档案保管 - 图文

档案保管、保护与统计

第一章

档案的保管

档案是档案工作的具体物质对象，是人类社会宝贵的文化财富，离开了档案，整个档案工作就失去了存在的必要。保管好档案是开展档案工作的最起码、最基本的前提。

档案保管，是指根据档案的载体（制成材料）成分和状况所采取的存放和安全防护措施。《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采取先进的技术，实现档案管理现代化。”第一，要求建立科学的档案管理制度，如档案管理制度、档案保密制度、档案价值鉴定制度等，逐步实现档案管理的规范化；第二，配备适宜档案安全保存的专门库房和装具，配备防盗、防火、防光、防有害生物等必要的设施，确保档案的安全与完整；第三，根据档案事业发展的需要和可能，配备适应档案现代化管理所需要的技术和设备，实现档案管理的现代化。

档案保管工作主要包括两方面：

一要有一定的保管档案的物质条件，这是档案保管必不可少的基础； 二要有完善的保管制度和方法，它包括档案的库房管理和档案在流动过程中的管理保护。（库房管理是档案保管工作的一项主要任务，包括档案库房与装具的编号、档案排列、库房温湿度的控制与调节、库房“八防”等；档案在流动过程中的安全防护是指在档案管理和利用过程中对档案的

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保护，以防止档案的丢失和损坏。如，严格档案借阅手续，防止档案在利用过程中被损坏等）

本章主要介绍档案保管的所应有的物质条件及保管制度与方法。 通过学习，了解档案保管的任务和要求，了解档案库房选址、设计、建筑、装修的基本要求和档案库房主要设备的合理选用，掌握档案保管制度的制定和档案保管方法。

第一节 档案保管工作的条件

保管档案的基本物质条件是：档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等。

一、档案库房

档案库房是保存档案的场所和基础设施，它直接影响档案的保管效果。 档案库房是不同于民用住宅、办公用房、普通物资仓库的建筑。是一种特殊性建筑，是保存档案的基地，由于档案的特殊价值，要求对档案进行长期甚至无限期的保存，这就必然对档案库房建筑提出一些较严格的要求。如防热、防水（防潮）、防光、防有害气体及灰尘等。

新建、改造、扩建档案馆库时，必须考虑到档案库房的重要性及长期、永久保存档案的使用要求，因此，设计时需按《档案馆建筑设计规范》（国家建设部和国家档案局2000年6月联合批准）及国家现行的有关强制性标

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准的规定执行。

（一）档案库房建筑原则

档案库房建筑原则：适用、经济、美观（建筑档案库房应遵循适用、经济、美观的原则）

1、适用原则

适用是衡量档案库房建筑成败的关键，是档案库房建筑应遵循的最基本、最重要的原则。

档案库房建筑的好坏直接影响到档案的保管条件，如果库房建筑基本能适应档案保管的要求，那么在库房管理上的措施就会相对简单，效果也较显著。

例如：

密闭条件好的库房，库外温湿度对库内影响较小，利用空调机、去湿机降湿、降湿的效果就比较理想，开动空调机、去湿机的频率小、时间短，节省能源。

密闭条件差的库房，库外空气不断影响库内，为调节库内温湿度，就需要经常开空调机、去湿机或延长开机时间，不但增加能源开支，而且降温降湿效果也不大理想。

所以，要达到长期或永久保存档案的目的，在设计建筑时应充分考虑库房的防潮（水）、防高温、防尘、防虫霉、防有害气体、防盗、防火和防震等要求。如加强库房屋顶、墙壁等外围护结构的保温性能，减少传热量，库房地面作防潮处理，减少地下潮气的影响，不开窗或少开窗，加强门窗的密封性，或把窗开在北面，或窗上采取遮阳措施等，减少太阳辐射和潮湿空气的传入等等措施。在实际工作中，有的单位档案库房不符合要求，

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有的就是用一般的办公用房，出现这种情况，有两方面的原因，一是设计部门不了解档案库房的建筑要求，二是档案部门缺乏档案保护方面的知识，无法向设计部门提出档案库房建筑的基本要求，有的即使提出了一些要求，往往也不能坚持，因此，档案部门、档案工作者必须了解和掌握档案库房建筑要求的基本知识，使档案库房建筑符合要求。

2、经济原则

档案库房建筑在贯彻适用原则的同时，还要把投资与经济效益统一起来考虑，把有限的资金尽量用在档案保护的一些基本要求上，以取得最大的经济效果。档案库房建筑的要求要与国家的经济能力相适应，离开国家经济力量的可能，片面强调过高的要求，实际上也办不到。例如，根据我国目前的经济状况，要求档案库房一律采用恒温恒湿设备，是不合适的，但可以在建造库房的时侯可以预留管道，以备将来有条件的时候使用。档案库房的建筑要求还应与保存的档案的重要程度相适应，分级管理。

但是，不能把经济原则简单地理解为少花钱，以至于不顾库房的适用性。如果一个档案库房建成后，根本不适用，给档案保管带来很多问题，尽管少花钱，也不能说它经济，应该把投资多少与达到的经济效益统一起来考虑，把有限的投资尽量用在档案保护的一些基本要求上。如：减少和缩小库房的窗户，既可有利于防潮、防热、防尘等要求，又可以降低造价。符合既适用又经济原则。

3、美观原则

档案馆库建筑既要考虑与周围建筑的协调一致，又要体现档案特色。 在服从于适用、经济的前提下，尽量做到美观，富有特色，成为当地的标志性建筑。

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（二）档案库房的选址要求

1、为便于提供利用，库房不宜选在远离城市的地方，应考虑交通便利，便于群众利用档案，增强档案馆（室）的社会服务功能。

2、根据防水、防潮的要求，库房不应选择在靠近江河、湖泊、地势低洼或地下水位高的地方，预防水患和潮湿。如果地址选择不当，靠近江河湖泊，还可能出现地基下沉等情况，如果选在地下水位高的地方，地下水会通过库房地面影响库内，使库房潮湿。

3、为避免有害气体及灰尘对档案的影响，库房不宜选择在靠近工矿企业的工业区，更不应选在其下风处。因为有害气体主要来自燃料的燃烧和工业生产过程中的排所、排尘。特别是炼油、化工、冶金、采矿等企业，在生产过程中会排放出大量的污染物。因此，选址时应根据环境监测数据，证明该地区没有有害气体污染，还应向城市规划部门了解情况，以保证在周围一定的距离内，目前和远景规划中，都不会有产生气体及灰尘的工矿企业。

4、为确保档案的安全及库房防火的要求，库房应远离易燃易爆场所，库房建筑与其他建筑保持一定的距离，并要避免高压线从库区上空穿过。

（三）机关办公楼内选择档案库房注意事项

机关、企业、事业单位的档案库房一般设在办公楼内，在机关办公楼内选择档案库房应注意以下几点：

1、不宜设在办公楼的顶层、底层，以防潮湿或高温。 2、不宜设在阳光直射、温度高的房间。 3、不宜设在靠近盥洗室和锅炉房的地方。

4、库房必须专用，做到办公室、阅档室、库房三分开。

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（四）档案库房的墙壁、门窗、屋顶要求

1、对墙壁的要求：墙壁应能隔热防水

外墙受库外气温和太阳辐射热的影响,外墙温度升高,通过墙体把热

传到库内.气温对各个朝向的外墙影响是一样的,太阳辐射热对不同朝向的外墙的影响不同,对东、西向垂直面影响较大，对北向垂直面影响较小。由于西向垂直面下午太阳辐射时气温也较高，所以西向垂直面库外综合温度最高，重点是西墙隔热。加厚墙体，使用隔热材料，空气间隔层隔热、设走廊或把楼梯设在西端。同时，外墙防水要求，抹一层10-15公分厚的水泥砂浆或防水砂浆，避免雨水透过外墙灰缝渗透入墙体，造成墙面潮湿，进而增大库内湿度。

