信函常使用专业词汇，这些词汇具有高度的术语性，如: firm offer, bid, bidding, bid firm, counter offer, offer等在一般的英语信函中都不常见。与普通英语相比，商务语境下的词汇大多也是从普通用语发展而来，但往往被赋予新的、特殊的含义。如offer一词的基本含义是“提供，给予”，在商务活动中该词的意思是“发盘、报价”,即卖方主动向买方提供商品信息、价格信息和交易条件的行为; advice表示“通知、告之”的意思，produce专指农产品，product专指工业制成品，commodity多指初级产品；goods指货物，商品(总称)，cargo指船货、货物。

2) 经常使用行业缩略术语。商务缩略语源于国际行业惯例和约定，是在长期的商业实践基础上逐渐产生的。商务缩略语更简洁、精练、易于记忆和使用，从而有助于交际双方提高工作效率。国际商务英语中有大量的缩略语，例如：FOB ( Free on board离

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岸价)；L/C ( letter of credit信用证)；W. P. A. (with particular average水渍险)；B/L ( bill of lading提单)。

3) 使用正式辞令。从情景语境的变量语旨和语式角度来看，商务英语信函在一定程度上展示了外贸公司的形象和素质,信函中的言辞意味着交易方式的承诺和表态。这一特殊语用功能决定了商务信函比普通私函在措辞方面更庄重、严谨。在词汇方面，用inform替代tell，forward替代send，用be in a position to do替代be able to do。措辞还表现在多用派生名词替代动词来表示动作行为，用语更简练。使用名词可以使信息量集中，符合在商务交际中语言表达的经济原则。另外，因为名词化都是动词的名词化，不使用动词而使用名词就可以避免涉及时、体、语态、语气、情态等因素，使得整个语篇显得客观、正式、严谨。

2.3商务英语信函的句式特征

国际商务英语信函在行文时常使用一些语法手段。如使用完整正式的句型、固定的习语、倒装句、用陈述句表示委婉的祈使语句等。

商务英语信函虽有口语化的趋势，但其主要还是一种正式体书面英语，层次复杂的从句和长句的使用通常高于非正式英语。这适合表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整的表达相互关联的意思，这种效果是短句无法达到的。例如：

Goods of a dangerous or damaging nature must be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and the address of the Sender have been previously given to the Carrier Master or agent of the vessel and the nature is distinctly marked on the outside of the package or packages as required by statute.

译：危险或易损物品严禁送来装运，除非关于其特性、名称、托运人地址的书面通知已事先提交给船主、船长或其代理人，而且货物的性质已按法令要求醒目地打印在包装物表面。

上面的段落只有一个句子，在这个正规完整的长句中，有and连接两个分句，前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长可层次分明，并列的和互为条件的叙述的非常清楚。

在国际商务英语信函中虽不常使用倒装句，但在表示发函的一方随函寄上某材料时，或在表示一种将来的不确定的可能性时，还须采用倒装句。如：

Should you require further information, please do not hesitate to contact us．若需详情，

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敬请联系。

Should you be prepared to reduce your limit by 3％,we might come to terms．若贵方降低所报价格，建议降低百分之三，我们或许能达成交易。

信函双方希望对方采取某种行为时，通常不使用祈使句，而用陈述句。因双方为贸易伙伴，地位平等，至于对方是否采取所希望的行动，则待对方定夺。这种行文在国际商务英语函电中非常广泛。请看下例：

Your confirmation on this point would be appreciated．恳请贵方确认为荷。

We would appreciate it if you could send us the shipping instructions immediately.若贵方立即发予我方船运指令，我方甚为感谢。

在商务背景下，本着相互尊重、平等合作性的原则，当交际的一方与对方持不同意见时候，交际者在商务信函中常常先肯定可以达成共识的一面，然后再对某一方面加以否定，或以商量的口吻进行平等对话,常见的句型有：

It would be better if?

It would be highly appreciated if?

