火电工程资料规范,及宣贯资料

火力发电工程资料专业,专用规范

《火电建设项目文件收集 及档案整理规范》

火力发电工程资料专业,专用规范

目 录 Content概 述

12 3

标准主要章节的解读

标准实施指南

火力发电工程资料专业,专用规范

第一部分

概

述

一、标准编写的社会背景

电力工业的发展 标准化工作的发展 档案工作发展的必然

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第一部分

概

述

二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1 部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序， 经协商一致制定并由公认机构批准，共同使 用的和重复使用的一种规范性文件。 标准宜以科学、技术和经验的综合成果为 基础，以促进最佳的共同利益为目的。4

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第一部分

概

述

二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1 部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实施。

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第一部分

概

述

二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1 部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实施。

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第一部分

概

述

三、指导思想和基本原则制定标准的指导思想：标准的制定要切合 实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的 指导意义，解决“五归三要”问题。 1.五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪 里、及时归 ” 2.三要：“要有的该有、要能快速查找、要 符合要求”。7

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第一部分

概

述

三、指导思想和基本原则标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操 作性，能覆盖档案管理的全过程。 1)服从国标，满足电力建设的需求。 2)突出全过程管理，强调全面性和完整性。 3)强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。

4)注重可操作性，简明、简化、实用。5)管理责任明确，界面清晰。 6)格式单元化，一事一办。

7)归档范围(内容)双向量化。8

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第一部分四、标准的特点：◆

概

述

更新观念，创新管理。

1)融入技术元素，体现全员参与的观念。

2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编 目的观念。 3)将生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化 管理”观念。 4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。 5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整 体管理的观念。9

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第一部分

概

述

四、标准的特点：◆

与时俱进，建立新的分类体系

1)分类体系改革的必要性。2)新分类体系的确立和

特点。

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第一部分

概

述

四、标准的特点：◆

从实际出发，注重可操作性

1)归档范围的双向量化。2)两表合并，一表多用。 3)统一表格，一事一办。

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第二部分 标准主要章节的解读一、标准的结构内容

《火电建设项目文件收集与档案整理规范》由二大部分组成：正文与附录。 共分13章，37节；2个资料性附录。 目录12

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第二部分 标准主要章节的解读二、术语与定义 项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施 工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的 全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文 件等。 项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档 案部门保存的过程。 整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排 列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案 实体进行有层次的分类。13

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第二部分 标准主要章节的解读三、总则与管理职责“总则” 是对火电建设项目档案管理提出的总体 要求。◆

4.1 从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的 应实行责任制的要求；4.2 从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必 须遵守的工作原则，工作内容、工作目的； 4.3 从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人 员、设备实施和信息化管理提出要求。14

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第二部分 标准主要章节的解读三、总则与管理职责

◆ 第五章“管理职责”对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、

调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也 做出规定。15

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5.2

建设单位档案管理职责

5.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项 目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检 查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理， 实行项目档案与项目建设同步管理。

5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件 的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的 责任制，实行全过程质量管理。5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位 竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。 5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况 进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。16

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5.2

建设单位档案管理职责

5.2.5 应按归档范围(参照附录A)负责收集、

整理本单位各 部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、 调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检 索工具。

5.2.6 应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项 验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利 用与安全保管负责。5.2.7 在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T 50328规 定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交 。 5.2.8 建设单位项目文件管理流程，见图1。17

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第二部分 标准主要章节的解读四、项目文件的收集 6.1.1 建设单位应将项目建设中形成的所 有文字、图表以及音像等各种载体形式的文 件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入 归档范围。 6.1.2 各参建单位主要项目文件归档范围 及归档责任单位参照附录A。18

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第二部分 标准主要章节的解读6.2 收集时间 6.2.1 项目文件应与项目建设同步收集。 6.2.2 前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准 备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工 作完成后及时收集。 6.2.3 设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集 登记。 6.2.4 施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位 应在单位工程验收后及时收集。 6.2.5 监理(监造)、设计等单位形成的项目文件，应在 工作完成后及时收集。19

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第二部分 标准主要章节的解读6.3 收集份数

6.3.1 项目文件收集份数宜一式一份。建 设单位归档需要增加份数的，应在合同中约 定。 6.3.2 在城建规划范围内的项目，应按 GB/T 50328规定的归档范围增加一份，由建 设单位向城建档案馆移交。20

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第二部分 标准主要章节的解读 6.4 质量要求

6.4.1 项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手 续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。 6.4.2 项目文件应为原件。因故无原件归档的合法性 、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在 复制件上加盖公章。 6.4.3 项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁， 其载体、书写及制成材料应符合GB/T 11822规定。21

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