2、对门窗的要求：应有良好的密封性

门窗应少而小，能满足通风的要求即可。门窗以双层为好，应有良好的密封性，防止和减少库外湿空气和雨水通过门窗缝隙侵入库内。通风口应有空气过滤网，能开启的窗户应装纱窗。在窗子上采取遮阳措施，减少太阳辐射的影响，挡板、窗帘、百叶窗等遮阳措施，或在玻璃窗内用一层木板窗或用泡沫塑料板封堵等。

3、对屋顶的要求：应隔热、防渗漏

宜采用通风间层隔热，为防屋面铺设材料老化裂缝和渗漏，构件应自防水。

（五）档案库房地面的要求

档案库房地面应坚固、平整、光滑、耐磨、不起尘、防水和防潮。底层库房架空防潮较为理想。

二、档案库房设备

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符合要求的库房建筑、必要的设备和经常性的技术管理是防止、减缓档案损坏的三要素。

档案库房的基本设备包括防火、防盗装置、空气温湿度监控测试和调节设备。

（一）档案库房防火、防盗监控设备

档案库房防火、防盗监控设备主要有无线红外探测器、烟感、温感火灾探测器、自动报警器、气体灭火设备。

根据《档案馆建筑设计规范》规定：

特级（中央）、甲级（省、市、自治区）档案馆的档案库、缩微用房、空调机房等房间应设置火灾自动报警设施，库区外应设室外消防给水系统。 珍藏库和非纸质档案库应设惰性气体灭火系统。

其他档案库房、档案业务用房、技术用房和乙级（地区、设区市）档案馆中的档案库房可采用水喷雾灭火系统或非卤代烷气体灭火系统。

（二）温湿度监控调节与设备

目前，国内温湿度测量设备有：普通温湿度计、干湿球温湿度计、日记（周记）式温湿度记录仪、智能温湿度记录仪、多路温湿度自动测控仪、温湿度自动监控管理系统等。

温湿度自动监控管理系统，能进行库房温湿度自动检测，数据的记录、采集、储存和即时显示，并定时或根据要求设定温度、湿度的自动调控，还可根据需要打印任意时间内的温湿度数据或变化曲线，大大提高了档案保护的现代化管理水平。

空调设备主要有中央空调、单体空调（窗式、分体、柜式等）。 湿度调节设备有：去湿机、加湿器等。

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三、档案装具

档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆（室）必备的物质条件之一。档案装具是档案库房的主要设备,也是存放和保管档案的基本设备，档案装具的形式、用材、结构、规格等都直接影响到档案的保护条件。

因此，档案装具的设计应符合坚固耐久、不损害档案、便于管理，有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求。

档案装具种类很多，从形状上分，有箱、架、柜； 从用材上分，有金属和木质两种

金属装具强度高、利于防火、防虫，但其防潮隔热性能不及木质装具，且造价较高；木质装具有较好的防潮隔热性能，造价低、自重轻，但耐用性差，不利于防火、防虫和防腐。

（一）档案箱

一般叠放使用，优点是便于挪动，能防尘、防盗，缺点是造价高，占用空间较多。

（二）档案架

分为开放式档案架和活动式密集架两种 1 、开放式档案架：

结构简单，造价便宜，空间利用率高，但对于防止和延缓各种有害因素对档案的损坏来说，不如档案箱、柜，所以，开放架适用于能够大范围控制温湿度的库房，一般情况下，档案数量多，保护条件较好的库房可用开放架。

主要有木质开放档案架、单柱挂斗开放架、复柱挂斗开放架、 2、活动式密集架：

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提高库房使用面积，使库房单位面积档案的贮存量增加1.5-2倍，并且有利于防火、防光、防尘。

但造价较高，调阅档案不及一般档案架方便。对库房承重能力有一定的要求。（楼面均布荷载应在800—1200公斤/平方米）

主要有手动式密集架、电动式密集架、侧拉式密集架。 3、档案柜：

是比较传统的档案装具，使用灵活，便于挪动，有利于防火、防光、防尘、防虫、防鼠，对危害档案的因素有一定的延缓和阻挡作用。

形式多样，有双开门、侧拉门、单开门档案柜；有两节、三节、五节档案柜。

总之，档案箱柜具有减少光、尘、有害气体等环境因素对档案影响，搬动较为方便，但造价较高，同时降低了库房的有效使用面积，档案数量少、保护条件较差的部门宜采用档案柜、箱存放档案，开放式档案架造价较低，便于档案利用，容量大，可以提高库房的有效使用面积，适用于档案数量较多、档案保护条件较好的单位。选用装具要根据本单位档案库房不同条件和所存放的档案规格、特点的不同，有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求，合理选购（用），灵活配置。

四、档案包装材料

主要是指档案卷皮、卷盒及包装纸等

档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。

（一）卷皮

包装档案的最基本的材料，它不仅可以保护文件，同时它本身也是案

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卷的封面，便于查找利用。

（二）卷（件）盒

有利于防光、防尘、减少机械磨损，是目前保管案卷的一种较好的方法。

（三）包装纸

一些既不适于装订，也不便于装盒的档案，可以用比较结实的纸张包装存放。

第二节 档案库房管理制度与档案保管方法

档案库房管理的基本任务和要求：

一是 保持库房的有序状态，档案装具排列整齐，案卷存放有序，库房环境整洁美观。

二是 维护档案的完整、安全，防止档案丢失、失密。

三是 根据档案的不同等级，采取相应的管理措施，对永久保存的档案、重要的档案给予重点保管，使其处于最安全的环境之中。

四是 正确处理好“管”与“用”的关系。

库房管理的具体任务是指档案保管工作中要做到四不：不坏，就是档案保管要完好无损，不使档案因各种不利因素影响受到破坏，对于已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是保证档案的绝对安全，不致因为工作疏忽而使档案遗失、泄密或被窃，保证档案实体与内容的安全；不散，就

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是要求档案要相对集中保管，不致因档案分散保管而造成档案损坏或丢失；不乱，就是档案保管要有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

一、建立库房管理制度 （一）人员出入库管理制度

库房管理人员既是库房管理的主体，也是库房管理的对象。为保证档案的绝对安全，库房管理人员必须遵守库房管理制度，防止档案因为库房管理人员的过失或有意行为而受到损害。

人员出入库管理制度，是对进出库房的人员及其进去的方式、时间、要求等必要的限制并做出专门的规定。

一般情况下，档案库房只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入档案库房。因工作需要，如参观、维护库房、设备等需进入库房时，则需对进入库房的人员、时间、目的进行登记，并在库房管理人员的陪同下进入。

非工作时间一般不允许进入库房。 （二）档案出入库管理制度

档案，特别是科技档案经常处于流动和变化状态，因此档案部门应加强对库存档案变化情况的管理，建立档案收进、移出登记和档案借阅代卷卡，保证帐物符合，完整无缺。

档案室（馆）所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合，档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，随时掌握档案的库存量、借出量、阅览量、移出量、销毁量，确保档案不丢失。

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（三）档案清点交接制度

档案的清点目的在于及时发现档案实体秩序错乱现象及档案是否丢失及去向不明等问题，以便及时予以纠正和追寻，使档案实体完整齐全有序。

档案清点交接工作主要是在以下情况下进行： 一是档案接收入库时清点交接； 二是库房管理人员工作变动时清点交接；

三是档案日常管理利用后，库房管理人员与其他利用档案人员的清点交接；

四是发生与档案安全有关的突发事件后，如档案大规模的搬迁、整理、利用后的清点检查；

五是定期清点，一般档案室2—3年、档案馆3—5年全面清点一次。 档案清点后，应形成记录，其记录应归入全宗卷。清点人和交接人在清点记录上签名，对清点中发现的问题，问题产生原因都应详细记录在案，特别是档案的缺损情况应记录准确，并落实到卷号。

