Notes邮件系统经验谈

Notes邮件系统，作为办公自动化的软件平台，是很多企业选用的邮件系统，下面是笔者在Notes邮件系统管理和维护工作中积累的一些经验，仅供同行参考。

定期做好数据备份

数据备份

Notes服务器应定备份的文件和目录是：

lotusdominodata目录下的Notes系统库（如names.nsf、admin4.nsf、certlog.nsf）、用户邮件数据库、用户函件数据库、应用数据库等所有文件。 winnt目录下或者lotusdomino目录下的notes.ini文件。 winntsystem32driversetc目录下的hosts文件。

所有Notes Id文件，包括验证字Id、服务器Id、用户Id。

考虑到备份时必须停止Domino进程，所以备份一般应选择在非工作日进行。

数据恢复

Notes服务器系统异常时，可首先按照通常的方法进行系统修复，如硬件扩容、调通网络、清理病毒、重启机器、清理日志等。若采用所有常规方法仍不能恢复正常，可考虑进行系统重新安装。系统重装时，可按照下面方法进行：

确保系统最近一次数据备份后没开设新用户、备份日期与故障日期间隔至多不超过一个月等。

在新机器上安装Domino软件。安装完毕后，一定不要马上启动进行配置，否则会导致该Domino服务器在公共通讯录中的“命名网络”参数被非预期地更改（如：将原来的命名网络由HN_IP替换成TCPIP），从而影响邮件的正常收发。

备份数据（如：lotusdominodata目录下所有文件、notes.ini、hosts和服务器Id文件）复制到新机器的相应目录下。

启动新机器的Domino Server即可恢复正常。 建立用户的本地个人通讯录

目前我单位电子邮件系统的注册用户达5万多个，若要发送邮件给某个或某些特定的邮件用户，查找起来特别费时也很不方便。结合实际情况，可采用下面介绍的办法，以提高办公效率。

首先在管理员工作台上，依次选择“文件”→“数据库”→“新建”，建立一个新的本地个人通讯录。

使用“个人通讯录”模板建立了一个标题为“×××通讯录”、文件名为hnpbc-names.nsf的本地个人通讯录。

对该数据库进行编辑，添加本机关通用的联系人和群组。

首先，采用复制/粘贴技术，从“PBC的通讯录”数据库中把机关内所有个人邮件用户、总行、分行以及省内地市中支部分常用邮件用户，添加到该本地个人通讯录中。然后，根据这些新添邮件用户的属性，使用“添加群组”按钮完成群组的定义和归类。

修改本地个人通讯录的存取控制，把“default”用户的存取级别更改为“管理者”，以方便

机关所有邮件用户按各自需求对本地个人通讯录进行修改。

将预先定义好的本地个人通讯录数据库（如：文件名hnpbc-names.nsf），复制到各邮件用户的Notes系统的Data目录下。

在各邮件用户工作台上，依次选择“文件”--“惯用选项”—“用户惯用选项”—“邮件和新闻”，进入如下所示的界面。在“本地通讯录”栏中，定义新复制来的本地个人通讯录数据库（如：hnpbc-names.nsf）为本地通讯录（如图1）。

图1 定义本地通讯录

机关各邮件用户在日常使用过程中，再针对个人需要把该本地个人通讯录稍作修改，如：添加和本人业务联系较多的个别邮件用户。这样，该用户发送邮件时只要在 “查询”栏选择好“××通讯录”，就可轻松选择收件人了。 强制用户定期改变口令

一般来讲，邮件用户是不会自己去改变ID文件口令的。特别是，Notes邮件系统管理员在进行批量注册用户时，往往会将用户ID文件的初始口令设置成“password”、“12345678”等类似的简单口令，而用户又很少更改口令，这无形中留下了很大安全隐患。为了提高安全性，可以从技术上强制用户定期修改口令。设置步骤如下：

在管理员工作台上，双击“PBC的通讯录”,然后依次选择“服务器”→“服务器”，再选择要设置的服务器文档（如：Hnchse1n），在“安全性”标签下，将“校验Notes标识符口令”设为“启用”（如图2）。

