浅议秘书的办公室人际关系处理

自 学 考 试 毕 业 论 文

题 目 浅议秘书的办公室人际关系处理 专 业 秘书学 学生姓名 论文编号 准考证号 指导教师

2011 年度 下 (上/下)

南昌大学自学考试毕业论文指导登记表（一）

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姓名： 专业：秘书学 编号： 论文撰写成绩（百分制）： 论文题目：浅议秘书的办公室人际关系 选题研究的意义： 人际关系是现代社会发展的一种粘合剂。任何人要从事一定的社会活动，都不可避免地要与他人发生一定的人际关系，不管主观上愿意还是不愿意，人人都要处理人际关系问题。人际关系的好坏，直接影响着一个人的工作成败和生活质量。和谐、友好的人际关系，有利于人们发挥各自的优势，提高工作效率，保持愉快的心情和饱满的工作、生活热情。所以，处理好与各方面的人际关系，是做好秘书工作的前提。 论文的主要内容：本文主要从四个方面来简述办公室人及关系的处理： 1、秘书在人际关系存在的问题 2、秘书与领导的关系处理 3、秘书与同事的关系处理 4、秘书与下属的关系处理 进度安排： 2011年7月至2011年8月25日 此阶段是选题与收集论文材料，撰写论文提纲的阶段 2011年9月1日至2011年9月25日 对论文初稿的撰写 2011年10月1日至2011年10月20日 完成论文 - 2 -

参考文献： [1]陈冠任. WTO顶尖秘书[M]. 当代中国出版社，2002 [2]文锋.新编办公室工作实务全书[M].中国商业出版社，2011 [3]杨利华.文书与档案[M].湖南科学技术出版社，2000 [4]董继超.普通秘书学[M].中央广播电视大学出版社，2006 [5]陈玉斌.这样的秘书最受欢迎[M].四川大学出版社，2005 [6]范立荣.秘书工作实务[M].南开大学出版社，1996 [7]谭一平,吴良勤.秘书人际沟通实训[M].中国人民大学出版社，2008 [8]东方智.办公室人际关系学[M].当代世界出版社,2003 指导教师意见： 指导教师签名： 年 月 日 教研室主任签名： 年 月 日 - 3 -

浅议秘书的办公室人际关系处理

[摘要]秘书是一项富有挑战的职业，作为一名秘书人员，要想做一名合格的秘

书，在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须以积极进取的心态来迎接一切。因此，秘书在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，也必须处理好与领导、同事、下属之间的人际关系。秘书在处理人际关系时遵循一定的原则与方法，这样才能更好的完成自己的工作，实现自身价值，增强凝聚力。本文主要从秘书在处理办公室人际关系的时候容易出现的一些问题入手，浅议秘书该如何在办公室中处理好与领导、与同事、与下属的关系，从而建立秘书在办公室的良好的人际关系网络，获得工作上的成功。

[关键词] 秘书 沟通 人际关系 处理

台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。”积自身的丰富体验，石咏琦反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。”所以在秘书的职业生涯中，建立良好的人际关系是秘书工作的基础。拥有良好的办公室人际关系，不仅可以提高办公室的工作效率，也能让办公室处于一种愉悦的工作氛围中，让办公室充满活力与生机。

一、秘书的办公室人际关系的特点

随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被打破，在这个大潮中，一个组织拥有的公众将更加复杂，组织的横向交往将更多。现代秘书应当能利用社会变革带来的便利为组织利益建立更多的关系以更好地完成工作任务。秘书部门是单位的枢纽部分，秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。那么，什么是人际关系呢？秘书人员在这形形色色的人际关系交往中又处于一种什么地位呢？良好的人际关系又对秘书的工作有什么影响呢？

首先，我们应该要知道人际关系的含义，人际关系狭义的说是指个人与个人之间的关系，而广义的人际关系则还包括个人与单位、单位与单位等更广泛的社会关系。人际关系的内容主要是通过人们在社

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会生活中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。

