商务英语电子邮件写作培训_V1版

商务英语电子邮件写作培训

撰稿人：秦垚磊

目录

1

商务英语电子邮件的基本格式

2

英文商务邮件超实用的技巧

3

英文商务邮件写作必备的黄金句子

前言

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现 代商务活动中起着重要作用。商务往来中的 电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的 水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。 所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占 据着举足轻重的地位。 据调查，约有88%的互联网用户使用电 子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通 过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经 济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作 越来越受到重视。本次培训将着重探讨商务 英语电子邮件写作的格式、应遵循的相关原 则以及相应的写作技巧。

商务英语电子邮件的基本格式

Dear Mr. xx/Mrs. xx/Sir/Madam/all，

正文

Best Regards, /Yours Sincerely, XXX 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分： ①写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结 尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。 商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼 或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam ；如只知对方姓名不知性别， 可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。 正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮 件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分： 第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对 方关于什么内容的信。 第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。 第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。 注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。

例：

Hi, 原 文 ① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one. Regards! 问 题 点

整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格。 ①语句不完整，this指什么？ ② 同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个 应该为of，表示从属关系。 ③ ④语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分 焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人

不在 或没有时间来推脱。

Dear Mr.XXX,

修 改 稿

I m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此处可加上具体的 解决方案）Please contact me if you have any question. Best Regards， XXX

英文商务邮件超实用的技巧

Use the Right Greeting:使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮 件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另 一方面，使用非常正式的传统开场白。”Dear Sir” 也已经过时了，最好写成 "Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John"。 Keep it Short and Clear: 使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻 和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的 方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有 代表核心观点的中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导读 者你所要表述的每一个观点。可以用"If you have any other questions please feel free to contact me."来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。 Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。"I want."之类的词能 避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。 电子邮件正确结尾： "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者 "Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。

英文商务邮件写作必备的黄金句子

1. 发起会议： I would like to talk to you over the phone regarding issues about the XX project. 我想跟你电话讨论下XX项目的情况。 I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 2. 反馈/建议： Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议！ Please contact me if you have any question. 有任何问题，欢迎和我们联系。 3. 附件： I enclose …for your reference. 我附加了…供您阅读。 Please check the attached file for …. …请在附件里查收。 4. 列表： Some items need your attention: 1…2…。以下方面需提请注意：1…2…。 5. 提议： For the next step of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议…… 6. 感谢： Thank you so much for the cooperation. 感谢你的合作！ 7. 致歉： I sincerely apologize for…! 对…我真诚道歉！ I apologize for the late replying and we‘ll ……ASAP(as soon as possible). 很抱歉现在才回复，但我们会尽快…。

结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英

语电子邮件的重要性也日 益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件 应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的 英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人 为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸 易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范 和格式，遵循邮件的写作原则。

Thanks!

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/7ii4.html