案例分析与技能训练

案例分析与技能训练 一、案例分析(每题1分) 1. 文件为何失踪？

大海公司总经理要求办公室李主任找出去年给锻接车间的“批复”件中要求他们减少生产WWH-6组件的具体数字。李主任吩咐文档室小焦查找。结果小焦查遍了去年所有的文件也没找到，只查到锻接车间“要求减少生产WWH-6组件”的请示。经小焦回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件的问题，但时间一长就不了了之。因该文件最后一直未能查到，有关人员包括办公室主任均受到严厉的批评。 分析以上案例，回答问题

1．上述文件失踪，问题出在哪一环节？ 2．如何防范此类问题的出现？

2. 凌海公司是一小型新建公司，其档案管理由办公室秘书麦彦一人负责。麦彦最初采用组织机构—年度—保管期限分类方案。公司常会做一些部门调整，由最初的6个变为9个，后来又变为7个。5年后的某天，公司老总要查找4年前的一份文件。麦彦只知道老总所需文件是属于市场调查方面的，但它属于4年前的哪个部门却记不得了。于是，她东找西翻，几乎把4年前的档案都翻了一遍，才找到老总需要的那份文件。 分析以上案例，回答问题：

1．麦彦在档案管理过程中存在什么问题？

2．假如让你来对凌海公司的档案进行整理，你将采用什么样的分类方法？ 3．这个案例说明了什么问题？

3. 2004年某月某日，华中某县镇政府１９７５—１９９１年度１５０卷档案失窃。经侦破发现，系６名

２．你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？

4. 李华是一拥有若干家分公司的大型企业的档案管理人员。一天，一分公司工作人员来查阅档案时说：“我用了半天时间就为了查这份档案。”此事引起了李华的注意，她建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布。目前，公司已经具有比较完备的纸质检索工具，现在又已成功地把档案内容传到了网上。从此，分公司查阅有关档案再也不用跑到总公司来了。

２．这个案例说明了什么？

5. 根据本章附文，试讲述文学作品与文书的不同。 6. 史料进灶门

某银行接到上面卫生大检查的通知，就翻箱倒柜地清整文件，有的科室不分青红皂白，擅自把存放20多年的“旧资料”一改送进了灶门。这些“旧资料”偶尔在食堂被人发现，并从灶口里夺回了几本。其中有该行1957年编纂的《1949-1957年××金融资料汇编》和1964年编纂的《1957-1963年××国营工业企业财务情况（即资产、负债、产、供、销、成本、利润、人员、工资等）史料汇编》。 分析以上案例，回答问题？ 1．为什么会发生这样的事件？

2．档案资料被随意送进灶门的行为，是否符合档案销毁程序？ 3．正确的文书档案销毁程序是什么？

7. 一天，某机关档案室先后来了三批用户。第一批用户要查找精神文明建设这一专题的档案资料，第二批用户要查找某一年度的三份发文，第三批用户只是想了解一下该档案室室藏情况。档案管理员小王为了及时调出档案，找出了事先编好的检索工具。可是，只有全引目录和分类目录，每次都是查了半天，才把相应的档案找到。

２．你认为为尽快满足这三批用户的需求，可分别运用哪种类型的检索工具？ 8. 阅读以下案例，然后回答问题。

案例：刚参加工作的小王，在对文书进行归档整理时,认为文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，而上级的批复和下级的请示都不是本机关的文件，因此都不属于归档范围，所以就没有对这些档案进行整理，归档时也没向档案室移交。 问题：你认为小王的做法正确吗？为什么？

9. 根据公文写作基本原理，分析下面公文的问题，并说明为什么。

杭丽染整化工总公司文件

杭化[2006]21号

—————————————————————————— 关于认真学习《化学工业发展会议纪要》的通知 总公司生产部、营销部等直属机构、各分公司：

现将《化学工业发展会议纪要》批转给你们。这次会议是由×××局主持召开的跨世纪的重要会议，会议对化学工业的宏观发展，做出了科学的评估，对我们企业未来发展具有实际意义。希望各部门认真学习会议精神，并根据各部门的实际，认真贯彻执行。 ×××化工集团总公司办公室 2003.4.22

10. 某单位领导根据上级机关文件要秘书撰写一份关于要求下级机关、单位执行的文件，写好后，秘书认为写得不错，就直接让打字员打印，并下发执行。请分析说明秘书、打字员存在的问题是什么？ 11. 根据本章“浙江省人民政府关于对困难群众实行基本生活消费品价格上涨动态补贴的意见”例文 分析说明意见同指示性通知的区别

