01文件、记录格式及编号规则

中粮生化能源(龙江)有限公司

文件、记录格式及编号规定

1 目的

对与管理体系有关文件的进行制定管理。 2 范围：

适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。 3 职责：

3.1各部门负责使用本文件。

3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。 4 内容： 4.1文件形式

4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为4.1.2中间为文件的正式名称。 4.1.3文件内容

1 目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。

2 范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。必要时还应说明不适用的范围和应用领域。 3 职责：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。 4 内容：该文件的执行过程。 5 记录：本文件涉及的记录。 6 相关文件：与该文件相关的文件。 7 外来文件：与该文件相关的外来文件。 8附录：该文件具体需描述添加的内容。

4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。

4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。版次用大写字母A,B,C,D等表示。修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。页数的表示形式为：第X页共X页。

4.1.6按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行工作。必要时可先画出简单的程序流程图。

编号

图标。

IMS—03—QC—01 版次/ A/0 发布/实施日期 修订次数 第 1 页 共 3 页 2010.12.01/2010.12.01 中粮生化能源(龙江)有限公司

流程图的符号按以下规定：

表示各阶段性事件的起始。 表示各阶段性事件或活动的叙述。 表示必须做决定、检查或检验的过程。 表示事件发生的顺序或方向是正向的走向。 表示事件发生的顺序或方向是反向的走向。 4.2记录形式

4.2.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为4.2.2中间为记录的正式名称。

4.2.3编号写在表格上方，正式名称的下一行。 4.2.4记录内容为适用于部门适用的填写内容。 4.3文件格式

4.3.1文件用纸采用A4打印纸。

4.3.2竖版文件左边空白3cm宽，右边空白2cm宽，文件上面空白高1.5cm，下边空白高1.5cm。横版文件左边空白1.5cm宽，右边空白1.5cm宽，文件上面空白高3cm，下边空白高2cm。

4.3.3文件正式名称用黑体小二号字加粗，标题用宋体小四号字加粗，无标号的正文起行空两格，用宋体小四号字，流程图用宋体五号字。表格内用宋体五号字。签字用宋体四号字加粗。页眉、页脚用宋体小五号字加粗。 4.3.4正文为1.5倍行距，表格为单倍行距。 4.3.5流程 4.4文件编号方式

文件名称 手册文件 程序文件 操作文件 记录文件 编号方法 IMS—01—XX(序号) 部门代码 人力资源部—HR，行政部—AM，财务部—FN，审图标。

IMS—02—XX(部门)—XX(序号) 计—IS，品控部—QC，采购部—PUR，储运部—IMS—03—XX(部门)—XX(序号) LOG，安全环保部—HSE，生产技术部—PT，淀粉IMS—04—XX(部门)—XX(文件序号) —XX(序号) 车间—PDS1，味精车间—PDS2，成品车间—PDS3，公用工程车间—PES 注解：IMS为整合管理体系。 编号

IMS—03—QC—01 版次/ A/0 发布/实施日期 修订次数 第 2 页 共 3 页 2010.12.01/2010.12.01 中粮生化能源(龙江)有限公司

IMS—04—QC—02—02代表的是记录文件，品控部第二个程序的第二个记录文件。 5.记录： 无 6.相关文件：

文件编号 IMS—02—QC—01 IMS—02—QC—02 文件名称 文件控制程序 记录控制程序 管理责任者 品控部 品控部 备注 7.外来文件： 无 8.附录

无

批准: 日期: 审核: 制定:

编号

IMS—03—QC—01 版次/ A/0 发布/实施日期 修订次数 第 3 页 共 3 页 2010.12.01/2010.12.01

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/7gy3.html