人际关系的一般特点是：第一是个体性。和一般的社会关系不同，人际关系本质上表现在具体的个体间的互动过程中。第二是情感性。人际关系的基础就是人们彼此间感情的流动，这种情感倾向决定人际关系中可以分为两大类情况。一种是因为喜欢而产生的互相吸引和反动的分离情感，所以就有可能发生那种形影不离和相互敌视甚至伤害的种种情况。第三是对应性。人际关系总是与人际行为相对应。比如喜欢某人，便会表现出亲近和帮助对方的行为，而厌恶某人，则会表现出回避或攻击的行为。第四是管理性。人际关系就是对人的一种组织形态和方式，而这样的组织就是一种管理模式，一种管理的方法。

秘书是整个办公室关系的枢纽，上下、左右、内外各种关系的沟通，虽不能说是百分之百，但是，在很大程度上都是要通过秘书这个中间环节。换句话说，领导的协调工作，很多时候都是通过秘书来完成的。所以可以说，秘书处理好与各方面的人际关系，是做好秘书工作的前提。人际关系有对外、对内两个方面。无论内或外，和领导联系一般都要通过秘书。领导和四面八方的人打交道，往往也要由秘书联络和安排。所以，秘书处在“关口的”位置上，起着领导的“门面”作用。所以，正确妥善地处理好人际关系。对秘书活动来说尤为重要，搞好人际关系固然很重要可是影响人际关系的因素很多，并不是每个人并不是每个人都能与他人搞好关系的。

二、秘书办公室人际关系存在的问题

作为秘书，和周围人保持良好的人际关系是工作的基础。但是，对于刚出校门刚进入秘书这个岗位的年轻人来说，很容易便有人际关系上的一些问题：

（一） 缺乏主动性

秘书工作的辅助性决定了秘书工作的被动性。秘书是为领导服务的，秘书工作的变化总是随着领导的变化而变化，想领导之所想、急领导之所急、解领导之所难、帮领导之所需。很多人年轻人认为，做好秘书，就是“领导叫干啥干啥，不叫干啥就别干啥”。不求有功，但求无过的思想制约了秘书工作的积极性，但现在为适应竞争，公司总是把主动性的强弱作为员工、特别是管理人员的重要要素之一。

（二） 爱耍小聪明

大多数领导都喜欢“灵活”一点的秘书，办公室工作的性质也要

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求秘书思维敏捷，反应灵活，能见机行事，随机应变。但是不少年轻秘书却矫枉过正，片面追求灵活，白以为聪明，想方设法卖弄，这就适得其反，令领导及同事生厌，阻碍秘书上下级关系的发展。

（三） 粗心大意

粗心大意丢三落四，事到临头手忙脚乱，甚至弄出事故就非但不能给领导排忧解难，反而会给领导增忧，添麻烦。这样的秘书十个有九个都不能讨得领导的欢心。现在粗心大意是许多年轻人共有的毛病，但是，对于秘书人员来说细致周到的虑事、办事作风，是处理好上下级关系非常重要的一点。

（四） 迷失自我

由于长期在领导身边工作，秘书会有很大的依附性和服从性，感到很拘束、被动，压抑了个性，以至在同事之间、在家里都显得死气沉沉、唯唯诺诺，任何事情都习惯于听命于别人．不敢也不想发表自己的意见。这就是迷失了自我．由于这些秘书年纪轻、资历浅、经验不足，在单位内处于金字塔的最底层，所以不敢有自己的个性，盲目服从，失去了自我。

（五）以自我为中心

以自己为中心，处处表现自己，在人际关系中犹如为自已筑起了一道壁垒，只会招来别人的反感。不能适应别人的思维方式和风格，不懂得尊重别人，而总要求别人来适应自己，遇到挫折就会怨天尤人，大发牢骚。

三、秘书处理办公室的人际关系的对策 （一）秘书与领导的关系处理

秘书是领导的耳目、助手和参谋，又是智囊和管家。领导是一个圆心，秘书则是环绕圆心的圆周轨道上运行的各个点；领导工作是一条主线，秘书工作则是围绕主线上下、左右、前后同步行进的一条曲线。 没有领导，秘书也就没有存在的必要；没有领导工作，秘书工作也就没有存在的必要。