档案清点方式：全面清点和抽样（查）清点

档案接收、人员变动、日常档案出入库的清点交接应采用全面清点方式。

（四）用电安全及防火制度

电力、电气设备的安装使用不当，是档案库房的主要安全隐患之一。 档案库房的电器设备，应定期检查、保养，发现隐患及时排除。 严禁工作人员擅自改接电线、电源。

严格控制档案库房中使用明火、电炉、电熨斗等电器设备，严禁在库房吸烟。

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档案库房中的空调机、去湿机、微波杀菌灭虫机等设备要有专人管理。 库房应配足灭火工具，并安放在便于取用的地方，消防通道严禁堆放杂物，库房管理人员应学习消防的基本知识并掌握灭火的技术方法。

档案馆应建立消防预案，并经常演练。 （五）安全检查制度

建立安全检查制度，加强对档案进行安全检查，是库房管理的一项重要工作，是维护档案安全与完整的一项重要措施。

建立安全检查制度可以及时发现保管工作中存在的问题，改进工作，防患未然。

安全检查工作的内容有：档案保管状况、库房管理状况、保密工作情况，如档案库房中的各种安全出隐患、档案文件有无机械磨损、人为撕毁、自然老化、字迹褪变、洇水、渍化、受潮粘结、虫蛀鼠咬、霉变等损坏情况和档案的收进移出数量与档案登记簿中的数量是否符合等等。

安全检查的方式有：定期检查和随时检查两种。

为保证安全检查工作的顺利进行，应成立检查小组并选定检查形式，对确定的具体检查的档案进行逐项逐卷检查核对，并作出记录。检查结束后写出报告，并对发现的问题提出切实可行的整改意见。

（六）监督科技档案更改制度

科技档案的库房管理制度除了以上的制度外，还必须建立监督科技档案更改制度。

与文书档案相比，科技档案一个显著的特点是可以更改、补充。这个特点是科技档案具有很强的现实性决定的。因为科技档案不仅要反映科技活动的历史面貌，而且要同它记载和反映的事物相一致，否则就不能起凭

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证和依据作用。

因而，一旦科技生产图纸有改动，科技档案部门保存的科技档案也必须进行相应的更改和补充。

根据国家有关规定，科技档案的更改和补充工作应由科技部门和科技人员来承担，但是，这种更改和补充的对象已不是归档前的科技文件材料，而是归档或收集进馆的科技档案。因此，这种更改必须在科技档案部门的监督之下，并严格按照更改补充制度进行。

二、档案排列存放方法

档案馆（室）收集进来的大量档案，需按照一定的次序排列和存放于库房之中，使之在库房内形成一定顺序。

档案排列有序是保证档案完整与安全、利用存取迅速的基本条件，因此必须建立科学合理的存放秩序，并使这一秩序得到维护。

（一）档案装具的排放要求

整齐一致、横竖成行，避光通风，充分合理利用空间。 1、整齐一致，横竖成行。

如果箱、架、柜大小式样不同，则应适当分类，档案装具应按照档案箱、柜的制成材料、形状、高矮进行分类排放，同一个库房里档案装具规格力求统一，排放整齐，并且统一编号。编号顺序一般是从门口起，从左到右，从上到下，逐一编号，以便于档案的保管、查找、统计。

2、避光通风。

有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，避免阳光直射； 无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能妨碍通风。 3、充分合理利用空间。

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架（柜）之间的主要通道宽度一般是1米至1.2米，一般过道宽度0.8米左右为宜，所有装具均不应紧靠墙壁。

档案装具编号原则：从左至右，自上而下。

为了便于对库房档案的管理和迅速存取，所有装具应按每一排列走向和顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），号码一律采用阿拉伯数字。自档案库房门口起从左至右编箱、架、柜号，每栏的格自上而下编号。

（二）档案排列方法

档案一般按全宗进行排列，排列方法有两种：

一是按全宗顺序号排列，对全宗和全宗实体的安排比较方便； 二是全宗分类排列法，对全宗的系统管理和全宗信息的控制较为有利。 特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体的档案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。

在同一载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列，按档案号顺序排放。档案存放与档号编制一致，但有时不同价值的档案要分别保管或者是因为档案接收时间的差异，而使档案不能按档案顺序进行存放，为解决查找困难，应在参见卡上说明。档案上架的顺序一般是小号在左，大号在右，从上到下，并以竖放为好。

（三）档案存放方式

档案存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。 1、竖放保管

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是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放档案比较方便。 装订成卷（册）、盒装档案和照片档案一般应采用竖放方式。 《照片档案管理规范》中指出：对于照片册放臵不下的大辐照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放臵，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入盒、袋中，如水平放臵，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖放为宜。

2、平放保管

存取不大方便，但对保护档案有利，适用于珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图、录音录像带、磁盘、光盘等。

底图，经油蜡等物浸透过，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和在自制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放（特大幅）的存放方法，底图严禁折叠。

3、卷放保管

就是将档案以张（件）或套（卷）为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于较大幅面的领导题词、字面、底图等。

4、折叠保管

就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠（装订或不装订），放进卷盒、夹内或柜中。

蓝图，一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。

蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚

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纸板，以保持案卷的的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。

（四）档案存放位置索引

档案存放位置索引是一种记录性引导性的管理工具。以表册或卡片形式记录和反映档案在库房及装具中存放位置情况。

作用在于方便库房管理人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案。

档案存放位置索引图有两种：

一种是以全宗档案为单位编制的档案存放位置索引；（见图表6-1-2-1） 旨在说明哪些全宗的档案存放在哪些库房及装具中，即指明档案的存放位置。 图表6-1-2-1

档案存放位置索引（一） 全宗名称 案 卷 案卷目录名称 目录号 起止卷号 房号 架柜箱号 层（格）号 目录中案卷 全宗号 存 放 位 置 另一种是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引。（见图表6-1-2-2），旨在说明哪些库房及装具存放了哪些档案，即指明扣档案库房保存档案的情况。

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图表6-1-2-2

档案存放位置索引（二）

房间号 档案柜、架、箱号 存 放 档 案 全宗号 全 宗 名 称 目录号 案卷起止号 档案存放位置索引的内容还可以简化制成大型图表，挂置在办公室或库房入口处的醒目位置，以便查阅使用。

（五）档案代卷（件）卡

代卷卡又称档案代理卡，是档案保管工作中经常使用的一种预设若干空白或印有确定栏目的卡片，当从库房中调出一卷（件）或一组卷号相连的案卷时，就填一张代卷卡

插放在所调出档案原存放的位置上，提示案卷的去向及用途，避免归卷时将档案误放。

代卷卡还可以作为分析、统计档案使用现象及规律的原始素材。（见图表6-1-2-2）

图表6-1-2-3

代 卷（件）卡 全目调出宗录案卷号 调卷人 时间 号 号

借阅人 单位 18

姓名 归还还卷人 时间 各单位可根据本单位档案的实际情况设计代卷卡，如法院代卷卡片（见图表6-1-2-4） 图表6-1-2-4

类别：

案 卷 号 原 告 （公诉人、申请人） 被 告 （被告人、被申请人） 卷 数 移往何处 经 借 人 档案人员签名 归归 还 还日 期 人 档案人员签名 备 注

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代 卷（件） 卡

单 位 名 称 （六）全宗卷

记载立档单位和全宗历史变化情况。

全宗卷是档案馆（室）在某个全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的记录材料专卷。

按照《档案馆工作通则》的规定，每一个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。是档案管理人员熟悉家底，加强管理，提高工作效率的一种有效工具。

