文秘与办公自动化(专科)专业 《文书与档案管理》课程辅导材料

文秘与办公自动化（专科）专业 《文书与档案管理》课程辅导材料

第一章 概述

一、单项选择题

1．“文书”一词最早出现在（A） A．汉代 B．唐代 C．宋代 D．明代 2．文书的本质属性是现实（A）

A．执行性 B．政治性 C．机密性 D．信息性（P7） 3．下列选项不是档案特点的是（C）

A．系统性 B．选择性 C．法定性 D．保存性（P9） 4．我国档案室类型复杂，一般主要有（C） A．五种 B．六种 C．七种 D．八种（P16） 5．属于指挥性公文的是（D）

A．通告 B．报告 C．请示 D．指示（P25） 二、名词解释 1．文书

是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。 2．公文

是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。 3．档案

是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。 4.文书工作

通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 三、简答题 1．档案的性质。 （1）原始记录性；

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（2）利用的价值性； （3）科学文化性。

2.简述档案管理的基本内容：（1）档案的收集；（2）档案的整理；（3）档案的鉴定；（4）档案的保管；（5）档案的统计；（6）档案的提供利用。 四、论述题 1．文书的作用。 （1）领导指导作用； （2）行为规范作用； （3）公务联系和知照作用； （4）凭据记载作用；

（5）传递信息和宣传教育作用。（P9） 五、案例分析

1.案例分析：1923年，党的第三次全国代表大会后，中央建立秘书制，决定党内外所有档案文件按照规定由秘书保管。1926年中央成立秘书处，负责全党文件的秘写、传递，档案的保管、处理、保密等工作。以后，又设立了专门负责保管中央档案文件的文件保管处。1923年至1928年，毛泽东、王若飞、邓小平等，都分别担任过党中央秘书长，直接领导文书档案工作。 请分析：

（1）党中央为什么如此重视档案工作？ （2）你认为档案工作的作用何在？ 答：

（1）档案是党和国家宝贵的历史文化财富，它对于工作的查考、经验的总结和科学研究、历史研究都有着极其重要的作用。而且档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。正因为这个原因，党中央才如此重视档案工作。

（2）档案对现实工作及各项社会活动有查考依据作用。现实工作以及各项社会事务活动的开展，需要经常查阅档案，以便为新的工作提供依据和参考。

档案有历史凭据作用。档案比较真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性较强，因此，具有不容置辩的证据作用。

档案是科学研究的基础和条件。档案是记录前人研究成果和历史史实的最原始资料，真实可靠，任何研究工作几乎都离不开档案资料。 六、重点

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1.古代所称的“官书”和“公牍”，是今天的公文 2.“文件”一词出现的时间大约在清末 3.档案最本质的属性是原始记录性 4.文书的本质属性是现实执行性

5.文书工作的具体要求是准确、及时、安全、保密

第二章 文书的种类

。

一、单项选择题

11．会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而具有（C） A．依据性 B．多样性 C．备考性 D．原始性 12．关于经济活动分析报告特点的表述正确的（C） A．重在总结 B．重在调查 C．时间性强 D．时间性弱 二、多项选择题

13．属于科技文书类的选项是（ABCD）

A．专利申请书 B．项目申请书 C．发明申报书 D．权利要求书 E．仲裁申请书

14．文书从其制发机关和作用来分可分为（ABCDE）

A．法规文书 B．党内文书 C．行政文书 D．群体文书 E．个人文书 15．文书从行文关系上分可分为（ABC）

A．上行文 B．下行文 C．平行文 D．内行文 E．外行文 三、名词解释 1．人事文书

是指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。 2．会计文书

是指机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。 3．信访文书

是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。 3.专用文书

是指在专业职能部门根据专业需要形成和使用的具有一定专业内容和特点的文书。

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四、简答题

1．公告与通告的区别。 （1）发布性质不同； （2）发布机关级别不同； （3）告知事项范围不同。 2．通报的类型。 （1）情况通报； （2）表彰性通报； （3）批评性通报。 3．总结的特点。 （1）指导性； （2）真实性； （3）专门性。

