中小企业办公自动化系统的设计与实现 -

中小企业办公自动化系统的设计与实现

吴小锋 张润朋

（中山大学城市与资源规划系，广州 510275）

摘要： 本文从中小企业的实际情况出发，在用户需求分析的基础上，提出中小企业办公自动化系统的基本目标，并阐述系统的结构设计和功能设计，给出了一个结合C/S和Web技术的中小企业办公自动化系统实例；对中小企业建设办公自动化信息系统具有参考价值。

关键词： 中小企业 办公自动化 Web 1． 问题的提出

随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合C/S和Web的方式开发的中小企业办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。 2.用户需求分析

办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。

中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。

在开发方式上对系统的需求，由于中小企业的经济实力有限，应着重考虑投入/产出比问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率。

各地政务信息化发展现状与特点调查报告

针对政务信息化领域开展调查的过程中，地方政务信息化是主要的侧重点。调查发现，地方政府部门在电子政务建设和应用中的作为清晰地展现了国家电子政务全局 的特征。为此，本版刊登记者根据调查结果作出的分析报告，并以上海、北京等几个地方的典型案例展现了地方政务信息化的概貌。

??从衣食住行到生老病死，从跑“部”办事到一站办成，政府各项服务通过网络广泛渗入老百姓的生活，并且以精简、综合、人性化的一站式办公让公众切实获益。

??地方政府是电子政务建设的基点，也是此次调查的重点。十多年来，地方电子政务建设经历了网络平台从粗放、分散到集约、统一，应用服务从简单、务虚到深入、务实的发展历程。调查结果显示，“网络平台趋于整合，公众服务渐成主流”是当前地方政务信息化的主要特点。

各地纷纷构建统一网络平台

??随着信息技术的飞速发展，地方电子政务的发展已呈现全面覆盖所有政府部门甚至所有业务应用的趋势。在此情况下，各地方政府加强整体规划和设计，构建统一的政务网络平台。 ?? 在我国电子政务建设的初期，由于存在一个从点到面和逐步投资的过程，再加上事先没有足够的经验，很难作出全面规划，所以出现了“分散建设”和“信息孤岛” 的现象。如今在国家的高度重视下，电子政务系统建设已经有了从国家到地方的各级信息化管理部门，并逐步推出各种行之有效的管理办法，国家先后出台了17号文、34号文，已经形成了电子政务总体规划。这些措施都为克服原来电子政务建设中的各种问题，实现地方电子政务的整体策划提供了根本保证。

????部门信息整合。调查发现，地市级政府网站部门信息的整合目前仍主要处于信息公开阶段，一般提供部门信息公开目录，也有直接公开各部门政务信息的，还有少数地方政府网站几乎没有部门信息公开，可见地方政府部门信息整合还处于起步阶段（见图1）。

??部门服务整合。调查发现，随着公众服务理念的深入人心，通过整合部门资源、办事系统和政务平台来提供“一站式”在线服务已经成为一些起步较早的地方政 府的共识。上海、北京、青岛等城市在表格下载、在线办事、网上咨询这三个方面的服务整合上已经迈出了可喜的步伐（见表1）。

? 山东青岛市自2002年年初启动电子政务工程伊始，就对电子政务技术体系进行了深入细致的总体规划。按照厉行统一和适度集中的原则，在电子政务建设中形成 了以“统一机构、统一规划、统一网络、统一软件、分级管理”的“四统一分”体制，和以GNSP网络运管模式和GASP应用模式为主要内容的集约化低成本模 式，整体推进了电子政务的发展，实现了资源充分共享，显著提高了投资效益。

??广州在通过电子政务积极推动政府职能转变和管理创新的过程中，遇到的主要问题就是条块分割、各自为政问题。2002 年年初，广州市利用社区建设的机遇，首先从社区入手，在全市建立统一的社区综合应用平台，有效整合了基层有限的人力物力资源，提高了基层的管理能力和服务 水平。目前该平台已在越秀区、白云区、海珠区等区县的60个街道实施，计划在2006年年底前在全市125个街道推广实施。

随着“十一五”的到来，国家经济社会发展进入关键阶段，国家有关部门将很快出台《国家电子政务总体框架》以及“十一五”电子政务专项规划，各城市也纷纷制订电子政务建设专项规划，统筹设计应用系统、网络平台的建设，这也表明了地方电子政务平台正趋于整合。 面向公众的服务不断加深

??电子政务建设的根本目的在于整合信息资源，提高行政效率，降低行政成本，从而更好地为社会服务。这一点在地方电子政务中显得尤其重要。“服务”理念在地方电子政务发展的过程中，也经历了从务虚到务实的过程。

?? 在刚开始的所谓“形象工程”中，政府网站只是一个空壳子，只有发布功能，没有具体的交互式业务办理，也没有专职编辑更新信息。随着“服务型政府”理念的逐 步落实，电子政务建设的主战场已经逐渐从政府内部网络、办公自动化等应用转向公共服务和社会管理。地方政府开始通过网络提供政府信息发布、互动交流乃至网 上办事的服务功能。国务院信息化工作办公室应用推广组赵小凡司长就把这个过程总结为“传统式→一厅式→一站式→无站式→个性化”的发展阶段（见图2），现在我国处于“一厅式”和“一站式”的阶段。

尽管地区发展不平衡，服务能力有强有弱，地方电子政务建设的根本目的都是更好地为公众服务，这一点已经成为共识，并正在被贯彻实施。北京、上海、广州、厦 门等地方政府网站的服务意识已经明显增强，能够按照服务对象及其生命周期设置频道和栏目的网站比例，已由2002年不足1％迅速上升到30％左右，使得用 户获取政府信息与服务更加便捷。从政府网站的“便民问答”到办事指南和服务查询、咨询投诉，电子政务给老百姓办的实事越来越多，与社会公众和企事业单位的 关系也日益密切。

????政府网站面向公众的服务。从全国来看仍以信息公开为主，而信息公开的质量又分为三个层次（见表2）。调查发现，大多数政府网站对于政策法规、新闻动态等信息公开质量较高，在办事指南、统计数据、业务动态等方面表现参差不齐，而人事任免、财政、投资类信息的公开普遍落后。

????公众服务的应用深度正在不断改善。调查结果显示，除了旅游、娱乐之外，其它方面的服务深度仍处在初级阶段（见图3）。

目前，“中国上海”已经集聚了网上办事和服务项目1568 项，其中可直接受理的包括办事审批704项、办事状态实时查询371项、实用信息查询391项以及在线咨询50项和在线投诉52项。凡涉及到的办事和服务 表格都可在网上下载。黄浦区依托区级人口数据库开发了社会救助“一口受理”服务平台。以低保业务为例，救助对象在只带3～9种证明（原来需5～19种证 明）、不填表（原来填两张表）的情况下，3天（原来需15天）内即可完成申办手续，极大地方便了市民。国家行政学院教授汪玉凯认为，2006年，这种以公 众为中心的电子政务理念将进一步深入人心。

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