图2 启用校验

然后，在“个人”视图中选中要强制修改口令的邮件用户，依次选择“操作”→“设置口令域”→“检查口令”，在“必须的更改时间间隔”和“宽限期”中输入适当的天数。当然，如果强制修改口令的频率太高，用户需要不断记住新的口令。为了减少用户的麻烦，“必须的更改时间间隔”建议为90至180天。值得说明的是，目前省会级Notes邮件系统管理员无权限完成“设置口令域”操作，建议总行管理员放开此权限。

间隔一段时间后，用户可根据系统提示，修改个人ID口令。具体方法是：首先，依次选择“文件”→“工具”→“用户标识符”，输入用户旧口令；然后，在弹出的窗口里点击“设置口令”按钮，先输入一遍旧口令，再输入两次新口令即可。 加强用户邮件管理

（一）限制用户发送邮件的大小

在管理员工作台上，依次选择“文件”→“工具”→“服务器管理”→“配置”→“消息处理”→“配置”→选择指定的服务器（如：hnchse1n）→“路由器/SMTP”→“限制和控制”→“限制”，在“最大消息长度”设置最大邮件的大小，如5MB。这样，所有用户就不能一次发送大于5MB的邮件，避免造成网络拥塞。

（二）为用户邮箱设置限额

为防止用户邮箱的日益增长而挤占服务器硬盘空间，管理员可对用户邮件文件设置限额和警告阀值。当用户邮箱的数据库大小达到指定警告阀值而用户仍使用该数据库时，系统将提示“Can not allocate database object”。此时，用户发送邮件时只能发送而不能保存，但用户仍能接收其他用户发送的邮件。通过设置限额，可提示用户在接到提示消息后及时清理个

人邮箱。

设置用户邮箱数据库限额的方法是：

在管理员工作站，打开用户邮箱数据库所在的服务器，选择“文件附签”，然后选择指定用户的邮件数据库，再选择“工具”中的“限额”。 根据不同用户的业务需要，设置好数据库限额大小（如：50MB）和警告阀值大小(如:45MB)。 （三）定期进行用户邮箱的压缩

Notes数据库文件包含特殊格式。用户往自己邮箱里添加内容，数据库文件大小的增长并不完全按数据的增长来分配空间；另一方面，用户删除部分邮件后，其数据库文件大小不会自动减少。为此，系统管理员除按照有关管理办法定期督促用户清理个人邮箱之外，还要经常对用户邮箱数据库进行压缩。其中，数据库压缩的方法有两种：

服务器端：可在Domino服务器界面中键入“load compact mail”命令，其中：mail 是指存放邮件数据库文件的mail目录。

客户端：打开用户邮箱数据库后依次选择“文件”→“数据库”→“属性”→“信息（i图标）”中，有2个按钮 “％已用”和“压缩”。前者是用来查看当前使用的容量比例；后者用来压缩数据库，压缩至90％以上即可。

提高邮件系统管理和维护效率的常用技巧

1、定期对Notes邮件服务器进行监控,确保系统正常运转

如：对于作为省会中支邮件服务器的IBM小型机器，可定期使用“errpt | pg”、“df -k”命令，来分别查看AIX系统错误日志和AIX系统文件系统状态，也可在管理员工作台上定期检查Notes日志文件（log.nsf）来查看domino server的运行状态。 2、定期建立用户邮箱数据库的本地副本 其好处是：确保管理员在邮件服务器上定期执行用户邮箱清理工作后，用户仍能在本地查询以往记录，同时可减轻邮件服务器的工作负担等。建立用户邮箱数据库的本地副本的方法是：在用户工作台上，先选择用户邮箱数据库，然后依次选择“文件”→“数据库”→“新建拷贝”。“服务器”栏应选择“本地”，文件名可采用与“*_200403.nsf”类似的格式。 3、当系统出现邮件不能正常转发时，可在Domino服务器界面上依次执行邮件路由的关闭和启动命令，如：tell router quit、load router。这样，避免了因重启Domino Server服务而影响邮件用户的正常使用。

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