国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定解读

国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 [科工办〔2007〕744号] 第一章总则

第一条为了加强国防科技工业固定资产投资项目档案管理工作,确保固定资产投资项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》和《国防科技工业档案工作管理暂行规定》制定本规定。

第二条本规定适用于经国防科学技术工业委员会(以下简称国防科工委审批可行性研究报告或初步设计的固定资产投资项目(以下简称项目的档案管理工作。

第三条国防科技工业固定资产投资项目档案(以下简称项目档案是指在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

第四条项目档案管理工作必须遵守国家及国防科技工业档案管理的有关规定,并接受监督、检查和指导。

第五条项目主管部门及建设单位对于在项目档案管理和专项验收工作中成绩突出的集体和个人视情况予以奖励和表彰。对于在项目档案工作中违反规定造成重大损失的,依法追究责任。

第二章项目档案工作的组织

第六条建设单位(法人应当建立健全项目档案管理制度,将档案工作纳入项目管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,切实加强对项目档案工作的领导,保证开展项目档案工作所必备的条件。

第七条建设单位档案部门负责本单位项目档案管理工作,根据项目档案管理要求,对项目档案实行集中统一管理。

第八条建设单位项目档案形成部门应当积极配合档案部门开展项目档案的收集、整理工作,接受档案部门的监督、检查和指导。

第九条建设单位项目管理负责人和档案管理人员应当接受项目档案管理业务培训,以满足项目档案管理工作需要。

第三章项目文件材料的形成、归档与管理

第十条建设单位及参建单位在项目立项、实施、竣工验收等各阶段工作中,均应形成相应的文件材料。

第十一条建设单位应当按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002及设备仪器档案管理要求制定项目档案的归档范围和保管期限。

第十二条建设单位在签订项目建设合同时,应当将项目文件材料的收集、整理和归档要求纳入合同条款,以明确责任。

(一签订基建项目设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确需要提交的项目文件材料范围、份数,以及整理要求和归档责任。

(二签订设备仪器研制或外购合同、协议时,应当设立专门条款,明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。

第十三条在项目建设过程中,重要活动、关键环节应当形成声像材料,并及时归档。

第十四条项目文件材料归档要求

(一归档的文件材料应当完整、准确、系统、有效; (二归档的文件材料应当是原件;

(三归档的文件材料应当符合图样管理的要求,书写材料纸质优良,字迹线条清晰,符号、代号、计量单位符合标准化要求,签署齐全;

(四文件材料归档时应当履行交接手续,填写移交清单和归档说明。

第十五条CAD/CAM、EDA等应用管理系统产生的电子文件,其收集、归档按照国家或者行业有关规范标准执行。

第十六条项目所形成的全部文件材料在归档前,形成单位应当按照有关规定进行分类、组卷、整理和编目。

第十七条项目文件材料形成单位应当在归档前进行鉴定,划定其密级和保管期限。

第十八条建设单位应当根据国家或者本行业相关门类档案分类编号的规定,编制本单位项目档案分类编号方案。分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。

第十九条项目档案的整理应当符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822或行业标准。

第二十条建设单位应当组织有关专业人员和档案人员对项目档案进行审查。 缩微胶片、照片、磁带、光盘等介质文件的保管应当符合有关规定要求。 第二十一条建设单位应当按照档案信息化建设要求建立项目档案数据库,以便提供利用和资源共享。

第四章项目档案的验收 第二十二条项目档案专项验收

(一在基建项目竣工验收、外购设备仪器开箱验收和自制设备鉴定时,建设单位档案部门应当对归档的文件材料进行查验,归档质量不符合有关要求或者归档不完整的不能进行项目鉴定、验收。

(二在项目竣工验收前应当进行项目档案专项验收,未经档案专项验收或者验收不合格的不得进行项目竣工总验收。

(三项目档案专项验收的组织、申请及有关要求按《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号执行。

第二十三条建设单位在项目档案验收前应当向验收组提供项目综合性管理文件、项目档案形成情况说明书、项目档案总目录或配套目录。项目综合性管理文件是档案专项验收和项目竣工总验收的依据,其内容主要包括:

(一项目建议书;

(二项目可行性研究报告、专家评审意见及其批复; (三为可行性研究报告或者初步设计签订的工程设计合同; (四关于开展项目初步设计的通知、初步设计及其批复; (五上级主管部门下达的项目年度投资计划;

(六项目调整的请示、批复,初步设计单位出具的项目调整报告; (七项目消防、环保、劳动安全和职业卫生专项验收形成的相关文件; (八项目财务审计形成的相关文件; (九其他重要管理文件。 第五章附则

第二十四条本规定自发布之日起施行。

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