岳阳职业技术学院

湖南石化职院

文件材料归档范围和档案保管期限规定

第一条 为正确界定本院文件材料归档范围和准确划分档案保管期限，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》和国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，特制定本规定。

第二条 本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。本院文件材料归档范围包括：所有的部门和单位在从事行政管理、教学、科研、生产等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、电子、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 本院档案的保管期限定为永久和定期两种，其中定期又分为30年、10年。

第四条 凡属本院归档范围的文件材料，必须按有在规定的时间内向本院档案室移交，实行集中统一管理，任何个人和单位不得据为己有或拒绝归档。

本规定自发文之日起开始实施。

附：《湖南石化职院部门文件材料归档范围及保管期限表》

湖南石化职院

部门文件材料归档范围及保管期限表

院行政办应收集归档的材料

行政综合 序号 1

类

目

名

称

永久 定期10年 定期10年 定期10年

定期30年 定期10年 永久 永久 永久 永久 定期30年 永久 永久 永久 永久 30年 永久 定期30年 定期30年 永久 永久 永久 永久 永久 保管期限 定期30年

上级机关制发的有关高校行政管理的文件材料

1.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 1.1.1 重要的 1.1.2 一般的

1.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 1.3 同级机关制发的非本机关主管但要贯彻执行的文件材料 1.4 下级机关报送的文件材料 1.4.1 重大问题的专题报告

1.4.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 2 3 4 5 6 7 8 9

全校性的规章制度、决定、条例、办法、通告、通知 学院年度、学期工作计划、报告、总结 院长办公会、院长书记碰头会议记录、纪要 院务会议记录、纪要

全校性的工作会议、座谈会文件

院领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 学院教育事业规划、计划及上级批复 学院评估材料、移交材料

10 上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词 11 院领导年度述职报告 12 本校向上级的请示及其批复 12.1 重要业务问题的 12.2 一般业务问题的

13 学院各单位的请示及学院的批复 14 有关全校性工作的调查材料和经验总结 15 学年报表及综合统计、年鉴 16 启用印章的文件及印模 17 本校历史沿革、情况介绍 18 本校大事记、简报、信息、动态等

19 校史工作材料 20 校友工作材料 21 校庆工作材料

22 本校与校外单位签定的协议、合同及重要的来往信件 23 重要的群众来信来访文件材料 24 普选工作材料 汽车班工作

25 机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

永久 定期30年 永久 定期30年 定期30年 定期10年

定期30年

人事处应收集归档的文件材料

人事 序号

类

目

名

称

保管期限 定期30年 永久 永久 永久 定期30年 永久 定期30年 定期30年 定期30年 永久 永久 定期30年 永久 永久 永久

26 上级有关人事工作的文件（重要的为永久） 27 本校人事工作的规章制度、办法、决定

28 人事工作计划，报告，总结，调查材料，会议记录 29 关于机构编制规划，计划报告及上级批复 30 处分教职工的材料和复查，撤消处分的材料 31 受到警告（不含）以上处分的 32 受到警告处分的

33 师资培养，管理工作计划、规定、总结

34 教师进修计划、安排、总结、出国学习、攻读学位材料 35 人事统计报表、劳动工资计划和统计报表 36 教职工名册

37 教研室、研究所正副主任名册 38 教职工评聘专业技术职称材料 39 教职工工资调整材料、名册 40 教职工转正定级材料

41 教职工的招聘、录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 永久 42 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 43 教职工援外和支援边远地区材料

44 教职工退职、离职、复职、留职停薪的有关材料 45 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 46 教职工退休后重新工作的材料 47 教职工商调函件 48 使用临时工有关材料

永久 定期10年 永久 永久 定期30年 定期30年 定期30年

院党群办应收集归档的材料

党群综合工作 序号 1

类

目

名

称

保管期限

本校党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心

永久

组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。

2 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久 3 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 5 以党委名义召开的工作会议材料

6 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 7 党委工作简报 8 党委大事记

9 党群系统启用印章的文件和印模 10 党群系统重要统计材料

11 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 12 党委保密、秘书工作的有关文件 13 重要的群众来信来访及处理材料 党群组织： 序号

类

目

名

称

保管期限 定期30年 定期30年 定期30年 永久 定期30年 定期30年 定期30年 永久

4 院党委和上级党委调研，检查，巡视，经验交流，学院工作形成的文件材料 永久

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 定期30年 定期30年

14 党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 15 党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 16 上级关于组织工作的文件

17 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 18 落实政策的有关文件

19 校先进党总支、支部、优秀党员、党务工作者材料 20 党费收支情况

21 副科级以上干部任免、调动和离退报告、决定、批复、通知等（包括上级批永久

准的，要附近任免呈报表） 22 副处级以上干部名册 永久 23 分党委、总支、直属支部改选报告、审批材料 24 分党委、总支、直属支部委员名册 25 党员名册

26 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 27 发展新党员、预备党员转正的名册，党员转出组织介绍信存根 28 党内统计年报表

定期30年 定期30年 永久 永久 永久 永久

党群宣传 序号

类

目

名

称

保管期限 定期30年 永久 定期30年 定期30年 永久 永久 定期30年 永久 永久 定期30年 定期30年 定期30年 永久 永久 定期30年 定期30年 定期30年 定期30年 定期30年 定期30年 永久 定期30年 定期30年 定期30年

29 上级关于宣传工作的文件

30 本校宣传工作计划、安排、决定、报告、通知和总结 31 教职工政治思想工作动态及调查材料、情况反映 32 理论学习的决定、通知、计划、总结

33 反映本校重大活动的剪报、图表、新闻报道、通讯 34 本校有关教职工思想政治工作的决定、通知、条例 35 思想政治工作典型调查材料和统计报表 36 本校统战工作情况调查、典型材料、统计报表 37 本校各级人大代表、政协委员名单（册）材料 38 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 39 统战工作重要会议记录本 40 上级有关编辑出版工作的文件

41 本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和会议记录 42 本院编辑出版工作规章制度、统计报表 43 编辑出版部门管理形成的文件材料 44 编辑出版合同、协议书 45 出版请示和批复

46 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单） 47 各级审稿单位或历次审稿意见及与作者的来往信件 48 封面设计图样

49 出版通知单、书刊、音像出版物样品

50 出版发行记录、发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 51 获奖或受查处情况的文件材料

52 有参考价值的读者来信、重要评论、再版修改意见

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/7qdv.html