1、全宗卷的内容

主要包括：在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中形成的文件材料，（即立档单位的历史考证、档案整理工作方案、立卷说明、移交和接收文据、档案鉴定材料分析报告、销毁清册、安全检查记录、档案数量与状况统计、全宗指南、机关组织沿革、档案利用的重要登记等。）

具体包括：1、档案收集：档案交接文具、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等；2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等，3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案管理期限表、档案鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁清册等；4、档案保管：档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施等；5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等；6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放和控制使用说明，档案利用的重要登记等。7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机管理等情况的文字说明等。

全宗卷内的文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时要注

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纤维素水解是档案纸张损坏的重要因素之一。纸张随着纤维素的水解，发黄变脆，强度与耐久性不断降低，最后完全遭到损毁。

纤维素水解是指纸张纤维素和水在酸或酶的作用下，生成水解纤维素的过程。水解后档案纸张强度下降，最终完全受到破坏。影响纤维素水解的因素有：

１、水分（湿度） 湿度是纤维素水解的必要条件。

纸张中含水量高，纸中的酸性物质容易转化成酸，更有利于水解。档案纸张的含水量与档案库房的相对湿度有关，湿度大，纸张含水量高，有利于纤维素水解。因此，在保护档案过程中要控制环境的湿度。一般纸张边缘部位比中间更容易吸水，因而酸性也比中间部位高，进行水解的机会也多，所以档案纸张的破损、老化现象，往往多从纸张边缘开始出现。

２、酸 酸是纤维素水解的催化剂，加速水和纤维素的反应。 档案纸张在加工过程中残留的酸及空气中的酸性有害气体、灰尘及微生物的污染都能加快纤维素的水解。

3、酶 酶是微生物霉菌的分泌物，是一种生物催化剂，档案长霉时， 霉菌分泌出酶使档案纸张中纤维素水解，从而失去机械强度。

4、温度

温度升高纤维素水解速度加快。当温度在10℃以上时，每升高10℃，纤维素水解速度加快1—2倍。因此，档案保存在低温环境中，有利于降低纤维素水解速度。还有一点要强调一下，档案文件如果不小心遇水弄湿了，千万不能放到太阳下晒干，更不能用火烘烤，否则，加速纤维素水解影响档案纸张的耐久性。

5、时间 纤维素水解时间越长，水解反应进行就越彻底。

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（二）纤维素氧化对纸张造成的危害

纤维素氧化也是档案纸张损坏的重要原因之一。纤维素氧化后纸张变脆，机械强度下降。普通条件下极缓慢，但在热、光、潮湿条件下，氧化加速。如：报纸放在窗台上晒，光氧化作用加速，变脆，因此，开办档案展览要避光。

综上所述，纤维素在高温、潮湿、酸、酶、光、氧等外界因素作用下，都会发生不同程度的破坏，从而影响纸张的耐久性。所以档案库房必须控制和调节温湿度、防光、防有害气体、防霉等等。 （三）档案文件用纸的选择

要使纸质档案有较长的寿命，除了要改善档案保护的条件外，还应注意选用质量较好的纸张作为文件用纸，在选用文件用纸时应注意以下几点：

1、应根据不同的使用目的选用不同品种、不同等级的纸张。 因为不同的纸张有不同的特点和用途，同一种纸张按其质量的优劣分为U级、A级、B级、C级和D级等，如需要长久保存的文件选用A级胶版纸。但印制表格和公文用纸时不宜使用印刷纸，而应使用书写纸，以保证书写字迹清晰不扩散。

2、选用文件用纸时，除了要考虑纸张的种类及等级外，还注意选用合适的定量。

同一品种同一等级纸张一般有多种定量。如U级书写纸，其定量有50g/㎡、60g/㎡、70g/㎡、80g/㎡。胶版印刷纸的定量有60g/㎡、70g/㎡、80g/㎡、90g/㎡、100g/㎡、120g/㎡、150g/㎡。

同一品种、同一等级的纸张，定量越高，纸张越厚，纸张的撕裂度、

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抗张强度和耐破度出越高，对需要长久保存的材料，宜选用较大定量的纸张。

二、档案字迹材料的耐久性

字迹材料，是指在文件形成过程中，用于在纸上书写、印刷的材料。有①书写材料：墨、墨水、圆珠笔油墨、复写纸油墨；②印刷材料：印刷用的黑油墨、彩色油墨；③复印用的感光材料；④盖章用的印泥、印台油等。

字迹材料是记录和反映档案内容的重要物质材料，其耐久性关系到档案的寿命，由于字迹材料的组成、化学成分不同，性能各异，因而具有不同的耐久性。

字迹材料能否耐久，决定于两个因素：一是字迹材料色素成分的耐久性；二是字迹色素与纸张结合的牢固程度。

（一）色素成分与纸张的结合方式及其耐久性

档案字迹呈现不同的色彩，是由每种字迹的色素成分决定的。 色素成分的种类及与纸张结合方式的不同，体现在字迹中的耐久性也不同。

了解纸质档案耐久性的同时，必须了解字迹的组成、性质及其耐久性的因素，以便在档案形成之前，合理选用文件的书写材料，以利于延长档案的寿命。

1、色素成分的种类及耐久性 （1）碳黑

最耐久的色素成分。碳黑的耐光性和耐久性好，有极强的吸附性，能和纸张牢固地结合，其化学性稳定，耐酸碱，不溶于水、油和普通溶剂，

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同时也耐氧化，是最耐久的色素成分。墨、墨汁、黑油墨、黑铅笔等的色素成分都是碳黑。

（2）颜料

属于比较耐久的色素成分，不易溶于水、油和其他溶剂，有一定的耐酸碱性。颜料分为无机颜料和有机颜料两种，无机颜料比有机颜料耐久。蓝黑墨水、彩色油墨、红蓝铅笔、印泥、铁盐线条等的色素成分即为颜料。

（3）染料

属最不耐久的色素成分，它易溶于水、油或其他溶剂，耐光性差，不耐酸碱。纯蓝墨水、红墨水、复写纸、普通圆珠笔、印台油（号码机）、重氮盐蓝图等。

2、色素成分与纸张的结合方式及耐久性

色素成分与纸张的结合方式有：结膜方式、吸收方式和粘附方式三种。 （1）结膜方式

当字迹材料写在纸上时，能够在纸上形成一层薄膜，与纸张纤维粘着力牢固、耐磨擦，不易使色素成分扩散，这种结合方式最耐久。比如：印刷等等。

（2）吸收方式

字迹材料写在纸上时会被纸张纤维吸收，这种字迹材料耐磨擦，但由于没有形成结膜，字迹材料易扩散，这是一种比较耐久的结合方式。

（3）粘附方式

指字迹材料写在纸上时，既没有结膜，也没有被吸收，只是粘附在纸张上，这种结合方式不耐磨擦，是最不耐久的结合方式。如铅笔、重氮盐线条等

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（二）几种常用的字迹材料的耐久性

常见的档案字迹材料有墨和墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、铅笔、印泥、印台油、科技图纸中的各种线条、静电复印件、传真件、打印件等字迹材料。

1、墨、墨汁

主要成分是碳黑、动物胶和防腐剂。碳黑是它们的色素成分，与纸张的结合方式是结膜方式，写成的字迹材料耐水、耐光、耐热和酸碱，常温下极难氧化，字迹不易褪色，是最耐久的字迹材料。

2、墨水

墨水是用钢笔书写字迹材料的液体的总称。墨水种类很多，按用途分为书写墨水和特定用途墨水两种。书写墨水中主要有：碳素墨水、蓝黑墨水、纯兰墨水和红墨水。它们的化学成分不同，因而具有不同的耐久性。