4.简述根据所反映的内容对通知的分类

（1）批转类通知；（2）转发类通知；（3）印发规章类通知；（4）贯彻执行类通知；（5）事项类通知；（6）任免类通知。 5.简述述职报告的特点

（1）述职主体的唯一性；（2）报告内容的规定性；（3）形成时间的特定性；（4）使用价值的鉴定性 五、案例分析

1.宋主任在××集团下属的××酒店办公室工作的历史悠久，工作经验十分丰富。但他文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。这一天，宋主任接到酒店张经理的一项指示：要他就本酒店与××贸易公司人事纠纷一事的处理向集团公司写一份“请示报告”。宋主任回头把这项任务交给秘书小李。小李刚从大学秘书专业毕业，她清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。根据领导交代的内容事项，她判定应用“请示”。文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，随手就在“请示”的后面加上“报告”两字，并且对小李说：“我们现在既是‘反映情况’，又是‘请求批准’”，所以要用‘请示报告’”小李刚进公司，主任又是自己的直接顶头上司，当时也就不便加以解释。不过她觉得要把课堂上学的真正用于实践中真是不容易??

（结合请示与报告区别的相关知识分析。要有必要的理论知识阐述，结合案例分析，并谈谈案例带来的启迪）

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2.案例分析：每一个公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现乱用文种的现象。如：有些单位把“简报”当做法定公文，取代“报告”，用以反映情况；由于“通知”的适用范围很广，功能很多，同其他许多公文文种都有交叉，有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种，行文皆用“通知”代替。 请分析：

（1）正确选择公文文种有何意义？ （2）如何恰当地选择公文文种？

答：（1）不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。因此，正确地选择与使用公文种类及名称，对于公文的形成和处理，都具有十分重要的意义。

（2）根据发文机关的职责权限恰当选用。由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用，因此机关行文时一定要根据自身的地位，在自己的权限范围内选择相应文种，否则所发文件无效。

根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用。机关制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。

根据发文的具体目的和要求准确选用。每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。 六、重点

1.适用性最单一的文种是批复 2.命令的种类不包括指挥令

3.适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项”的文种是公告 4.调查报告《××市古旧书业的变迁》所属的类型是反映社会情况的 5.把文书分为上行文、下行文和平行文，依据的是行文关系 6.属于党政文书的是决定、指示、命令、通知、意见

7.按照内容，信访文书可划分为求决类文书、控告检举类文书、申诉类文书、批评建议类文书

8.公告和通告的区别是发布性质不同、发布机关级别不同、告知事项范围不同

9.根据内容和使用范围，可将函分为几类：（1）商洽函；（2）询问函；（3）请准函；（4）答

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文方式和行文规则三个方面的内容。

5.行文关系：指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。具体地说，是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。 三、简答题

1．上行文的行文方式。

（1）逐级上行文； （2）多级上行文； （3）越级上行文。 2．文书处理程序的特点。

（1）确定性； （2）连续性； （3）规范性。 3．发文复核的内容

（1）审批签发手续是否完备； （2）附件材料是否齐全； （3）格式是否统一规范。 4．收文登记的形式

（1）簿册式登记； （2）联单式登记； （3）卡片式登记。 5．拟办的特点

（1）参考性； （2）差异性；（3）概括性。 6.简述用印需注意的事项

（1）用印必须经有关负责人批准，并由掌管机关印章的专门人员经手进行；（2）用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定稿相符，否则不得用印；（3）用印时，印面要端正清晰，用印的位置要正确，要严格按照《国家行政机关公文格式》的规定用印；（4）要根据发文的印数核实用印的份数，超过印数的不能用印；要防止将印章错盖在漏印的空白纸上；（5）送印刷厂印制的文件，如需套印机关印章时，应派专人送取；（6）通过报刊等发布文件时，签发稿上应加盖印章。 四、论述题 1.试述文稿审核的重点

（1）是否确需行文。这是文稿审核的一个重要的先决条件，如果没有行文的必要，那么也就不存在其他的后续程序。

（2）行文方式是否妥当。这是指文稿制发的名义是否合适，是否需要提交一定的会议讨论或经过上级或有关机关的批准，是否与有关部门、地区协商或会签。

（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。包括审核公文是否符合党和国家的法律、法规和方针、政策及有关规定等。

