互联网时代档案管理面临的挑战与对策

互联网时代档案管理面临的

挑战与对策

摘 要

随着计算机技术和网络信息技术的不断发展,互联网被广泛地应用到了社会生活的各个方面,也对传统的档案管理产生了冲击和挑战。本文介绍了互联网时代秘书档案管理工作所面临的挑战,并分析了互联网时代档案管理的优化,在此基础上提出了一些关于完善互联网时代档案管理的对策。

关键词：互联网 秘书 档案管理 挑战 对策

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目 录

一、互联网时代档案管理面临的挑战… …………………………… 6 二、面对互联网时代档案管理应采取的措施…………………………8 三、档案信息的利用……………………………………………………12 四、结论…………………………………………………………………14

致谢……………………………………………………………… 15 参考文献…………………………………………………………… 16

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一、互联网时代档案管理面临的挑战

随着网络时代的到来，档案管理面临着新的机遇与挑战。如何在网络时代的大环境下做好档案工作，发挥档案管理工作不可替代的特殊作用，是档案管理工作面临的重大课题，互联网被广泛地应用到了社会生活的各个方面,也对传统的档案管理产生了冲击和挑战。

一、对传统档案管理观念的挑战

对于传统的档案管理“重藏轻用”的观念，随着互联网信息时代的到来，因此要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为企业提高更高的效益，必然对传统的档案管理观念提出了新的挑战。

二、对传统档案管理手段和方式的挑战

相对于传统档案管理，一般采用纸质的形式进行保存，很多纸质容易随着时间的推移颜色变黄，档案也会不经易间丢失，互联网的到来，可以使文件办拟之后随时归档，通过网络传递，而且可以采用电子编码技术,编辑修改而不留痕迹;加强了档案信息的更新化速度。

三、对档案管理人员自身素质提出的挑战

随着网络信息技术进入到档案管理工作中,就必然要求其工作人员熟练地操作各项技术,了解相关的操作知识,能够正确地处理常见的问题和困难。因此,互联网下的档案管理就必然对档案管理人员提出了新的要求和挑战。 四、档案文件查询利用方式对传统档案的挑战

传统文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响传统文件的长期可读性。档案部门秘书人员可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

五、网络安全对档案管理的又一重大挑战

如今随着互联网的到来，网络病毒入侵，黑客的攻击等，如何做好网络安全的措施，维护档案信息的安全，成为互联网时代档案管理面临的又一重大挑战。 六、电子文件档案的归档时间对传统档案归档时间的挑战

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电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成秘书人员通过网络传送给档案部门，而传统的档案归档需要在文件办拟完毕后，采用纸质的形式进行归档，纸质文件的归档时间一般分为两类．一是文件形成后第二年上半年归档．主要适用于行政文件．二是项目结束后归档．主要适用于科技文件。电子文件档案归档无疑对传统的档案归档时间的又一挑战。

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二、面对互联网时代档案管理应采取的对策

随着社会的进步与互联网的发展，也将带动档案信息服务内容与方式的变化。网络环境下档案信息服务体现为通过档案利用活动，达到开发档案信息资源、传播档案信息内容、最大限度地满足社会公众档案信息需求的目的。要想实现这一目的，应采取如下策略。

一、要建立适应互联网时代档案管理的新思路和新方法

首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。

其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。

最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。 二、要大力推进档案管理的信息化和数字化进程

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（一）建立“需求—开发—利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此

必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。

（二）以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。 （三）有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发“孤岛”现象。 三、要为档案管理秘书人员建立多元化的继续教育培养体系。

社会的发展,科学技术的进步,使档案秘书工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作去管理。因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。加之电子文件对计算机系统的依赖性,造成档案管理人员借助计算机编目归档的水平达不到要求,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,因此在新形势下要做好电子文件档案管理工作,必须加强档案管理人员的继续教育的工作,提高档案管理人员的专业化程度及信息管理水平。

继续教育是全体在职档案管理秘书人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。

继续教育必须制度化、全员化。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，

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并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。

继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。现代化的秘书档案管理工作不仅需要懂专业知识的秘书人员，也同样需要计算机类、管理类人才。我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致秘书档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识相脱离，所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案秘书人员队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