1、秘书与领导关系的实质

秘书的重要职责是协助领导工作，当好参谋。秘书要按领导的意图办事，不能越位，时刻要记得自已是谁，秘书就是秘书，任何时候都不能代替领导做决定。四大名著《三国演义》中，曹操的主将杨修，从曹操发布的口令“鸡肋”中，揣出了曹操有撤军的意思，但未经过曹操允许，就先把军队撤退了，结果被曹操以动摇军心而杀之。他们

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思维可谓佳也，但代替曹操做决定可谓蠢也。在现在秘书中也常常会出现这种行为。作为秘书在与领导交往的过程中，必须严格紧记自己的身份，不能出现越级或者其它的不当的行为。

2、尊重上司，维护上司的威信

身为一名秘书，不符合自己职责的事，坚决不能做，这是维护领导的尊严、威信。对于任何一个领导都人员来讲，他们能有这样的成就，必有自己过于他人的本领。他们的为人处事与丰富的工作经验是值得我们去学习的，我们应该尊重也们。尊重别人的同时，也是尊重我们自己。而秘书在尊重领导和履行自己的职责的前提下并不等于奴性，不要对领导奴颜婢膝、百依百顺、点头哈腰、阿谀奉迎。并不是所有的领导都是完美无暇的，因此，秘书在工作中不该惟命是从，而是要做领导的好帮手，协助领导出谋划策，解决问题，帮助领导做一些决定，心防领导在决定上发生错误。秘书在给领导提出意见和方案时，要准确无误。至于领导是否采纳你的意见，秘书决不能干扰领导做决定，领导是决策者，秘书无权要求领导者采纳自己的意见。要想导接纳自己的观点，就要拿出足以说服领导的详细报告。从而充分发挥自己的能力，以便更好的胜任本职工作。

3、秘书作为领导的心腹，处事要周到

心细是一名合格的秘书应有的素质，细致周到也是秘书与领导相处的要诀。粗心大意，丢三落四，事到临头手忙脚乱，甚至因此弄出事故，就不仅不能给领导排忧解难，反而给领导增加烦恼，添麻烦。这样的秘书肯定得不到领导的欣赏。细致周到的处事、办事的作风，对于秘书处理好上下级关系非常重要。作为秘书一定要保持时刻严谨认真的处事态度，从多方面入手，做到心细如发，滴水不漏。要想做一个好的秘书，不仅要学会观察和适应领导的工作方法和特点，心细的体会领导的心意，了解领导的意图，还要能够提前预见事物发展的脉络，提前做好准备。

4、秘书必须严格要求自己

秘书应听从和服从领导，这不但是上下级关系的要求，更是领导履行自己职责、得到预订目标的前提保障，大多数领导都是喜欢听命于自己的秘书。如果秘书去冲撞领导，侵犯领导的尊严，这无疑会使领导感到尊严受损，以敌意来对抗。因此，秘书绝对不能冲撞领导。并且在态度上、言谈中表现出对领导的尊重，

其次，秘书一定要严格要求自己，做好自己的本职工作，要掌

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握了解真实情况，并且将了解到的实情归纳总结，再将其反应给领导，当领导对某个问题看得不太准，或者某个意见与实际情况有距离时，作为秘书一定要委婉的项领导提出自己的补充意见和不同看法，供领导参考，及时为领导补台；切不可随声附和，一味指看领导眼色行事，注意场合，讲究方式方法。

