乙供材料管理制度（第三版）(1)

星河（日照）科技园项目材料/设备

管理办法及流程

日照星河投资开发有限公司

二〇一六年五月五日

总 则

1. 目的：为规范“星河（日照）科技园项目”材料/设备的管理，明确程序和责任，降低成本；根据建设单位与施工单位签订的《施工合同》中相关条款之约定，特制定本办法。

2. 适用范围：适用于星河科技园项目建设单位根据实际情况，确定 的需要招标的材料/设备的采购操作作业。

3. 术语和定义 ：甲方确认品牌、限定价格，施工单位采购供应。材料/设备的采购，是在施工单位及建设单位推荐的供应（生产）商及品牌的基础上 ,经过招评标程序，产生的品牌及价格。 4.含义：在保证质量的前提下，建设单位事先对材料/设备的品牌、生产（供应商）、价格等进行确认及批价，作为结算的价格依据，并由施工单位认可执行的一种成本控制措施。

5.材料/设备品牌及价格产生的依据：招投标。经过招评标领导 小组审核评议产生，其结果是品牌及价格产生的主要依据。具体操作 参照以下相关规定 。

6.组织实施：由施工单位（项目经理或者项目经理授权的材料主管） 与建设单位组成招评标领导小组，共同落实实施。

一、材料/设备采购办法

1.1材料/设备采购发起程序：

1）施工单位根据工程进度及节点发起材料/设备的采购申报，并编制技术标准（距使用节点提前40天发起）；

2）建设单位工程部及监理部门根据图纸及实际工程状况，对发起课目予以核定，同时审核（补充）技术标准；

3）由施工单位及建设单位组成的招评标领导小组组织实施招投（评）标。

1.2材料及设备的招标程序： 1）招标的适用范围：

“星河（日照）科技园”项目建设单位根据实际情况，对某些材料（设备）的采购实行招标。 2）开评标地点：

“星河（日照）科技园项目”的材料（设备）开评标地点，设在“日照星河投资开发有限公司”会议室（地址：日照市高新六路·日照高新区科技园1号研发楼13楼）。 3）招评标领导小组： ①招评标领导小组成员构成：

组长：由施工单位或建设单位负责人担任。

小组成员：由施工单位与建设单位组成；根据招标项目具体内容决定是否需要专业工程师参加。评标小组成员为3人或以上单数。

②招评标领导小组职责：

a.负责对招标方式的确定、招标文件的审核及中标单位的确定等工作。

b.招评标小组人员依据评标办法从技术、质量、价格、信誉、运距、社会反响、售后服务及优惠条件承诺等方面对投标单位综合进行评判，并进行排列，推荐排名靠前的投标单位入围。

c.经过认真分析、横向比较和调查后进行综合评议，并通过协商和投票，选择各项都较优良的投标单位作为中标单位。

d.评标报告：评标结束后，招评标工作小组负责编制《材料/设备类招标结果审批表》，报本轮招评标小组组长审批。

评标报告包括的主要内容：评审情况介绍、符合要求的全体投标单位、对合格投标文件的评价（评价内容：标价分析、对技术建议的分析、对合同条款建议的分析、履约能力分析、风险分析）、推荐中标单位、特殊情况说明等。

e.最终评标结果经本轮招评标小组组长批准后，方可实施。 4）供应（生产）商的初选：

① 在施工单位与建设单位推荐的材料/设备供应（生产）商的基础上选取；原则上在《合格供应（生产）商名录》中提取。

②施工单位组织建设单位及监理单位对材料/设备类供应（生产）商进行考察，做出初步评价；并编入《入选材料/设备类供应（生产）商审批表》，经过招评标小组审议，选定初选单位。 5）工作程序

1、招标文件的拟定：招标文件由施工单位进行编制，编制完成后报

建设单位审批。 2、招标过程管理：

①施工单位负责招标文件的发放工作，并组织相关部门进行招标文件的答疑；

②钢筋、商砼、防水材料、无梁楼盖板及建设单位认为有必要招标的材料（设备）投标文件的接收工作由建设单位指定专人负责。 ③开标时间由招投标小组商定。

④招评标小组成员负责相关评标工作，评标结果报招评标小组组长审批。

⑤中标通知书由建设单位认可后由施工单位负责发放。 1.3材料/设备的采购实施：

①以上程序履行完毕，经过招评标小组审议产生中标单位； ②施工单位出具中标通知书，向中标的供应（生产）商正式发出采购指令，施工单位与供应（生产）商签署采购合同； 1.4材料/设备 “定质认价” 的确认：

在施工单位向中标的供应（生产）商发出采购指令的同时，招评标小组出具《 材料/设备定质认价确认单》，施工单位及其他部门签字存档；“确认单”包括内容：工程项目名称、分项工程名称、使用部位、施工单位、确认日期、材料/设备名称、规格型号、数量、单价、产地、品牌、商标、技术标准及供应（生产）商等。

