个人知识管理技能及工具研究

运维管理知识

个人知识管理已成为当今社会的热门话题，根据相关文献调查，这方面的研究成果很多。具有代表性的研究成果有：Paul Dopey的个人知识管理七种必备基本技能框架，Efimova的利用blog的社区协作方式进行个人知识管理，Ortmn Zuber—Skerritt的行为学习和行为研究(ALAR)的理论及价值模型在个人知识管理中的应用，田志刚的个人知识管理技能应用等。但是，这些研究成果的系统性不是很强，没有具体将个人知识管理的技能及工具进行集中阐述。本文在上述分析基础上，围绕个人知识管理的技能和工具展开系统的探讨，目的是为了促进个人知识管理能力的提升，有效地提高知识工作者的个人竞争力。

1 个人知识管理概述 1.1 知识管理

知识管理是网络新经济时代新兴的管理思潮与方法。知识管理被广泛应用于 业中，是指企业(或组织)为实现其管理目标，运用现代管理理论和技术，对企业(或组织)内部和外部知识资源进行发现、挖掘、整理、整合、存储，并实施科学的管理和维护，在最适当的时候把最恰当的知识传递给最需要的人，保持企业(或组织)的竞争能力、创新能力和可持续发展能力。[1]越来越多的企业认识到要想成功地对企业进行知识管理提高企业的竞争力，首先要提高员工个人的知识管理能力。 1.2 个人知识管理必要性

当今信息经济时代，信息爆炸已是不争的事实。多数知识工作者不知如何获取有价值的信息，将其转化为知识，也不知如何对知识进行有效的管理利用。据调查显示知识工作者缺乏敏锐的信息意识，评价和鉴别信息的能力，利用及创造信

息的能力。

Davenport认为：”毕竟，没有什么知识比你知道如何在这个世界纷繁的信息中找到你需要的信息．组织你的信息和学习这些信息的知识更有价值了”于是越来越多的知识工作者专注于研究能够帮助个人战胜信息过载，提高个人信息素养及竞争力的个人知识管理。

1.3 个人知识管理概念

个人知识管理还是一个不确定的主题。有人认为个人知识管理是用计算机技术、通讯技术和网络技术帮助个人有效地管理飞速增长的信息，是把个人认为最重要的且将成为个人知识库的信息进行整合的框架，它为那些零散的、随机的信息转换成可系统利用的和可扩展的个人知识提供了一种策略。有人认为个人知识管理是学习主体运用已有的观念或认知去采编、加工、整理目标认知对象，构建知识库，并运用知识解决实际问题的过程。有人认为个人知识管理注重知识能力和创新能力，是知识的识别、获取、开发、共享、利用和评价过程。 综合以上说法，本文认为，个人知识管理就是利用先进的技术帮助个人去获取、加工、整理有用的信息，激发个人通过交流，协作，共享将存在于大脑中的隐性知识显性化，提高个人的知识利用能力和知识创新能力，提升工作效率，进而提高个人竞争力的过程。

知识是企业最宝贵的资源，也是当前最管理不够的资源。随着社会不断变革，知识更新速度不断加快。企业面临前所未有的生存环境、市场环境和技术环境的巨大变化，随之而来，企业的组织制度、管理模式和文化体系也发生相应的变革。知识将取代资本、劳动力而成为最有价值的资源要素。作为一种崭新的管理思想和管理模式，知识管理引起国内外企业家和学

者的普遍关注，已经成为当前的热门研究领域。然而到目前为止，知识管理仍然停留在观念的阶段，只能协助我们诊断病症，而不能告诉我们如何采取治疗的行动。本文重点讨论知识管理的技术及基础构架，为企业知识管理描述一套商业运作技术，这些技术将帮助一个组织从其内部最重要的资产——知识中获取最大的优势。

1 知识管理系统架构

知识是创新的源泉，产品是知识的物质体现。流向企业和企业内流动的适用知识会促进企业增强竞争力。没有知识的更新，源泉就会干涸。知识管理的核心，在于加快知识的流动和使用，并创造价值。在知识管理的领域内，没有十全十美的解决方法。因为知识管理是多学科及商业运作的综合，所以，设计一个完善的知识管理基础架构是成功的关键。在信息系统内，一种架构必须指出系统的组成及它们之间相互关系。创建知识管理基础构架有助于建立起对系统和子系统之间关系的更深入的理解。

