党政机关公文的内涵、作用、要求及撰写体会

第二，要表述准确严密。

搞好公文的表述是关系公文质量的一个重要方面。公文如果表述不好，即使内容再好，效果也会受到影响。必须做到四句话要求：即观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨。先说观点明确。是指公文主题要鲜明突出，同时提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等等都要清楚明白，通俗地说，就是把话说清楚，让人一听就懂。正如叶圣陶先生说的：?公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么?。比如有这么一段公文：?会议认为，由于机械故障而发生的这起空难事故，是一起重大责任事故。给人民的生命财产造成了重大损失。民航局局长×××同志有失职守，对这起空难事故负有领导责任。?这段结论性公文用语讲究分寸，对人、事的定性准确。如?重大责任事故?是对事故的定性，用?有失职守?而不是?玩忽职守?，用?负有领导责任?，而不是?直接责任?，准确地指出了民航局长的错误性质。而下面一句公文在语句表达上就不够准确，使人产生岐义。?厂领导经过慎重论证，采纳了一个工人的建议，使企业的发展出现了转机。?这里的?一个工人的建议?，既可以理解为?一个工人所提的建议?，也可以理解为?工人提出的一个建议?，应将?一个?改为?一位?或?一项?，避免岐义。再讲条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分依次进行表述，不能头上一句脚上一句，意思前后交叉。如《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》里：在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的：?改革开

放以来，国有企业组织结构发生了积极变化，但目前仍不合理。主要是重复建设严重，企业大而全、小而全，没有形成专业化生产、社会化协作体系和规模经济，缺乏市场竞争力?，接着就提出了对策：?要区别不同情况，继续对国有企业实施战略性改组……?一段措施性语言表述。从这么一段话，我们就可以看到，它指出国有企业结构不合理，接着讲怎样不合理，然后再讲如何消除不合理，遵循了?提出问题—分析问题—解决问题?这样一个递进性论述方式，就像剥桔子一样，皮剥开，然后一瓣一瓣地依次掰掉，显得逻辑严密，层次清晰，语言概括力很强。关于内容充实。公文不但要有明确的观点，而且要有丰富的材料和充分的论据，以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。这就需要我们平时多学习，多思考，多留意，多积累各方面的知识，俗话说，?巧妇难为无米之炊?，没有掌握大量的真实材料，没有一定的知识积累，就是妙笔也不能生花，所以要深入了解情况，充分掌握大量的第一手材料，对掌握的材料，也不能?拣到筐里都是菜?，还要对材料进行科学的分析和综合研究，鉴别真伪，探明虚实，定夺主次。以沙里淘金的精神，根据选准选精材料，按照有无典型意义，有没有代表性的原则，能留则留，不能则去之，不要堆砌材料，搞成大拼盘。然后，要强化认识，透过表面现象看到事物的实质、本质；不仅了解事物的现状，还要了解事物的历史状况和发展趋势；不仅了解事物本身，还要认识它与其它事物的联系，在此基础上，提炼出新的观点，写出?人人心中有、个人笔下无?的东西，而不能写出人云亦云、老生常谈的东西，使公文既有丰富的内容，又有深刻的思想。关于结构严谨。公文

结构的概念，是指文章的整体安排、组织构造、谋篇的布局的问题。古人指出公文结构?若筑室之须基构、裁衣之待缝缉?，也有人提出?桔子理论?，即看一篇文章的组织结构，就好比桔子瓣的排列，比喻的很贴切很有道理。公文结构严谨的标准是，公文开头、结尾和中间各层次、各部分安排有序，严密紧凑，全文构成一个有机整体。要达此标准，首先要做到整体安排合理。可以通过打腹稿运神或拟写详细提纲的办法，力求?胸有成竹?，才能一气呵成，也便于掌握好篇幅，使文章长短合适、详略得当。有的人相信?草鞋没样、边打边像?，写材料时想到哪写到哪，靠下意识动笔，结果是或下笔千言、离题万里，或支离破碎、杂乱无章，或虎头蛇尾、详略失衡。这些是没有做好合理的整体安排造成的。另外，要保证结构严谨，还要做到要素组合紧密。注意四点：一是前后的连续性。文章要一脉相承，前后贯通，如行云流水，既有要素的主体，又有要素之间的衔接、承转和呼应，不然就显得很?秃?。二是段落的单一性。一段最好讲一个问题，观点与材料相结合，一层层展开。集中讲透。这样就条理清晰，便于留下较深的印象。而不要一段到底讲许多问题，或这段讲了的那段又讲，就显得很?散?。三是布局的差异性。在诸多公文中，结构清楚简明是其基本要求，但在布局上也要因类而异，如上报材料、大型会议材料可以在结构上复杂一下，但必须清晰、严密、紧凑。不管是适用时间顺序法，还是空间位移法，（按区位介绍），或者逻辑关系法，逻辑关系法又为总分总式，即（首尾概括，中间分论），递进式（提出问题、分析问题、解决问题），并列式（无明显的首尾概括，主要是各要点的并列组合）。一般的汇报材