1.5样品保存：

中标的供应（生产）商应向建设单位提供样品，并封贴《材料/设备

封样清单》封存备查。 1.6材料/设备进场验收管理：

1）每一批材料/设备进场时，必须有施工单位、监理单位、建设单位在场，对进场材料/设备共同进行初验；初验内容有：产品的名称、数量、规格型号、厂家品牌、使用说明书、发货清单、包装、视觉质感、合格证明、检验报告、3C认证、随货同行的其他资料以及必须提供的相关资料等，并与封样的样品进行对比。

2）需要送检的材料，施工单位必须在监理单位及建设单位在场的情况下进行取样送检；送检过程必须在监理单位见证下进行方可有效。 3）送检材料检测合格后，施工单位按照规定向监理单位上报该批材料的进场申请资料（附该批材料的合格证明、质量报告和试验检测合格资料等）。

4）经过以上程序，由建设单位及监理单位决定该批次材料设备能否用于工程项目；否则，视为不合格材料，应无条件清场。

5）材料/设备准许使用后，施工单位填写《材料/设备进场入库单》，分别有施工单位、供应单位、监理单位及建设单位相关部门签字，按要求分送相关部门存档。

6）施工单位如果对建设单位或监理单位对该批次材料/设备的判定结果持有异议，可由建设单位总工程师进行最终裁决，或者邀请相关职能部门进行仲裁。

1.7材料/设备的变更：

1）施工过程中一般不得随意更换材料/设备供应（生产）商或品牌，

如有下列情形之一的，允许更换或调整： ①材料或设备供应（生产）商无法满足供货要求；

②材料/设备供应（生产）商所提供的材料或设备质量不稳定或无法满足工程需要。

2）材料或设备变更由施工单位提出，建设单位总工程师审核批准后，再按以上程序重新进行考察招标或者从已经招标的备份中选取。 1.8主材价格调整：

如遇混凝土主要原材料价格波动较大，影响商砼价格超出15%（不含）或低于15%（含），（以市定额站最新信息价目表最低价为依据）；混凝土价格也随之调整，具体额度根据实际情况另议。 1.9罚 则：

1）施工单位对建设单位决定实行招标的材料/设备的购进未按本“办法”执行，建设单位有权责令施工单位将该宗材料或设备清理出场，不予签字确认。

2）施工单位强或用其他手段行使用了甲方未认可批价的材料/设备，甲方有权责令拆除；无法拆除的，甲方不承认该项工程量，并在结算时按使用材料3倍金额扣除。

二、材料/设备类采购工作流程图

2.1材料/设备类采购管理流程（适用于星河科技园项目的材料/设备采购） 施工单位 发起采购申请 提出材料、设备的技术要求 工程部、监理 审核 协助施工单位进入招标流程 建设单位材料部/招评标小组 审核/审批部门（岗位） 采购需求 注明使用节点及数量 建设单位 负责人 审批 填写《材料设备定质认价确认单》 采购过程管理综合评议，确认供应商、品牌、价格等 签字确认供应商品牌价格 建设单位 负责人 审核/审批 发出中标通知 监理单位、施工单位参与验收 材料/设备到场后，工程部组织 验收 施工单位采购实施

三、材料/设备相关表格目录

3.1《材料/设备采购申报表》 3.2《材料/设备定质认价确认单》 3.3《材料/设备封样清单》 3.4《材料/设备类进场入库单》

3.5《材料/设备类供应（生产）商推荐表》 3.6《材料/设备类供应（生产）商调查表》 3.7《入选材料/设备供应（生产）商审批表》 3.8《材料/设备类开标记录》 3.9《材料/设备类招标答疑记录》 3.10《材料/设备类招标结果审批表》 3.11《投标承诺函》 3.12《中标通知书》

四、材料/设备类表格小样

附表一、 材料/设备采购申报表

申请日期： 年 月 日 编号： 项目名称 总包单位 分项工程名称 项次 1 2 3 4 5 6 ?? 总包单位项目经理 规格型号 建设单位工程部 部 使用日期 使用部位 联系电话 单位 建设单位成本部 备注 建设单位总工程师 总包单位材料主管（签名） 材料/设备名称 监理单位 数量 建设单位材料1. 根据工程进度，提前30天发起材料/设备采购计划；技术要求可作为附件，附在后边。 2. 本表格一式六份，施工单位留存一份，监理单位留存一份，建设单位四份。

附表二、 材料/设备定质认价确认单

日期： 年 月 日

项目名称 分项工程名称 序号 品 名 规格型号 数量 单价 工程部签字 确认日期 使用部位 产地 品牌 注册商标 技术标准 供应/生产商签字 （盖章） 总包单位签字 成本部签字 监理单位签字 材料部签字 备注 总工程师总签字 总裁 签字 注： 1.此表在认价后转建设单位各部门和施工单位。 2.此表不得涂改，如需修改必须在修改处签名，否则无效。