（1）、碳素墨水 黑度、着色力、遮盖力都很高，耐酸碱、耐氧化，是最耐久的字迹材料。

（2）、蓝黑墨水 是较耐久的字迹材料

（3）、纯兰黑水和红墨水 色素成分是染料，又称染料墨水。虽然色泽鲜艳，但耐久性差，是最不耐久的字迹材料。

当前普遍使用的“中性笔”也是比较耐久的色素成分。 3、油墨

油墨是广泛使用的一种字迹材料，它的色料是颜料，主要有黑色、蓝色和红色三种，是比较耐久的字迹材料。

油墨种类很多，颜色很多，性能各异，总体来说，彩色油墨的耐酸碱性、耐光、耐热都不够理想，黑色油墨化学性质稳定，耐酸碱、耐热、耐

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光，是最耐久的字迹材料。

4、圆珠笔

色料多是染料，不耐光、不耐热、耐酸碱性差，在空气中几天或几十天即会发生不同程度的褪色，有的发生油渗现象，是最不耐久的字迹材料，不宜用圆珠笔书写、批改和签发文件。

5、复写纸

一般分为打字复写纸和手写复写纸两种。

打字复写纸的色素成分是颜料，耐久性好些，可用来复制文件副本，最好是黑色复写纸。手写复写纸的色素成分是染料，耐久性差，不宜用来抄写档案文件副本及用来进行长期保存。

6、铅笔

常用铅笔有石墨铅笔（黑铅笔）和彩色铅笔（红蓝铅笔）两类。黑铅笔的色素成分是碳黑，耐光、耐酸碱，但与纸张的结合方式是粘附方式，是最不耐久的字迹材料。彩色铅笔的色素成分主要是颜料，是比较耐久的色素成分，彩色铅笔的字迹比黑色铅笔与纸张的粘附力要强些，但字迹既无结膜，又不被纸张吸收，只是粘附在纸面上，仍然容易被磨擦掉，最不耐久的字迹材料。

7、印泥和印台油

是机关用来盖章和打号码的字迹材料。印泥是油性的，色素成分是颜料，是比较耐久的色素成分，但是如果油多了，在温湿度较高的情况下易产生油渗现象，是比较耐久的字迹材料；印台油色料是水溶性的染料，最不耐久色素成分，其字迹耐久性很差，极度不耐光、热、遇酸碱易褪色或变色、渗化。

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8、底图线条材料

耐久的字迹材料。底图是用底图墨汁描绘的，墨汁不透光，耐水性好，在底图上形成结膜，因此，是耐久的字迹材料。

9、晒图线条材料 应用广泛的是重氮盐和铁盐。

重氮盐色素成分为有机染料，与纸张吸收结合，属于不耐久的字迹材料。铁盐的色素成分是颜料，与纸张吸收结合，属于比较耐久的字迹材料。

10、静电复印件字迹

属于比较耐久的图像字迹材料。静电复印图像、字迹的色素成分是碳黑，色素成分与纸张的结合方式有部分是结膜方式。

11、传真件字迹

传真机常用的记录方式有三种：一是喷墨记录字迹，它的字迹耐久性差，保存时间不长；二是静电记录字迹，其字迹色素成分是碳黑，与纸张结合方式是部分干燥结膜，是比较耐久的字迹材料；三是感热记录字迹，其色素属于染料，不耐光、不耐酸碱、耐热性差。同时，感热纸的热敏性在外界光和热的作用下会逐渐变黑，字迹和记录纸的耐久性都非常差。

总体而言，传真件显示的字迹和记录纸的稳定性都不十分理想。因此，对传真件属于要归档的，应用复印件归档。

12、计算机打印件字迹

常用的有针式打印机、喷墨打印机、激光打印机三种： 针式打印字迹 属于不耐久字迹；

字迹的色素成分为颜料或染料，以吸收或粘附方式与纸张结合，字迹

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易扩散，不耐久。

彩色喷墨打印字迹 不耐久，黑色喷墨字迹耐久性较好；

激光打印字迹 与静电复印字迹相同，主要取决于墨粉，墨粉的主要成分是颜料或染料，其字迹与材料的转移方式为粘附，固定方式为结膜，但因没有渗透吸收，色素与纸张的结合够牢固，因此，以碳黑为色素的激光打印字迹属于较耐久字迹，彩色激光打印以颜料为成分的字迹较耐久，而以染料为成分的字迹则不耐久。

总之，对于计算机打印件字迹要作具体分析，对于那些打印件字迹耐久性差而又须归档的文件材料，应当进行静电复印，用静电复印件归档，以利保存。

（三）、影响档案字迹材料耐久性的其他因素 1、光：使字迹材料褪色、变色

2、空气中的氧化剂：光、氧同时作用引起光氧化作用，纸张发黄、变脆，强度下降，有机染料字迹褪色。

总之，在高温、潮湿、酸、酶、光、氧等外界因素的作用下，档案制成材料会受到不同程度的损坏，而影响档案的寿命。

第三节 霉菌、害虫、老鼠对档案的为害及其防治

一、档案霉菌的防治

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霉菌是一类丝状真菌的总称，是真菌的重要组成部分，在各类微生物中数量最多、分布最广的一种生物。我们经常看到时的档案发霉了，肉眼所见的是很多菌丝体组成的菌落，菌丝体一般为白色或浅色。菌丝形成后，由于在菌丝顶端逐渐出各种颜色的孢子，使菌落具有一定的颜色，如：绿、青、棕褐、桔红、粉红等。

霉菌能够在档案库内一般条件下生存，以档案制成材料为养料，并分泌出能够分解档案的酶，使档案制成材料失去原有的物理和化学性质，给档案造成很大的损坏。 （一）霉菌生长的条件

1、养料 档案纸张以及字迹材料都是霉菌生长发育的营养来源。 档案制成材料纸张中的纤维素、糖类、粘胶、填料以及字迹材料成分中的染料等，都是霉菌生长发育的营养来源，只要温湿度等其他条件适宜时，霉菌就会在档案上生长繁殖。

2、水分（湿度）

霉菌属于中湿性微生物，生长和繁殖条件要求相对湿度在80—90%之间。档案制成材料纸张本身所要求的含水量是7%（5-12%最适宜）左右，即相当于空气相对湿度60%左右。档案制成材料水分含量多少是与周围环境（库房）空气中的相对湿度有关，当周围相对湿度过高时，档案纸张中的含水量就会增加，一般当库房中的相对湿度在75%以上时，就有利于霉菌的生长和繁殖。 3、温度

最适宜霉菌生长的温度是18—28℃，温度超过45℃或低于1℃时，微生物就要停止生长或死亡。

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档案库房温度如果能长期保持在14—18℃，相对湿度45-60%，对霉菌的发育将会起到一定的抑制作用。 （二）、霉菌对档案的为害

1、污染文件

霉菌形成各种颜色的霉斑，霉斑色素会遮盖文字而影响阅读利用，而且霉菌分泌的色素比较稳定，不溶于水，要除去霉斑而不损伤纸张,比较困难。 2、破坏纸张（档案载体）机械强度

霉菌吸收营养时，以档案纸张、胶、浆糊和装订线为养料，并分泌出一种使纤维素水解的酶，这种酶在三个月内能把纸张的纤维素毁去10—60%，而使纸张的机械强度下降。 3、使纸张粘结

在霉菌生长过程中，吸收营养的同时会产生粘液，会使档案制成材料粘结。

霉菌对人体的危害：档案库房中漂浮着大量霉菌孢子，吸入后会引起深部感染，如过敏性肺炎、慢性真菌病，手部接触生霉材料后会引起浅部感染，如皮肤、指（趾）甲癣症等。 三、档案长霉的防治

（一）、防：就是创造不适宜霉菌生长的条件。

档案在库房中生长、发育的主要条件就是养料、适宜的温湿度以及空气。档案制成材料本身就是霉菌生长的营养物，这一点我们无法改变。但是我们可以通过控制库房的温湿度等措施来防止霉菌的生长。