料、发言材料，只要是口头的，就要力求简单，尽量避免大点套小点，大标题下有小标题，小标题下还有一二三，就会让人听不清你到底讲了几点意见和问题。汇报或发言的效果就不会好。四是整体安排的审美性。就是公文不仅要把事讲清楚，把话讲明白，在篇章结构安排上也要讲究美感，关键要做到层次清晰，内容分?块?要集中，?块?与?块?的摆布要合理、紧密，并且首尾呼应。每个部分大小标题的拟制，不能粗制滥造，不能概述统领不了本段落本章节所讲的内容，也不能生硬横加，要醒目，读起来让人提神，琅琅上口，正象胡乔木指出的：?要能引人看，使人看得快，要能说服人、打动人。?如果打个比喻，就像一棵生长旺盛的大树，其?主干?强劲，能够顶天立地；?分枝?清晰，排列得体；?绿叶?繁茂，富有立体感，使形式美与自然美相互映辉。总之，一篇公文在表述上如果做到了观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨，就会达到内在美与形式美的统一。《文心雕龙》里有这么一句话：?镂彩扌离 文，声理有烂。年积愈远，音微如旦。?他认为内容与形式俱佳的公文，才具有不朽的价值。一篇能贯彻执行党的路线、方针、政策，能代表人民的意志，维护人民的利益，能推动改革开放和现代化建设事业向前发展的公文，是具有内容美的公文；再配以格式规范美观，文字朴素无华，音律抑扬顿挫，语句疏密有致，那么它的直观形式与其所深蕴的社会内容就达到了和谐一致，公文的内在美和形式美就得到升华和凝聚。

第三，要具备扎实过硬的公文语言功底。

这是写好公文最基本的条件，也叫基本功。就像盖房子起码要有建筑材料和建筑技术一样。要写好公文必须掌握丰富的词汇、正确的文法，这相当于为写作准备了数量充足、质地优良的?建筑材料?。同样的建筑材料，在能工巧匠手中就能建造出坚固精美的亭台楼阁；若遇到技能拙劣的泯瓦匠，房子没盖起来就可能成为摇摇欲坠的危房。要具备扎实过硬的公文语言功底，首先要了解公文语言的特点和风格。《中国共产党机关公文处理条例》要求公文语言做到?开门见山，文字精练，用语准确?，实际上强调简洁、精炼。为什么强调简洁精炼呢？因为公文是一种实用文体，在保证全面、准确表达思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率；同时，公文中反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施，都是客观存在的，只有按照其本来面目如实表述，才能准确反映，避免产生岐义或褒贬失当。还有，公文具有法定的效力和强制执行的约束力，它所表达的意图是需要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地，语言简练，可以产生严肃、庄重的效果，增强其权威性。如汉高祖刘邦在夺取政权后发布的《入关告谕》，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章?杀人者死，伤人及盗抵罪?，更是仅10个字，但已树立起新政权威严公正、取信于民的形象，可谓掷地有声，令人不敢不从。因此，作为从事公文写作的同志，要把握住公文语言简洁精练这个特征，力求起草的公文能要言不繁、惜字如金。其次，要注意语言的选材和修改。在动笔之前，一定要明确为什么要起草这篇公文，起草这篇公文为了解决什么问题，解决这一问题有什么要求

