材料采购管理办法
更新时间:2023-09-15 08:53:01 阅读量: 资格考试认证 文档下载
项目部材料计划采购平台管理办法
第一条 总则
为进一步加强工程局规范化管理,规范采购工作,保障工程进度的正常持续进行,选择合格的供应商(厂家)并对采购过程进行严格的控制,确保供货商提供的物料满足施工的规定要求,最大限度的降低成本,特制定本管理办法。
第二条 适用范围
1、本办法适用于局属各项目部大宗材料采购和单项采购金额超过3万元以上的材料采购时,计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等。
2、大宗材料见明细表。
3、对项目部办公设备及办公用品采购参照本办法。
4、材料采购不超过3万元,由项目部民管小组商议确定采购事宜并以会议纪要的形式记录在案。 第三条 采购方式
可以采用内部招标、议价、指定供货厂家等方式。
第四条 采购流程和职责分工 1、制定材料采购计划
项目部根据工程进展情况,在材料使用前7日编制材料采购计划,确认材料规格、型号、数量无误后以书面形式上报工程管理处审核。
2、询价及推荐供货厂家
工程管理处对材料采购计划的数量、规格型号审核完毕后转交核结算处,由核结算处负责材料采购的内部招标、市场调查、询价、推荐供货厂家等,可采取以下方式:
(1)条件具备、有利于降低材料采购价格,可采用内部招标。 (2)因地制宜、就近取材,按照项目所在区域,由项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商(厂家),将相关资料报送核结算处审核。
(3)核结算处独立或会同项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商(厂家)。
(4)根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同,采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象; 3、评审及选择供货厂家
工程管理处主要负责人、核结算处主要负责人、主管副局长和项目经理组成评审小组,对各供货厂家的报价依据现行的市场价格进行分析比较,对供货方的品牌、质量、信誉、售后服务等方面进行综合评审,遵循公平、公正、科学和择优的原则选择最优的供货商。 4、对重大的物资采购,无论是技术、商务谈判,要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判,要求有两个以上的部门派人参加。
第五条 签订采购合同
1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,项目部需与供货商签订正式的采购合同,合同需要列明至少下列条款: (1)供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式; (2)采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标 准的特殊要求需特别注明; (3)订单所采购的数量、重量;
(4)价格:单价,合计价,合同总额,定金或预付款; (5)交付期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量; (6)付款方式;
(7)所需的质量证明(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等);
(8)质量保证条款:发生质量问题是进行退换或其他处理方法; (9)运输方式和销售发票的要求。 2、购货合同备案
项目部与供应方签订合同进行供货,由项目部负责材料的检查和验收,签订的合同反馈工程管理处和核结算处备案,并将材料采购计划审批表和购货合同报送财务处。
第六条 货物进场验收
1、货物进场供应商交货时,由项目部库管员实际清点件数或称重,对货物携带的有关证件进行验证,经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时,即通知工程管理处会同处理;
2、对有专业或特殊质量要求的材料物资,通知工程管理处派专业人员验收,验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。
第七条付款结算
1、严格按照工程局报账工作流程和挂账工作流程执行; 2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由财务处统 一支付;
3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支 付:
(1)紧急采购且不能及时办理财务支付手续; (2)在外埠采购且供应商要求立即付款时; (3)在现场调试期间急需材料的采购; (4)3万元以下的零星采购。
第八条 紧急订货
工程管理处、核结算处接到项目部以电话联络的紧急采购案件,应立即进行询价、议价,迅速办理。
第九条 其他采购方式
除一般采购作业方式外,可依材料使用及采购特性,选择 下列一种最有利的方式进行采购:
1、集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各项目部依计划提出请购,由工程管理处定期集中办理采购;
2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,可事先选定厂商,拟定长期供应价格,经材料采购评审小组核准后通知各请购部门依需要提出请购。
第十条 供应商管理
1、掌握市场信息,建立《合格供应商名单》。
2、供应商的日常管理。对供应商实行动态管理,及时跟踪供货业绩,一但产品出现质量问题,应及时向供货商发出<限期整改通知单〉限期整改,如两次发出通知单质量仍没有改进的,应取消其供货资格。 3、对供应商的评价。每年对供货方提供的产品质量、售后服务、供货能力以及材料价格,进行信息收集和综合评价,选择好的供方建立档案,作为项目部材料采购供货商的长期合作伙伴。
第十一条 附则
1、参与采购过程的各相关部门,既要明确分工、明确责任、互相配合,还要注意发挥互相监督的作用,确保企业的利益不受损害; 2、参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之
风,任何人不得私下收受回扣或酬金,并接受公司全体员工监督; 3、超出本办法的事项呈局长核准后实施。
附表 1、大宗材料明细表
2、项目部材料采购计划审批表
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