1、档案消毒才能入库。

2、档案保护的适宜温度是14—20℃，相对湿度45—60％，如果难以

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达到这个要求，则必须把相对湿度控制在70％以下。

3、必须保持档案库房温度的相对稳定，温度大幅度变化，导致湿度的变化，有利于霉菌的生长。

4、必须保持库房的清洁，灰尘是霉菌传播的重要媒介，库房保持清洁也是减少霉菌滋生的重要方面。不要把食物带进库内。

5、使用防霉剂，如香叶醇、樟脑精等。不主张使用，影响工作人员的健康。

（二）、治：发现档案发霉时，应立即进行消毒。清除霉菌一般用干布擦。消毒一般采用甲醛薰蒸、物理冷冻（用塑料袋套住档案放入冰箱冷冻室中）或放入微波炉中用微波杀菌等。

二、档案害虫的防治

（一）、档案害虫的生长条件 1、养料（食物）

档案害虫一般多食性、杂食性昆虫，以档案纸张、浆糊、胶水、胶片、装订线以及木制档案箱、架、柜等为食。

2、温度

昆虫是变温动物，其体温随环境变化而变化。 8-40℃是昆虫维持生命的有效温区，其中：

22-32℃是昆虫的最适温区，生长发育最快，繁殖能力最强。 48℃以上为致死高温区； -4℃以下为致死低温区。

一般来说，昆虫耐受低温的能力高于耐受高温的能力。 3、湿度

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湿度即水分，水分对昆虫的生理活动影响很大，昆虫的消化、排泄、体温调节都与水分有密切关系。昆虫体内的含水量占体重的50—90%，最适湿度为70—90％，在适宜的湿度条件下，昆虫的新陈代谢加快，虫体发育加快，繁殖能力增强。周围湿度过高或过低都会抑制档案害虫的生长发育。

（二）档案害虫的生长发育与变态

1、卵 档案害虫的卵很小，一般产在档案纸张纤维间。它不直接为害档案，也不易被毒杀。

2、幼虫 幼虫生长发育需要足够的食物，幼虫期是对档案破坏最严重的阶段，幼虫抗药性差，幼虫期是毒杀的最佳时期。

3、蛹 幼虫成熟后，停止取食，经过最后一次脱皮变为蛹。它不直接为害档案。

4、成虫 主要机能是繁殖，交配产卵后便死亡。所以，杀虫应选择在成虫产卵前，产卵后再进行杀虫也就无必要了。

（三）、常见的几种档案害虫 1、烟草甲

在我国南北方都有发现，也是福建省最常见、危害最大的一种档案害虫。一年可繁殖3-6代，成虫善飞，虫白色细毛，体长3-4毫米，弯弓式。

2、档案窃蠹 3、黑皮蠹

4、蟑螂 不完全变态昆虫，在我国各地普遍存在，喜食淀粉，适应性强，繁殖力很高，档案库中常见。

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5、书虱 6、白蚁 7、毛衣鱼

一种鱼状昆虫，爬行速度很快。是一种常见的档案害虫。 （四）防治档案害虫的措施 1、预防措施

要预防档案害虫，必须掌握档案害虫的生活规律，采取适当措施，预防档案害虫的发生。

档案害虫生长环境因素

有利因素：（1）档案害虫在档案库房中有较为丰富的食物来源，比如档案中有淀粉、大量的植物纤维，有时还有蛋白质之类的物质；（2）档案库房中的小气候比外界相对稳定，特别是隐藏在档案中，温湿度变化是缓慢的，各种剧烈气候变化对档案害虫的直接影响不大；（3）档案害虫的天敌也比库外少得多。以上这几个条件都有利于档案害虫的生长、繁殖。

不利因素：（1）水分来源不如外界丰富；（2）食物不易消化，营养价值不高，影响档案害虫的繁殖力；（3）档案害虫对于环境的适应能力较差。

档案害虫生活规律（生长习性）

简单介绍一下烟草甲的生活习性，大家了解一下。

烟草甲：分布广，食性杂。成虫体长2-3毫米，体呈椭圆形，背部隆起，身体棕褐色，有光泽，密生白茸毛。生活习性，一般一年3-6代，每代因温度不同或33日或50日。以幼虫越冬。初化幼虫喜黑暗，常蛀于装订处，老熟后以分泌物缀食物残屑在装订处或案卷褶缝中作茧，茧透明、白色、坚韧，2-4日化蛹。羽化在茧中静止数日，性成熟后活动交配，卵产于寄主

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碎屑、缝隙、陷处或皱褶内。成虫仅饮液体，有死性，善飞，喜黑暗，白天潜伏不动，夜间活动最盛。

档案害虫的预防主要有以下几个方面：

（1）控制档案库房温湿度，抑制档案害虫的生长。

昆虫的有效温区为8—40℃，最适温区为22—32℃，最适湿区为相对湿度70—90％。按照一定的标准管理库房的温湿度，抑制档案害虫的生长繁殖，减少档案害虫对档案的危害。

（2）做好档案及其存放环境的卫生防疫工作。

①做好档案入库前的检疫和处理工作。 ②做好库内和环境卫生工作：

建立清洁卫生制度，并认真贯彻执行；档案库房要保持清洁卫生；库房内不堆放杂物；不将食物带进库内；严格出入库房制度，工作人员进入库房要穿工作服和拖鞋；档案库房应安装纱门、纱窗等等。

（3）对档案进行定期检查。

检查时，第一、要看档案架、柜的搁板上和案卷中有没有档案害虫粪便，这是发生档案害虫的重要标志。幼虫自出卵壳就能取食，即开始破坏档案，同时排出粪便，由于植物纤维不易消化，害虫需要大量取食才能满足营养需求，因此档案害虫（如烟草甲）的虫道里充满粪便，把案卷轻轻推起，在档案架柜的搁板上往往也能看到，这就给我们留下了虫害的一个重要标志。第二：要看虫皮，档案害虫发育要脱皮，烟草甲一般五、六次，毛衣鱼十二次，有些虫皮残留在档案中，又一标志；第三，要看虫道，一般在虫道里能发现害虫的幼虫。

如果发现了档案害虫的粪便、虫皮或虫道，但没有发现卵、幼虫、蛹

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或成虫，或只有死的成虫，对于这样的档案要提高警惕。造成这种情况可能有两种原因，一个原因是这批档案曾经受过虫害，但后来由于采取过杀虫措施或因档案的移动、搬迁，昆虫的生态发生了较大变化，而未能发展，自生自灭了；另一个原因是成虫已远走高飞或完成了交配任务死亡了，而虫卵或幼虫很小，不易发现，千万不要以为只有一些死虫子，这批档案就不存在害虫感染问题。对待这些有虫害嫌疑的档案，最好将这部分档案隔离观察一时间，确认无虫后方可入库，如有虫则必须进行消毒杀虫处理。

（4）放置驱虫剂。如：香草、山苍子、樟脑精片、长效防霉驱虫灵等。 香草防虫：学名芸香，有强烈的刺激性气味，古时藏书驱虫多用香草，很多藏书楼都以芸命名，如“芸台、芸阁”等。方法，一是直接将叶子夹入书中，二是将香草整株放入箱柜中驱虫。香草是草本植物，具有害虫生长发育的营养物质，在采制、保管过程中很可能感染害虫，所以使用前要用纱布包好，并杀虫处理后才能使用。

樟脑防虫：使用时将包装用针扎几个小孔直接放入箱柜中，一般每箱放一块。樟脑的挥发成分，可被人体粘膜、皮肤和皮下组织吸收，接触时间过长，对眼、鼻、气管有一定的副作用，使用时不要过量。

