秘书学ppt

第一章 绪论

第一节 秘书的涵义和职业特征

第二节 秘书工作的内容、性质和作用

第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法 第四节 新时代与秘书 一、秘书的涵义 1、秘书名称的滥用 2、秘书的定义 二、秘书的类别和层次 三、秘书的职业特征

表一 某外资企业秘书的一天

（大学英语系毕业，已做了一年的秘书工作，直接上司是公司副经理，外国人） 上司 时间 8：30 秘书 到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的形状打开，查收E－mail，将传真、信件等分类登记，浇花等 冲咖啡，与上司简短会面，E-mail内容（一边喝咖啡） 开始工作 （利用耳机）听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等 上班 与秘书见面 开始工作 与公司的人一起开会 处理国内外的电话与接待国内外的来宾 空闲时间录音回答传真和E-mail 00 在外面吃饭 00 继续办公室的工作 00 接待客人 00 和秘书商议工作 00 传真，信件的录音等 30 30 8：45 9:00 10：12：13：14：15：对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司 与上司和其他外国人去吃饭（但通常是和本国女职员在一起） 继续录制磁带 对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司 冲咖啡，和上司一起商量上司出差时要订的饭店 完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等 下班 15：18：其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会作准备（如时间、地点和费用等等）。此外，还要帮上司办理买轿车的手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的事宜。

日本《广辞苑（第四版）》中对秘书一词有如下解释： a) 秘密的不轻易示人的书籍、秘史。

b) 秘密的文件。还有就是管理该文件的人。 c) 皇帝的藏书。

d) 帮助身兼要职的人掌管机密文件和掌管要务的职位。

英国《牛津英语百科词典》（The Oxford Encyclopedic English Dictionary 1991）是这样注释的：

（1）受雇于个人或一个事务所等，从事处理信件、文件存档、安排约会等辅助工作的人。

（2）被协会等团体指定去负责处理信件、档案等工作的人。 （3）英国政府内阁大臣、大使等要员的首席助理。

美国秘书协会PSI（Professional Secretaries International）则定义：“应具备熟练处理办公室事务的技巧，主动承担责任并发挥其能力来完成工作；利用职务上的优势和自我判断力，在被授予的权限范围内从事有关决策方面的辅助性工作。

秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。

秘书是为肩负重任的人提供辅助从而使他们工作顺利的人。

第三节 服务的直接性 第四节 服务的稳定性 第五节 知识化 第六节 年轻化 第七节 女性化 秘书工作的性质

1. 辅助性 2. 综合性 3. 机密性 4. 服务性 秘书工作的作用

1. 助手作用 2. 参谋作用 3. 协调作用 4. 信息枢纽作用 5. 公共关系作用

?案例1：宏达集团原综合部主任到印尼去继承他伯父的遗产，其职务空缺。公司高层决定从综合部的四个处12名正副处长中公开选拔新的主任。人力资源部受命组织了选拔工作。他们安排了三个步骤：书面考试基础理论和基本技能、面试测试实际能力、民意调查群众综合评价。信息处处长高强在前两个环节中成绩都是名列前茅，但在民意调查中却出现了问题。群众普遍反映高强不宜担任部主任。其理由，一是么心太重；二是待人虚伪；三是恃才自傲。前两轮成绩位列第二的副处长文兴群众评价较高，大家反映他待人诚恳热情，特别愿意帮助别人尊重同事，遇事总要和大家商量；有了成绩，都把别人推到前面，自己从不争功争利，唯一的不是反应慢一些，工作效率不如高强。

?人力资源部将情况汇报给集团高层，由高层定夺。在总经理办公会上发生了意见分歧。有

人主张效率第一，能力至上，因而应选定高强；有人认为文兴虽然能力稍差，但有良好的群众基础，被大家接受程度高，而良好的群众基础能够弥补文兴的能力缺欠，由文兴主持综合部工作，其指挥协调的效果可能更好一些，因而应选用文兴。最后总经理表态说，提升做人的层次与提高做事的能力相比要难得多。从群众反应来看，高强做人的层次不高，这可是一个人的根本问题，所以，还是应该选用文兴为好。会议结果公布后，集团机关内的群众都认为决定正确，高层会用人。

?案例2：信达公司老总姓王，有一次，他选择了一家报价便宜的商家商品，而且在被骗的情绪感受下写了封充满责备的信给以前的合作厂商，一位姓林的老板。三个星期后，发现新的合作厂商所提供的商品质量不合规格。正在气愤、后悔之际，其秘书张小姐笑着告诉他：那封骂人的信她没有寄出，让王总如释重负。但随后张小姐被记过。 ?张小姐很委屈，觉得主管是非不分，也不想再伺候这位主管，于是跑去副总的办公室诉苦，希望调到其他部门。隔了两天，张小姐被解雇。

?案例3：男朋友的工作调动

?公司秘书于雪的男朋友是公司市场部的胡毅。他俩的关系也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春季结婚。但由于公司不赞同员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。

