农村集中居住区建设档案工作调查与思考

农村集中居住区建设档案工作调查与思考

农村集中居住区建设档案工作调查与思考

推进农村集中居住区建设工作是统筹城乡发展、改变城乡二元结构、加快城乡一体化进程的需要，是农村、村民共享改革发展成果的需要，也是践行社会主义新农村建设“生产发展、生活富裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”二十字方针的一个重要载体。20**年3月，由**县社会主义新农村建设领导小组办公室和县档案局联合开展了一次对**县农村集中居住区建设档案工作情况问卷调查，同时实地调查了两个乡镇五个集中居住区的档案工作情况。针对调查摸底的情况进行了梳理，并对如何加强农村集中居住区建设档案工作提出了建议意见。

一、调查的基本情况

（一）项目建设总体情况。全县26个乡镇，被调查点共有153个。规划占地面积共174.69万㎡，实际占地面积153.32万㎡；规划建设面积160.31万㎡，实际建设面积136.41万㎡；规划建设13908户，实际建设1**02户。

在153个调查点中，有设计单位的点**1个，占92.1%；有监理单位的点51个，占33.3%；已经竣工的点有120个，占78.4%，其中开展了竣工验收的点有49个，占32%。

（二）档案工作情况。在153个调查点中，保存有档案资料的单位共93个点，占60.8%；有专人管理的共92个点，占60.1%；档案已经装订的有35个点，占22.9%；档案通过验收的有15个点，仅占9.8%。

（三）档案材料的齐全完整情况。在应归档材料中，76个点有项目建议书及报批文件，占49.7%；56个点有交工验收记录证明，占36.6%；51个点有可行性研究报告及其评估、报批文件，占33.3%；60个点有竣工报告、竣工验收报告，占39.2%；43个点有环境预测、>调查报告、环境影响报告书和批复，占28.1%；62个点有各类工程记录及测试、沉降等记录、事故处理报告，占40.5%；108个点有方案设计，占70.6%；61个点有竣工图，占39.9%；132个点有施工图设计，占86.3%；55个点有施工监理文件、资料，占35.9%；122个点有招标投标、承发包合同协议，占79.7%；76个点有工程概算、预算、标底、合同价、决算资料； 46个点有环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，占30%；38个点有工程审计文件、材料、决算报告，占24.8%；49个点有建材供应等来源协议文件，占32%；70个点有施工日记，占45.7%；38个点有竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，占24.8%。

二、农村集中居住区建设档案工作存在的问题及原因分析

（一）存在问题

1. 档案意识普遍较差。建设（业主）单位重建设、轻档案思想严重，对档案工作不重视，没有建立领导机制，且只有60%的建设点设有专人管理档案，档案的责任落实不到位。

2. 档案收集不齐。只有20%-30%的建设点有前期报批材料、原材料检测资料、质保资料，有竣工验收和结算资料的不足25%，应当形成的文字材料严重不足。

3. 档案整理不规范。档案资料没有按国家《科技档案案卷质量构成的一般要求》的标准、规范整理建设项目档案。归档范围模糊不清，一些档案资料应归未归。

4. 档案管理不到位。仅有23%的建设点装订了档案，档案材料主要分散于在施工单位、村委会、乡镇建环中心或新村办三方，未确定负责档案整理的单位，未形成完整的一套档案材料。

5. 档案利用率极低。由于应当形成的材料未形成，未及时收集整理规范的档案，不便于查询和利用工作的开展。

由此可以看出，村民集中居住区建设档案工作还相当差，规范管理程度低，档案工作没有与工程建设工作同步开展，远远落后于工程建设工作。

（二）存在问题的原因分析

1. 对档案工作的重要性认识不到位。项目主管部门和建设（业主）单位档案意识薄弱，没认识到项目档案可为项目建成后将来几十年的运行维护管理提供证据、依据查询利用和维护参与建设的广大农户财产权益等方面的作用。

2. 没有建立档案管理责任制。档案材料散存于各部门人员手中，管理职责不明确，未及时将相关资料收集齐全并及时归档管理。有些档案工作者不熟悉相关法律法规，不清楚档案材料的归档范围，导致一些材料应归未归。同时业主单位、建设单位、镇政府相关管理部门三方没有统一的档案管理和整理制度。

3. 档案业务指导不到位。档案行政管理部门业务指导人员少，深入基层指导居住区建设档案少，与建设或业主单位联系不够密切，档案业务指导未到位。

4. 档案整理标准不统一。居民点建设是个新兴事务，相关档案整理和管理的标准不够明确，全县也没有集中开展居住区建设档案的专题培训，导致居住区建设档案工作整理标准和办法不统一，甚至模棱两可、无据可依。

5. 督促检查不到位。相关部门在工作督促检查中没有将档案工作纳入督促检查内容，对档案的规范管理工作没有制定相关考核标准和办法。相关主管部门也没有将居住区建设档案纳入新农村建设档案检查考核范围，造成了居住区建设档案的漏管。

三、加强农村集中居住区建设档案工作的建议

村民集中居住区建设档案工作是整个新农村建设档案工作的不可分割的组成部分，是村民集中居住区建设工作的客观反映，是建设历程的历史见证。加强村民集中居住区建设档案工作迫在眉睫，县委办、县政府办、县委农办、县发改局、县住建局、县国土局、县统筹办、县档案局等相关部门要携手合作，齐抓共管，共同做好村民集中居住区建设档案管理工作。

（一）加强宣传，提高档案工作认识。集中居住区建设档案是反映居住区建设过程的客观依据，是建设手续办理、施工管理、工程质量、工程管理的真实记录，对工程投入使用和维护有着不可替代的作用。其中的报批手续、土地流转（租用）协议、承发包合同协议居民参与建房协议、一事一议记录和建设方式等是以后查阅利用的重点。因此在建设之初就要加强对各项材料的收集和整理，保存有价值的文件材料，文字资料，为以后的查阅利用打下基础。各相关部门要加强集中居住区建设档案价值和作用的宣传，提高参与建设各方对集中居住区建设档案工作意义的认识，形成合力，共同做好集中居住区建设档案工作，为新农村建设保存好历史，服务好广大百姓。

（二）强化档案管理责任，务求落实到位。县档案局负责档案业务培训、监督和指导，县新村办、各乡镇人民政府及下属建环中心或新村办负责报批、审核、监督和指导；各村委会、施工单位、监理单位、设计单位、检测单位负责材料的形成、收集和管理。业主（村委会）单位要确定专人负责档案工作，收集各相关单位整理完善的档案并重新统一编号，整理为居住区建设档案一式两套以上进行管理，并按规定向镇乡综合档案室移交一套完整的档案。建设、业主、监理单位及镇政府相关管理部门四方应密切联系，要按照各自职责对自身形成的档案负责，确保档案完整、准确和系统。

（三）规范档案整理标准，完善档案管理办法。由县档案局和县新村办根据实际情况，制定《新农村集中居住区建设档案管理办法》，明确按项目档案进行整理和管理，相关部门根据各自职责遵照实施。

（四）加强检查验收力度，确保档案工作质量。集中居住点建设工程完工后要及时整理档案，项目验收前，要将居住点建设档案专项验收作为工程竣工验收的前提条件，必须通过档案验收后，方可进行工程项目竣工验收。各相关部门要加强对村民集中居住区建设档案的督促检查，将档案工作内容纳入检查考核内容。县档案局和县新村办要将居住区建设档案工作纳入档案执法检查范围和日常监督指导范围，确保村民集中居住区建设档案资料收集齐全完整、整理规范、保管安全、利用方便。）

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