浅析我国公路工程档案管理中存在的问题

第31卷第5期 唐山师范学院学报 2009年9月 Vol. 31 No. 5 Journal of Tangshan Teachers College Sep. 2009

浅析我国公路工程档案管理中存在的问题

夏利宏

（唐山市交通局，河北 唐山 063000）

摘 要：对我国公路工程档案管理现状进行了评述，指出公路工程施工文档管理中存在的问题，并展望了未来的发展趋势。

关键词：公路；工程档案；管理 中图分类号： U4

文献标识码：A

文章编号：1009-9115(2009)05-0156-02

A Discussion on the Management of the Domestic Highway

Engineering Profile

XIA Li-hong

(Tangshan Transport Bureau, Tangshan Hebei 063000, China)

Abstract: The present situation of the domestic management of highway engineering profile was reviewed in the paper. The problems about highway construction document management were also pointed out. And the development trends in the future about this field were also given in this paper.

Key words: highway; engineering profile; management

公路工程文档管理是公路工程建设过程中对文档从生成、收集、整理、组卷、编目到存档的全过程管理[1]。公路工程文档的管理具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。同时公路建设项目的一次性特征，也决定了公路工程文档的不可回复性。因此，施工阶段的文档管理成为公路工程建设项目管理工作中一项不容忽视的内容。

1 公路工程施工文档传统的管理模式

长期以来，工程界一直存在着“重外轻内”的思想，对工程文档的管理缺乏深入的研究；而档案管理往往重视的是档案在档案馆内的管理，往往忽视了工程文档产生过程的控制和管理，在公路工程项目施工文档管理方面一直不太重视。目前，在公路工程项目施工过程中，工程文档的管理仍然沿用着传统的人工管理模式[2]，如图1所示。

2 公路工程施工文档管理中存在的问题 2.1 内业表格形式和填写方法的不统一

在公路工程项目施工中，工程文档主要是以各种内业表格的形式存在。通过对目前正在建设中的几条高速公路

项目的调查发现，虽然交通部颁布的《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》中给出了内业表格的格式，但对填写方法并未给出具体的规定。各项目管理者对内业表格的填写方法缺乏统一的认识或认识不够清晰，尽管各公路工程项目的总监理办公室、前线指挥部和政府监督办公室对工程文档管理工作做出了一些具体的规定，但随着公路工程项目所在地区的不同，内业表格的形式和填写方法也有所差异。甚至在同一个工程项目的不同合同段中，内业表格和填写方法的也有所不同。这将带来两方面问题：一方面对公路工程文档管理水平的评价缺乏统一基准，使工作视角产生偏位；内业工作的检查重点往往落在检查表格的填写方法是否正确上，而不是内在质量，工程文档质量难以得到保证；档案验收工作的重点通常落在组卷的是否符合要求上，而对档案资料的完整性、准确性、系统性的评价不够深入。另一方面，不利于公路工程项目施工文档管理的信息化[3]。

2.2 工程文档管理的自动化程度不高

────────── 收稿日期：2009-07-03

作者简介：夏利宏（1972-），男，河北唐山人，唐山市交通局工程师。 -156-

夏利宏：浅析我国公路工程档案管理中存在的问题

工程文档管理包括了对工程文档的生成、保存与利用的全部工作。目前的公路工程项目管理中，纸质文档无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术手段都十分落后，严重制约了工程文档管理水平的提高[4]。

目前，公路工程项目施工文档的管理大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成了大量人力、物力和时间的浪费。此外，工程文档是对工程施工过程及其信息的记录，其生成的及时性和准确性直接关系到工程文档的质量。当文件材料与工程施工不同步时，就容易出现编造工程资料的现象，无法反映工程的实际，失去保存的意义。另一方面，工程文档所记录的信息作为工程项目管理者进行判断和决策的主要依据之一，其真实性、时效性、完整性对决策的正确性有很

大的影响。这就要求将施工过程中产生的大量信息及时准确地进行整理分析并反馈，为管理者决策提供依据，而这一工作靠人工整理分析而不借助现代计算机信息处理技术显然是不可能满足决策需要的。

工程文档的作用一是“事后查证”，二是“回溯研究”，为日后的公路工程建设工作提供服务。长期以来，一直沿用的手工检索和提供文档资料的方式，检索效率较低，使公路工程文档无法得到有效的利用。公路工程建设要查询的信息，往往不是几份文件或几条信息，而是需要某一方面的全部资料，而文档管理人员要从浩繁的工程文档中把这些资料一次提供出来，需要较长的时间，而且还不能保证一份不漏，再者手工检索的准确率也不能有效地得到保证。因此，目前公路工程档案的利用率很低，其主要原因是检索手段的落后，无法适应现代经济建设的快节奏。

图1 公路施工文件管理的传统模式

2.3 公路工程文件与档案管理严重脱节

工程文档的“一次性”和不可回复性特征，客观上对文档管理人员的素质提出了更高的要求[5]。工程文档管理人员既要熟悉档案管理业务，又要掌握专业知识和技能，才能够熟练地对文件材料进行收集和整理。从图1可以看出，目前档案管理部门所做的工作仅仅是提供工程文档的组卷规则和组织工程竣工文档的检查和验收，而没有真正做到从工程文档的生成开始实行全程的监控，工程文件的管理和工程档案的管理是脱节的。而目前工程文档的生成者、保管者和检查者几乎都是兼职的工程技术人员，尽管他们有较高的学历，但经过档案管理培训的却很少。虽然一些施工单位在工程文档管理方面倾注了很大的精力，工作人员也尽职尽责，但工作成果却难免不专业、不规范[6]。

目前公路工程文档的管理模式己经不能适应现代公路工程项目管理的需要，尽快运用计算机及网络信息技术，实

现工程文档的生成、收集、整理、归档保管和检索的微机化和信息化管理，建立新的文档管理方案已经势在必行[7]。

[参考文献]

[1] 李云峰.公路工程内业资料的标准化[J].辽宁省交通高等

专科学校学报,2001,(3):14-15.

[2] 李云峰.提高公路工程档案管理水平的途径[J].辽宁省交

通高等专科学校学报,2003,(2):17-19.

[3] 肖成顺.工程档案与工程质量[J].中国档案,1999,(7):25-25. [4] 章倏萍.采取切实措施确保重点工程档案齐全完整[J].浙

江档案,1995,(8):32-33.

[5] 张春玲.浅谈国家重点工程的档案收集工作[J].渭化科技,

2001,(1):60-60.

[6] 常蓝萍.浅议公路工程科技资料的全面质量管理[J].测绘

技术装备,2002,(3):31-33.

（责任编辑、校对：任海生）

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/8a2q.html