总之，身为一名秘书，不符合自己职责的事，坚决不能做，这是维护领导的尊严、威信。对于任何一个领导都人员来讲，他们能有这样的成就，必有自己过于他人的本领。他们的为人处事与丰富的工作经验是值得我们去学习的，我们应该尊重也们。尊重别人的同时，也是尊重我们自己。而秘书在尊重领导和履行自己的职责的前提下并不等于奴性，不要对领导奴颜婢膝、百依百顺、点头哈腰、阿谀奉迎。并不是所有的领导都是完美无暇的，因此，秘书在工作中不该惟命是从，而是要做领导的好帮手，协助领导出谋划策，解决问题，帮助领导做一些决定，心防领导在决定上发生错误。秘书在给领导提出意见和方案时，要准确无误。至于领导是否采纳你的意见，秘书决不能干扰领导做决定，领导是决策者，秘书无权要求领导者采纳自己的意见。要想导接纳自己的观点，就要拿出足以说服领导的详细报告。从而充分发挥自己的能力，以便更好的胜任本职工作。

（二）秘书与同事的关系处理

作为秘书人员必须认识到，工作要顺利进行并取得成果，领导的信赖固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。所以，处理好与领导关系的同时，也一定要及时跟同事之间沟通，建立与同事间的良好的关系。

1、相互尊重和宽容

这是指秘书一方面要学自尊，另一方面也要尊重别人，不能随便插手别的秘书的事，以免使其自尊心受到伤害。而当自己能力和必要帮助他人的时候，秘书一定要掌握好分寸、时机和方法，给予对方适当的帮助，绝对不能够使对方觉得难堪。

宽容别人偶尔的过错，也是一个秘书必备的素质，必输对于别人的缺点和短处应持包容和宽待的态度，并想办法用自己的长处去弥补。狭隘，处处不容人，就不会有更多的朋友。古时候，有一位丞相的管家准备修一个后花园，希望花园外面留一条三尺小巷，可是他的邻居却是一个官员，并说“那里面我的地盘，得听我的。”坚决反对修巷。管家立即写信给朝中的丞相，看到丞相的回信后，管家放弃了

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以前的计划。官员感到意外，执意要看丞相的回信，结果丞相的回信写的是一首诗：千里家书只为墙，让他三尺又何妨，万里长城今犹在，不见当年秦始皇。官员十分感动，主动让地三尺，最后，三尺之巷变成了六尺之巷。由此可见，如果同事之间多一些宽容与理解，同事关系也就容易相处了。

2、主动沟通，增进感情

一个好的秘书要擅于选择沟通交谈的时机、场合和对方感兴趣的话题，态度谦虚诚恳；要擅于体察对方的心里，因势利导，循循善诱，讲究语言艺术。秘书与同事之间在遇到矛盾或者意见遇到分歧时，秘书需要主动和同事进行良好顺畅的情感交流，从而化解各种矛盾，使双方的工作顺利进行。要取得同事的支持和合作。就应该主动地、真诚地关心同事。工作上应多体谅同事的难处，尽力给以帮助解决，切不可以“二首长”身份自居。布置任务时，尽量以商量的口气．不能颐指气使，发号施令。秘书还应关心同事的生活和情绪，从细微的地方做起，生活中多留个心，这样才能建立起真正的友谊。

3、与不同个性的同事相处

人都是有个性的。不同的人，有不同的个性。如果秘书善于和各种不同个性的人交往，同事之间就会减少一些矛盾，大家相处得就会更加融洽，工作起来就能相互协调。秘书应尽量学会和各种不同性格的人打交道。和不同性格的人相处，都应该遵守人与人之间交往平等，诚恳等一般原则。别人与自己性格不同，在待人接物上肯定就与自己会有不同之初，不可觉得这也不顺眼，那也看不惯，更不要讨厌和嫌弃别人，要平等相待、诚恳热情、承认差别。秘书在跟性格不同的人相处的时候，要学会在不同之中，发现共同之处。多看到别人和自己之间的共同点，就容易和不同性格的人相处。

两个性格不同的人在一起，由于对比明显，双方很快就能发现对方的长处和短处。世界上一切事物都不是完美的，在思想上、习惯上都会有缺点或者不足之处，在和性格不同的人身上，秘书应更多注意发现别人的长处和优点。多看看别人的优点，才能取长补短。

俗话说，一把钥匙开一把锁。跟不同性格的人打交道，秘书应该要有区别的对待，有区别的对待，是指要看到性格不同的人，有他自身的特点，秘书要针对这些特点采取适当的态度和不同的方法，具体问题进行具体分析，因人而异，认真对待，对人负责。