12. 天元公司是一家由国营企业改制而成的公司，其组织机构经历了多次调整。近期，该公司准备和一外国企业合资办厂。在谈判中，经理向客户说起公司的历史，客户问：“贵公司能否给我们一份组织沿革，以便对贵公司的情况了解得更具体一些？”。经理哑然。原来，公司的档案工作一直有一办公室人员监管，没有得到完全重视，只做些基本的整理工作，别说组织沿革，就连基本的检索工具都没有。

１．天元公司

２．组织沿革是一种什么类型的档案参考资料，有什么用处？ 3．档案信息深层次开发有什么途径和方式？

13. 阅读例文，说明请示文的格式要求和例文在格式方面存在的问题。 例文;

沧海化工厂文件

沧化（07）5号

——————————————————— ××关于增拨技术改造资金的请示 市人民政府：

正当我单位技术改造处于关键阶段，资金告罄。前次所拨资金原本缺口较大，加之改造过程中出了新的技术难题，需增新设备，以致资金使用超出预算。由于该项技术是我局所属大部分企业所用的核心技术，如改造不能按期完成，势必拖延全部技术更新的进程，进而影响各单位实现全年预定生产指标和利润。目前我单位全体技术人员充分认识到市场经济的机遇和挑战，正齐心合力，刻苦攻关。缺口资金如能及时到位，我们保证该项技术改造按期完成。现请求增拨技术改造资金××××万元。 请批准。

14. 小王是一家企业的新秘书，到单位不久，领导交待给他一项任务：你大学刚毕业，新知识掌握得比较多，对电脑也熟悉，以后咱们单位的电子文件的日常管理和归档的工作就由你来负责好了。 分析以上案例，回答问题：

1．电子文件的日常管理一般包括哪些内容？

2．假如你是小王，你该怎样做好电子文件的归档工作？

15. 蓝天公司档案部门工作人员向该部门负责人凌力反映，很多节约档案的公司员工不及时归还档案，严重影响了他人的利用。而且，有的人虽然还了档案，但由于起步注重保护，有的产生了褶皱。凌力通过调查，了解到很多节约档案的人其实只需利用几分钟就可解决问题，但由于档案室较小，不方便查阅，于是就带回去看。针对这种情况，凌力向上级领导申请了一间阅览室供借阅人员使用，并组织档案工作人员制定了档案借阅制度，档案催还制度，保证了档案的按时归还。

２．从这个案例可以看出，现场阅览有什么好处？ 3．该案例提醒我们，档案外借应注意什么问题？ 16. 分析并修改下面公文的格式、内容。

江汉市卫生局文件

江卫办31号（2007）

????________________________________________________________________

各区、县卫生局、乡镇人民政府：

现将江汉市人民政府办公厅发布的《江汉市国家行政

机

关公文处理规定〉批转给你们，请你们认真学习，严格按规定 贯彻执行，促进公文办理工作的故意繁华、制度化、科学化， 提高工作效率。 江汉市卫生局

2006.7.5

17. 河南洛阳一中学生张志钢于1992年7月参加当年的高考，并且榜上有名，但由于他所报考的河南师大招生办工作失误，将录取通知书发给了新乡的另一名叫张志钢的学生，致使前者被后者顶替上了三年大学。新乡的张志钢大学毕业后，被工作单位发现他的档案与其本人身份不符。事件发生后，河南师大查明事情原委，承认自身工作失误，让洛阳张志钢免费入学，同时给予一定的经济补偿，对有关责任人进行严肃处理，制定整改措施。

２．这个案例说明了什么问题？ 二、技能训练(每题1分)

1. 在老师的指导下，选7-9名同学模拟召开一次行政办公会或经理办公会，选5-10名同学做会议记录，并由记录同学每人整理一篇会议纪要，送老师讲评。 2.

（国人部发〔2006〕116号）

2002年以来，全国民政系统广大干部职工在党中央、国务院的领导下，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，紧紧围绕党和国家中心工作，努力实践全心全意为人民服务的宗旨，积极践行“以民为本、为民解困”的民政工作理念，艰苦奋斗、求真务实、与时俱进、开拓进取，推动了新时期民政工作的新发展，开创了民政事业的新局面，为构建社会主义和谐社会作出了贡献，并涌现出一大批先进模范人物。