等。只有明确了主旨，起草过程中才能正确地选择，凡是与主题无关的词汇、语句，即使再优美、精采，也要坚决舍弃。一些缺乏经验的同志写公文，往往找来很多参考材料，觉得哪句话都好，就不加取舍一概采用。结果文章写得很长还不着边际。当然，取舍也是很有讲究的，取舍过程中，对那些闪光的词句，能够为你的公文增色的词句，一定要随手记下来，行文时找到恰当的位臵用进去，就可以为文章增色。一般情况下，一篇好的文章好在什么地方？除了立意和篇章结构外，好就好在有几处让人赞赏的观点和词句，也就是我们常说的?文眼?，具备了这一点，你的文章就能给人留下好的印象。公文初稿拿出来之后，修改十分重要。我在实践中深深体会到，?文章不厌百回改?，改一次，就是一次进步，就是一次提高，就使文章向?精品?靠近了一步。有时候好文章不是写出来的，而是改出来的。就我们政研室来讲，每一篇公文，不管是大是小，从成稿到定稿，至少要修改5—6遍，就这样，文章中词不达意的问题，体现不了领导意图的问题，错字别字问题，标点符号错用的问题，还时有发生。我们一定要重视修改，不能怕修改，要做到慎之又慎，精雕细刻，反复修改，才有可能拿出让领导满意，让别人挑不出毛病的公文。再次，要充分体现领导者的个性。我们起草许多公文，一般都是领导同志授意的，所以公文特别是讲话和书面材料除了体现领导集体的意志，还要体现领导个人的风格，做到?文如其人?。领导同志由于阅历、经验、知识结构、性格的差异，决定了他们在语言表述上有不同的风格。比如毛泽东同志的语言富有文彩、幽默生动、气魄宏大，说服力、鼓动性强。邓小平同志的语言朴实无华，说理清晰明

朗，既没有深奥的典故，也没有华丽的辞藻，口语化比较重，读来琅琅上口，听来句句实在；江泽民、胡锦涛同志的语言比较规范严谨，理论性强，富有哲理，体现了不同的语言风格，这些都值得我们在实际工作中学习借鉴。要以适应服务的领导同志个性要求为目标，多与领导同志交流沟通，不仅求得思想上、原则上的一致，还要努力求得感情、兴趣的相近，互相影响，相得益彰，形成让听众耳目一新的领导者语言风格。当然，在追求语言风格时，要注意尽量使用大众化语言，即?群众喜闻乐见的语言?，不用冷僻字，不刻意雕琢，不追求?句句经典?，更不能只罗列一堆正确的废话。最后，恰当地引文和运用修辞手法。孔子说?言之无文，行尔不远?，强调了语言文采的重要作用，而用典引故，注意修辞，正是言之有文的一个有效方法。在现代公文中，用典引故运用较少，但在某种特定情况下，只要用得自然、贴切，就会收到非常好的效果。如江泽民在首都各界庆祝香港回归祖国大会上的讲话中，引用了一句古诗?海上升明月，天涯共此时?，接着说：?在今天这个美好的夜晚，澳门同胞、台湾同胞和海外侨胞也同我们一样，为香港回归这一民族盛感到欢欣鼓舞?，由此转入有关澳门、台湾的话题，抒发实现祖国完成统一大业的殷切愿望。由一句极富意境和美感的诗句，引发人们对离别亲人的思念，对澳门、台湾同胞此时此刻心情的关切，营造了浓浓的骨肉亲情，听之令人动容动情，使讲话具有很强的感染力。这就是用典故的效果。与用典引文相比，修辞手法在公文中应用就比较广泛一些。公文中应经常运用排比、对仗、短句等句式型修辞手法。使用排比，可以使要说明的思想内容更加丰富，逻辑更加严密，层

次更加清晰，气势更加恢宏；使用对仗可以使语言整洁优美、易于传颂，或从正反两方面说明，使说理更有力，更充分；使用短句可以较好地掌握公文语言的节奏和韵律，读来抑扬顿挫、铿锵有力，公文中的领导讲话、汇报或工作汇报，更要注意使用修辞方法，因为此类公文是以讲为主，是让人听的，而不是阅读，运用修辞方法必然能引起听众听下去的兴趣，而不是浑浑欲睡。例如十五大报告就是一篇恰当运用修辞手法的精典之作。报告第四部分?社会主义初级阶段的基本路线和纲领?中连续用了9个排比句，多角度、多层面地阐述社会主义初级阶段的特点，内涵非常丰富，主旨层层推进，气势磅礴，意象万千，成为社会主义初级阶段理论中的经典论述。对仗的手法在报告中也用的较多，如?旗臶就是方向、旗臶就是形象?，?要奋斗就会有艰辛、艰辛孕育新的成功?，?抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧?等，使人听之难忘。报告还有大量的短句，如?承前启后，继往开来?，?自强不息、锐意进取、艰苦奋斗、勤俭建国?，语言简洁有力，富于美感，虽然讲话篇幅很长，但生动悦耳，大家愿意听，乐于听，很受教益。 第四，要精通业务，注重知识积累。