（三）秘书与下属的关系处理

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秘书要做好工作，就必须多到群众中支听听群众们的意见与看法，如有不足之处，及时反映给领导。秘书在与下属打交道时应保持低调，时刻记住自己也是一名公司员工，只是工作不同，千万不能居高临下。我觉得秘书要与下属建立良好的人际关系因从以下几方面入手：

1、注意淡化上下级的角色差异

秘书在人际交往中的角色比较复杂，要求秘书待人、接物、处理问题都必须谦虚谨慎，有礼貌，平等待人。在下级机关、群众面前，秘书往往被看作是“上级”，是领导者的代表。秘书要摆正自己的位置，对下属不可颐指气使，强加于人。秘书毕竟不是领导，只有平易近人，才能博得大家的好感与支持，加大说话的分量，切勿目勿目中无人。秘书应有意识的通过自己态度、言行等，淡化上下级的角色差异，以平等的身份与下属沟通信息，交流感情。

2、宽容待人，培养信任

同人打交道、交朋友，秘书要设身处地的理解别人，理解别人的难处和需要，要与人为善，宽容大度，配合默契，热情有度，真心待人。以此来赢得大家的信任、尊重和友谊，从而获得他们的支持。

3、尊重下属，爱护下属

在日常交往中，秘书有意识地淡化角色差异的同时，也要注意尊重下属、爱护下属。要虚心的听取下属的意见，对于下属工作中的成绩给予实事求是的评估。当下属有好的发展机会时，也要尽量为下属争取。除工作外，更应该多多关心，了解他们的个人生活、格爱好、日常生活。下属不可能主动找你谈话，要靠自己主动与对方谈，可以通过聊天的方式逐步地去了解他们，在他们工作、生活中遇到困难时，要设法帮助解决。这对秘书人员有不小的帮助，既可提高工作效率，又可拉近距离。

4、善解人意

“已所不欲，勿施于人”秘书人员要站在下属的立场考虑问题，尊重下属的选择，这是对下属最起码的尊重，否则，秘书与下属之间就只有命令与无奈接受。同时，为了工作的效率性和准确性，秘书在处理上下级关系的时候还应主动关心一些工作以外东西，比如家庭状况、性格爱好等，在他们中间树立摇良好的形象。

石咏琦理念曾说“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。”所以，对于秘书而言，人际关系越多，越融洽，工作就会越顺

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利，秘书才能在自己的岗位上得心应手，取得更好的成绩，在秘书的职业生涯中绽放异彩。

综上所述,秘书人员在人际交往中，特别是刚出校门初涉秘书这个岗位的年轻人来说，要善于灵活处理与领导、与同事、与下属之间的关系，这不仅仅关系到秘书个人工作的成败，也关系到整个秘书部门和组织的整体形象和最终利益。我们每一位从事秘书工作的人员都应该清楚的认识到建立良好的人际关系的重要性，努力培养自己的交际技巧，提高自身的交际能力,从而在实际工作中为个人为组织建立起良好的人际关系网。我想这是每一个成功秘书的“必修课”。

参考文献：

[1]陈冠任. WTO顶尖秘书[M]. 当代中国出版社，2002

[2]文锋.新编办公室工作实务全书[M].中国商业出版社，2011 [3]杨利华.文书与档案[M].湖南科学技术出版社，2000 [4]董继超.普通秘书学[M].中央广播电视大学出版社，2006 [5]陈玉斌.这样的秘书最受欢迎[M].四川大学出版社，2005 [6]范立荣.秘书工作实务[M].南开大学出版社，1996

[7]谭一平,吴良勤.秘书人际沟通实训[M].中国人民大学出版社，2008 [8]东方智.办公室人际关系学[M].当代世界出版社,2003

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南昌大学自学考试毕业论文指导登记表（二）

开题指导意见： 指导教师签名： 年 月 日 指导老师评语： 成 绩（百分制）： 指导教师签名： 年 月 日

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