（4）公文格式是否符合《办法》的规定。包括文稿的格式、使用的文种是否恰当，行文的语气是否得体，标题、主送机关、密级、时限、主题词、印制份数等是否妥当。

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（5）文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。

2.试述办理复文时应该注意的事项

（1）认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批办意见复文。若对批办有疑问，必须向批办的领导及时反映，切不可各行其是。

（2）认真研究文件的内容，属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因并及时退回。

（3）批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本部门和有关负责人会签后，再报请机关单位领导审批。

（4）内容涉及以前的收文或其他有关材料时，要查找有关文件作为复文的参考。需经领导审定的复文，要将有关材料一并附上，以保证领导全面掌握情况，做出正确的决策。 五、重点

1.根据发文定稿制成文件正本的过程是缮印 2.发文处理过程中最重要的一个程序是签发 3.文书处理过程中一个具有决策意义的环节是批办 4.收文办理的第一道程序是签收 5.文件生效的标志是用印

6.文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节是指文书处理程序 7.国家行政机关行文的总原则是确有必要，注重效用

第六章 文书的整理与归档

一、单项选择题

1．文书归档编制移交目录至少（A）

A．一式两份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份 二、名词解释 1．分类方案类目

是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。 2．初步整理

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是指机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。 3.文书整理归档

是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。 三、简答题

1.简述无须整理归档的文件材料有哪些

（1）重份文件；（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；（3）事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料；（4）与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件；（5）内容被其他文件所包括了的文件材料；（6）一般机关来往发文的信封。 四、论述题

1．文书整理归档以“件”取代“卷”的优点。 （1）以客观标准取代主观标准； （2）更加符合文书整理的基本原则； （3）文书整理更简便易行和具有确定性； （4）有利于整理手段的现代化。 2．文书整理归档的基本原则。 （1）遵循文件形成的客观规律； （2）保持文件之间的有机联系； （3）区分文书的不同价值； （4）便于保管和查找利用。 3.试述文书整理归档的质量要求

（1）整理归档的文书应齐全完整。齐全完整一方面是指所收集的文书材料应齐全、完整，没有缺漏，另一方面是指收集到的文书材料没有漏页及破损等情况。

（2）整理归档的文书要符合档案保护的要求。这主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于妥善保管。

（3）整理归档的文书材料的保管期限应界定准确。凡是记载和反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌的，在国家的经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究工作中，有长远查考利用价值的文件，应当列为永久保管。凡是在相当长的时期内本机关进行工作、总结经验需要查考的文件，应划为长期保管。其他一些只在比较短的时期内本机关需要查考的文件，

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作为短期保管。 五、案例分析

1.秘书小李平时非常注意资料和文件的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种资料和文件都会收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件、广告、宣传材料、参考书等已经填满了小李好几个抽屉。一天，行政经理找到小李要查阅一份市场调查报告，小李望着几个抽屉的资料和文件真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。

（要结合文书整理与归档的相关知识来分析。要有必要的理论知识阐述，如文书整理归档的意义或平时文书的整理等，要结合案例来分析，并谈谈案例带来的启迪） 六、重点

1.文书短期保管的期限为1至15年 2.文书长期保管的期限为16至50年 3.文书归档的基本单位是件

4.归档章设置的必备项目有全宗号、保管期限、室编件号、年度、馆编件号

5.应该整理归档的文件材料包括上级机关来文、本机关文件、同级或非隶属机关的来文、下级机关来文、其他文件资料

第七章 档案的收集与鉴定

一、单项选择题

1．省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存（C） A．10年左右 B．15年左右 C．20年左右 D．25年左右 2．档案保管期限表的最基本项目是（B）

A．序号和保管期限 B．条款和保管期限 C．附注和保管期限 D．说明和保管期限 3．根据国家档案局的相关规定，文书档案的保管期限短期为（C） A．10年以下 B．20年以下 C．15年以下 D．25年以下 二、多项选择题