?这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会计室为大家添茶。

?人力资源部刘经理说：“最近香港王军病得厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替。”

?“派市场部的胡毅去如何？”公司一位副总这样提议。

?“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了，这个月底就发调令，让他过去。”于是胡毅去香港工作的事就这样定下来了。

?这天下班后，于雪和胡毅在一小酒吧约会。胡毅充满憧憬地说：“我想我们明年春天最好还是去新马泰旅游结婚……”公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回北京探亲，即使不习惯外地生活，也必须忍耐。于雪当然知道这些，所以，她感到十分苦恼。不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得两地分居。

?A．“你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。” ?B．“到时候再说吧！” ?C．默默无语

?D．“好，我俩就去新马泰旅游。” ?最佳答案是什么？

?案例4：“史上最强女秘书”

?2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班，陆试图联系后未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1：13通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“遣责信”。信件中说：“瑞贝卡，我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无赖后

才策离开办公室，明白了吗？”陆在发这封邮件时，同时传给了公司几位高管。

?结果瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复，并让EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。这封邮件的内容是：“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，北京这里不是没有丢过东西，如果一旦丢了东西，无法承担这个不胜任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人身上。第三，你无干涉和控制我的私人时间，我一在就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级关系，也请注重一下你说话的语气，这是做人的最基本的礼貌问题。第六，我要在这里强调一下，我并没有猜想或假定什么，因为我没有这个时间，也没有这个必要。 ?这件事在网上吵得沸沸扬扬，形成几千人转发的局面。一此网友称其为“史上最强女秘书”。

?一、新时代秘书存在的理由 ?二、新秘书观及形象的确立

?1、长期以来造成秘书职业模糊的原因 ?2、秘书对这项工作的负面评价 ?3、秘书对这项工作的正面评价 ?4、当代秘书技能的四大类型 ?5、现代秘书标准

不同时期、不同地域秘书的共同之处：

1、 都是辅助担任重要职务的人。

2、 都是以起草文件为主的信息处理方面的专家。 3、 都是有良好教养的人。

第二节、作为秘书技能不是很明确

第三节、工作内容不明确，特别是女秘书，有的只在公司领导人身边做些杂事，或者作为男性秘书的助理。

第三节秘书从职年限短，优秀秘书很少 第四节、难以成为专职秘书

第二节 秘书没有自己的主见，只能按上司的意图办事，上司说一秘书不能说二；特

别是如果自己的价值观和伦理观与上司有所不同的话，就很难做好本职工作。

第二节 由于不同的企业和不同的上司对秘书工作的认识不同，造成秘书工作的内容

不同。

第三节 上司永远是主角，秘书永远不能出现在舞台中央。

第四节 由于秘书成天接触公司机密，所以经常成为商业间谍猎捕的对象。 第五节 由于上司身居要职，公司同事大多对秘书敬而远之。

第六节 由于上司上下班时间的不固定，所以秘书需要经常陪着上司加班。

第七节 由于以上原因，秘书必须与上司、同事和客人保持良好的关系，随时要夹着尾

巴做人。

1、由于业务范围涉及面广，所以工作富于变化。

2、根据具体情况处理业务，能充分发挥自己的主观能动性。

3、不仅能经常接触公司重要信息，而且能根据情况提供一些自己的建议，心理满足感很强。 4、具备熟练处理各种信息的能力。

5、在处理业务过程中与上司一起工作，因此有“与上司一起工作”的满足感。 6、有很多与公司内外最优秀的人员打交道的机会。

7、由于秘书积累的经验和知识是多方面的，这为今后转到其他部门工作提供了充分的机会和坚实的基础

?第一类：

?能参与有关经营管理问题的讨论

?为了落实上司的一些设想能提供自己的建设性意见 ?能起草业务报告和会议纪要 ?能代理上司处理一些工作

?在上司决策过程中有时能发挥缓冲作用

?第二类：

?能根据上司的口述起草信件

?能进行电子邮件和电传的收发，能安排约会，管理上司的工作日程 ?能根据电话、来客的留言进行口头联络 ?能够现场口译，能起草信函 ?能快速进行中英文双向笔译 第三类：

前能值班（能了解来客的姓名、公司名称和来访目的，并给予相应的安排） 能将简单的英文译成中文

能整理收拾报纸和杂志等，能安排会议（或集会） 能安排好上司出差日程表

能购买飞机火车票、办理护照签证 能预订旅馆、交通工具 第四类：

能用计算机进行中英文打字 能进行文件归类存档 能处理信件的收发工作 能完成文件的分发

能进行费用报销等简单的会计工作

能理解上司的指示，处理一些简单的业务（如复印、配车、到银行存取款等）

a) 能够从整个商业运作的角度来看待自己的工作，并且知道自己的界限。 b) 理解公司整个运作体系及工作流程，并且知道如何优化与精简。 c) 能够合理分配资源，并且通过细分与整合发挥超值作用。 d) 能够磨合公司内部的价值观差异，并且保持信息通畅。

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