在表达积极愉快的感情时，交际者多采用带有情感的动词thank, appreciate, hope;而表达不愉快的感情时，则常通过陈述客观事实等间接手段来表示。

商务英语信函常用代词you或your指代对方，将自己置于对方的立场上，以信息接受为中心，从对方利益出发，注意他们的心理状态和认知模式，尊重、体谅、赞誉或使对方受益，以此拉近与信息接受者的距离,还给双方营造一种友好的气氛。例如：You will earn 2% discount when you pay cash.

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3商务英语信函的翻译方法及策略

商务英语翻译是英汉相互表达的一种方法和技巧，能否科学地掌握英语翻译方法和技巧，并能否合理的运用，是做好英语翻译的关键。接下来第三章重点介绍在现代商务英语信函中的五种最常用到的翻译方法：增译法、省译法、转译法、分译法及习惯术语的译法。

3.1增译法

增译法，是指为了使译文的表达形式更加完整、内容更加容易被译文读者所理解，而在翻译时适当的增添一些词、短句或句子的翻译方法。例如：

We are awaiting your favorable news?静候佳音。

We comply with your request and give you the lowest price?应贵方要求，给予贵方最低价。

以上两个例子在翻译原译文时第一个例子增补了代词“your”；而翻译第二个例子时，增补了动词短语“comply with”，如果不增补代词“your”和动词短语“comply with”的话，两个句子结构就会出现语法错误或不符合英语的语言表达习惯。然而，通过增译，既保证了译文语法结构的完整，又保证了译文意思的明确。

进口方遵守质准则要保证信用证所开列条款条件都真实，出口方遵守质准则，要相信进口方所开信用证为真。为了保证进出口方都在交易中遵守质准则，进口商与出口商在进行商务交际时并不由双方直接进行，而通过很多中间环节，如开证行、承兑银行和运输公司等，层层检验，以证实信用证的真实性，只有在这些环节彼此间都相信对方遵守着质准则时，进出口双方才能达到各自目的。

3.2省译法

省译法，即删去不符合目标语思维习惯、语言习惯和表达方式的词。例如： We shall be obliged if you could also quote your lowest price CIF Liverpool, staring earliest date of shipment. 请给我们报利物浦到岸价最低价，并说明最早的船期。

Shall we meet each other half way? 我们折中处理好吗?

第一个例子中省译了在句中只起语法作用而无表意作用的代词“your”；在第二个

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例子中英语短语“meet each other half way”在原译文中省译为“折中处理”。

3.3转译法

转译法，是指翻译过程中为了使译文符合目标语的表述方式、方法和习惯而对原句中的词类、句型和语态等进行转译。

Payment by sight L/C is acceptable to us．用即期信用证支付我们可以接受。 We now take pleasure in placing the following order with you.我们很高兴地向你方订货如下。

在以上两个例子中，第一个例子由含有动作意味的名词“payment”译为动词“付款”；在第二个例子中名词“pleasure”相应地译成副词“高兴地”。

3.4分译法

分译法，指为了符合汉语表达习惯，将原文中的单词、短语或者从句扩展成若干汉语单句。例如：

Unfortunately the goods you ordered can not be supplied due to heavy commitments. 很不幸，所订货物由于需求太多而无法供应。

Although your price is below our level, we accept you order in view of our initial business.虽然你方价格比我们低，但考虑到这是我们之间的第一笔交易，就接受了你方订货了。

在以上两个例句，第一个例子将英语中单个做定语的名词“Unfortunately”扩展翻译成单句“很不幸”；第二个例子中把介词短语“in view of our initial business.”译成句子“但考虑到这是我们之间的第一笔交易”。再例如：

We give 10％discount for cash payment． 译为：如果用现金付款，我方予以九折优惠。

在翻译上述例句时，将“for cash payment”译成汉语偏正句后，构成汉语假设关系的复句，这样不仅语意连贯，而且逻辑关系明确，与直译对比，效果显著。

3.5习惯术语的译法

国际商务英语信函是一种公函，是带有公对公性质的正式信函，因此常带有一些古

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词来显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，逐渐地固定下来，被广泛使用于商务信函中。如：

We are pleased to inform you? 特此奉告?? Notice is hereby given that?特此函告?? We acknowledge receipt of your letter?贵函敬悉。

Your kind reply will greatly oblige us.如蒙答复，当不胜感激。 Have the kindness to?惠请?? As stated below.如下列所诉。 We offer you?兹报盘?? Enclosed we hand?同函奉上??