魔片防虫：以精萘为原料的市售卫生球，具有特殊气味，易挥发，对人体有害，吸入含萘的气体以后会损害神经系统、胃肠道及肾。轻者头晕脑胀，厌食排汗，重者恶心呕吐，易得视神经炎和白内障。皮肤接触后，会产生过敏现象，是不可忽视而又必须淘汰的库内驱虫剂。替代品有安全无萘卫生球和魔片，高效低毒，使用方便，有效成分是对二氯苯，是一种较为理想的替代品，但对人体眼、鼻、皮肤有刺激作用。 2、消灭档案害虫的措施

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（1）、物理杀虫法

物理杀虫具有方法简便，无残毒、不污染环境等优点。主要采用高温（５０℃以上）或低温（－４℃以下）和辐射、气调（减少氧气）等物理原理，使害虫致死。

高温杀虫：微波杀虫，50-70℃，20-140秒可杀死常见档案害虫； 远红外线辐照杀虫：热效应，60℃，5分钟杀死档案害虫。 低温杀虫：-10℃- -40℃是昆虫的死亡温区。一般-4℃以下可使档案害虫死亡，温度越低，死亡时间越短，-5℃- -16℃需24-72小时，-16℃- -25℃需10-72小时。

由于高温杀虫法容易对档案材料造成损害，目前较多使用低温冷冻杀虫。冷冻杀虫对档案的纸张和字迹无不良影响，无污染、无毒，操作简单方便，不需要特殊防护等。冷冻杀虫应将档案材料用塑料袋装好密封，以免冷冻后档案取出时低于“露点”而使档案受潮。

（二）、化学杀虫法 是目前杀灭档案害虫的一种主要方法。 优点：处理档案量大，作用时间短，杀虫迅速彻底，杀虫费用低。 缺点：污染环境，危害人畜健康。

1、胃毒法：是用杀虫药物让害虫吃了以后通过消化道吸收而中毒死亡。 2、触杀法：是用杀虫药物与害虫接触，药物通过害虫的表皮进入虫体中毒致死。

3、 薰蒸法：用易挥发、易扩散、有钻透性的杀虫药物通过害虫呼吸道进入虫体内使害虫中毒死亡。

上述三种方法中，薰蒸法是除治档案害虫最好的方法。

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适合毒杀档案害虫的薰蒸剂药物有溴甲烷、环氧乙烷、磷化氢等。 三、鼠害及防冶

用水泥、铁片、金属网堵老鼠通道，档案库房不能有食品和水存在。一旦发现档案库房内有老鼠，立即捕杀或用毒鼠药毒杀。

第四节 档案库房温湿度的管理

从前面我们讲的内容可以看出，库房内的温湿度对于档案的耐久性具有及其重要的影响。因此，档案库房的温湿度管理是档案保护技术的重要方面。

温湿度的管理，是通过人工的、机械的及自动化的手段，对温湿度进行调节和控制，使档案库房的温湿度保持在保护档案所需的最佳状态或接近需要的状态。

本节共分三个部分，一是介绍温湿度对档案的影响，二是介绍库房内外温湿度变化的一般规律，根据变化规律抓住有利时机采取有效措施调节库房温湿度；三是介绍温湿度测定与调节控制的方法。

一、温湿度对档案的影响 （一）温度与湿度的基本常识

档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关，不适宜的温湿度不仅可以单作用于档案，而且可以加速其它因素对档案的破坏。

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1、温度

是衡量物体冷热程度的物理量。我们平常所说的档案库房库内温度与库外温度是指档案库房内外空气的温度，简称气温。

常用表示方法：摄氏（℃） 华氏（F） 绝对温标（K） 档案库房温湿度管理，为计算方便，一般统一用摄氏温标。

2、湿度：用来表示空气干燥和潮湿程度的物理量（用来表示其他物体潮湿和干燥程度的物理量是含水量）。换言之，空气湿度就是指空气中含水蒸气的程度。

用湿度来表示空气中的含水量多少有以下几种表示方法：（必须弄清下面几个概念）

（1）绝对湿度：指单位体积空气中实际所含水蒸气的重量。通常以克/立方米（g/m3）表示。例如：一立方米空气中含水蒸气5克，当时情况下空气的绝对湿度为5克/立方米。

（2）饱和湿度：在一定温度条件下，单位体积空气中所能容纳最大限度的水蒸气的量，叫做这一温度下的空气的饱和湿度。以克/立方米表示。换言之，一定温度条件下，空气所能容纳的水蒸气量是有限的，如果超过了最大限度，超过部分水蒸气就会凝结成液态水从空气中析出。

打个比方就是一定容量的容器所能容纳的水的量是有限的，装满了再装水就会溢出来，温度条件一定，就是相当于容器一定，它的最高容水量就相当于空气的饱和湿度。

饱和湿度与空气温度高低相一致，随温度升高而增大。即容器的最大装水量与容器的大小相一致，容器大，装的水越多。

不同温度下，空气的饱和湿度可查表得出，课本上没有列出，大家了

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解即可。例：空气温度10℃ 饱和湿度为9.4克, 空气温度20℃ 饱和湿度为17.3克。

（3）相对湿度：指一立方米空气中实际所含水蒸气的重量与同温度下饱和状态时所含水蒸气重量的百分比。

我们通常所说的库房湿度大小是指库房相对湿度，为什么不用绝对湿度表示呢？绝对湿度的数值大小不能确切说明空气的干湿程度，是一个较抽象的数值。

例如：一种空气，温度为10℃， 绝对湿度为8.0克/立方米

另一种空气，温度为20℃， 绝对湿度为11.0克/立方米 如果我们从绝对湿度的大小来看，温度为20℃ 的空气中水蒸气的含量大于温度为10℃的空气中水蒸气的含量，多了3.0克/立方米，但能不能说后者比前者潮湿呢，不能。因为：

温度为10℃时，空气的饱和湿度为9.4克/立方米; 温度为20℃时，空气的饱和湿度为17.3克/立方米。

用绝对湿度值与该湿度下的饱和湿度值相比较，可知，温度为10℃的空气更接近饱和。因此，绝对湿度值不能表示空气的干湿程度，而用绝对湿度与同温度下空气的饱和湿度相比来表示，这就是空气的相对湿度，确切地说就是：一立方米空气中实际所含的水蒸气的重量与同温度下饱和状态时所含水蒸气重量的百分比。

通常所说的库房湿度大小，是指库房相对湿度的大小。

库房湿度大小不用绝对湿度而用相对湿度来表示，是因为档案纸张的含水量与库房相对湿度有直接关系。随着库房湿度的变化，档案纸张会由于吸收过多水分而变得潮湿，也会因为安全水分（5-10%）被蒸发而干燥。

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但是档案纸张究竟是从空气中吸收水分还是纸张中的水分被蒸发，则决定于库房空气中实际含水蒸气量距该温度下饱和量的远近程度。

库内相对湿度大小，反映了库内空气实际含水蒸气的量距该温度下饱和量的远近程度。相对湿度越大，说明距饱和湿度越近，空气越潮湿，反之，则越干燥。

3、温度、绝对湿度、相对湿度三者之间的关系

绝对湿度

相对湿度=

同温度下的饱和温度

绝对湿度、相对湿度与温度三者之间有着固定关系

（1）温度不变，绝对湿度增大，相对湿度也增大；绝对湿度减小，相对湿度也减小。绝对湿度与相对湿度呈正比关系；

（2）当绝对湿度不变时，温度升高，相对湿度下降；温度降低，相对湿度升高。呈反比关系。

（3）相对湿度不变时，温度升高，绝对湿度必然增大；温度降低，绝对湿度必然减小。呈正比关系。

4、露点（温度）

当空气中绝对湿度不变，即空气中水蒸气含量一定，温度下降，即饱和湿度下降，相对湿度逐渐上升，与饱和湿度差值越来越小，当温度降低使相对湿度降为100%时，空气中的水蒸气变饱和，这时的湿度就称为露点。露点是空气结露时的温度，当气温低于露点时就会出现结露现象。