为表彰先进，弘扬正气，激励民政系统广大干部职工奋发进取、扎实工作，推动民政事业持续发展和全面进步，人事部、民政部决定授予何忠林等198名同志“全国民政系统先进工作者”荣誉称号，授予蓝虹、万守祥同志“全国民政系统劳动模范”荣誉称号。被授予“全国民政系统先进工作者”和“全国民政系统劳动模范”荣誉称号的同志，享受省部级先进工作者和劳动模范待遇。

希望受到表彰的全国民政系统先进工作者和劳动模范，谦虚谨慎，戒骄戒躁，珍惜荣誉，再接再厉，为民政事业的改革和发展再创佳绩，再立新功。全国民政系统全体干部职工，要向受到表彰的全国民政系统先进工作者和劳动模范学习。学习他们爱岗敬业、无私奉献的高尚品德，学习他们爱民利民、亲民惠民的为民情怀，学习他们锐意创新、不断进取的开拓精神，学习他们恪尽职守、求真务实的工作作风，学习他们廉洁自律、永葆本色的公仆品格。

新的形势为民政工作提出了新的要求，在推进社会主义和谐社会建设中，民政部门承担着重大使命。全国民政系统干部职工要以先进工作者和劳动模范为榜样，紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举邓小平理论和“三个代表”重要思想伟大旗帜，以科学发展观统领民政工作全局，认真贯彻落实党中央、国务院对民政工作的要求，振奋精神，坚定信心，奋发进取，开拓创新，努力把民政工作提高到新的水平，为全面建设小康社会，构建社会主义和谐社会而努力奋斗！ 附件：1.全国民政系统先进工作者名单

人事部 民政部 《关于表彰全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定》

2.全国民政系统劳动模范名单

二○○六年十月三十一日 3. 修改下面的通知，并将修改好的公文誊正 认真学习《化学工业发展会议纪要》的通知 总公司生产部、营销部等直属机构、各分公司：

现将《化学工业发展会议纪要》批转给你们。这次会议是由×××局主持召开的跨世纪的重要会议，会议对化学工业的宏观发展，做出了科学的评估，对我们企业未来发展具有实际意义。希望各部门认真学习会议精神，并根据各部门的实际，认真贯彻执行。 ×××化工集团总公司办公室 2003.4.22

4. 根据公文形成的基本原理，按照下面的材料代清江市工商行政管理局制作一份具有正式文头的文件。 材料：

近年来，办公室工作现代化的发展速度很快，特别是电脑在办公室工作中逐步普及，应用范围越来越广泛。一个单位或者部门，如果能够建立以电脑为中心的信息处理系统，可以大大加快信息处理的速度，提高工作效率。清江市工商行政管理局考虑到以上情况，为了使所属各县、市、区工商行政管理局适应新的形势，更好地面对市场，发挥本机关的职能，决定在2006年4月份办一个电脑操作方面的技能培训班，并发文要求各县、市、区行政管理局能根据实际情况，选派2-3人参加培训。培训学习的内容包括电脑基础知识，Winduws2000、Word、Execl的操作，电子邮件手法，网上浏览，信息查询的方法与技巧等。培训学习的时间是从4月10日开始到4月25日结束。考虑到近年来进机关工作的大学生电脑水平比较好，这次培训的对象主要是45岁以上的人员。学员参加培训，需要交纳一定的费用，包括资料费50元，培训费300元。报到时间为4月9日，报道地点为市工商行政管理局招待所。招待所的具体位置是清江市尚贤路88号，学员可乘坐18路、28路公交车在海鸿村站下车。联系电话：×××××× 联系人：×××。

5. 某校档案室为庆祝学校成立50周年，决定和组织部、宣传部等部门联合举办一次档案展览。馆员小李说应举办传统展览，宣传部小王说应举办网上展览。最后，几个部门协商的结果是既举办传统展览，又举办网上展览。

分析以上内容，回答问题：

1．试比较传统档案展览和网上展览的优劣之处。

2．假如你是负责档案展览的人员，请分别设计一份传统展览和网上展览的步骤。

6. 某校文秘专业的学生肖立到某高校人事档案室进行档案实习。档案室主任让他帮助整理人事档案。刚开始，因为一直没实际接触过人事档案，进展很缓慢。后来，步骤熟悉了，工作进度也赶了上来，圆满完成了任务。如果你是肖立，你打算怎样整理人事档案呢？请写出人事档案的整理步骤。

7. 刚参加工作的小王，在归档时对归档文件的整理步骤和方法还不太熟悉。请你帮她写出归档文件的整理步骤。

8. 根据请示文的要求拟订公文格式。

9. 根据下面的会议记录，整理撰写一篇会议纪要，并按发文的要求，设计它的版面格式

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