?文以载道?，各种文章都有其具体要表达的实质内容，我们要写出观点鲜明、思路清晰、结论准确、令人信服的好文章，要求写作者必须具有扎实的相关专业功底，专业知识掌握要多，理解要深。如果自身业务工作不扎实，对所涉及的具体业务工作知之甚少或一知半解，那么写作就成了无源之水、无本之木，即便写出点东西，也是以其昏昏使人昭昭；或只有语言技巧，无实质内容，写出的东西也不会得到领导

的认可。工作中，我们常会看到一些文字工作人员，要文凭有文凭，要学识有学识，写出的材料从语法、逻辑、语言的运用等方面都没有差错，但材料的内容空洞，说不到点子，领导同志的基本思想体现不出来，结果总是过不了关，久而久之，不仅领导同志感到失望，自己也觉得很丧气，对公文写作产生厌恶情绪。之所以出现这样的结局，我给他总结了这么几条原因：一是轻。就是对公文写作思想上轻视，认为写材料无非是抄抄对对，东拼西凑，上面怎么写，下面就怎么写，不需要下什么功夫，是一件轻而易举的事；二是浮。思想飘浮，不重视业务学习，不注意搜集各方面的信息，平时不读书看报，不留心领导思想的火花，不掌握各级文件精神，业务时间多用在喝酒、侃大山上，材料来了，满足于应付差事，不求过得硬，只求过得去，在做精做细方面用心用力不够；三是懒。懒得动脑，懒得动腿，懒得动手，领导把材料安排下来，自己不知道从哪几个方面写，也不去动脑子想着怎么写，要么找个参考材料套一下，要么让分管领导给列个提纲，自己不能独立思考，独立成文。实际上作为文字工作者，你要掌握的上级政策，掌握的本地本单位工作情况，掌握的领导思想观点，不能只靠别人给你提供，你要做有心人，要积极主动地去翻阅，去留意，去搜集，去咨询，否则，你将会是一个政策上的瞎子，工作信息的聋子，上级文件的呆子，注定写不出象样的公文。所以，针对轻、浮、懒，必须反其道而行之一，做到重、沉、勤。重，就是看重自己所从事的工作，要认识到这决不是随随便便就可以干好的工作，非下一番苦功夫不可。要把这些工作当成一项事业来做，勤勤恳恳、兢兢业业，决不能敷衍应付，妄自菲薄。我们常

说热爱是最好的老师，如果对自己所从事的工作就自轻自贱，工作干不好是理所当然的，单凭这样一种态度，你的人生也将会是灰暗的。沉，就是沉下心来，扑下身子搞好业务学习，平时写材料的时候，要多阅读专业书籍，特别是马列主义经典作家的书籍，《毛泽东选集》、《邓小平文选》最好经常读，熟悉里面精彩的章节，还要沉下心来学习中央、省、市的各类文件、领导讲话，有些公文读起来可能不像读小说那样轻松，但还是耐心去读，去思考，时间长了就会有所收获。好的诗词、散文、杂文、以及科技、法律、市场经济方面的书籍也要涉猎，尽可能拓宽知识领域，更新知识结构。这样才能厚积而薄发，为写出言之有物、在行在理的文章打下坚实的基础。勤，就是要勤动脑想，勤动口问，勤动腿了解情况，不能整天把自己关在办公室，两耳不闻天下事，写材料时临急抱佛脚，手忙脚乱，出?急就章?。精通业务知识的另一方面，必须在起草公文时注意恰当使用文种和规范公文格式。在前面我们已经讲过，党的机关公文的种类主要有14种。不同文种的公文具有不同的功能和作用，并体现着发文机关同受文机关之间一定的关系。对具有指示功能、需上级机关向下级机关行文的，可以选用决议、决定、指示、批复等文种；对具有报告和请示功能、须下级向上级机关行文的，可选用报告、请示文种；对具有周知功能、须公开发布或在一定范围发布的事项，可选用公报、通报文种；对具有规范功能，须对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，可采用条例、规定文种；通知文种既可用于周知性公文，也可用于指示性公文；函主要用于无隶履关系机关之间的公务联系等等。对上述14种文种的使用，在公

文开始起草时，就应该明确使用什么文种。另外，还要注意掌握公文的格式，使撰写的公文达到规范要求，这就需要学好党政机关公文处理中关于公文格式的规定。 第五，要有丰富多彩的想象力和创造力。