商务英语信函中的正式词汇、多于非正式口语词汇和基本词汇，充分体现了规范正式的特点。经常以意义相同或相近的书面词语，中性词汇代替非正式口语词汇和基本词汇，如：inform或advise代替tell(通知、告知)，以介词短语代替简单的介词和连词，如以so far, in respect to等代替about等。

如果商务英语信函涉及货物的价格、重量等，有关数字必须准确严谨，毫不含糊。时间概念在国际商务英语信函中必须准确具体：七、八月份各有3l天，因此七、八月的。“下旬” 都要用the last 11 days来表达；再如，介词短语by Monday和before Monday在国际商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者则不包括Monday这一天，即截止日为Monday前的一天，由此可见其严谨准确性。

商务英语信函用词专业性强主要体现在使用了大量的专业术语。外来词、缩略语等，如：FOB(离岸价),CIF(到岸价),B/L(提货单)等，商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，在商务活动中频繁出现，因此，译者在翻译的过程中不能望文生义，要根据商务英语词汇的特定内涵，再结合语境来翻译。

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4 结论

跨国商务交际是商务交际的主要方式，是国际商务交际的生命线。一次措辞得体的商务交流可以帮助一个公司建构良好的商业形象，进而促成贸易合作，反之，则会给公司带来消极负面的影响，使商务活动失败，带来一次性经济损失的同时还会带来日后商务交际成功的隐患。商务英语信函的准确翻译会使涉外商务活动更加顺利，从而推动国际商务交流与发展。在商务英语信函翻译中，要做到忠实、通顺，译者应遵循准确规范，功能对等的原则。商务英语信函的词汇特点，语气及句式特点决定了译者在翻译过程中应严格遵循这些原则。在翻译过程中，必须彻底准确地理解商务活动过程中各种形式的术语、词汇，套语及习惯表达的含义和固定译法，努力使译文在语言准确、风格规范方面与原文对等。本文分别从语气、词汇和句式三个方面分析了商务英语信函的语言特征，商务英语信函的翻译方法及策略，并相应从增译法、省译法、转译法、分译法及习惯术语的译法五个方面研究了商务英语信函的翻译原则和方法。

总而言之，通过对商务信函实例进行剖析，不难发现，要翻译好商务英语信函，就必须重点抓住商务英语信函在语气、词汇和句式上的特点，并在翻译信函的过程中运用恰当的翻译方法，才能规范商务英语信函的翻译，使交流顺利进行，进而撰写出质量上乘的商务英语信函。

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致 谢

本论文是在我的指导老师王玫老师的悉心指导下完成的。首先要感谢的是我的指导老师，她认真负责的工作态度、严谨的治学风格，使我深有感触。感谢她的鼓励和指导，多次为我指点迷津，帮助我开拓论文写作的思路，精心点拨、热忱鼓励。本论文从选题到完成，每一步都是在指导老师的认真指导下完成的，在此，谨向导师表示崇高的敬意和衷心的感谢！

通过毕业论文的撰写和答辩，加深了我对专业基础理论的理解，拓宽了我的专业知识面，让我受益匪浅。使我们在即将离校的最后一段时间里，能够更多学习一些实践应用知识，增强了我们实践操作和动手应用能力，提高了独立思考的能力。

感谢我的同学在各个方面给予我学习、生活的关心和帮助。由于相关资料缺乏，几次到图书馆专门为我借阅重要参考资料，使我能够抓紧宝贵的时间，完成毕业论文的写作。让我不仅学到了本次课题所涉及的新知识，更让我感觉到了同学间的友谊。

在此，谨对所有在毕业论文写作中关心帮助过我的所有老师、同学表示衷心的感谢和由衷的敬意！

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参考文献

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