行政助理工作手册

行政助理工作手册

一、前台工作

（一）接待及门禁管理。

1、前台人员上班期间应注意得体着装，化淡妆；

2、公司门禁要求24小时关闭，上班时间（9:00-17:30）前台应随时有人在岗。若行政助理有需要暂时离开，应安排人代为值班并交代注意事项；

3、礼貌接待来访人员，主动询问来访事由；公司领导或来访客户进门时主动为其开启电子门禁；

4、及时、礼貌地接听电话并正确转接；接听电话时应使用标准用语，熟记公司总机号及常用分机号，快速转接不延误；

5、前台公共区域应时刻保持干净整洁，无纸屑等可见污渍。接待室（502、503）、会议室随时注意保持整洁。

6、午休时间（11:45-13:30）和夜间值班员接班前（每周一至周五17:30-18:30，周六16:00-17:30）前台采取轮班制安排人员值班。行政助理每月30日需排定下月午、晚间值班表，并将电子版发送到所有轮值人员。（注：因周六夜班值班员接班时间较晚，轮值人员可根据公司人员的留守情况适当安排下班时间，临走前须嘱咐最后离开的人员关闭电器和锁门）

7、午间值班时关闭大厅不需要的照明，秉持节约用电的原则。无人使用时关闭电扇、电灯、空调。夏天室内温度超过28度时方可开启空调，空调温度不应低于28度；大厅区域空调遥控器由行政助理持有，允许其他员工借用但需要及时归还。

8、每天上午巡查茶水间，如卫生情况较差应主动进行清洁；注意更换饮水机用水，若存水不多应及时通知送水。

（二）会议安排和保管借用

1、登记会议室预约（一般要求提前一天预约），合理安排会议室的使用，确保各项会议的顺利召开，避免冲突；借出的投影仪和投影笔必须及时收回，会议结束后应及时整理会议室，使其恢复整洁，方便下次使用；重要会议召开前应提前准备布置会场。

2、注意保管前台存放的2台笔记本和一台投影仪，谨防丢失；借出后应记好借用人并及时收回。

3、公司办公室备用钥匙由行政助理专人保管，未经允许不得转借他人。钥匙盒钥匙在下班后应上锁并将钥匙妥善保管。

4、签收寄送到公司的快递和文件，登记《快递签收表》，做好保管工作并及时通知相关收件人领取。

5、公司证照复印件、扫描件的保管和领用，及时做好登记。

（三）通讯录更新

每月最后一天从人事专员处获得人员异动表，更新下一月公司通讯录，并发送到各部内勤处核对。获得反馈后，于3日前将新通讯录发布至OA系统，供公司员工下载查看。

二、行政助理工作

（一）行政费用管理

1、妥善使用行政备用金并做好记录工作，注意资金安全；每月月底提交流程进行报销。

2垃圾清运费、网费、电话费；办公用品、资产采购及维修、单据和胶带印制以及复印机租赁费用（详细费用类别参见《2016行政日常费用》表）。其中横线部分涉及到外勤，可由招聘专员吕文轩协助，行政助理应适时做好提醒工作。

3、及时、全面地制作当月行政资金计划并发送至行政主管补充、审核，经行政经理确认无误后，于每月3号下班前提交到财务部。

4、各类费用的核对和报销工作应在当月内完成，并记录好相应的监控表格；当月发生的所有费用应准确、详尽地记录在《行政费用明细表》表中，以作为行政费用数据资料。

5、办公用品、A4纸的申请和管控应参照年度预算进行。

（二）资产管理

1、负责公司固定资产新购、调拨变动、离职交接、报废申请等相关手续的及时办理和存档。

2、每年对全公司进行两次资产盘点，内容包括检查账实是否一致、资产存放地点、资产的完好性、资产责任人的落实等；修正资产盘点表的信息，出具固定资产分析报告，切实做到账实相符、账账相符。

3、固定资产的申购流程：资产申请人提交OA“资产申购流程”货比三家进行询价并在在流程中明确说明获得批准后采购资产资产申请人验收资产并填写《资产验收单》 回收《资产验收单》，其中一联随发票一同提交财务报销（另一联行政部留存）。

4、固定资产的维修流程：收到维修申请 申请人填写《资产维修申请表》 安排维修。若资产维修费用较高，应根据资产残值情况决定是否维修或是新购。

5、固定资产的处置流程：提交“固定资产处置流程”，写明资产情况和处置方案，批准后即可按处置。

（三）各类办公用品的采购、领用、报销和分摊工作

1、每月25日左右从OA上下载、汇总各部提交的办公用品申购需求；

2、盘点当月的办公用品存余，修改实际库存量；

3、根据年度《办公用品预算表》调节、控制办公用品采购金额（灌粉要求各部按需申请，不必按月计划次数）；提交“办公用品汇总审批流程”。

4、及时将采购清单报至供货商，安排送货；将办公用品下发至各部并要求部门领取人签字。

5、如各部需要额外申请办公用品，视情况进行办公用品申购的线下流程；行政助理需对各种额外发生的办公用品费用做好分摊记录。

（四）其他工作

1、撰写各类通知、申请等文书，发布文件。

2、将接收的商超订单传真及时转交，或扫描给相关负责人。

3、收到集团刊物后及时下发并做好签收登记。

4、协助部门组织和筹办集团、公司的各类活动。

5、各类行政类外联客户的信息更新和关系维护，尽量降低行政营运成本。

6、按季制作发布天润公司电子内刊。

7、协助公司其他人做好打印、复印、扫描和传真工作；名片印制工作。

8、适当协助招聘事宜。

9、上级领导临时交办的其他工作。

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