3.此认价价格为货到现场发票价（包括运输费、装卸费、保管费、税金等）。

附表三、 材料/设备封样清单

项目名称 分项工程名称 序号 品名及编号 型号规格 法人签字： 数量 单价 封样日期 使用部位 产地 品牌 商标 技术标准 总包单位项目经理 监理工单位 供应商 （盖章） 建设单位工程部 送样人签字： 建设单位材料部 建设单位总工程师 封样样品存放地点

附表四、 材料/设备类进场入库单

日期： 年 月 日 编号： 项目名称 分项工程 名称 建设单位 总包单位 材料 名称 品牌 规格型号 单位 使用 部位 供货 单位 监理 单位 数量 单价 金额 相关证件资料 接货 单位 备注 材 料 设 备 信 息 监理工程师签字： 年 月 日 验 收 供货单位：（盖章） 使用单位：（盖章） 方 使用单位材料主管签字： 工程部签字： 年 月 日 年 月 日 供货单位负责人签字： 年 月 日 本表格一式 份，…….

使用单位项目经理签字： 材料部签字： 年 月 日 年 月 日

附表五、 材料/设备类供应/生产商推荐表

工程名称 被推荐单位全称 经营/生产项目 单位性质 联 系 人 甲：姓名 职务 电话/手机 使用部位 乙：姓名 职务 电话/手机 推荐单位概况 推荐理由 有何建议 推荐人： 推荐日期：

附表六、 材料/设备供应/生产商调查表

记录编号：

评估方式：□ 现场考察 □ 被考察单位名称 评估项目 企业资质 近二年有无责任事故 规模/生产（经营） 能力 其他 结论及建议： 评价人： 审核人： 年 月 日 年 月 日 附表七、 入选材料/设备供应（生产）商审批表

日期： 记录编号： 工程名称 选择责任部门 使用部位 □施工单位，□材料部，□工程部，□成本控制部，□总工程师，□ □ 承包商信息 供应（生产）商名称 业务范围 评鉴结论 注：对于初次合作的供应（生产）商，应付供应（生产）商调查表 审批部门 施工单位 建设单位材料部 建设单位工程部 成本控制部 总工程师 审批意见 总裁 附表八、 材料/设备类开标记录

标的物名称：

招标文件编号：

序号 投标单位名称 标书份数 投标保证金 标书响应度 投标价格 其他 名次 开标记录人（签字）： 评标小组分别签署栏：

此表可扩充。

开标时间： 年 月 日 时 分

附表九、 材料/设备类招标答疑记录

时间 地点 人员 招标项目 答疑纪要 其它疑问及解答 姓名 投标人 签字确认 姓名 招标人 签字确认

单位 部门 联系电话 附表十、 材料/设备类招标结果审批表

时间： 年 月 日 编号： 投标单位 招标项目 招标范围 内容 招标方式 评标人员 ?公开招标 ?议标 有效性 开标 时间 开标 地点 项 目 投标单位 评标结果 价格 综合 备注 有效标 废标（原因） 投标报价 优惠条件 排名 评标小组 招标 审批意见 总工程师 总裁 董事长 附表十一、 投标承诺函

致：__________________（招标人公司名称）

经与贵公司接洽，在充分了解并研究 [招标（采购）项目的名称] 的供货期、质量、付款条件、技术标准及售后服务等基本要求后，我

公司自愿参加本次招标（采购）。

本次招标（采购）过程中，我公司授权的联系人：__________，联系电话：_____________（手机）， _____________（办公电话）， 电子信箱：______________,微信号：_______________________, 联系地址：_____________，传真：_____________。

我公司承诺本次招标（采购）过程中，如有以下行为发生，则我公司自即日起两年之内自动不参加（招标人公司名称或者项目名称）范围内的所有招标活动。 1. 不按时领取招标文件；

2. 领取招标文件后，无故放弃投标；

3. 投标时不按招标文件要求递交投标保证金或银行保函。 我公司承诺本次招标（采购）过程中，如有围标、串标、陪标、行贿等行为发生，则我公司自即日起永远不再参加（招标人公司名称或者项目名称）范围内的所有招标活动。

企业法人代表（签字盖章）

公司名称： 地 址： 日 期：

附表十二、 中标通知书

致单位： ：

贵单位提交的《××××投标书》经过评标小组评定，确定你单

位为×××××××招标项目的中标单位。

特此通知！

年 月 日

日照星河投资开发有限公司

材 料 部 2016年5月5日

位为×××××××招标项目的中标单位。

特此通知！

年 月 日

日照星河投资开发有限公司

材 料 部 2016年5月5日

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