退租管理办法

东莞泰安城地产发展有限公司

退租管理办法

一、目的：

为了规范退租管理，缩短退租办理时间，特制定此办法

二、适应范围：

1、 公司管辖范围内的所有出租的物业 2、 客户要求代租的物业

三、部门职责：

1、 租售部：负责协作租户办理退租申请

2、 物业部：负责出租牧业的验收及物品放行审核 3、 财务部：负责审查租户费用缴清情况

4、 法务部：负责审查租赁合同条款，明确责任归属，办理《终止协议》

四、工作内容：

用户提出退租要求，由租售部责任销售员负责协作用户办理退租手续； 退租申请及审批

用户到销售部领取一份《退租申请单》（一式3联）（附件1）、《退租物品放行清单》（附件2）及《满意度调查表》（附件3），填写内容并签字（盖章）确认，申请时，用户需提交营业执照注销证明；销售员将《退租物品旅行清单》交客服，由客服根据《租赁物品清单》（附件4）核对《退租物品放行清单》中是否存在我司的财产，若有，须与租户沟通修改，若没有，则于《退租物品放行清单》上签字确认，交回销售员；

销售员将《满意度调查表》交行政部存档。

若退租时间为《租赁合同》终止时间，则将《退租申请单》和《退租物品放行清单》提交总经理审批（审批时间：2天）。若退租时间为《租赁合同》的租赁期内，则交法务起草《终止租赁协议》，并由用户签字（盖章）确认，将《退租物品放行清单》交财务于清算费用后签字确认，并交用户，将《退租申请单》提交总经理审批； 验收及核算费用

经批准的《退租申请单》由销售员转交财务部及物业部（客服）及用户。

财务部收到《退租申请单》后，核查该单位的相关费用（包括租金、管理费、水电费等）及压金情况，开立《退租验收（费用）清单》（附件5），并记录管理费及租金的拖欠情况及压金金额，交物业部。

物业部收到《退租申请单》后，根据《退租申请单》所列的退租时间与租户沟通具体搬离日期，通知维修组于确定退租时间停水电，抄水、电表，并对出租单位进行验收，确认单位的具体情况，根据财务开立的《退租验收（费用）清单》，依据验收情况对出租单位的损坏程度及《复原、维修费用价目表》（附件6）进行评估，核算费用，交租户签字确认（当天出结果）。若用户对费用有疑问，由客服了解后进行回复（若有需要，估价单位（人）须向租户当面解释）。用户确认后交总经理审批，将《退租验收（费用）清单》转交财务核算。

财务根据退租户所需缴纳的费用录入系统，并跟催用户清缴费用。

费用清缴

客服根据《退租费用清单》中用户所需清缴的费用，与用户联系： 3.1 告知用户退租所产生的费用及进行解释，要求用户确认； 3.2 告知用户目前压金情况；

3.3 若压金大于用户应缴费用，则告知用户可退金额，若压金少于用户缴金额，则与用户沟通

具体缴费时间。 放行

当租户缴清所有费用后，由财务主管于《退租物品旅行清单》中签字确认，并由物业盖章后，交租户作为放行凭证。

安管部于用户搬离时，对用户搬离的物品依《退租物品旅行清单》是否手续齐全并加盖物业章进行核对：

若《退租物品旅行清单》无物业章，则要求用户补盖；

若用户搬离物品与《退租物品旅行清单》不一致，则通知客服，由客服与用户核实，调整后放行。 用户搬离物品与《退租物品旅行清单》一致，则放行； 此办法自总经理签字后实施，之前相关规定同时作废。

五、相关文件：

《租赁合同》 六、相关表格：

附件1 《退租申请单》

附件2 《退租物品放行清单》 附件3 《满意度调查表》 附件4 《租赁物品清单》

附件5 《退租验收（费用）清单》 附件6 《复原、维修费用价目表》

退租流程图

用户申请 满意度调查表 退租申请单 合同期内 行政部存档 终止协议 OK NO 审批 OK 用户 物业 财务 合同期满 物业审核 退租物品放行清单 NO 验收、抄表 核查费用 核算费用 用户确认 NO 费用清算、确认 OK 搬离 NO 物业核实 OK 物品审查 OK 放行 结束

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