四、完善网络化档案信息服务的环境安全性建设

档案管理信息网络安全应包括网络运行安全和网上信息安全两项基本 要求。所谓网络运行安全是指档案管 理信息网络的硬、软件系统设计合理， 运行正常，网络人员操作规范、管理严 密，整个网络系统能够按照设定的要 求正常运转，发挥预定的各项功能。 网上信息安全是指网络中档案信息的 存储安全和传输安全，即在保管利用 网上档案信息过程中维护档案信息的 真实性、完整性、保密性和有效性。档案管理信息网络的安全主要涉 及到硬件、软件、信息、人员、物理环 境、人文环境等各个方面。将手工管理 的纸质档案转换为数字信息进入网 络，即从档案的实态转换到虚拟态，档 案信息与载体分离，在这个意义上说 网络传递的仅是档案信息，用户得到 的仅是复制品，而非档案原件。电子档案上网后，安全保密问题将是档案 信息网络管理的最大障碍。对安全保 密工作进行深入分析，可以分解为技 术问题、管理问题、工作人员业务素质 问题,总体上可以从进口、传输、使用 二方面采取相应的技术和措施。在这 里我们不作安全保密工作的完整方案 讨论，只对安全保密技术的应用中非 常关键而又容易忽略的问题加以讨论。

（一）要维护网上档案信息的保密性,必须加强内部管理体制的建设。

开放性是网络的固有特性，这一挣陛与档案文件的保密性特性相背离。据安 全专家对历史上的电子入侵案例进行 分析后，结论却是大多数入侵手段非 常一般，内部管理的松懈帮了黑客的大忙.再厉害的黑客要实施攻击，必须在现有信息系统上找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员的失误,管理上的疏忽。对绝大多数黑客来讲，如

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果没有一个落脚点，一个信息系统是难以入侵的。 （二）关注计算机病毒的新变化。

当档案管理信息系统扩展到局域网甚至 互联网时，计算机病毒成为不可回避 的危害，而且新型病毒具有许多网络 时代的新特征。档案工作者应当时刻 注意新的技术变化，制定针对性策略， 并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面综合防范。

（三）加强网络访问的权限管理，完善服务器审计制度。

档案管理信息系统必须明确管理 和应用的操作界面，制定不同层次访 问者的存取信息的权限策略，是系统 安全的一个基础。特别要重视应用服 务器的日志审计。无数事实证明，一个 网络化信息系统要完全避免越权操作 是很困难的，但做好审计，对及时发现 问题，亡羊补牢非常有益。最后，要全面提升档案数据库系 统的安全水平是一个艰难的过程，涉及方面很多,需要管理部门投入大量 的人力物力。安全与技术只有与安全 管理，安全法规和相关人员的安全意 识建设结合起来，共同构筑起完善的 网络安全防护体系，才能发挥其现实。

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三 、档案信息的利用

由于电子档案具有可迅速处理、传递及可共享使用的特征,所以可通过网络拓展电子档案的利用方式。

一、建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。

随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为企业人员提供更好的方便快捷服务。目前,国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供

档案利用服务的一种重要形式。档案秘书工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。 二、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。

档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室) ,是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。 三、电子文件的自动上传收集。

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。 四、开展在线服务。

传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用

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方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。 五、开展现行文件阅览服务。

随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。随着电子档案的日益普及,一方面,传统档案管理方式带来了新的挑战;另一方面,为了传统档案管理方式的创新和提升带来的机遇,只要积极应对挑战,把握机遇,就能使档案管理工作不断完善,与时俱进。

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四、结论

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。要做好档案管理工作，秘书需具备知识修养、技能修养、品德修养、作风修养、心理素养方面的要求，也必须具备一些新形势下所要具备的能力——对于电子文件档案的操作管理。因此，秘书做好档案管理工作对于促进企业经济的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。随着互联网的日益普及,一方面,传统档案管理方式带来了新的挑战;另一方面,为了传统档案管理方式的创新和提升带来的机遇,只要积极应对挑战,把握机遇,就能使档案管理工作不断完善,与时俱进。

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

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参考文献

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