例：夏季，当我们从冰箱中取出的物品，在外面放置一会儿，我们会发现，在物品的表面出现一层小水珠，是潮湿的热空气碰到冷的物体，物体表面的空气温度降低到露点以下而出现的结露现象。

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×100%

例如，在初夏如果库外的湿热空气进入库内，它很可能会因为突然遇到库内的低温环境而结露，引起库内湿度增长。

在库房管理过程中，可以通过检查库房地面及墙脚有无小水珠判断库房是否产生结露现象，以便采取关闭门窗的办法，阻止库外湿热空气进入库内。

当档案库房玻璃内侧出现结露时，应打开窗户通风透气，玻璃窗内侧出现结露时，应关闭门窗。当办公楼的底层的档案库房、墙脚、地面出现小水珠时，应立即关闭门窗，打开去湿机去湿。

（二）、不适宜的温湿度对档案制成材料的破坏

不适宜的温湿度，主要是指库房温度过高或湿度过大，但温度过低或空气过干燥，对档案制成材料的耐久性也是不利的。

1、高温对档案制成材料的影响

这里所讲的高温不是指几百度、上千度的高温，库房温度过高，一般是指当库房温度达到30℃ ，就可算作高温了。

（1）高温会使纸张失去安全水分而变脆（这里需要解释一下：纸张安全水分是指当纸张含水量7%左右时，纸张可得较高的强度，含水量过高或过低，都会使纸张强度下降）；

（2）耐热性差的字迹发生油渗扩散现象。（如复写纸、圆珠笔字迹） （3）高温有利于虫、霉生长与繁殖，会加速各种有害杂质对档案制成材料的损坏。霉菌的最适温度为20—35℃，研究表明，在最适温度范围内，温度每升高10℃生长速度可加快1—2倍。昆虫的最适温度 22-32 ℃

（4）加速档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸张纤维的破坏。例：

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水解和氧化作用加快。15保存100年，25保存50年。

（5）高温使声像档案的载体材料变质，影响音响效果和使影像模糊不清。

2、低温对档案制成材料的影响

一般来讲，温度低一些有利于档案制成材料的耐久性，但不能说越低越好，温度过低（零度以下），档案纸张中的安全水分结冰，纸张强度下降，影响档案的耐久性。

3、高湿对档案制成材料的影响

（1）加速档案纸张纤维素水解（生成水解纤维素），纸张强度下降； （2）耐水性差的字迹洇化、褪色；如：红墨水、纯兰墨水、水溶性的染料

（3）有利于档案有害生物的生长繁殖；75%称为生霉的临界湿度，档 案害虫的生长发育湿区在70%以上

（4）加剧空气中的有害气体、灰尘等对档案制成材料的损毁作用； 4、低湿：使档案纸张中的水分蒸发过度，不能保持正常含水量，纸张纤维变硬、变脆、强度下降。胶片和录音磁带的带基变形，性下降，乳胶层脱落。

三、档案库房温湿度标准 1、依据

确定档案库房温湿度标准要考虑三点：

一 有利于档案制成材料的耐用久性（基本出发点） 二 不利于档案有害生物的生长与繁殖；

三 考虑到我国目前的经济条件及工作人员的工作条件。

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2、标准

国家档案局2000年颁布的《档案馆建筑规范》中把温度14-24+2℃（一

昼夜变化不大于2℃）、，湿度45-60%+5%（一昼夜变化不大于5%）规定为我国

档案库房的标准温湿度范围。

保存胶片档案母片的库房温度控制在13-15℃ 相对湿度控制在35—45%。

这个温湿度条件下，各种不利因素对档案的破坏作用较缓慢，档案纸张含水量保持在7%左右（库房相对湿度在50—65%），如果温度再规定低一点、湿度再规定小一点，温湿度波动范围再规定小一些，甚至不允许波动，使库房处于恒温恒湿状态，这样更利于档案的耐用久性，但是也必须考虑到我国的经济条件和工作人员的工作条件。

总之，档案库房温湿度标准的确定，主要依据是否有利于档案制成材料的耐久性，但是还要结合其他因素综合考虑。所以，档案库房温湿度标准是相对的，不是绝对的，它将随我国经济和技术力量的提高、档案管理工作现代化程度的提高而发生变化。

二、库内外温湿度变化的一般规律 （一）、库外温湿度的一般变化规律 1、温度的变化规律 周期性（规律性）变化 （1）气温的日变化规律

气温的日变化是指一昼夜(24小时)内气温的变化，从每天来看是很复杂的，但从整年平均来看，是有规律的：

一日之内，日出前气温最低，日出后逐渐升高，通常到午后14：00-15：

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00温度达到最高值，以后逐渐下降，直到次日日出前温度达到最低值；

变化速度：从日出到午后（14：00—15：00）温度上升速度较快，午后到黄昏，下降较慢；夜间到次日日出，温度下降较快。

变化辐度：受纬度、季节、地形等因素影响。一般随纬度增高而减小；温暖季节气温日变化辐度大，寒冷季节变辐小；沿海比内陆的气温日变辐小：阴天比晴天日变辐小。

上述的气温日变化规律主要指一般变化规律，在实际工作中我们还要注意不同地区的气候特点和变化规律。

（2）气温的年变化：指气温在一年中有规律的变化。

一年分春、夏、秋、冬四季，气温最高月份：内陆一般为7月，沿海一般为8月；气温最低月份；内陆一般出现在1月份，沿海一般为2月：气温年平均月份大约出现在4月底或10月底。 非周期性变化

指不正常的，偶然性的变化。如：寒流、暖流、霜冻、风雪、等都会造成气温的突然变化，没有固定的时间和规律，称非周期性变化。 （二）、湿度的变化规律

1、绝对湿度的变化

一般：随气温变化而变化，随气温升高而增大，随气温降低而减小。 （1）日变化：与气温的日变化规律相一致;

（2）年变化：一年之中，绝对湿度的年变化规律也与气温的年变化规 律相一致，通常7—8月份最高，1—2月份最低。

2、相对湿度的变化

一般情况下，与气温的变化规律恰恰相反，随气温的升高而减小，随

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气温的降低而增大。

（1）相对湿度的日变化：一般日出前气温最低，相对湿度最大，午后气温最高，相对湿度最小。

（2）相对湿度的年变化：我国大部分地区，冬季和初春相对湿度最低，雨季相对湿度最高。在我国东南沿海，夏季季风带来大量水蒸气，相对湿度较高，成为高温高湿季节；冬季，季风从大陆吹来干冷空气，相对湿度较低。我省也基本属于这种情况。

在福建一般11月至次年1月份，温湿度的情况都接近档案库房温湿度标准的要求。

（二）、库内温湿度变化的一般规律

库房内温湿度的变化规律，与库外的空气温湿度变化规律基本一致，因为库内温湿度的变化主要是受库外温湿度变化的影响，但由于库房围护结构的吸热、放热、及传热作用，以及围护结构对湿空气的阻隔作用，库内的温湿度变化与库外相比，在时间上稍微滞后，程度上削弱，幅度较小。

1、温度：一般库内最高温度比库外低，最低温度比库外高；白天，库内温度比库外低，晚上，库内则比库外高；同一库房内，一般上部比下部高，朝阳面比背阴面高。

2、湿度（相对湿度）：库外空气湿度主要通过门窗的缝隙传到库内影响库内的相对湿度，如果库房密闭条件好，则受库外影响很小。

在同一库房内，湿度一般是上部低，下部高，墙角、墙根、箱架下面相对湿度比库房中部高一些。

不同层次库房湿度也有差异。顶层库房因气温较高，其相对湿度较低，底层特别近地面的那一层因气温较低，其相对湿度则较高。

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