Gartner Group提出了3层结构的企业系统架构模式。它们是：a. 数据层。统一提取不同类型不同储存机理的数据（如关系数据库、文本数据、音像数据等）。b. 处理层。描述用户和系统利用数据库的逻辑关系。主要有两种情况，第一种情况是以人作为用户，表现为通过用户界面；第二种情况是以系统作为用户，表现为通过程序界面用于支持运用。c. 用户界面层。提供给人们在处理层通过逻辑关系获取企业信息资源的方法。

图1 金字塔形知识管理体系框架图

朱祖平提出了金字塔形的知识管理体系框架，其结构如图1所示。

本文提出一种5层结构的知识管理架构，即分为用户界面、

知识元模型、知识库、知识存取工具、知识管理实施。我们用图2 来说明知识管理的5层架构模式。

图2 知识管理的5层架构图

知识管理系统构架并不独立存在，需要支持知识管理的技术并与企业总体技术构架相结合，懂得知识管理技术并利用与企业相关技术综合是十分重要的。企业系统架构与知识管理架构的关系见表1：

表1 企业系统架构与知识管理体系架构表

1.1 用户界面 用户界面保护用户免受技术复杂性的影响，代表用户日常的工作空间，并提供应用和获取数据的窗口。在许多情况下，其入口类似于用Internet获取数据的窗口（如Yahoo、Lycos、Excite、Sohu等）。

设计完善的用户界面必须是直观的、易于响应和有价值的。使用方便至关重要，否则知识管理系统不能算作成功的系统。在当今的高效快节奏世界中，企业没有时间进行广泛的培训（尽管培训是唯一克服技术缺陷的方法）或者阅读用户手册。任何日常使用的系统，如果要求用户花费超过1小时以上的时间来吸收系统性能，就会显得太复杂了。

1.2 知识元模型和知识地图（Knowledge Metamodel and Knowledge Map） 知识元模型和知识地图是知识管理的核心。而且，由于它们的重要性，通常与知识库紧密联系在一起，在知识系统构架中，知识元模式和知识地图将分别予以说明。元模型包含元知识，简而言之就是“有关知识的知识”。

包括：谁在何时创造了知识、知识体的格式及媒介、知识体的目的（用途）、该知识如何被应用、运用该知识的问题、围绕其存在的行动和顺序、知识开发的条件、与其他知识体的联系。

元模型中的信息提供知识体以及大多数知识内容的价值。为了保证信息的一致性、清晰度和完整性，构架信息的存取显得十分重要。在知识产生时就已经完成的电子模板和方式是最好的。因为一旦错过这个时机，知识就难以捕捉。

知识地图（Knowledge Map）是用于帮助人们知道在哪能够找到知识的管理工具，是一个企业知识资源的导航系统。知识地图的作用在于帮助员工在短时间内找到所需的知识资源。它显示整个企业知识资源的分布状况，不管是分类还是查找，知识地图都可以为用户提供满意的结果。

从知识地图的形态来看，其形态可以是多种多样，但是，无论怎样变化，知识地图的最终目标是指向人、地点或者时间，告诉使用者在何时、何地能够找到所需要的知识。企业知识地图的内容包括相互联系的合同、文档、事件等元素，允许用户在浏览知识地图各个节点和节点的指向的同时发表有关的评论。

知识地图的管理人员要经常对地图进行更新，不断地改变和调整地图中各个元素之间的联系，使知识地图趋于完善。

知识地图除了为企业员工利用知识进行导向以外，还可以利用知识地图的方法来描述企业流程中的知识。将业务流程中的知识流通过图表的方式展现出来：知识的收集、存储、共享；知识的扩散、转移、组织；知识的整合等。表现知识流的知识地图没有必要将流程中所有出现的环节都集成进来，只需要将最关键的知识整合部分表现出来就可以达到提高生产效率的目的。

1.3 知识库（Knowledge Repository） 当企业内部知识达到一定数量时，把它们全部编成文件进行存储是不可能的，其中很大一部分是以隐性知识存在于员工头脑中。解决的方法就是

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