1．档案平时收集的内容包括（ABC）

A．零散文件 B．账外文件 C．专门文件 D．特殊文件 E．重要文件 三、简答题

1.简述档案保管期限表的编制要求

（1）符合所针对档案的实际情况，内容全面，针对性强；（2）保管期限表中保管期限档次清楚，跨度适当；（3）便于查用；（4）与上级机关档案保管期限表保持一致。

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2.简述档案保管期限表的类型

（1）通用档案保管期限表；（2）专门档案保管期限表；（3）同系统机关档案保管期限表；（4）同类型机关档案保管期限表；（5）机关档案保管期限表。 四、重点

1.档案部门取得和积累档案的主渠道是档案接收 2.整个档案收集工作的中心内容是档案接收

3.对收集的档案进行甄别和判定其价值，以决定档案的存毁，这是档案鉴定 4.档案保管期限表中最基本的项目是条款和保管期限

第八章 档案的整理与保管

一、单项选择题

1．全宗编号必须具有（B）

A．综合性 B．唯一性 C．确指性 D．兼容性 2．某一文件的档号为2-5-10-16，其中案盒号是（C） A．2 B．5 C．10 D．16

3．某一文件的档号为1-3-12-18，其中件号是（D） A．1 B．3 C．12 D．18 4．案盒目录应（B）

A．一式两份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份 5．某一文件的档号为3-6-11-15，其中案盒目录号是（B） A．3 B．6 C．11 D．15 6．档案库房的适宜温度应在（B）

A．5℃至10℃之间 B．14℃至20℃之间 C．5℃至15℃之间 D．11℃至20℃之间 二、名词解释 1．档案整理

是指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 三、案例分析

1.××文具公司在成立之初，创始人就想到了对公司财务、管理等方面的文件档案进行收集整理，并让秘书负责保管备用。但是由于公司占地面积不大，资金流转也有些紧张，所以不能提供设备齐全的档案室。总经理秘书建议，可以暂时把档案设置在办公楼地下室靠里面的

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一个房间里，等以后有地方了再搬出来。那个房间很偏，但是很安静，一般不会有人进去，利于档案的保密，另外，光线很不好，没有日照。秘书认为，阳光太充足的话会使所藏的纸质档案变脆，所以没有阳光反倒是件好事。于是，那间屋子就成了暂时的档案存放地。半年之后，问题产生了，由于档案室位置偏僻，很少有人打扫，加上阴暗潮湿，很多档案都开始发潮，拿出来的档案字迹都有些模糊，还有些生了虫子，严重影响了利用。 要点：

（要结合档案库房管理的相关知识来分析。要有必要的理论知识阐述，如档案保管的重要性、物质条件等，要结合案例来分析，并谈谈案例带来的启迪） 四、论述题

1.试述案盒目录的结构与内容

（1）封面。封面内容主要有：全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等。

（2）序言。一般置于首页，简要对编制方法、目录结构、立档单位和全宗概况等进行介绍或说明。

（3）目次。即目录所分类目的索引，根据案盒的分类排列情况，写明各类的名称和所在页码。

（4）案盒目录表。这是案盒目录中最主要的部分，主要包括案盒号、年度、保管期限、件数、页数和备注等项。

（5）备考表。置于案盒目录最后，用于对案盒目录及其所包括案盒情况进行说明。 五、重点

1．保管档案时，适宜的库房温度为14℃至20℃ 2.档案实体最基本的秩序号是档号

3.某一份文件的档号为1-2-16-18，其中“16”指案盒目录中的第16号 4.档案实体管理的核心是整理

5.档案保管的物质条件包括档案库房、资料库、装具、技术设备、消耗品

第九章 档案的检索

一、单项选择题

1．档案著录中，置于第一责任者之前的标识符号是（C） A．﹡ B．＋ C．∕ D．－

2．档案著录中，置于并列题名之前的标识符号是（C）

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A．︱ B．︰ C．＝ D．‖

3．在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择并赋予其规范化的检索标识的过程是指（A）

A．档案标引 B．档案分类 C．档案鉴定 D．档案利用 4．集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具是（B） A．主题目录 B．专题目录 C．文号索引 D．分类目录 5．将文件或案卷的主题词按字顺排列而形成的一种检索工具是（C） A．分类目录 B．文号索引 C．主题目录 D．全宗指南 6．全宗指南属于（C）