就象建好房子要经过装修才能更美观、更方便实用一样，具有丰富想象力和创新水平的作者写出的文章，才能妙笔生花，别开生面，文采四射，达到高的境界。我们党和国家历来重视文风改革，提倡讲话或写文章删节繁就简，开门见山，给人以新意和启发，最忌陈言套话。毛泽东同志在《反对党八股》一文中，把?语言无味、像个瘪三?作为党八股的罪状之一加以声讨，指出?颠来倒去，总是那几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？?为什么像个瘪三？说到底就是写作者在写文章时缺乏丰富的想像力和创造力。那么丰富多彩的想像力和创造力从哪里来？首先要有文不惊人誓不休的态度。以讲别人讲过的话、讲陈言套话为耻。清朝著名学者郭嵩焘曾说，为文?务出己意，耻蹈袭前人?，他将照搬别人说过多少遍的?陈言?，引以为耻辱，我们写作公文也应如此。其次，要敢于创新。对于撰写的每一篇公文，都要打破旧的思维方法，力求语言出新，内容出新，形式出新。我们常说艺无止境，实际上?写?也无止境，再成功的公文也有它的不足之处，也可以再加工再完善，关键看你能不能用创新的精神去对待。为什么从事文字工作的同志工作一段时期，就感到材料越写越不好写，越写越难出精品，别人也认为你的材料就那几个词、几个套路，没有了新意，说到底还是缺乏创新精神，写作时产生了自满的情绪，不能适

应新形势的发展而弃旧图新，不能做到想常人之不曾想，思常人之未所思，以致于使自己的思维凝滞，思路打不开，使材料写作陷入山穷水尽的地步。而如果经常开动脑筋，善于琢磨，勇于创造，严格自我要求，不停地磨练提高自己的写作技能，不断地向知识海洋吸取相关的专业知识，那就能充分挖掘发挥出想象力和创造力，你的公文创作源泉就会不断喷涌，就会常写常新。

第六，要保持良好的心态。

一个人从事公文写作，可以坚持写个一年二年，写出十篇八篇东西。但如果让你写出成百上千篇，写个五年、八年，恐怕有人就不一定吃得消，这种工作的强度和难度也会超过人的极限。在这种情况下，文字工作者要继续把工作做好做出色，靠的不再是能力和水平，更多的是良好的韧劲和耐力，这就是?功夫在诗外?。文字工作之苦，圈内人个个感受很深，一旦你进入这个圈子，你就会逐渐觉得?三多三少?，即加班加点多，熬更守夜多，失眠头痛多；家务事情少，抛头露面少，欢歌笑语少，有人甚至把从事办公室工作特别是文字工作的同志称为?工作上的忙人，经济上的穷人，家庭里的罪人。?面对这么一种情况，可以有两种选择，一种是退缩，一种是前进，退缩的就不管他，前进的，须要保持三种心态：一是对工作要有争强好胜之心。工作要干就干好，要争就争一流，要在繁杂艰巨的工作中体现个人的价值，当我们完成的一篇文稿，提出的一套方案、交上的一份调查报告得到领导肯定，转化为本地本单位工作的行动，你就会感到很欣慰，感到了自己的价值。二是对名利要淡泊宁静之心。文字工作是一项?无名的事业?，它不显荣于人前，却

辛苦于人后，从事文字工作的劳动成果往往是以领导的名义或以机关单位的名义显现的，这就需要我们要摆正心态，切不可忘乎所以。产生失落感和吃苦感，如果这样，你的工作成绩就会是有限的，你的人生价值也难以有效地实现。三是对个人的付出要有甘愿吃亏之心。从事公文写作，本身就是一项奉献的事业，个人的付出及牺牲比较大，我们不能因此而心理失衡，认为与单位其他同志相比，自己吃亏很大，结果越比越痛苦，越比越丧气，越比越失落，于人于己于工作都不利。我认为，既然选择了这项工作，就要热爱这项工作，干好这项工作，就要不断地追求成功，做事业的佼佼者，要在思想上不浮，作风上不躁，生活上不贪，为人上不骄，以事业为重，以奉献为荣，以辛苦为乐，于无声处创造自己的价值，构造完美的人生。这样，当你离开这个岗位时，你就会为你这段时间没有碌碌无为、虚度年华而无憾，就会为自己沉甸甸的公文手稿和不平凡的写作经历而骄傲，你就会自豪地对别人说：嘿，这段时间真充实真难忘啊！能有这样的感慨，难道不是人生的一大享受吗？

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