A．叙述性检索工具 B．说明性检索工具 C．介绍性检索工具 D．议论性检索工具 二、多项选择题

1．计算机检索软件系统应具有的特点是（ABCD）

A．先进性 B．标准性 C．完备性 D．简易性 E．超前性 三、名词解释

1．档案标引：是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。

2.档案著录：是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.档案检索体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。 四、简答题

1．建立档案检索体系的要求。

（1）要科学、合理；（2）要立足于提高检索效率；（3）要规范、标准。 2．分类目录的编制步骤。

（1）填卡；（2）排列；（3）设置指引卡。 五、重点

1.计算机检索结构设计要求是先进性、标准性、完备性

2.在档案标引工作中，给出的检索标志反映问题的全面程度称为网罗度 3.建立档案检索体系的要求是科学、合理、立足于提高检索效率、规范、标准 4.档案标引的质量指标有网罗度、专指度、一致度

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第十章 档案的提供利用

一、单项选择题

1．按基本性质分，档案用户可分为（C）

A．主要用户和次要用户 B．长期用户和临时用户 C．团体用户和个人用户 D．潜在用户和显性用户 2．下列选项属于档案电子服务方式的是（D）

A．外借服务 B．咨询服务 C．复制服务 D．网络服务 二、多项选择题

1．按与档案部门的关系分，档案用户可分为（ACD）

A．主要用户 B．团体用户 C．次要用户 D．潜在用户 E．个人用户 三、名词解释 1．大事记

是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。 四、重点

1.属于档案间接利用的是全宗指南 2.属于档案直接利用的是阅览服务

3.档案部门最常用的利用方法是档案的直接提供利用

4.组织沿革的编写体例可采用编年法、系列法、阶段法、问题法 5.档案电子服务的方式主要有直接利用、提供拷贝、通信传输、网络服务

第十一章 专门档案的管理与利用

一、单项选择题

1．属于会计档案账簿类的是（D）

A．原始凭证 B．汇总凭证 C．年度财务报告 D．固定资产卡片 2．在我国一般磁带的保存期为（C）

A．5～10年 B．5～15年 C．10～20年 D．15～20年

3．磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器外壁至少（D） A．30cm B．48cm C．55cm D．76cm 二、名词解释 1．声像档案

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是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。 2.人事档案

是在人事管理中形成的各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。 三、简答题 1.简述声像档案的特点

（1）信息存储密度大；（2）信息处理和加工方便；（3）信息的复制和传播容易；（4）标准化和规范化优势明显；（5）信息处理的设备复杂，费用高；（6）载体的保存寿命不及纸张。 2.简述声像档案的作用

（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）广泛交流作用；（4）宣传教育作用。 四、论述题

1．声像档案的作用。

（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）广泛交流作用；（4）宣传教育作用。 五、重点

1.在会计档案中，年度报表的保管期限为永久

2.按照国家有关规定，照片档案中照片的保管温度为14～24℃ 3.按照国家有关规定，照片档案中底片的保管温度为13～15℃ 4.照片档案中底片保管的相对湿度为35%～45%

5.干部人事档案管理的最终目的是开展干部人事工作、管理人力资源、更好地利用干部人事档案

第十二章 电子档案

一、单项选择题

1．用文字处理技术形成的电子文件是（B）

A．数据文件 B．文本文件 C．图像文件 D．图形文件

2．用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的电子文件是（D） A．声音文件 B．多媒体文件 C．图像文件 D．影像文件 二、简答题

1．电子档案的利用特点。

（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高效

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性；（4）良好的复用性；（5）外借利用的限制性。 2.简述电子文件的特性

（1）电子文件对设备的依赖性；（2）电子文件载体的非直读性；（3）电子文件的信息与载体的可分离性；（4）电子文件的信息共享性；（5）电子文件信息的易更改性。 3.简述电子档案的利用特点

（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高效性；（4）良好的复用性；（5）外借利用的限制性 三、重点

1.电子档案最基本的利用方式是阅览 2.电子档案利用中最常见的方式是复制

3.电子文件的种类有文本文件、命令文件、图像文件、数据文件、影像文件 4.国家标准推荐使用的电子档案的存储载体不包括软盘

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